房地產(chǎn)登記檔案管理及其信息化

摘要：傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理以實(shí)物檔案管理為主，但在信息真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、管理效率、協(xié)同查詢等方面均存在問(wèn)題，嚴(yán)重制約了檔案的有效利用。隨著信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為房地產(chǎn)檔案管理的重要課題，特別是新的住房制度頒布實(shí)施以來(lái)，房地產(chǎn)檔案管理信息化的重要性進(jìn)一步突顯。本文就房地產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題及信息化建設(shè)、重要意義等進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn) 登記檔案 管理信息化 意義

一、房地產(chǎn)登記檔案管理的特點(diǎn)

房地產(chǎn)登記檔案是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、圖像等不同形式的記錄，是房地產(chǎn)物權(quán)登記的成果記載和原始憑證，它反映了房地產(chǎn)物權(quán)的設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等情況，包括登記過(guò)程中產(chǎn)生的申請(qǐng)、審核、發(fā)證等原始資料，是房地產(chǎn)物權(quán)登記工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)。

房地產(chǎn)登記檔案管理工作具有以下特點(diǎn)：

1、政策性、專業(yè)性強(qiáng)

房地產(chǎn)登記檔案是依據(jù)法律、法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定對(duì)房地產(chǎn)物權(quán)從設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓等全過(guò)程的記錄，合法合規(guī)性是其首要特征。同時(shí)，登記檔案信息要符合檔案管理的相關(guān)專業(yè)特征和要求，內(nèi)容上反映房地產(chǎn)權(quán)利狀況和房地位置和面積大小，反映房地產(chǎn)權(quán)利狀態(tài)的來(lái)龍去脈，因而又有很強(qiáng)的專業(yè)性。

2、動(dòng)態(tài)性、時(shí)效性強(qiáng)

登記檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)利和房地情況會(huì)隨著產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋的損壞倒塌以及房屋買賣、交換、繼承、贈(zèng)與等引起的房地產(chǎn)物權(quán)轉(zhuǎn)移而不斷發(fā)生變化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和城市發(fā)展，房屋的拆除、翻改、擴(kuò)建、土地分割、合并等變更又不可避免，因而房地產(chǎn)處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性。為保證檔案信息的真實(shí)準(zhǔn)確，檔案登記信息必須及時(shí)有效地記錄變更情況，從而確保房地產(chǎn)信息是動(dòng)態(tài)的、真實(shí)的，使登記檔案成為有效的可利用的“活”檔案。

3、真實(shí)準(zhǔn)確性強(qiáng)

登記檔案是房地產(chǎn)物權(quán)狀態(tài)的真實(shí)歷史記錄，這種記錄必須與實(shí)際相符。記載的權(quán)利人、權(quán)利范圍必須清楚，能在權(quán)利審核和排解權(quán)利糾紛中起憑證和參考作用。真實(shí)性是登記檔案的生命，也是發(fā)揮檔案現(xiàn)實(shí)效用的基礎(chǔ)和前提。

二、房地產(chǎn)登記檔案管理存在的

問(wèn)題及原因分析

1、數(shù)據(jù)失真、雜亂，準(zhǔn)確性難以保證

真實(shí)準(zhǔn)確是檔案管理工作的基礎(chǔ)，而房地產(chǎn)登記檔案因?yàn)闋可娴椒康禺a(chǎn)物權(quán)，關(guān)系公民的切身權(quán)益，也影響著公共管理水平和政府信用，其真實(shí)性更為重要。但我國(guó)當(dāng)前房地產(chǎn)登記檔案管理中數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、信息過(guò)時(shí)、記錄不完整、資料不清晰或檔案管理無(wú)序等問(wèn)題卻較為嚴(yán)重。例如，由于兩代個(gè)人身份證號(hào)碼發(fā)生過(guò)調(diào)整，造成同一主體卻有不同的身份證號(hào)碼；或者以軍官證、駕照、護(hù)照等其他證件代替身份證；姓名中的生僻字用代號(hào)代替等。

2、數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)性差

數(shù)據(jù)更新嚴(yán)重滯后于實(shí)際權(quán)屬變化，信息更新不及時(shí)，不僅影響登記檔案的真實(shí)性，也嚴(yán)重影響其時(shí)效性。隨著社會(huì)不斷發(fā)展，我國(guó)城市地名、街道名等信息不斷變化，房屋坐落名稱的寫法、稱謂也在發(fā)生變化，如果房地產(chǎn)登記檔案不及時(shí)更新，很容易造成地名沖突、房產(chǎn)沖突等。

3、信息化程度低

一些地區(qū)仍然以紙質(zhì)檔案記錄為主，未能及時(shí)采用信息技術(shù)，不僅制約登記檔案的錄入與歸檔，也使得檔案查詢、管理效率很低，更為嚴(yán)重的是，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)和共享，無(wú)法在不同區(qū)域之間建立統(tǒng)一的登記檔案信息系統(tǒng)，導(dǎo)致辦公效率極低，也制約了公共管理服務(wù)水平的提升。

4、電子影像資料不完整

目前的登記檔案介質(zhì)以紙質(zhì)為主，較為單一化、平面化，而大批量集中數(shù)字化掃描很容易造成一些工作失誤，在實(shí)體檔案和數(shù)字檔案之間缺乏有效的關(guān)聯(lián)和協(xié)同。

上述問(wèn)題是由多方面因素導(dǎo)致的，既有客觀方面，也有主觀方面。從客觀方面來(lái)看，社會(huì)發(fā)展水平和信息技術(shù)應(yīng)用水平制約著檔案登記管理水平。從主觀方面來(lái)看，檔案管理工作從業(yè)人員的專業(yè)技能和職業(yè)精神有待加強(qiáng)，公共管理水平和服務(wù)意識(shí)都有待提升。因此，要改善房地產(chǎn)檔案登記管理現(xiàn)狀，解決真實(shí)性差和動(dòng)態(tài)性差、效率低、管理水平低等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效、協(xié)同的信息化管理，就要加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

三、房地產(chǎn)登記檔案管理信息化的實(shí)施

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及推廣應(yīng)用，房地產(chǎn)檔案信息化管理已成為一種趨勢(shì)，信息化管理也是現(xiàn)代檔案管理的必然趨勢(shì)，信息化管理也是提高房產(chǎn)檔案管理利用效率重要途徑之一。登記檔案管理信息化建設(shè)實(shí)施需注意以下幾個(gè)方面：

1、通過(guò)信息技術(shù)開(kāi)發(fā)利用房地產(chǎn)檔案信息，提高檔案管理水平。首先，做好已有房地產(chǎn)檔案資料的收集、歸檔和整理核查工作，再通過(guò)實(shí)施電腦化管理，將房產(chǎn)檔案資料及時(shí)輸入電腦。其次，做好新舊檔案信息之間的銜接與梳理，確保管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)是真實(shí)、準(zhǔn)確、相互對(duì)應(yīng)的。最后，實(shí)施信息化管理后所有的數(shù)據(jù)信息都進(jìn)行電腦數(shù)據(jù)和實(shí)物之間的同步與對(duì)應(yīng)核準(zhǔn)。

2、建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范電子建檔標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理與分級(jí)負(fù)責(zé)制度，是房產(chǎn)檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。完善檔案制度建設(shè)，做到職責(zé)分明、層層把關(guān)，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達(dá)到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3、轉(zhuǎn)變觀念，超前檔案管理，掌握房產(chǎn)檔案特點(diǎn)，拓寬檔案收集渠道。長(zhǎng)期以來(lái)，我們對(duì)于各類業(yè)務(wù)檔案的管理工作缺乏超前管理的意識(shí)，導(dǎo)致各類業(yè)務(wù)和檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)各自為政、檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來(lái)了困難。為了保證房產(chǎn)登記檔案資料收集齊全、完整，我們檔案人員將需要存檔的各類房產(chǎn)資料建立了檔案收件簿，了解各類業(yè)務(wù)工作存檔的分類程序和流程，對(duì)哪些檔案資料、資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。

4、加強(qiáng)對(duì)檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)。信息化管理客觀上對(duì)房產(chǎn)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。為達(dá)到房產(chǎn)檔案整理規(guī)范化的要求，對(duì)從業(yè)人員要進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技能、計(jì)算機(jī)操作水平，提升服務(wù)意識(shí)和職業(yè)精神。

5、做好信息安全工作。房地產(chǎn)檔案信息涉及重要的個(gè)人信息，也是國(guó)家經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)的重要來(lái)源，因而做好房地產(chǎn)檔案登記信息的機(jī)密性，做好網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。

四、檔案管理信息化建設(shè)的意義

房地產(chǎn)檔案管理信息化是先進(jìn)科技手段和科學(xué)管理方法與傳統(tǒng)的檔案管理方式的有機(jī)結(jié)合，是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

運(yùn)用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段來(lái)開(kāi)發(fā)和利用房地產(chǎn)檔案信息資源具有重要作用。首先，能夠有效改變傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案管理以手工處理為主、效率低下、查詢時(shí)間長(zhǎng)、共享信息差、差錯(cuò)率明顯等缺陷。其次，能極大提高檔案資源的開(kāi)發(fā)能力和利用效率，大大減少房產(chǎn)檔案管理工作人員的投入，縮短了大量事務(wù)的處理時(shí)限，不僅降低了成本，而且極大地提高了工作效率，必將使房產(chǎn)檔案管理的各個(gè)方面發(fā)生深刻變化，顯著提高房產(chǎn)檔案管理的整體水平。再其次，能有效提高公共管理水平，提升行政機(jī)構(gòu)的綜合服務(wù)水平。

在我國(guó)正在實(shí)施遏制房地產(chǎn)價(jià)格過(guò)快上漲、推動(dòng)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展的新形勢(shì)下，實(shí)施房地產(chǎn)登記檔案管理信息化具有更加重要的意義：

首先，可以為物權(quán)確認(rèn)提供重要依據(jù)，有利于維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益。翔實(shí)準(zhǔn)確地記載房地產(chǎn)權(quán)利和房屋變更記錄是審查并確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的重要依據(jù)。完備的、科學(xué)的產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理，是實(shí)施合法、規(guī)范的行政管理、物權(quán)管理的基礎(chǔ)，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)保護(hù)和維護(hù)個(gè)人權(quán)益提供了可靠的法律保障。

其次，有利于促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展。房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康發(fā)展以明晰的產(chǎn)權(quán)歸屬為前提，因而房地產(chǎn)登記檔案管理成為市場(chǎng)運(yùn)行和發(fā)展的基本保障。擁有房屋所有權(quán)使權(quán)利人在法律保障下行使占有、使用、收益、處分的權(quán)利上，房產(chǎn)交易雙方才會(huì)有安全感，房地產(chǎn)市場(chǎng)才能安全有序。

第三，維護(hù)正常的金融秩序和社會(huì)穩(wěn)定。隨著房產(chǎn)價(jià)值的上升，房地產(chǎn)引發(fā)的問(wèn)題也越來(lái)越突出，債務(wù)糾紛、房產(chǎn)糾紛、刑事案件等呈上升趨勢(shì)，通過(guò)登記檔案部門出具的物權(quán)證明能減少糾紛，避免國(guó)家、個(gè)人財(cái)產(chǎn)受損失，又促進(jìn)了社會(huì)的穩(wěn)定與和諧。

最后，可以為制定和實(shí)施更有效的房地產(chǎn)調(diào)控政策提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的依據(jù)。房地產(chǎn)政策是否科學(xué)有效的基礎(chǔ)源于完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)市場(chǎng)信息，而房地產(chǎn)登記檔案信息是房地產(chǎn)市場(chǎng)的基礎(chǔ)資料。通過(guò)真實(shí)、有效的房地產(chǎn)檔案信息統(tǒng)計(jì)與分析利用，可以更準(zhǔn)確地掌握當(dāng)前房地產(chǎn)市場(chǎng)運(yùn)行情況，了解我國(guó)居民真實(shí)的房產(chǎn)情況，從而為制定和實(shí)施調(diào)控政策提供更有力可靠的支持。

作者單位：浙江省杭州市蕭山區(qū)

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