電子文件歸檔范圍與保管期限研究

摘要：根據(jù)北京市電子文件管理需要，本文提出了制定電子文件歸檔范圍與保管期限的六條原則，并分析了電子文件歸檔范圍和保管期限應(yīng)該具備的主要內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子文件 歸檔范圍 保管期限

一、背景

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和政務(wù)信息化建設(shè)的不斷深入，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在公務(wù)活動(dòng)中形成了大量具有保存價(jià)值的電子文件。日前，國(guó)家在《電子文件管理暫行辦法》中明確要求電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密的基本原則。電子文件的歸檔工作是電子文件從辦理周期到后生命周期的關(guān)鍵過(guò)渡環(huán)節(jié)，做好電子文件歸檔工作是實(shí)現(xiàn)電子文件全生命周期管理的重要任務(wù)。一方面，電子文件較之傳統(tǒng)載體文件，內(nèi)容更加廣泛，數(shù)量更多，由于電子文件與傳統(tǒng)載體文件在存放方面相比具有占用庫(kù)房環(huán)境小、保存空間拓展容易的優(yōu)勢(shì)，使得各單位在進(jìn)行電子文件歸檔的過(guò)程中極易產(chǎn)生“有文必檔”的現(xiàn)象，造成極大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。但另一個(gè)不可忽略的問題是大量電子文件在長(zhǎng)期保存過(guò)程中所產(chǎn)生的存儲(chǔ)載體壓力。要知道，不管是磁盤陣列還是磁帶庫(kù)、光盤，在不斷擴(kuò)容的過(guò)程中所產(chǎn)生的經(jīng)費(fèi)壓力是不容小視的，對(duì)于一個(gè)單位來(lái)說(shuō)電子文件的存儲(chǔ)空間壓力和傳統(tǒng)載體文件的存放空間壓力同樣是需要考慮的重要問題。因此，電子文件在歸檔時(shí)既要避免“有文必檔”，又要確保“應(yīng)歸盡歸”，同時(shí)必須根據(jù)電子文件的特質(zhì)，適當(dāng)擴(kuò)大電子文件的歸檔范圍，其保管期限也可以適度放寬。此外，根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令第十條的要求，在確定電子文件的歸檔范圍時(shí)除文件正本外還要考慮元數(shù)據(jù)等。

二、必要性

筆者認(rèn)為對(duì)電子文件的歸檔管理，有必要在參照傳統(tǒng)載體文件歸檔范圍及其保管期限的基礎(chǔ)上，做專門的研究并制訂出符合電子文件特質(zhì)的且更為專業(yè)的《電子文件歸檔范圍和保管期限表》?？梢哉f(shuō)，電子文件的歸檔范圍及其保管期限研究是我國(guó)目前電子文件管理領(lǐng)域中的一個(gè)較為重要的課題，國(guó)家和省級(jí)檔案行政管理部門有必要就電子文件歸檔范圍和保管期限表的編制提出指導(dǎo)性的意見，解決當(dāng)前普遍使用傳統(tǒng)載體文件歸檔范圍和保管期限界定電子文件的問題。北京市檔案局根據(jù)當(dāng)前電子文件管理形勢(shì)和國(guó)家有關(guān)要求，已經(jīng)正式啟動(dòng)了《北京市電子文件歸檔范圍與保管期限表編制指南》的研究工作，通過(guò)對(duì)全市電子文件管理現(xiàn)狀的深入摸底，科學(xué)研究符合電子文件特點(diǎn)的歸檔范圍，明確保管期限，力爭(zhēng)1至2年內(nèi)出臺(tái)《北京市電子文件歸檔范圍和保管期限表編制指南》。

三、歸檔范圍與保管期限的原則

（一）原生性原則

在歸檔范圍內(nèi)的電子文件必須具備原生性，確保其為唯一原件，載體具有唯一性、內(nèi)容具有原始性、真實(shí)性和完整性。以下幾種形式的電子文件不屬于歸檔范疇，但可以作為檔案的副本進(jìn)行收集，為檔案的利用提供便利。

1．傳統(tǒng)載體文件的數(shù)字化副本；

2．具有憑證效力的其他載體類型的文件，電子文件僅為起草的稿件時(shí)，如某份電子文件起草后打印為紙質(zhì)版本并用印，該份電子文件不在歸檔范圍內(nèi)。

（二）一體化原則

電子文件的歸檔范圍和保管期限不應(yīng)局限于文書類檔案，可同時(shí)包括各單位的業(yè)務(wù)檔案，既包括文檔類的文件，也包括音像、照片、設(shè)計(jì)圖紙、多媒體等各類文件。

（三）特有性原型

鑒于電子文件與其他傳統(tǒng)載體文件具有差異的同時(shí)，文件內(nèi)容具有一定的共通性，歸檔范圍和保管期限中應(yīng)只界定電子文件所特有的部分，共通的部分執(zhí)行諸如文書類文件材料歸檔范圍和保管期限等有關(guān)規(guī)定。在歸檔范圍方面，電子文件可能包括但不限于以下幾種特質(zhì)。

1．生成環(huán)境：可能包括OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、文檔交換系統(tǒng)等不同的信息系統(tǒng)；

2．稿本類別：考慮到電子文件在其長(zhǎng)期保存過(guò)程中的數(shù)次遷移過(guò)程中可能丟失在原件中的修改痕跡，需要對(duì)歸檔的稿本作出特別要求，如重要文件應(yīng)保留歷次經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)或部門修改的版本，一般文件僅保留定稿等；

3．組成方式：電子文件較傳統(tǒng)載體文件組成方式更為復(fù)雜，電子文件在歸檔過(guò)程中應(yīng)同時(shí)歸檔其元數(shù)據(jù)和不同版本的稿本等。

（四）歸檔范圍適度放寬原則

電子文件歸檔范圍要比傳統(tǒng)載體文件的歸檔范圍更寬泛?？梢哉f(shuō)，在紙質(zhì)文件歸檔時(shí)，遇到的可歸可不歸，但對(duì)今后工作具有一定查考價(jià)值的一類文件，在電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)進(jìn)行歸檔。比如，紙質(zhì)文件歸檔強(qiáng)調(diào)結(jié)論性和總結(jié)性的材料而忽略過(guò)程性、具體性材料，但在電子文件歸檔時(shí)則可以同時(shí)歸檔，以記錄很多工作的發(fā)展情況。

（五）保管期限適度延長(zhǎng)原則

由于電子文件的特性，決定了它所具有海量存貯、快速查找等優(yōu)勢(shì)，方便了檔案的保管和利用。所以，在電子檔案的保管期限上較傳統(tǒng)載體檔案可以適當(dāng)延長(zhǎng)?？梢圆扇〉姆椒ㄊ牵?/p>

1．在歸檔時(shí)，同一類內(nèi)容的電子文件保管期限可以與傳統(tǒng)載體文件一致，也可以適當(dāng)延長(zhǎng)，但不能縮短；

2．在保管期限的劃分上，電子文件總體上可以劃分為兩大類，即進(jìn)館與不進(jìn)館兩大類，在不進(jìn)館一類按保存年限劃分若干檔次，比如10年、30年和50年。

（六）產(chǎn)生者歸檔原則

為避免檔案管理系統(tǒng)中包含大量同份文件，產(chǎn)生難以辨別最終稿本的問題，電子文件應(yīng)以誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)歸檔為原則，且遵從立卷改革的有關(guān)要求，一般不對(duì)來(lái)文進(jìn)行歸檔，但當(dāng)來(lái)文辦理過(guò)程中產(chǎn)生了重要的承辦信息，應(yīng)予以歸檔。

四、電子文件歸檔范圍和保管期限的主要內(nèi)容

（一）遵循國(guó)家檔案局8號(hào)令

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)非常完善，在制訂電子文件歸檔范圍和保管期限的過(guò)程中需要注意內(nèi)容上不與8號(hào)令重復(fù)，只編寫具有電子文件特質(zhì)的部分即可，將國(guó)家檔案局8號(hào)令作為重要的引用文件直接引入電子文件歸檔范圍和保管期限，遵循其中全部符合電子文件歸檔要求的內(nèi)容。

（二）歸檔范圍涵蓋的信息系統(tǒng)類型

需要深入調(diào)研本地區(qū)檔案移交單位的信息系統(tǒng)建設(shè)情況，這部分并非是要接收信息系統(tǒng)本身，而是要研究都有哪些信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)需要納入到電子文件接收范圍，比如部分單位使用獨(dú)立的專業(yè)系統(tǒng)處理重要的業(yè)務(wù)工作，部分單位經(jīng)常使用郵件系統(tǒng)傳遞部門間工作的商洽函，部分單位為便于工作文件或研究文件的共享建設(shè)了文檔交流平臺(tái)等。因此，歸檔范圍不應(yīng)僅包含存儲(chǔ)于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）中的文件，對(duì)其他各類系統(tǒng)，均應(yīng)接收其存儲(chǔ)的重要的、應(yīng)歸檔的電子文件，包括但不限于各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、文件交流平臺(tái)等。

（三）歸檔范圍涵蓋的文件類型

電子文件的歸檔范圍不應(yīng)只包括文書類文件，由于電子文件的存儲(chǔ)特性，完全可以在接收工作開展之初就將文書類、科技類和其他業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過(guò)程中產(chǎn)生的各種專業(yè)檔案類型一并考慮，這就需要專門調(diào)研本地區(qū)各立檔單位的檔案產(chǎn)生條件，做到不遺漏的同時(shí)，也不能盲目擴(kuò)充，在對(duì)檔案價(jià)值科學(xué)分析的基礎(chǔ)上，確定好電子文件歸檔范圍中應(yīng)包括的各種文件類型。

（四）歸檔范圍和保管期限的主體部分

可以參照國(guó)家檔案局8號(hào)令的編寫方式，在不與8號(hào)令沖突的基礎(chǔ)上，根據(jù)電子文件的特性，重點(diǎn)研究在電子文件接收過(guò)程中應(yīng)擴(kuò)大的范圍是哪些。如機(jī)關(guān)在制訂法規(guī)政策性文件過(guò)程中形成的，對(duì)最終文件的形成具有一定描述意義、能夠表達(dá)文件的制訂歷程的過(guò)程文件等。如單位內(nèi)部各處室在洽商業(yè)務(wù)的過(guò)程中形成的具有一定查考意義的工作文件等。利用電子文件存儲(chǔ)便捷的特點(diǎn)，都可以列入歸檔范圍。而對(duì)于保管期限，同樣由于存儲(chǔ)和維護(hù)的便捷，可以相應(yīng)延長(zhǎng)。

（五）歸檔的元數(shù)據(jù)項(xiàng)

元數(shù)據(jù)采集是電子文件在歸檔過(guò)程中與傳統(tǒng)載體檔案最大的不同，也是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，科學(xué)的設(shè)計(jì)元數(shù)據(jù)采集項(xiàng)并完整收集對(duì)保障電子檔案在長(zhǎng)期保存過(guò)程中的真實(shí)、完整、可用和安全具有重要意義。因此，電子文件應(yīng)歸檔的元數(shù)據(jù)項(xiàng)是歸檔范圍中不可缺少的一個(gè)重要內(nèi)容。針對(duì)不同類型的電子文件，所需要采集的元數(shù)據(jù)項(xiàng)是不同的，如文本格式、圖像格式、聲像格式和圖紙、多媒體等各類專業(yè)格式。這些都要分別研究和確定，研究工作要建立在對(duì)本地區(qū)各立檔單位所存在的文件格式深入調(diào)研的基礎(chǔ)上。對(duì)于一些地區(qū)已經(jīng)發(fā)布過(guò)元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的，可以在歸檔范圍中直接采標(biāo)。

作者單位：北京市檔案局