從干部檔案審核工作看干部人事檔案功能的完善

摘要：干部人事檔案是真實反映干部基本情況、工作經(jīng)歷和業(yè)績的重要憑證，完善干部人事檔案功能，使人事檔案管理工作盡快走上規(guī)范化、科學化、制度化、信息化的軌道，是當前干部人事檔案工作必須面對的問題。本文介紹了干部檔案的功能、干部檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題，分析了干部人事檔案功能弱化的原因，提出完善干部檔案的方法和手段。

關鍵詞：干部檔案 檔案審核 功能

2012年7月16日的《新京報》報道這樣兩則消息，一是山西河津市住建局局長薛新民因為檔案中出生日期和學歷造假被免職并給予黨紀處分。另一則是陜西周至縣副科長姚某檔案中的出生日期從1962年改為1965年，因其1977年參加工作，于是出現(xiàn)“12歲”上班的怪相。當前，干部人事檔案中有關“三齡一歷”（即年齡、工齡、黨齡和學歷）的問題越來越得到組織部門的重視。2006年，中央組織部下發(fā)了《關于進一步開展干部人事檔案審核工作通知》，對在全國開展干部檔案審核工作進行了具體部署，要求審核工作必須加強組織領導、健全組織機構，明確工作目標，制定工作方案，并在審核過程中，逐頁逐項核對干部人事檔案材料內容和有關信息，保證材料完整、齊全、真實，保證信息準確無誤。近年來，通過干部人事檔案審核工作的全面開展，發(fā)現(xiàn)了許多問題，特別是干部人事檔案材料缺失、信息不實等，導致干部人事檔案信息憑證這一基本功能被弱化。完善干部人事檔案功能，使人事檔案管理工作盡快走上規(guī)范化、科學化、制度化、信息化的軌道，是當前干部人事檔案工作必須面對的問題。

1 干部人事檔案的內容和性質

干部人事檔案是真實反映干部基本情況、工作經(jīng)歷和業(yè)績的重要憑證，是組織人事部門考察和選用干部的重要參考，是規(guī)范干部管理的重要依據(jù)。干部人事檔案的功能認識，必須首先了解干部人事檔案的內容及本質屬性。

按照中組部1980年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和《干部檔案整理工作細則》，人事檔案的正本分為10類：①履歷材料； ②自傳材料；③鑒定考察材料；④學歷、評聘專業(yè)技術職務與評定崗位技能的材料；⑤政治歷史審查材料；⑥入黨入團材料；⑦獎勵材料；⑧處分材料；⑨錄用、任免、出國（出境）、工資、待遇及各種代表會議代表的材料；⑩其他可供組織參考的材料，即上述9類未包括的、對組織上有參考和保存價值的材料。可以說干部人事檔案十大類內容涵蓋了干部成長的全過程，因此，干部人事檔案的本質屬性是個人情況的歷史記錄。

2 干部人事檔案的功能

功能即為事物或方法發(fā)揮的有利的作用、效能，是物質的使用價值。干部人事檔案的功能是指它對組織、社會及其相對人發(fā)揮作用的能力。干部人事檔案的功能可以分為一般功能和特殊功能。

干部人事檔案的一般功能可以概括為憑證功能或證據(jù)功能、信息功能和情報功能等。

干部人事檔案的特殊功能主要包括：

第一，干部人事檔案具有動態(tài)地了解其相對人員一生經(jīng)歷的作用能力。

第二，干部人事檔案具有系統(tǒng)反映其相對人員工作業(yè)績、道德修養(yǎng)和性格特征變化情況的作用能力。

第三，干部人事檔案具有反映組織評價的作用能力。

第四，干部人事檔案具有幫助組織、人事部門了解其相對人個體能力的功能。

第五，干部人事檔案具有客觀反映其相對人員政治思想發(fā)展變化軌跡的能力。

3 從干部檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

分析干部人事檔案功能弱化的原因

3.1干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)的問題

雖然中組部對干部檔案管理很重視，并出臺了一系列管理文件，但是通過這次全國范圍的干部檔案審核工作，仍然發(fā)現(xiàn)了許多問題。

一是“三齡一歷”歸檔審核不嚴?！叭g一歷”是此次干部人事檔案審核工作的重點，要務求準確?！叭g一歷”是干部人事檔案構成的主線，是使用率和出現(xiàn)率最高的內容，幾乎每一份材料中都有所涉及。但是許多干部檔案中“三齡一歷”的記載前后不一致，日期版本少則兩種，多則數(shù)種；時間跨度前后有相差幾個月的，有相差一年的，甚至還有相差幾年的；而學歷方面還存在著缺少材料、填寫不規(guī)范和學歷學位名不符實等現(xiàn)象。

二是歸檔材料不規(guī)范。有些歸檔材料內容填寫不準確，任免審批表、履歷表無照片，任免審批無任免發(fā)文字號，任免職務填寫不規(guī)范；履歷表填寫過程中有涂改，無組織審核蓋章；考核表缺少組織印章，確定考核結果后未與本人見面，缺少本人簽字等。

三是檔案內容失衡。干部人事檔案，涉及個人思想政治品德、家庭歷史及社會關系等方面的內容多，工作能力、專業(yè)特長等方面的信息記載比較少，重抽象、輕具體。

四是檔案材料收集不完整、不全面，舊材料比較多，新材料補充不及時，不能真正反映個人的現(xiàn)實面貌。

五是涂改、偽造檔案的違法行為時有發(fā)生，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等現(xiàn)象增多。如本文開頭所說的兩個實例。

3.2干部人事檔案功能弱化的原因

3.2.1 管理主體繁雜。我國人事檔案管理主體繁雜，有企事業(yè)單位，有人才市場，也有個人管理機構分散，管理水平參差不齊，這極大地影響了我國人事檔案的宏觀控制，不利于我國人事檔案信息的社會化運作，也不利于人事檔案管理工作質量的提高。有些人事檔案管理機構管理水平落后，管理漏洞百出，給造假者可乘之機。

3.2.2 管理手段落后。材料的收集、整理、歸檔等一系列手工環(huán)節(jié)，大大增加了發(fā)生錯誤的可能性，使檔案信息的準確性、完整性得不到保證。

3.2.3 收集、加工、傳遞、利用諸環(huán)節(jié)的管理漏洞也不同程度地存在，造成檔案材料遺失、缺損和變形，從而導致人事檔案信息失真。

干部人事檔案出現(xiàn)的上述問題，會使組織管理中選人、育人、用人、留人的整體功能受到誤導，干部人事檔案功能得不到正常發(fā)揮，這不但給組織管理工作者帶來了困惑，還影響了干部管理活動的有序進行。由此可見，完善干部人事檔案功能在人事檔案管理活動中日益迫切。

4 加強干部檔案管理，完善干部人事檔案功能

4.1完善干部人事檔案功能對干部管理工作的重要意義

干部人事檔案功能的完善為組織管理發(fā)揮重要的作用。人事檔案所具有的提供相關數(shù)據(jù)和信息記錄的完整性、真實性和系統(tǒng)性等功能，是其它檔案無法相比的，這些功能對全面了解每個干部發(fā)揮著非常重要的作用。

干部人事檔案材料是經(jīng)過組織審查、檔案管理部門認真鑒別的，是歷史的真實記錄，具有一定的法律效力。人事檔案這種證據(jù)和情報功能可以使單位根據(jù)事業(yè)的發(fā)展需要、干部的綜合素質，在分析研究的基礎上制定選拔干部的決策方案。

4.2充實干部人事檔案內容是完善干部人事檔案功能的有效途徑

信息記錄才是干部人事檔案最基本、也是最重要的功能。這種以信息記錄為主的檔案材料，將是真正了解干部的依據(jù)和載體。在干部管理的過程中發(fā)揮著數(shù)據(jù)和信息支持的作用。

4.2.1 增強干部人事檔案內容的全面性。干部人事檔案的內容記載個人履歷、社會關系、政治面貌等基本情況的內容多，而反映個人工作能力、技術特長等方面的材料少。因此，干部人事檔案部門要特別注重收集反映個人綜合能力的材料，如近期工作成績、貢獻能力以及個人在社會、經(jīng)濟等活動中的動態(tài)記錄等等材料。在干部人事檔案中增加反映個人社會信用資料，把具有憑證性質的檔案和反映個人職業(yè)生涯、職業(yè)能力和信用情況的檔案作為干部人事檔案的主要內容，大大提高干部人事檔案在組織管理中的信息價值和數(shù)據(jù)支持作用。

4.2.2 增強干部人事檔案內容的真實性。一直以來，人們形象地把真實性稱作人事檔案的“第二生命”、“第二靈魂”，干部人事檔案能否客觀如實地反映干部各方面的情況，是干部人事檔案在現(xiàn)代組織管理活動中的生命力之所在。因此，加強干部人事檔案相關法律制度建設，增強干部人事檔案工作流程和環(huán)節(jié)的監(jiān)管，提高干部人事檔案管理人員的素質等途徑來保障干部人事檔案真實性不失為一個明智的選擇。

4.2.3 增強干部人事檔案內容的個性化。為最大限度地發(fā)揮干部人事檔案在組織管理工作中的作用，我們必須建立可識別干部個性特點的人事檔案，例如專業(yè)能力、管理風格、職業(yè)興趣等材料。

4.2.4 增強干部人事檔案內容的動態(tài)性。我國的干部人事檔案內容中動態(tài)地反映個人情況的材料比較少。要保持干部人事檔案的活力，必須保證干部人事檔案內容時刻處于動態(tài)的更新當中，定期對干部人事檔案材料進行鑒定。這樣，組織管理部門方可針對每一干部的發(fā)展層次、現(xiàn)實需要、個人特點等情況，采取不同的管理方法，最大限度地滿足干部的需要，提高干部的工作效率，保證組織管理工作正常有序地運轉。

總之，信息記錄才是干部人事檔案最基本、也是最重要的功能。這種以信息記錄為主形成的檔案材料，將是真正了解個人的依據(jù)和載體。完善干部人事檔案的功能，可以推進我國干部人事檔案管理的優(yōu)化，為社會干部資源的合理流動和優(yōu)化配置提供更加有利的支持和保證。

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作者單位：清華大學檔案館