加強(qiáng)合同管理 規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

摘要：市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，也是契約經(jīng)濟(jì)。作為市場(chǎng)主體的企業(yè)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中須臾都離不開合同。合同管理在企業(yè)管理中的地位和作用日益顯得重要。切實(shí)做好合同管理工作，規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，是企業(yè)保障自身權(quán)利，維護(hù)自身利益的前提和基礎(chǔ)，是現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。本文筆者結(jié)合近十年來管理4000余份合同的經(jīng)驗(yàn)和做法談幾點(diǎn)自己的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：合同管理重點(diǎn)環(huán)節(jié)規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)

1 做的幾方面主要工作

1.1 加強(qiáng)宣傳教育。由于企業(yè)多年來一直在濟(jì)南鐵路局內(nèi)部市場(chǎng)從事經(jīng)營(yíng)，許多經(jīng)營(yíng)活動(dòng)不同程度的帶有行政色彩，造成了業(yè)務(wù)人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)合同的重要性認(rèn)識(shí)不足。針對(duì)這種情況，加大了企業(yè)合同管理方面的宣傳教育力度，利用舉辦合同法學(xué)習(xí)班、會(huì)議教育、案例宣傳、工作安排等各種形式反復(fù)向合同簽訂人員、合同履行人員灌輸合同管理的重要性，讓他們?cè)诹私夥芍R(shí)的同時(shí)，掌握了簽約技巧，增強(qiáng)了其責(zé)任感，從而使他們?cè)谒枷胝J(rèn)識(shí)和工作水平方面都有了明顯的提高。

1.2 健全組織體系。合同管理工作不能僅靠企業(yè)中某一個(gè)人的力量，而是要靠一個(gè)組織體系做保障。針對(duì)這一點(diǎn)，企業(yè)要設(shè)立一個(gè)三級(jí)管理體系：一是要成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要職責(zé)是：宣傳、貫徹國(guó)家合同法律、法規(guī)及上級(jí)合同管理規(guī)章制度；制定本企業(yè)合同管理辦法并組織實(shí)施；決定本企業(yè)合同管理方面的重大問題。二是成立專門的業(yè)務(wù)部門作為本企業(yè)合同歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)合同管理工作。要配備政治素質(zhì)高、專業(yè)知識(shí)強(qiáng)的專職合同管理人員（具有企業(yè)法律顧問資格證書），負(fù)責(zé)合同管理的具體業(yè)務(wù)。三是在下屬單位配備專（兼）職合同管理員，負(fù)責(zé)本單位的合同管理工作。從而使整個(gè)企業(yè)的合同管理形成一個(gè)嚴(yán)密的組織體系，為規(guī)范合同管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 健全管理制度。為使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，要注重制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。結(jié)合本企業(yè)客觀情況，主要從以下各個(gè)方面完善合同管理制度：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)等。公司通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。

1.4 加強(qiáng)監(jiān)督檢查。為把管理制度落到實(shí)處，本企業(yè)合同管理部門除要每季度定期對(duì)本企業(yè)合同的簽訂、履行情況進(jìn)行一次全面檢查以外，還應(yīng)注意加強(qiáng)日常的監(jiān)督檢查，隨時(shí)了解掌握合同管理中存在的問題和原因，向相關(guān)部門反饋，及時(shí)提出整改意見和建議，保證合同的正常有效管理。

2 合同中存在的主要問題及原因

在合同檢查中我們發(fā)現(xiàn)，雖然相關(guān)人員能夠按照合同法、合同管理辦法的有關(guān)規(guī)定簽訂合同，并按照有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定自覺履行合同，簽訂的合同基本符合要求，但是，也存在一些不足之處，主要反映在以下幾個(gè)方面：

2.1 合同要素填寫不全。有的合同單位名稱寫的不全或與蓋章單位不一致，有的合同中違約責(zé)任不夠詳盡，只寫有“按《中華人民共和國(guó)合同法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”等字樣，而沒有具體明確的違約責(zé)任條款。

2.2 合同中質(zhì)量條款不明確。只寫有“國(guó)標(biāo)”、“部標(biāo)”、“行標(biāo)”等字樣。

2.3 有些條款不合法律規(guī)定。合同中寫明由“第三人”作保證人，但卻無第三人的簽字或蓋章，或者簽字蓋章的為不具有擔(dān)保資格的某項(xiàng)目部、某分公司。

2.4 相當(dāng)數(shù)量的合同不能按約定付款。由于已形成的應(yīng)收款得不到及時(shí)回收，造成企業(yè)經(jīng)營(yíng)資金緊張，欠各生產(chǎn)廠家的貨款不能按時(shí)撥付，存在被對(duì)方起訴承擔(dān)違約責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。

以上這些問題的存在，不同程度地影響了合同管理的質(zhì)量。原因主要有以下幾個(gè)方面：一是對(duì)《合同法》內(nèi)容學(xué)習(xí)理解不夠，未能完全掌握條款的實(shí)質(zhì)。二是部分業(yè)務(wù)人員業(yè)務(wù)不熟練，對(duì)《合同法》和企業(yè)合同管理辦法內(nèi)容學(xué)習(xí)不深不透，對(duì)合同條款的填寫要求不夠明確；三是對(duì)合同的嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足，存在一定程度的僥幸心理；四是客觀環(huán)境的影響。

3 抓的幾個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)

針對(duì)存在的問題，重點(diǎn)抓好了以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作：

3.1 了解掌握合同對(duì)方資信情況的環(huán)節(jié)。在合同簽訂前，要求承辦人員必須對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、履約能力、信譽(yù)及委托代理人有無代理資格等進(jìn)行認(rèn)真的考察，并驗(yàn)證對(duì)方相關(guān)有效證件，逐一建立起檔案。對(duì)一些主體不合格、信譽(yù)差的客戶，及時(shí)終止業(yè)務(wù)關(guān)系，防止上當(dāng)受騙。

3.2 市場(chǎng)調(diào)研和市場(chǎng)競(jìng)價(jià)環(huán)節(jié)。通過互聯(lián)網(wǎng)等各種渠道，隨時(shí)掌握各種物資的價(jià)格，做到心中有數(shù)。對(duì)外采購(gòu)中，有條件招標(biāo)的大宗物資，一律采用招標(biāo)的方式采購(gòu)；沒有條件招標(biāo)的，采取比質(zhì)比價(jià)的方式，擇優(yōu)簽約，從而避免了“高價(jià)合同”，提高了收益率。

3.3 合同訂立形式環(huán)節(jié)。預(yù)防“口頭君子協(xié)議”。俗話說“口說無憑，立字為據(jù)”。簽訂書面合同不僅能加強(qiáng)簽約雙方履行的責(zé)任心，使合同雙方有履行的依據(jù)，而且也是處理合同爭(zhēng)議的基礎(chǔ)。企業(yè)某些人員有時(shí)輕信“口諾式”的君子協(xié)議，或有時(shí)是老關(guān)系、老熟人，往往以感情和所謂的“口頭承諾”代替正式有效的書面合同。但殊不知“人熟理不熟”，這種約定一旦遇到市場(chǎng)出現(xiàn)問題，利益發(fā)生沖突，雙方就會(huì)產(chǎn)生爭(zhēng)議。所以，除對(duì)少數(shù)即時(shí)清結(jié)的合同可用口頭形式外，對(duì)于一些標(biāo)的額較大、內(nèi)容比較復(fù)雜的合同都應(yīng)采用書面合同的形式。

3.4 合同簽訂環(huán)節(jié)。簽訂各類合同，被授權(quán)人員都應(yīng)嚴(yán)格在法人授權(quán)的權(quán)限和期限內(nèi)行使其權(quán)利，而且均應(yīng)組成不少于二人的合同洽談小組進(jìn)行洽談，以杜絕暗箱操作。特別是對(duì)公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的合同，堅(jiān)持企業(yè)法律顧問參與全過程并加以管理、控制和審查，分管合同領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審，主要領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限批準(zhǔn)的合同審批制度，杜絕了違規(guī)簽訂合同的問題，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益。

3.5 合同資料保管歸檔環(huán)節(jié)。合同作為具有法律效力的文書，是企業(yè)主張權(quán)利，維護(hù)利益的最直接證據(jù)。為保證合同文本的完整，公司實(shí)行統(tǒng)一合同文本、統(tǒng)一合同臺(tái)帳、統(tǒng)一合同檔案制度。由合同管理員對(duì)合同進(jìn)行分門別類登記，與合同有關(guān)的文書（含圖紙、往來信函、電報(bào)、電傳、報(bào)告、批示等）一律作為合同的組成部分一同保管，合同履行終止后，統(tǒng)一歸檔保存，以備隨時(shí)調(diào)用。

3.6 違約糾紛處理環(huán)節(jié)。法律顧問部門（法律事務(wù)部）在審查合同時(shí)，就要選擇合適的違約條款和糾紛處理?xiàng)l款。在盡力做到己方不違約的同時(shí)，積極督促對(duì)方履行合同義務(wù)，防止出現(xiàn)違約行為。對(duì)合同履行中出現(xiàn)的潛在風(fēng)險(xiǎn)苗頭，及時(shí)采取措施加以防范，直至采取仲裁或訴訟的方式進(jìn)行解決，維護(hù)了企業(yè)的合法權(quán)益，減少了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)損失。

4 進(jìn)一步加強(qiáng)改進(jìn)合同管理的措施

4.1 進(jìn)一步加大宣傳力度，增加用法律維權(quán)的意識(shí)。繼續(xù)廣泛深入地開展相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳教育活動(dòng)，提高全體員工的法律意識(shí)，增強(qiáng)法制觀念，樹立自覺遵守法律法規(guī)的意識(shí)。對(duì)企業(yè)近年來所簽訂合同中存在的問題進(jìn)行整理分析，編印成冊(cè)發(fā)至各單位引以為戒。

4.2 結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際，進(jìn)一步抓好合同管理制度的落實(shí)。企業(yè)法律顧問要全程參與重大合同的洽談和簽訂工作，有針對(duì)性地指導(dǎo)相關(guān)人員簽訂好合同。落實(shí)合同管理責(zé)任制，將合同管理責(zé)任與有關(guān)人員的待遇掛鉤。規(guī)范和增強(qiáng)合同管理辦法的可操作性，使合同管理符合“制度化、規(guī)范化、檔案化”的要求。

4.3 繼續(xù)做好合同管理人員的培訓(xùn)工作。針對(duì)部分合同管理人員對(duì)合同條款把握不準(zhǔn)，審查程序不清的問題，對(duì)合同管理員進(jìn)行培訓(xùn)，提高合同管理人員的業(yè)務(wù)能力，使其掌握合同法律知識(shí)和簽約技巧，把好合同簽訂、洽談關(guān)，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和合同管理的責(zé)任感，提高合同管理水平。

4.4 采取有力措施做好資金回收工作。利用有效手段積極協(xié)助企業(yè)回籠和籌集資金，用于償付企業(yè)應(yīng)付款項(xiàng)，減少欠款數(shù)額。對(duì)確實(shí)應(yīng)付而無能力支付的款項(xiàng)，及時(shí)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行溝通，力求取得對(duì)方的諒解，避免形成公司被訴至法院承擔(dān)違約責(zé)任的局面。