電子文件歸檔的要求

電子文件歸檔時應符合一定的質量要求和技術要求。

電子文件歸檔的質量要求是：采取有效措施，保證電子文件的真實性、完整性和有效性。有關電子文件真實性、完整性和有效性的涵義，在第一講電子文件的管理原則里已經(jīng)談到，此講不再贅述。

電子文件真實性的具體要求包括五點：一是可靠地保證電子文件自最終形成時起，其內容、結構、元數(shù)據(jù)和背景信息保持完整，未被更改；二是當電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同或不相同時，保證能夠準確表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內容。例如，當一份文本文件生成的格式是.doc，它歸檔時的格式依然是.doc時，說明它的歸檔格式與生成格式相同，歸檔的內容要保證與生成時一致。當它歸檔的格式轉換成.txt時，其歸檔的格式就與生成時不相同了，但是內容上，包括字符數(shù)、表格樣式等，仍然要與生成時完全一致。當一份電子文件從業(yè)務部門傳送給檔案部門時，其操作系統(tǒng)的版本可能會不同，但仍然要保證其內容不變；三是保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠。這一點是指電子文件的背景信息要保證真實；四是對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。這一點是指檔案部門要對電子文件實施全過程的管理和監(jiān)控；五是能夠識別電子文件的發(fā)送、接收的人員和時間。這一點是指系統(tǒng)中要設置符合安全要求的、自動啟動的電子文件操作日志，從電子文件生成時就開始對其進行嚴密監(jiān)管，實時記錄電子文件的操作人員、時間、設備、項目、內容等。

電子文件完整性的具體要求包括兩點：一是確保應歸檔的電子文件全部歸檔。即：文件形成部門根據(jù)本單位規(guī)定，將本部門形成的屬于電子文件歸檔范圍的文本文件、圖像文件、影像文件等全部歸檔；二是電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或其他載體形式的文件一并歸檔，并保證其在內容、格式及相關說明和描述上完全一致。這是指為保證歸檔文件的安全，電子文件要與其他門類和載體的文件實施雙軌制歸檔，以防由于系統(tǒng)安全、存儲格式等問題導致的文件缺失。

電子文件有效性的具體要求包括兩點：一是有效地表現(xiàn)電子文件所載內容，并保證其可供隨時調取查用。這是指電子文件信息的有效性，要保證在不同的硬件環(huán)境、操作系統(tǒng)下，電子文件都可以被安全打開并有效地讀取；二是保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，隨著軟硬件升級換代，及時對電子文件進行遷移作業(yè)。這是對電子文件載體有效性的要求，要保證新的硬件設備能夠讀取此種載體，而且當軟件環(huán)境變化時，要保證新舊軟件環(huán)境的兼容或將舊環(huán)境下的電子文件遷移到新環(huán)境中。

電子文件歸檔的技術要求主要指電子文件的格式要求。電子文件在形成時由于使用的軟件不同，文件的格式就會不同，為了便于歸檔后的管理和日后的有效利用，各種格式的電子文件一般應轉換為該類別電子文件的通用格式。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）要求，文本文件以XML、RTF、TXT為通用格式；圖像文件以JPEG、TIFF為通用格式；影像文件以MPEG、AVI為通用格式；聲音文件以WAV、MP3為通用格式。對以上通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一并收集。根據(jù)目前實際工作的需要，北京市將PDF格式也列為通用格式，并規(guī)定“依現(xiàn)階段實際情況，Microsoft Office Word、WPS文字以及北京市政府推薦的其他文字處理軟件所產(chǎn)生的文件在記錄版本信息情況下也可以直接歸檔”。

為記錄電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息和其自身的內容信息，電子文件在歸檔時，均應在《電子文件登記表》和《電子文件目錄》中登記。

《電子文件登記表》負責記錄電子文件的元數(shù)據(jù)和背景信息，在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時使用。屆時，信息部門應對原系統(tǒng)中生成的每種格式的電子文件分別填寫《電子文件登記表》，并向檔案部門移交。

《電子文件目錄》負責記錄電子文件的內容信息，在電子文件歸檔時填寫?！峨娮游募夸洝分械捻椖勘M量由系統(tǒng)自動采集，不能自動采集的內容由文件形成或辦理部門登記，并與電子文件一并向檔案部門移交。