簡議實物檔案的歸檔范圍

摘要：實物檔案是國家檔案資源的重要組成部分，在記錄歷史、傳承文化等方面具有重要作用，但是，由于理論上尚未完成對實物檔案的邏輯思考，實踐上缺乏統(tǒng)一指導(dǎo)，各地各單位歸檔范圍不甚統(tǒng)一。本文從分析實物檔案的檔案屬性入手，對實物檔案歸檔范圍及工作中一些具體問題的處理提出了看法和建議。

關(guān)鍵詞：實物檔案 歸檔范圍 歸檔原則

如何準(zhǔn)確界定實物檔案的歸檔范圍一直是實物檔案管理工作中的一個難點，究其主要原因，是因為沒有對實物檔案形成清晰、統(tǒng)一的認識。本文認為，做好實物檔案歸檔工作的前提是正確認識實物檔案的檔案屬性，并以此為基礎(chǔ)在實踐中準(zhǔn)確把握實物檔案的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)。

一、實物檔案的學(xué)理分析

1．“實物檔案”的檔案屬性

在實物檔案工作開展過程中，檔案學(xué)界對“實物檔案”究竟是否屬于“檔案”的質(zhì)疑和爭論一直不斷。一般爭論各方都不否認，實物檔案也是直接形成于國家機構(gòu)、社會組織以及個人的社會活動，是單位歷史的真實記錄和社會活動的客觀見證，也具有重要的利用和查考價值。但引起爭議的是有一部分學(xué)者認為，檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性或以備查考性，主要是憑借記錄在不同載體上的文字符號起到憑證和參考作用，其上位概念是文獻，概念的外延是文字、圖表、聲像等符號形式的記錄，而實物不是以文字、圖表、聲像等符號形式記錄和反映歷史，需要人們加以說明、考證和研究才能起到依據(jù)、憑證作用①，明顯不符合上述條件，所以不是檔案，不能歸入檔案的范疇。

從檔案學(xué)理論的發(fā)展歷程來看，檔案的概念并不是一成不變的，一直隨著社會發(fā)展而變化，隨著“文獻”的概念外延從傳統(tǒng)的用文字與紙張記載的書面材料拓展至模型、繪畫等，再至記錄有知識的一切載體，檔案概念的外延也已經(jīng)從“文書材料”擴大至“文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄”②，再至“各種門類和載體的歷史記錄”③。

不僅如此，如果我們認真分析起來，圖表、聲像等非文字形式的符號記錄實際上也并不能直接起到憑證和參考作用，它們必須輔以必要的文字說明，才能發(fā)揮檔案的作用，在這點上它們和實物并沒有本質(zhì)的區(qū)別。既然我們已經(jīng)將圖表、聲像列入檔案的范疇，也就沒什么理由不能接納實物。

事實上，從記錄歷史的功用來看，實物檔案是文字、圖表、聲像等記錄的必要補充，把實物納入檔案的范疇，能夠更加完整地記錄和反映歷史，更好地維護單位歷史的完整性、積淀和傳承組織文化。正因為如此，國內(nèi)外許多檔案部門都收集和保存了大量實物。

從上述分析可見，國家機構(gòu)、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的各種有保存價值的實物符合檔案的本質(zhì)屬性，那些對單位、國家和社會有保存價值的實物應(yīng)該作為檔案列入歸檔范圍。

2．實物檔案與文物的區(qū)別

“實物檔案”學(xué)術(shù)之爭的另一個焦點是有人認為，實物檔案實際上是“文物”，檔案部門收集和管理實物，是代行了文物部門的職責(zé)，會混淆檔案部門與文物部門的職能，還有一些人認為這實際上是一種收藏，因此稱之為“檔案部門的實物收藏”或“藏品”?，F(xiàn)實工作中，也確實有一些檔案館或單位檔案部門收集了本地區(qū)歷史上的印章、錢幣、徽章等，并將之稱為實物檔案，由此更加深了人們的質(zhì)疑。但是本文認為，實物檔案與文物之間確實有密切的關(guān)系，但也存在明顯的區(qū)別。

首先，文物的價值與檔案的價值完全不同，文物是通過歷史性、科學(xué)性、藝術(shù)性、社會性和經(jīng)濟性幾個方面來體現(xiàn)其價值，只有具有上述價值的才可以是文物。顯然，檔案部門收集實物時并不以此為指標(biāo)，而且實物檔案在沒有成為重大“歷史”事件和重要“歷史”人物的歷史見證之前，可以是檔案，但算不上文物。以此說來，檔案部門特別是單位檔案部門保存的實物檔案中，會有一部分成為文物，但更多的實物檔案還不能達到“文物”的級別，只是在局部范圍內(nèi)特別是本單位具有保存價值。不僅如此，按照《文物法》和有關(guān)規(guī)定，一件物品只有經(jīng)過文物行政部門的規(guī)范程序認定后才能成為“文物”，并受到國家保護。而更多沒有達到文物級別、沒有被文物部門認定、只對某個單位具有重要保存價值的“實物”也不會列入文物部門管理范圍內(nèi)。

其次，文物部門收集和保管文物時，重點考慮文物的國家和社會價值，一般不會限定其是否來源于同一個地區(qū)或單位等，而檔案的收集和鑒定則要嚴(yán)格遵守來源原則，以本單位職能活動中形成和征集的、具有保存價值的實物為收集范圍，不是本單位職能活動中形成的、對今后本單位工作沒有查考和利用價值的實物，就不應(yīng)列入本單位實物檔案歸檔范圍。這應(yīng)該是文物與實物檔案的一個重要區(qū)別。

所以，檔案部門收集和保管實物并不是代行文物部門的職責(zé)，實物檔案工作與文物保護工作不僅沒有太大的沖突，而且由于檔案部門對實物的全面收集和管理，還能有效避免那些潛在文物的散失和受到破壞，為文物的收集和保護奠定基礎(chǔ)。

二、實物檔案歸檔工作中

一些具體問題的處理

1．超大超重或無法移動型、不是社會組織或個人在社會活動中形成的實物不應(yīng)列為實物檔案

在實物檔案是否是檔案的學(xué)術(shù)之爭中曾有人擔(dān)心，如果實物是檔案，那么橋梁、大樓、車床等就都可以是檔案，而這些是檔案部門無力收藏和保管的；還有一些單位將科考活動中采集到的巖芯、化石等列入實物檔案，引起了一些爭議。其實這些問題在文物學(xué)界也存在過，現(xiàn)在已基本得到解決，我們可以從中得到一些借鑒：

《保護世界文化和自然遺產(chǎn)公約》（簡稱《世界遺產(chǎn)公約》）中將物質(zhì)文化遺產(chǎn)分為歷史文物、歷史建筑、人類文化遺址三類，像故宮、趙州橋、盧溝橋之類的歷史建筑和無法移動的文化遺跡可以是文物保護單位，但不算作文物。檔案部門也不必勉強將那些難以收藏的超大、超重和無法移動型的實物劃入實物檔案歸檔范圍。

同樣，文物學(xué)界還認為，只有那些人類社會活動中創(chuàng)造的產(chǎn)物才能算作是文物，化石、恐龍蛋等雖然歷史很長，但不是人類社會活動中創(chuàng)造的產(chǎn)物，所以不是文物。

從檔案的概念和特點出發(fā)，實物檔案也應(yīng)該是經(jīng)由社會組織和個人在社會活動中形成，自然形成物以及非本機關(guān)、家庭和個人在社會活動中形成的實物不能算作實物檔案。例如，那些在科學(xué)考查活動中獲得的化石、巖芯等雖然在科學(xué)研究活動中有重要的參考價值，但不能算是檔案，只能是專業(yè)資料，應(yīng)該由專業(yè)部門負責(zé)管理。2008年國土資源部印發(fā)了《實物地質(zhì)資料管理辦法》，規(guī)定由國家和省級實物地質(zhì)資料館藏機構(gòu)負責(zé)篩選、采集、驗收、整理、保管實物地質(zhì)資料，已經(jīng)很好地解決了這個問題。

2．正確把握實物檔案鑒定工作的原則和標(biāo)準(zhǔn)， 注重體現(xiàn)本單位主要職能活動的、獨具特色的各種實物檔案的收集

目前，各單位收集的實物檔案普遍以榮譽類、證章類、贈品禮品類等為主體，但是不少單位對這些實物檔案的收集顯得過濫，使實物檔案顯得比較龐雜。在收入這類實物時，檔案部門既要秉著歷史的、全面的、長遠的觀點，也要正確把握檔案鑒定的職能標(biāo)準(zhǔn)、來源標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，把收集的重點放在體現(xiàn)本單位主要職能活動的各種實物檔案上，同時避免大量收進非本機關(guān)主要職能活動中形成的、在職能、來源、內(nèi)容方面價值不高的實物。

另外，不少單位對于本單位職能活動中形成的其它各種有重要保存和利用價值的實物的收（征）集也顯得較為薄弱，從而影響本單位檔案的整體價值，也不能很好地體現(xiàn)本單位檔案的特色。由于這類實物缺乏共性或普遍性特征，很難在檔案行政管理部門編制的實物檔案歸檔范圍中統(tǒng)一加以明確描述或規(guī)定，因此，要求基層檔案工作者具備一雙“檔案眼”，隨時發(fā)現(xiàn)那些具有檔案價值、有特色的實物，這樣才能使本單位的實物檔案更具特色，更能全面和深度反映本單位的歷史面貌。

總之，認真研究實物的檔案屬性和價值、準(zhǔn)確把握實物檔案的鑒定原則，是準(zhǔn)確界定實物歸檔范圍的兩個重要前提，也是整個實物檔案工作的基礎(chǔ)，非常值得繼續(xù)加以思考和關(guān)注。

注釋：

①王巍.“實物檔案”不是檔案家族的新成員[J].北京檔案，2008，(03):36-37.

②中華人民共和國檔案法

③國家檔案局第8號令. 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

參考文獻：

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[8]李明華． 機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定 問題解答[J]．北京:中國檔案出版社，2007:82-85

作者單位：北京聯(lián)合大學(xué)應(yīng)用文理學(xué)院

北京市信息科學(xué)研究所 北京市檔案局