房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的探索與實踐

摘要：近年來，房地產(chǎn)行業(yè)高速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案日益顯示出其重要性和不可替代性。本文著重分析了房地產(chǎn)檔案的特點和檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合自身工作實踐，提出了加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的方法和措施。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)企業(yè) 檔案管理 規(guī)范化

隨著國家改革的不斷深入，城市建設(shè)發(fā)展迅猛。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個新興行業(yè)，在城市建設(shè)中異軍突起，成為近20多年的一個投資熱點。隨著國家對房地產(chǎn)行業(yè)的宏觀調(diào)控，房地產(chǎn)市場競爭日益加劇。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)管理、經(jīng)營、建設(shè)的真實記錄和城市管理的基礎(chǔ)資料。如何結(jié)合自身實際情況，加強檔案工作的規(guī)范管理，不斷提高檔案工作服務(wù)水平，促進企業(yè)競爭力的增強，是擺在房地產(chǎn)企業(yè)檔案部門的實際問題。

一、房地產(chǎn)企業(yè)檔案的特點

1.房地產(chǎn)檔案具有很強的專業(yè)性。房地產(chǎn)企業(yè)從事的經(jīng)營活動主要包括征地、拆遷、土地開發(fā)、土地出讓轉(zhuǎn)讓、房屋開發(fā)、房屋出售、出租、轉(zhuǎn)租、房地產(chǎn)抵押及房地產(chǎn)工程建設(shè)等內(nèi)容，要產(chǎn)生大量談判、協(xié)調(diào)、籌劃等合同文本、法律事務(wù)文件，這就決定了房地產(chǎn)檔案具有很強的專業(yè)性。

2.房地產(chǎn)檔案具有立檔周期長的特點。房地產(chǎn)檔案以項目檔案為主，歸檔時間長，時間跨度大。一個住宅小區(qū)項目，從調(diào)研、立項、決策等前期工作到設(shè)計、施工、竣工、銷售及入住，要經(jīng)過兩至三年左右時間，分期開發(fā)的綜合項目時間需要更長，每個房地產(chǎn)項目的資料，不論是哪一年形成，都必須歸到該項目檔案中，不受時間限制。因此，應(yīng)先將每一個房產(chǎn)文件資料，收集齊全，并根據(jù)分類要求放入臨時卷宗，做好平時立卷工作。在一個專業(yè)活動結(jié)束后，再將材料整合后交給檔案部門進行整理并歸檔，所以周期長是房地產(chǎn)檔案管理的另一個特點。

3.房地產(chǎn)檔案從產(chǎn)生到內(nèi)容涉及范圍廣。房屋作為房地產(chǎn)企業(yè)的產(chǎn)品，涉及生產(chǎn)領(lǐng)域和流通領(lǐng)域。從企業(yè)外部看，有發(fā)改委、土地、規(guī)劃、房屋、市政公用事業(yè)等多個政府管理部門和銀行等金融投資企業(yè)。從企業(yè)內(nèi)部看，涉及各個部門或相應(yīng)的下屬企業(yè)、合作單位等。從內(nèi)容看，有拆遷檔案、開發(fā)項目工程檔案、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案、房地產(chǎn)公司機關(guān)檔案、項目營銷檔案和物業(yè)管理檔案等，所以房地產(chǎn)企業(yè)形成的檔案具有涉及部門多、層次多、內(nèi)容多的特點。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作管理現(xiàn)狀

檔案管理是一門政策性、專業(yè)性很強的工作。房地產(chǎn)企業(yè)作為一個新興行業(yè)，如何加強檔案管理工作，發(fā)揮房地產(chǎn)檔案的作用，促進企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升，是檔案部門一個重要的任務(wù)。目前，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理還存在一些問題：

1.房地產(chǎn)企業(yè)一般成立時間較短，人員新、流動大，領(lǐng)導(dǎo)和職能管理人員對檔案工作重視不夠，普遍存在檔案管理意識薄弱的現(xiàn)象，對檔案收集范圍和內(nèi)容不了解掌握，存在檔案資料歸檔不及時、收集不齊全、不完整等問題。

2.房地產(chǎn)企業(yè)涉及機關(guān)、工程、拆遷、銷售、物業(yè)等多個檔案門類，數(shù)量龐大，對檔案人員來說，門類新，成熟的管理經(jīng)驗少，管理手段和方法與房地產(chǎn)檔案特點不相適應(yīng)。對有些原始資料，尤其是房地產(chǎn)項目建設(shè)前期調(diào)研、投資、合同等原始資料缺乏規(guī)范化、系統(tǒng)化的管理，散失在經(jīng)辦人手中，沒有及時收集、整理，進行平時立卷工作，致使需要時卻查不到、資料丟失或者資料查找難度大。

3.房地產(chǎn)企業(yè)是一個新興行業(yè)，從國家、地方到企業(yè)，涉及房地產(chǎn)企業(yè)的專門檔案管理制度還不夠完善，存在對制度建設(shè)重視程度不夠，理解不足、執(zhí)行不到位的現(xiàn)象，還不能充分發(fā)揮檔案管理作用。

這些問題的存在勢必制約房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作的開展，不能有效地發(fā)揮檔案的實用性和有效性，影響檔案信息資源的有效開發(fā)利用，使檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營管理脫節(jié)。

三、加強房地產(chǎn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理

筆者所在的北京首鋼房地產(chǎn)開發(fā)有限公司（以下簡稱首鋼地產(chǎn)）是首鋼集團旗下的一個全資子公司，下轄14家分子公司，集開發(fā)、經(jīng)營、資本運作于一體，具有一級房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)，項目遍布全國多個省市，先后獲“質(zhì)量信得過品牌”、“中國房地產(chǎn)百強企業(yè)”等系列殊榮。近年來，首鋼地產(chǎn)在完善檔案管理體制、建立檔案管理制度、提高檔案人員素質(zhì)、增加檔案保護設(shè)施、開發(fā)利用檔案信息、提高檔案現(xiàn)代化管理水平等方面進行了有益嘗試，促進了首鋼地產(chǎn)檔案工作管理水平的提升。筆者結(jié)合首鋼地產(chǎn)檔案工作，談?wù)勥M一步開展房地產(chǎn)檔案工作規(guī)范化管理的方法和措施。

1.加強檔案集中統(tǒng)一管理，理順檔案管理體制

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要進一步轉(zhuǎn)變觀念，高度重視檔案管理的重要性，把檔案管理作為一項基礎(chǔ)性、常態(tài)化工作，納入到單位的工作日程。對檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，使之能適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營管理的需要。加強檔案管理的資金投入力度、改善房地產(chǎn)檔案的保管條件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的保護環(huán)境。例如：首鋼地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)始終重視檔案工作的發(fā)展，為進一步提高首鋼地產(chǎn)檔案管理水平、確保檔案的安全保管、更好地發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，于2011年成立首鋼地產(chǎn)綜合檔案室，配備專職檔案人員，全面管理首鋼地產(chǎn)的機關(guān)、投資、工程、實物等各類檔案，實現(xiàn)了檔案集中統(tǒng)一管理的發(fā)展模式。首鋼地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)要求檔案工作建設(shè)起點要高、水平要高，在資金上給予了大力支持，為檔案信息化工作、庫房建設(shè)、檔案設(shè)備購置等方面，投資了三十余萬元。

2.完善檔案管理制度，建立檔案工作制度體系

檔案工作基礎(chǔ)性、專業(yè)性較強，需要各項規(guī)章制度進行規(guī)范管理，其中檔案工作的制度包括崗位職責(zé)、管理辦法、實施細則等內(nèi)容。建立健全規(guī)章制度是檔案管理的一項基礎(chǔ)性工作，是檔案工作規(guī)范化的需要，也是檔案集中統(tǒng)一管理的需要。首先，我們應(yīng)該以《檔案法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合房地產(chǎn)企業(yè)自身發(fā)展對檔案工作的要求，制定企業(yè)檔案管理規(guī)范，明確檔案工作的根本原則和管理職責(zé)，規(guī)定檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等檔案管理的基本要求。其次，要建立健全基本管理制度，建立包括歸檔、保管、鑒定銷毀、提供利用、統(tǒng)計、保密、崗位責(zé)任等分項管理制度。例如，為了從根本上解決過去分散管理模式下檔案管理各自為政、管理制度不健全的問題，確保公司檔案資料管理的統(tǒng)一和完整，首鋼地產(chǎn)先后制定、修訂了《首鋼房地產(chǎn)公司檔案管理辦法》、《首鋼房地產(chǎn)公司檔案保密管理規(guī)定》、《首鋼房地產(chǎn)公司檔案庫房管理規(guī)定》、《首鋼房地產(chǎn)公司檔案閱覽室管理規(guī)定》，明確了首鋼地產(chǎn)各職能部門，分、子公司在檔案管理中分工、職責(zé)，確定了機關(guān)各部門文件歸檔責(zé)任、歸檔范圍、檔案整理方法，理順了檔案歸檔渠道，交接責(zé)任，完善了庫房管理要求、檔案利用權(quán)限等內(nèi)容，對規(guī)范首鋼地產(chǎn)檔案工作起到了很大的推動作用，也保證了企業(yè)檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

3.加強培訓(xùn)，強化監(jiān)督、檢查指導(dǎo)工作

①建立一支高素質(zhì)的檔案隊伍，是實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的根本保證。一是要加強思想教育、強化檔案人員的政治意識、大局意識、責(zé)任意識和服務(wù)意識，忠于職守、廉潔守紀、認真履責(zé)。二是加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，參加專題培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)或到先進單位參觀學(xué)習(xí)，實現(xiàn)互動和提高。首鋼地產(chǎn)首先以首鋼的“創(chuàng)新、創(chuàng)優(yōu)、創(chuàng)業(yè)”企業(yè)精神要求檔案人員立足本職工作，提高檔案工作水平，為企業(yè)創(chuàng)新，提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務(wù)。其次是組織檔案人員參加北京市檔案局組織的繼續(xù)教育培訓(xùn)、崗位資格培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)教育、檔案學(xué)術(shù)交流活動，在公司內(nèi)部舉辦專題講座，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。第三是組織檔案人員參觀學(xué)習(xí)，先后參觀北京市、西城區(qū)、石景山區(qū)等國家級檔案館和首鋼檔案先進單位首秦公司綜合檔案室，開闊視野、學(xué)習(xí)先進經(jīng)驗。

②強化監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)力度，也是提高基層檔案人員業(yè)務(wù)水平的方法之一。房地產(chǎn)企業(yè)是一個新興行業(yè)，企業(yè)新、人員新、人員流動快，這就要求檔案工作人員堅持“依法管檔”，加大執(zhí)行制度的力度。首先要求公司檔案人員定期深入基層，特別是對新建企業(yè)、新上崗的檔案人員給予現(xiàn)場指導(dǎo)。重點講解歸檔范圍、整理要求等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，并對有關(guān)人員提出的問題進行解答，提高有關(guān)人員的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過實行“點對點”、“面對面”的服務(wù)，幫助基層檔案人員盡快熟悉檔案的規(guī)律和特點。其次結(jié)合專業(yè)重點工作，開展專項檢查。例如首鋼地產(chǎn)在2012年由辦公室、人力資源部聯(lián)合對各單位貫徹執(zhí)行《首鋼地產(chǎn)檔案管理辦法》情況進行檢查，受檢單位包括計劃財務(wù)部、黨群工作部、前期規(guī)劃部、合同預(yù)算部、投資管理部等職能部門以及下屬分子公司。檢查內(nèi)容包括規(guī)章制度執(zhí)行、人員配備、文件收集、庫房保管等內(nèi)容。首鋼地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)在檢查總結(jié)上專門進行了批示，要求對檔案工作常抓不懈。

4.加強企業(yè)檔案開發(fā)利用，充分發(fā)揮企業(yè)檔案在市場競爭、企業(yè)經(jīng)營管理中的作用

企業(yè)檔案與生產(chǎn)管理的最佳結(jié)合點，在于“檔案利用”，因此要做好檔案利用服務(wù)工作。一要完善基礎(chǔ)管理，用一流的管理提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；二要變被動服務(wù)為主動服務(wù)，做到企業(yè)各項工作開展到哪里，檔案工作延伸到哪里。例如在首鋼地產(chǎn)參與石景山區(qū)金三區(qū)兩限房招標(biāo)過程中，檔案部門先后提供了營業(yè)執(zhí)照、公司章程、ISO9000認證證書、董事會決議、近三年法律訴訟情況、多個項目的土地權(quán)屬證明材料、合同、竣工備案資料等；房地產(chǎn)領(lǐng)先企業(yè)、2005年承諾銷售放心房、優(yōu)秀樓盤及各項設(shè)計大獎的獎杯、證書和獎牌等文字材料、音像、實物檔案。近800頁的業(yè)績說明材料組成了一本首鋼地產(chǎn)項目開發(fā)的歷史史冊。檔案部門為首鋼地產(chǎn)一舉中標(biāo)做出了貢獻。

5.加強數(shù)字檔案室建設(shè)，實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

當(dāng)今時代，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案工作由此迎來存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡(luò)化的時代。為此，首鋼檔案處提出了在首鋼集團各子公司建設(shè)數(shù)字檔案室的要求，并制定了《首鋼數(shù)字檔案建設(shè)規(guī)程》。數(shù)字檔案室的建立，是企業(yè)現(xiàn)代化管理水平提升的體現(xiàn)，也是企業(yè)信息化建設(shè)的一項內(nèi)容。數(shù)字檔案室建立的最終價值體現(xiàn)在為各方面利用人員提供方便快捷的利用通道，提高工作效率。首鋼地產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)高度重視數(shù)字檔案室建設(shè)，批準(zhǔn)立項，投資10多萬元購置檔案管理信息系統(tǒng)和掃描設(shè)備，開展圖文掃描工作，將檔案部門建成企業(yè)檔案信息中心，為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理服務(wù)。

目前，房地產(chǎn)行業(yè)競爭日益激烈，檔案工作也將面臨嚴峻的考驗。作為檔案工作者，要不斷地學(xué)習(xí)進取、開拓創(chuàng)新，不斷提高檔案工作水平，為企業(yè)經(jīng)營、項目開發(fā)、管理做好服務(wù)工作。

作者單位：北京首鋼房地產(chǎn)開發(fā)有限公司