基層檔案管理人員職業(yè)生涯規(guī)劃與組織管理關系研究

摘要：將基層檔案管理人員個人的生涯規(guī)劃，納入檔案館的組織管理之中，使每個檔案管理人員的成長和發(fā)展與檔案館的發(fā)展有機地融為一體，以員工個人的成長，來促進檔案館發(fā)展，將大大滿足每個基層檔案管理人員對自尊、自我價值、自我實現等方面的高層次的精神追求，這會激發(fā)每個員工的內在行動動機，充分挖掘其潛能，從內部調動他們的積極性和創(chuàng)造精神，這對基層檔案管理人員的激勵更有效。

關鍵詞：基層檔案管理人員 職業(yè)規(guī)劃 檔案館組織管理 激勵 實效

所謂個人職業(yè)生涯規(guī)劃，是指一個人對其一生所連續(xù)地承擔的職業(yè)和職務的發(fā)展歷程的預期與設計。有效的職業(yè)生涯設計，需要個人和組織之間相互配合，是個人行為與組織行為的良好結合。檔案館作為一個組織，不能只單純地使用員工，管理員工，而應以員工的成長來促進檔案館發(fā)展，使員工的成長與檔案館的發(fā)展有機地融為一體。檔案館有必要通過細化目標，引導和幫助員工設計和制定職業(yè)生涯規(guī)劃，提高基層檔案管理人員的效能感，使他們通過個人價值的實現而受到充分的鼓舞，挖掘他們的潛能，調動他們的積極性和創(chuàng)造精神。

一、將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃

納入組織管理的必要性

（一）可以有效克服基層檔案管理人員的職業(yè)倦怠

檔案管理工作具有復雜性高、重復性高、枯燥繁瑣等特點。檔案管理人員在大多數時間里對各種檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用服務，與人打交道的時間與機會較少。他們每天從事著同一種工作，工作重復性高。長期從業(yè)，極易使基層檔案管理人員產生孤獨、厭倦、焦慮等消極心理，形成職業(yè)倦怠。將檔案管理人員的生涯規(guī)劃納入組織管理之中，就是細化組織管理目標，將員工的生涯目標也融入其中，引導和幫助員工設計和制定職業(yè)生涯規(guī)劃，使員工在組織發(fā)展的過程中自己也獲得成長，這將大大地提高員工職業(yè)效能感，從根本上克服職業(yè)倦怠，實現職業(yè)自覺。

（二）可以有效實現對檔案管理人員的內在激勵

心理學研究表明，需要是人的行為的原動力，人的合理需要得到滿足，工作積極性就高。傳統(tǒng)組織管理中大多采用發(fā)獎金等物質激勵手段來激發(fā)員工的積極性，其本質是通過外在的物化手段刺激人的行為，并沒有從根本上體現出員工個人的真正價值。它只滿足了員工的低層次需要，卻忽視了其精神需要的滿足，因而難以形成對檔案管理人員的內在激勵。引導和幫助基層檔案管理人員進行生涯規(guī)劃并將其融入檔案館的發(fā)展中，將個人發(fā)展與組織發(fā)展的需求保持一致，在組織發(fā)展的過程中員工也獲得了個人發(fā)展，從而使個人的發(fā)展得到最大限度的實現，職業(yè)競爭力穩(wěn)步提升，使個人的工作潛能激發(fā)出來。

（三）是組織管理研究與發(fā)展的新趨勢

在社會飛速發(fā)展的今天，組織管理方式已由過去的以實物為核心的生產管理轉變?yōu)橐匀藶楹诵牡娜吮竟芾恚@是組織管理在當代研究與發(fā)展的新趨勢。人本管理的實質，就是要在管理過程中充分考慮人的因素，挖掘人的潛能，并同時使人獲得尊重，從而最大限度的激發(fā)人的積極性、主動性、創(chuàng)造性。引導并幫助基層檔案管理人員進行生涯規(guī)劃并將其融入檔案館的發(fā)展之中，是人本思想在組織管理中的具體體現，能滿足基層檔案管理人員的深層需要，從而持續(xù)激發(fā)工作動機，進而轉化為行動的內驅力，推動他們去行動，實現人生目標。

二、將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)劃

納入組織管理的可能性

（一）基層檔案管理人員的個人目標與檔案館的組織目標具有一致性

基層檔案工作人員的個人目標是運用自己的專業(yè)知識技能，采用科學的原則和方法，依法行使自己的職責，完成具體的檔案管理工作。檔案館作為一級組織，其發(fā)展目標是：在內部管理的基礎上，接收檔案和資料進館，保證歷史記錄的真實完整；負責檔案資料的科學管理和有效利用，提高檔案信息檢索和利用的能力，為社會各項工作提供檔案信息服務。

二者具有目標上的一致性，即通過保存完整的社會記憶和有效提供館藏檔案信息為社會各項事業(yè)建設與發(fā)展服務，真正發(fā)揮檔案館的社會職能作用。管理理論認為，在組織管理中，個人目標是受組織目標的影響和制約的，當個人目標符合組織目標時，會促進組織目標的實現。

（二）基層檔案管理人員的個人利益與檔案館的組織利益具有一致性

有效的職業(yè)生涯規(guī)劃，要求個人與組織之間相互配合，這表現為：職業(yè)生涯規(guī)劃能夠同時滿足個人和組織的需要與利益。個人要依靠組織提供的就業(yè)機會和物質精神的獎勵，組織則要依靠個人的努力工作實現自身的發(fā)展。個人與組織的根本利益應當是一致的。

基層檔案管理人員個人發(fā)展的成功在于檔案館的扶持?；鶎訖n案管理人員作為個體只有真正加入檔案館這一組織中，利用各種“關系”才能從事這一職業(yè)工作，才能使個人的職業(yè)才能得到發(fā)揮。檔案館則應當根據對員工個人的分析與定位，給予其合適的崗位。研究表明，職業(yè)是否與個性特征匹配，對個人的工作成效和對社會的發(fā)展有著重要影響。在經濟發(fā)展飛速的今天，人們不再把自己的工作乃致命運與所在組織簡單捆綁在一起，而是越來越注重所在行業(yè)的宏觀發(fā)展前景，從單純重視選擇組織和行業(yè)，轉變?yōu)檫x擇適合自身條件并具有發(fā)展?jié)摿Φ穆殬I(yè)及工作崗位。因此，對于檔案館而言，在考慮檔案管理人員的個人技能隨工作經驗的積累而增長的同時，還要考慮如何設計和取得最適合于他們個人發(fā)展成長的職業(yè)生涯目標與發(fā)展機會。

與此同時，檔案館作為組織，其發(fā)展也離不開眾多的“個人”。只有眾多“個人”的發(fā)展形成了合力，才能推動檔案館的發(fā)展，因為組織本身就是由“人”組成的，離開了忠誠的“個人”，檔案館作為組織將只剩下一副空的框架，失去市場競爭力。

（三）組織是個人實現職業(yè)生涯規(guī)劃的載體

基層檔案管理人員個人職業(yè)生涯規(guī)劃的順利實現，需要個人在考慮自己的職業(yè)理想、職業(yè)興趣、職業(yè)能力等基礎上來確定，同時也必須了解和掌握檔案館各方面的情況，如檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略、經營觀念、人力資源制度和供求情況、職位的空缺等。檔案管理人員個人職業(yè)生涯規(guī)劃的實現，是需要依托檔案館這一組織載體的。因為檔案館為謀求自身發(fā)展，必須考慮重新進行人力資源的配置，吐故納新，以保持其持續(xù)經營與發(fā)展。同時，檔案館依據自身的發(fā)展戰(zhàn)略和經營需求，關注如何從環(huán)境設置入手幫助個人制定、實施職業(yè)生涯規(guī)劃，同時也需要全面掌握個人的情況，如個人的性格，潛能及價值觀等。

三 將基層檔案管理人員的職業(yè)生涯規(guī)

劃納入組織管理的策略

（一）對基層檔案管理人員個人進行分析與定位

檔案館應對基層員工個人的素質特征、能力結構及發(fā)展?jié)摿M行科學地測定和評價。檔案館要完善組織的人力資源管理制度，把基層檔案管理人員個人職業(yè)生涯規(guī)劃列為組織和各部門工作的戰(zhàn)略組成部分。

（二）幫助基層檔案管理人員確立職業(yè)生涯目標

檔案館在了解員工個人綜合素質和自身對職業(yè)生涯的規(guī)劃的基礎上，為個人制定組織內的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)觀組織中個人的職業(yè)生涯規(guī)劃，在檔案館的用人制度和職位設計等方面做出相應調整，在制度和環(huán)境等方面保證員工個人職業(yè)生涯規(guī)劃的可實現性。

（三）幫助基層檔案管理人員制定職業(yè)生涯策略

檔案館組織開展針對個人個性的多形式培訓，以員工的職業(yè)發(fā)展為前提，注重培訓勝任能力的導向性，而不要僅僅局限于技能和知識培訓，更重要的是在職業(yè)層面的崗位實踐活動。采取適當的遷移策略轉化和鞏固培訓的成果，包括職務策略、激勵策略和文化策略等。這是組織培訓的支撐策略，如果缺少必要的遷移策略，組織的培訓甚至對個人的職業(yè)生涯規(guī)劃都可能流于形式。

（四）職業(yè)生涯的評估與修正

檔案館作為組織必須建立完整的跟蹤管理制度，以便于對個人職業(yè)發(fā)展狀況進行評估，并根據其當初制定的目標及時予以修正。由于每個人的學習能力及適應能力的差異，個人職業(yè)生涯目標并非一成不變，檔案館要幫助其員工對預先制定的個人職業(yè)生涯目標的實現狀況進行一定程度的修補。檔案館要在員工個人剛開始工作的一段時間內，不斷調整其工作崗位，以方便個人能以較快的速度融入到組織中來，伴隨著崗位和層次的變化，基層檔案管理人員則必須不斷接受新崗位和層次的變化，不斷提高自身素質，改善素質結構。為此，檔案館仍需加強對員工個人生涯實施跟蹤和指導，定期或不定期地對其工作進行反饋和點評，保證員工發(fā)展方向的正確性，最終實現職業(yè)生涯目標。

總之，將基層檔案管理人員個人的生涯規(guī)劃納入檔案館的組織管理之中，使每個檔案管理人員的成長與檔案館的發(fā)展有機地融為一體，以每個檔案管理人員個人的成長，來促進檔案館發(fā)展，將會大大滿足每個基層檔案管理人員對自尊、自我價值、自我實現等方面的高層次的精神追求，這會激發(fā)每個員工的內部行動動機，充分挖掘其潛能，從內部調動他們的積極性和創(chuàng)造精神，這對基層檔案管理人員的激勵，將更有實效。

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作者單位：煙臺職業(yè)學院