美國各州檔案館的電子公共服務(wù)：分析與借鑒

摘要：通過對美國50個州檔案館網(wǎng)站的調(diào)研和分析，總結(jié)其電子公共服務(wù)的特色和優(yōu)勢，包括家譜檔案、公共計劃、數(shù)字檔案館、RSS、網(wǎng)上商店、社會媒體、網(wǎng)站地圖等，從而發(fā)掘出有助于我國省市檔案館電子公共服務(wù)改進(jìn)的有益借鑒。

關(guān)鍵詞：電子服務(wù) 公共服務(wù) 檔案網(wǎng)站

1美國電子公共服務(wù)內(nèi)容的分析

美國50個州檔案館具有特色的電子公共服務(wù)主要包括家譜檔案、公共計劃、數(shù)字檔案館、RSS、網(wǎng)上商店、社會媒體、網(wǎng)站地圖，如圖1所示。

1.1家譜檔案（Genealogy resource/Family history）

美國家譜檔案利用的火熱從其檔案網(wǎng)站上可見一般。每個州都設(shè)有家譜利用專欄，名稱雖然不盡相同，比如加利福尼亞州（California）是“家族史資源”（Family history resources）①、堪薩斯州（Kansas）是“家譜”（Genealogy）②，但內(nèi)容基本相同，都有出生、死亡、婚姻、財產(chǎn)、家族成員、個人業(yè)績、人口普查、土地普查等幾個類別。網(wǎng)站上有詳盡的檢索幫助、研究指南，有些還開通了在線討論小組，以便交流。各州家譜資源的組織不只局限于本州范圍，還提供其他州的家譜資源鏈接，資源種類則除了檔案以外，還有圖書等其他出版物。

1.2公共計劃（Public program）

“公共計劃”是為提高公眾的檔案意識而開展的一系列面向公眾的活動。它不僅可以提高檔案利用率，也能帶動公眾發(fā)現(xiàn)和保護檔案，因而美國各州檔案機構(gòu)十分重視開展公共計劃。各州的計劃豐富多彩大致可以歸為兩類：一類是面向普通大眾的一般計劃，另一類是面向?qū)W校師生的教育計劃。

（1）面向普通大眾

針對所有的公民，因而參與人群十分廣泛，影響最大的活動是檔案周/月（Archives week/month）。自1979年國際檔案理事會建議開展檔案周活動以來，美國各州的檔案周活動如火如荼。發(fā)展到后來，一些地區(qū)和州將活動由一周延長至一個月?；顒又饕窃谥莺偷貐^(qū)范圍內(nèi)舉辦，舉辦的時間各州不一，多數(shù)是在每年的10月份，具體的時間多結(jié)合當(dāng)?shù)氐闹卮笫录蛱厥饧o(jì)念日來選擇?；顒油ǔ０?、展覽、講座、開放參觀和講習(xí)班等。

（2）面向?qū)W校師生

檔案因其原生性而與圖書等資源區(qū)別開來，成為歷史教育的最佳資源。利用檔案資源開展學(xué)校歷史教育，增強學(xué)生對民族歷史文化的了解，增強民族自豪感，進(jìn)而增強民族凝聚力。

美國各州制定的教育計劃包括為歷史教學(xué)提供資源和借助檔案資源開展歷史研究活動。在資源方面，美國各州檔案機構(gòu)有專門的人員從事教學(xué)資源編輯工作，這些網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源包括：與課程相關(guān)的各種載體的原始檔案資料，如在線展覽、課程計劃、課程習(xí)題、在線歷史知識測試等。比如馬里蘭州（Maryland）的“老師和學(xué)生”欄目下提供了學(xué)習(xí)奴隸制歷史的專題檔案和其他教學(xué)用檔案資源③，為學(xué)習(xí)歷史提供了便捷地途徑。此外，網(wǎng)站還為教師提供了交流互動渠道，教師可以上傳自己的教學(xué)作品。在這類活動中，歷史日（History day）是影響較為深遠(yuǎn)的。歷史日（History day）旨在鼓勵特定年齡范圍內(nèi)的學(xué)生利用包括檔案資源在內(nèi)的歷史文化資源從事指定主題的研究，研究成果以論文、演講、海報等各種方式呈現(xiàn)④。

1.3數(shù)字檔案館（ Digital Archive）

包括Alaska、Alabama、Georgia在內(nèi)的11個州建設(shè)了數(shù)字檔案館。它們?yōu)橛脩籼峁┙y(tǒng)一的檢索界面。這些數(shù)字檔案館按照類別組織資源，建設(shè)各種專題資源庫，為用戶利用檔案提供支持。提供的資源既包括文字材料、圖片、照片，還有音像檔案；既有政府文件，也有私人文件；既有原始檔案，也有檔案出版物；既有綜合性的資源庫，也有諸如家譜、一戰(zhàn)、退伍軍人這樣的專題數(shù)據(jù)庫，可謂包羅萬象。

數(shù)字檔案館的檢索界面大多比較友好，設(shè)計賞心悅目。以亞拉巴馬州（Alabama）為例，該州數(shù)字檔案館（ADAH Digital Archives）首頁頂端是導(dǎo)航欄，可以實現(xiàn)與州主頁的快速切換，站名下方是檢索區(qū)，檢索區(qū)下方的資源區(qū)是該頁的主體部分，它分為左右兩個部分，左邊是資源圖片，右邊是資源庫名稱和資源的簡要介紹⑤，整個頁面布局合理、簡潔明快。

多數(shù)網(wǎng)站不僅設(shè)置了專門的檢索窗口，用戶只要點擊感興趣的資源即可實現(xiàn)利用。除了簡單檢索以外，還提供高級檢索，提高檢索精度。仍以Alabama數(shù)字檔案館為例，在它的高級檢索頁面上，用戶可以利用“包含以下全部字詞”、“包含以下完整字句”、“包含至少一個下列字詞”和“不包括以下字詞”實現(xiàn)對檢索結(jié)果的限定，此外，為了提高響應(yīng)速度和查準(zhǔn)率，該州數(shù)字檔案館還提供多種檢索字段供用戶選擇⑥。

提高搜索精確度的另一個途徑是提高個性化的搜索。Alabama、 Alaska和Oklahoma數(shù)字檔案館特別推出了“Preferences”和“My favourites”， 前者用于設(shè)置網(wǎng)頁顯示項目、頁面風(fēng)格、背景色、文本色、鏈接色等頁面屬性，后者則為用戶收藏、管理感興趣的檔案藏品提供幫助，通過后者用戶可以收藏喜歡的檔案藏品、管理收藏、比較同類檔案、以幻燈片形式瀏覽同類檔案等。這種量體裁衣式的個性化服務(wù)充分體現(xiàn)了以用戶滿意為中心的理念。

此外，多數(shù)網(wǎng)站還提供貼心的利用幫助。數(shù)字檔案館的服務(wù)對象主要是未受過專業(yè)檢索訓(xùn)練的普通人，如果不提供相關(guān)的培訓(xùn)，則很難讓他們享受到在線檢索的便利和樂趣。為此，州數(shù)字檔案館特別設(shè)置了幫助（Help）欄目，手把手的教給利用者瀏覽資源、高級檢索、查看檢索結(jié)果、更改網(wǎng)頁顯示項目等功能的用法。所采用的方式則是文字介紹配上圖片說明。

1.4 RSS（Really Simple Syndication）

RSS是某一站點用來和其它站點之間共享內(nèi)容的一種簡易方式，也叫聚合內(nèi)容。一般用于網(wǎng)站定期向用戶傳送即時更新的內(nèi)容，為用戶提供其事先定制內(nèi)容的標(biāo)題，文摘和獲取全文的網(wǎng)址，并自動更新。用戶借助支在不打開網(wǎng)站頁面的情況下就可以閱讀傳送的網(wǎng)站內(nèi)容。美國有超過半數(shù)的州檔案館網(wǎng)站上提供了RSS服務(wù)，如印第安納州就提供RSS Feeds服務(wù)⑦，用戶可以根據(jù)自己的興趣通過定制獲取眾多機構(gòu)最新的信息，點擊訂閱按鈕就可以定制自己需要的相關(guān)專題信息，網(wǎng)站還列出了RSS閱讀器的鏈接以供用戶下載，為用戶提供了極大的便利。

1.5網(wǎng)上商店(Online Store)

在電子商務(wù)蓬勃發(fā)展的今天，檔案館借助電子商務(wù)實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的商品化、市場化，不僅為利用者獲取檔案信息帶來極大的便利，還可以有效地拓展檔案館功能。美國一些州的檔案館迅速抓住此契機，比如Ohio、South Carolina、Wisconsin，在網(wǎng)站上設(shè)有在線商店，出售檔案復(fù)制件和與之相關(guān)的圖書、服飾、飾品、小禮品、CD、DVD等商品。網(wǎng)站按類組織商品，提供商品的圖片、簡要介紹、價格，并支持網(wǎng)上交易，提供送貨上門。

1.6社會媒體（Social media）

為了更好的為用戶服務(wù)，每個網(wǎng)站都提供多種途徑的交流渠道，并專門開設(shè)反饋通道，收集用戶的意見。由于Web2.0社會媒體工具在美國十分流行，因此檔案機構(gòu)利用YouTube、Facebook、Twitter、Blog等社會媒體發(fā)布服務(wù)信息，與用戶的交流是十分普遍的。

1.7網(wǎng)站地圖(Site Map)

一般網(wǎng)站的內(nèi)容都相當(dāng)龐大，大眾很容易迷失其中，不知如何取其所需。網(wǎng)站地圖是對網(wǎng)站內(nèi)的各級類目進(jìn)行條理性地組織，建立多級目錄，以方便用戶對整個網(wǎng)站的全貌有大致了解。每條目錄都與相應(yīng)內(nèi)容建立鏈接，用戶可以直接點擊進(jìn)入相關(guān)網(wǎng)頁。

2 對我國開展電子公共服務(wù)的借鑒

在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，經(jīng)過綜合分析和深入思考，筆者認(rèn)為我國省市級檔案館開展電子公共服務(wù)，可以從以下幾方面借鑒：

2.1加強數(shù)字檔案館建設(shè)，注重民生檔案收集，豐富服務(wù)內(nèi)容

數(shù)字檔案館是信息時代的產(chǎn)物，其在資源存儲、資源管理和資源利用方面的功能是傳統(tǒng)的檔案機構(gòu)無法相比的，尤其是在利用服務(wù)方面，數(shù)字檔案館突破了傳統(tǒng)的到館服務(wù)模式，創(chuàng)建了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子服務(wù)的新模式。因此，開展數(shù)字檔案館建設(shè)便顯得尤為重要了。我國省市級檔案館在建設(shè)數(shù)字檔案館的時候，要注重借鑒美國數(shù)字檔案館在資源建設(shè)、檢索界面設(shè)計、檢索途徑提供、檢索功能實現(xiàn)、個性化服務(wù)設(shè)計、利用幫助支持等方面的優(yōu)點。尤其是在資源建設(shè)方面，不僅要重視館藏資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，而且要專注于各種專題資源庫的建設(shè)。通過建設(shè)專題資源庫，支撐數(shù)字檔案館的電子服務(wù)，滿足利用者的個性化需求。

專題資源庫的建設(shè)應(yīng)體現(xiàn)“以民為本”，特別注重與民眾聯(lián)系最緊密的民生檔案資源庫的建設(shè)。近年來我國的民生檔案資源體系雖然已經(jīng)初步建成，但是民生檔案專題數(shù)據(jù)庫還比較缺乏，只有遼寧、浙江、重慶等建設(shè)了民生檔案專題庫，距離能夠提供全面的民生檔案電子化利用服務(wù)的目標(biāo)還比較遠(yuǎn)。

家譜檔案資源的建設(shè)也應(yīng)引起我們的重視，家譜檔案是尋根溯源的依據(jù)，也是研究歷史變遷的重要憑證。雖然家譜檔案在內(nèi)容方面與民生檔案有所交叉，但是鑒于家譜檔案的獨特性，將其作為獨立的專題加以建設(shè)是十分必要的。

2.2開展公共計劃，拓寬服務(wù)范圍

檔案服務(wù)社會化是將檔案服務(wù)推向社會，使其具有普遍社會意義的過程。通過這一過程，檔案部門將服務(wù)范圍由黨政機關(guān)擴大至普通民眾，在服務(wù)方式上實現(xiàn)由被動服務(wù)向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變。美國各州普遍開展的公共計劃便是檔案服務(wù)社會化理念的體現(xiàn)。在當(dāng)前強調(diào)檔案服務(wù)“以人為本”的大背景下，制定詳細(xì)的公共計劃顯得尤為重要，這是檔案機構(gòu)吸引公眾關(guān)注、樹立良好的公共形象的重要途徑。除了要制定面向一般公眾的計劃以外，還應(yīng)制定面向師生的教育計劃，以充分發(fā)揮檔案這種原生資源在學(xué)校歷史教育中的作用。為此，檔案館應(yīng)探索出一套行之有效的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，實現(xiàn)從資源組織、資源呈現(xiàn)、教學(xué)計劃編制到歷史研究活動組織全過程的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用，使檔案館真正發(fā)揮愛國主義教育基地的作用。

2.3提供個性化服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式

服務(wù)內(nèi)容和形式的設(shè)立應(yīng)注重用戶的需求和利用，根據(jù)不同用戶的重點需求，開展不同層次、多種類型的個性化服務(wù)，使以人為本落到實處。美國檔案館網(wǎng)站的RSS Feeds服務(wù)就是個性化服務(wù)的重要形式，用戶可以根據(jù)自己的興趣，有選擇性地訂閱需要的信息。網(wǎng)站地圖也充分體現(xiàn)了網(wǎng)站建設(shè)的人性化。縱觀我國的檔案網(wǎng)站，RSS訂閱服務(wù)只有江蘇、天津、杭州的檔案館網(wǎng)站提供，且可訂閱的信息種類較少。網(wǎng)站地圖也只有江蘇、北京、武漢等地設(shè)有?？梢钥闯鑫覈姆?wù)方式仍比較傳統(tǒng)和單一，這直接影響了檔案對用戶的吸引力。

因此，為了充分實現(xiàn)檔案信息資源的價值，檔案館應(yīng)集思廣益積極引進(jìn)新穎或獨特的服務(wù)方式，打破傳統(tǒng)的局限，為用戶提供多種多樣的服務(wù)方式，并注意結(jié)合每個用戶個性化的需求，提供針對不同類型用戶的利用服務(wù)，實現(xiàn)服務(wù)的大眾化。檔案網(wǎng)站的設(shè)計應(yīng)以用戶的利用需求為目標(biāo)，以檢索的便利性為導(dǎo)向，使檔案網(wǎng)站服務(wù)型的功能定位更突出。

2.4增進(jìn)與用戶交流，提高服務(wù)質(zhì)量

為全面了解用戶的服務(wù)需求，檔案館需加強與利用者之間的互動，網(wǎng)站應(yīng)提供多種途徑的溝通渠道，這不僅有助于用戶及時向工作人員反映利用中遇到的問題以及需求，同時便于收集用戶的反饋意見，以利于檔案工作者改進(jìn)工作，提高服務(wù)質(zhì)量，為用戶提供更全面、完善的服務(wù)。

縱觀美國檔案網(wǎng)站的交流渠道，除了電話、電子郵箱等，還提供facebook、MSN、Blog等多種互動方式，用戶可以隨時與檔案工作人員取得聯(lián)系，由此拓寬了交流渠道、提高了與用戶的互動程度。同時根據(jù)不同類型用戶，不同的利用內(nèi)容和層次，設(shè)置了不同的檢索入口，使用戶更有效、方便地獲取所需。如馬里蘭州(Maryland)將用戶分為大眾、家族歷史學(xué)家、教師和學(xué)生、政府機構(gòu)。點擊進(jìn)入這些分類鏈接，可以進(jìn)入為不同檔案利用者準(zhǔn)備的頁面，在這些頁面中介紹了網(wǎng)站為該類用戶提供的信息、服務(wù)，以及怎樣獲得所需的信息等。而放眼我國檔案網(wǎng)站的交流渠道，用戶只能通過傳統(tǒng)的電話、電子郵箱、在線提問等方式向檔案部門傳達(dá)自身需求，不同的檢索入口更是尚未引入，交流途徑十分有限。因此，為了暢通交流渠道，及時收集反饋信息，我國應(yīng)開通更多途徑的交流方式。

2.5引進(jìn)電子商務(wù)，拓展服務(wù)功能

在美國檔案館如火如荼地進(jìn)行電子商務(wù)活動的同時，我國檔案館對電子商務(wù)卻無人問津。雖然檔案館所提供的大部分網(wǎng)上信息是免費的，用戶可以自由瀏覽和下載，但也有不少資源是需要有償獲得的，如某些檔案的復(fù)制件、編研成品、電子出版物等，因此，設(shè)立網(wǎng)上商店是十分必要的。電子商務(wù)的引進(jìn)，可以為用戶遠(yuǎn)程獲取這些檔案信息及其周邊產(chǎn)品提供了便利，同時可以為檔案館帶來一定收益，使檔案工作者的勞動效益得到量化，有助于提高工作效率，促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。

但檔案館作為非盈利性機構(gòu)，網(wǎng)站中的電子商務(wù)應(yīng)側(cè)重于檔案信息資源的開發(fā)利用，摒棄純商業(yè)性的宣傳、推銷活動，在維護網(wǎng)站公益性、文化性和服務(wù)性的同時，使檔案館網(wǎng)站成為獲取檔案電子出版物的重要渠道。

參考文獻(xiàn)：

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② Genealogy[EB/OL].[2011-5-13]http://www.kshs.org/portal_genealogy.

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http://www.msa.md.gov/msa/homepage/html/teachers.html.

④ Pennsylvania History Day[EB/OL]. [2011.5.18].

http://www.portal.state.pa.us/portal/server.pt/community/public_programs/1586/pennsylvania_history_day/259912.

⑤ ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-18].http://www.digital.archives.alabama.gov.

⑥ADAH Digital Archives[EB/OL].[2011-5-16].http://www.digital.archives.alabama.gov.

⑦RSS Feeds[EB/OL].[2011-5-17].http://www.in.gov/icpr/3074.htm.作者單位：南京大學(xué)信息管理學(xué)院