檔案學(xué)前端控制思想的學(xué)術(shù)淵源和實踐需求

摘要:本文從歷史的角度介紹了檔案學(xué)前端控制思想的學(xué)術(shù)淵源、研究歷程和產(chǎn)生背景，論述前端控制思想的基本內(nèi)容、理論基礎(chǔ)和實踐需求，分析了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的前端控制思想的學(xué)術(shù)發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞:前端控制 電子文件 生命周期 元數(shù)據(jù)

隨著檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的發(fā)展和技術(shù)的進步，前端控制的思想被不斷賦予新的內(nèi)容。20世紀末和本世紀初的前后十年，檔案學(xué)界長期基于紙質(zhì)文件的研究而建立起來的基礎(chǔ)理論受到電子文件的強烈沖擊。前端控制思想（也有學(xué)者在論述中將其稱為前端控制原則）是檔案學(xué)界針對電子文件的出現(xiàn)所帶來的檔案工作流程和工作內(nèi)容的變化而做出的理論回應(yīng)，體現(xiàn)著新的管理環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案學(xué)理論與實踐的發(fā)展趨勢。

一、 檔案學(xué)前端控制的學(xué)術(shù)淵源和研究歷程

為應(yīng)對電子文件的出現(xiàn)及電子文件對檔案管理工作的影響，檔案學(xué)界在重新審視相關(guān)基礎(chǔ)理論的同時，對前端控制的思想不斷進行梳理并完善。在這一過程中，國內(nèi)外檔案學(xué)界起初是并沒有明確提出“前端控制”的概念，只是在理論的發(fā)展中體現(xiàn)著這一思想。

前美國國家檔案與文件局局長詹姆斯·羅茲在其1983年的一份研究報告中提出，“文件生命周期包括四個階段：文件的形成階段、文件的利用和維護階段、文件的處理階段和檔案管理階段?！盵1]他進而認為，“一個綜合文件管理系統(tǒng)將與一個組織的文件在其完整的生命周期的每一件事情有關(guān)?！盵2]

日本學(xué)者作山宗久（Munehisa Sakuyama）在《文件生命周期》一書（1995 年出版）中提到，“與其當(dāng)辦公室內(nèi)文件太多時煩惱不堪，不如在文件產(chǎn)生的前期就加以控制更有效果?！盵3]

國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》（草案）將對電子文件的“干預(yù)時機”確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，將原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到最前端，并主張“在文件形成前就采取行動”。[4]這體現(xiàn)出該委員會對檔案館參與前端控制的重視。

國內(nèi)以馮惠玲、劉家真、劉越男等為代表的知名學(xué)者緊跟時代步伐，幾乎與國際檔案界同步關(guān)注電子文件這一新的文件形態(tài)的出現(xiàn)對檔案學(xué)界的影響并積極向國內(nèi)介紹當(dāng)時國際檔案界對相關(guān)問題與現(xiàn)象的研究進展，同時對前端控制思想進行著積極的研究和梳理。

馮惠玲指出，“在系統(tǒng)設(shè)計階段即考慮作為檔案保管的要求，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中……強調(diào)前端控制并不意味著一切依賴于設(shè)計，檔案工作者在電子文件的形成和維護階段還有許多事要做，以彌補系統(tǒng)設(shè)計的缺陷，監(jiān)督系統(tǒng)的運行和使管理活動得以延續(xù)，保證電子文件在其整個生命周期受到嚴密的控制?！盵5]

劉越男指出，“檔案界將文件和檔案看成同一事物的兩個不同階段由來已久……直到電子文件時代，在很多經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，檔案界才肯定地說應(yīng)在文件階段就施加控制， 即前端控制?！彼M而提出，“‘前端控制’并不是電子文件時代全新的思維，其萌芽產(chǎn)生于電子文件出現(xiàn)以前，我們認為前端控制思維是近一個世紀以來檔案界不懈努力的結(jié)晶。”[6]

二、檔案學(xué)前端控制的產(chǎn)生背景

檔案前端控制的提出有著廣泛的社會背景和技術(shù)背景。電子文件的產(chǎn)生、文件數(shù)量的激增和文件保存的困難性加大使檔案學(xué)界意識到傳統(tǒng)的檔案學(xué)理論在應(yīng)對電子文件的管理時明顯力不從心，于是開始有意識地從理論和實踐層面分別尋求突破，主流的檔案學(xué)傳統(tǒng)理論都開始針對電子文件的內(nèi)容、載體、特性等進行理論的拓展和升級。如果我們僅從檔案學(xué)專業(yè)自身來看，前端控制的提出主要源于以下因素：

2.1 文件形態(tài)的變化

電子文件有別于紙質(zhì)文件的的最大特點是記錄信息的方式和載體的不同，其主要特點為信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性等。[7]

“在手工文件保管系統(tǒng)中，不管是文件格式還是整理順序的變化都能實實在在的反映出來，但是在電子系統(tǒng)中的格式和順序只是邏輯概念。在電子文件保管系統(tǒng)中，針對文件系列的著錄可能是軟件、數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的邏輯電路的組成部分，也可能沒有包含在電子文件系統(tǒng)之中?！盵8]文件的特征是內(nèi)容固化和形式穩(wěn)定。對于紙質(zhì)文件而言，其內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)是同時固化在同一載體（紙張）上的，任何一個要素發(fā)生變化，都會在紙質(zhì)載體上表現(xiàn)出來。只要保存紙質(zhì)文件的完整性，其文件本質(zhì)（即憑證價值）就不會損壞。而電子文件的情況則完全不同。電子文件在其整個生命周期的運行過程中，其內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個要素在任何一個環(huán)節(jié)都可能被改變且不受載體的制約，關(guān)鍵的問題是電子文件的使用者和管理者輕易無法察覺這些變化，除非在電子文件的形成階段從管理與技術(shù)兩個方面采取措施，這是由電子文件的“信息與特定載體之間的可分離性”這一特點所決定的，解決的辦法就是引用前端控制思想從電子文件的形成階段開始“干預(yù)”。

2.2 文件數(shù)量的激增

隨著人類社會活動的增多，人類社會的信息量呈幾何增長的趨勢。信息的復(fù)制靠鼠標就可輕松實現(xiàn)，信息的雜亂降低著人們查找和獲取信息的效率?！靶畔⒈ā?、“信息超載”、“信息疾病”等說法和現(xiàn)象帶給人類無限的焦慮，正如前美國檔案工作者協(xié)會主席杰拉爾德·漢姆所言，“信息過載現(xiàn)象逐漸嚴重，信息的判斷比信息的處理和獲取顯得更為關(guān)鍵”。[9]與此相對應(yīng)，“文件雪崩”的現(xiàn)象不可避免，電子文件的出現(xiàn)并逐步成為主流的文件形式加劇了人們的這種焦慮程度。從檔案學(xué)科的視角出發(fā)，解決信息污染的方式之一就是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)對電子文件實施“全程管理原則”，而前端控制思想與這些理論和原則相契合。

2.3 文件保存的困難

保證電子文件內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三要素不被修改是保障電子文件真實性和完整性的前提。在電子文件整個生命周期中可能影響電子文件真實性和完整性的環(huán)節(jié)主要包括：捕獲時格式的轉(zhuǎn)換、文件的復(fù)制、存取過程、保存與維護過程、系統(tǒng)的維護過程和存儲系統(tǒng)更新?lián)Q代。[10]電子文件的“信息的非人工識讀性”和“系統(tǒng)依賴性”等特點使電子文件即使在保證了內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個要素不被改變的情況下，也要應(yīng)對計算機軟硬件平臺升級換代所面臨的信息遷移等問題。電子文件存儲介質(zhì)的損壞、文件格式和存儲技術(shù)的過時以及軟硬件的兼容性問題，都會給電子文件帶來風(fēng)險。目前可行的解決方案無論是管理方法（如，行政手段出具證明或權(quán)威機構(gòu)認證等）還是技術(shù)手段（如，數(shù)字簽名、數(shù)字證書、數(shù)字水印和公共密鑰等）都體現(xiàn)著前端控制的思維。

三、 檔案學(xué)前端控制的基本內(nèi)容

對于“前端控制”，眾多學(xué)者在文獻中都給出過不同的描述。

劉越男認為，“所謂‘前端控制’，是指針對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段) 就對文件形成一直到歸檔整個過程給予通盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督?！盵11]

馮惠玲認為，“前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程……是對整個管理過程的目標、要求和規(guī)劃進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實現(xiàn)……是實現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，是全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)?！盵12]

正如不少學(xué)者指出的，前端控制，是電子文件時代檔案界在總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上提出的將控制環(huán)節(jié)提前到文件形成階段的一個管理概念。這一概念的提出又促使檔案學(xué)界反思是否它也適用于紙質(zhì)或其它載體的檔案，后經(jīng)不斷探討發(fā)現(xiàn)不但其適用而且在電子文件產(chǎn)生前一些檔案學(xué)理論和實踐就體現(xiàn)著前端控制的思想，只是沒有系統(tǒng)地總結(jié)和表述罷了，直到電子文件產(chǎn)生后才促進了這一思想的提出和完善。

前端控制這一學(xué)術(shù)思想涉及多個檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，體現(xiàn)著檔案學(xué)術(shù)理論的發(fā)展脈絡(luò)。前端控制思想與檔案學(xué)傳統(tǒng)的“文件生命周期”、“文件連續(xù)體”理論以及現(xiàn)在廣受矚目的“新來源觀”、“知識服務(wù)”等存在著有機的聯(lián)系。尤其在新的技術(shù)環(huán)境下，對電子文件的本質(zhì)進行研究，有利于把握電子文件前端控制的內(nèi)容與實質(zhì)，有利于電子文件前端控制的實現(xiàn)。隨著技術(shù)環(huán)境的變化和檔案學(xué)理論的不斷發(fā)展，檔案學(xué)界對前端控制這一概念認識，還在不斷的深化和拓展。

四、 檔案學(xué)前端控制的實踐需求

前端控制作為一個概念的提出到進入理論層面的探討，反映了檔案學(xué)界對電子文件管理進行研究的整個歷程。在實踐層面，前端控制思想的體現(xiàn)可以從行業(yè)和技術(shù)二個維度進行觀察。

在高校，《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定，“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”是高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)之一。目前許多高校已開始運用“前端控制”原則將對電子文檔的干預(yù)時段放在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計階段，把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多“后控制”手段提到前端，提前介入到高校各系、部、處及其它職能部門的歸檔工作中，以扭轉(zhuǎn)信息資源分散、缺乏統(tǒng)一規(guī)劃的狀況。

目前醫(yī)療機構(gòu)對電子病案（簡稱EMR）和電子保健檔案（簡稱HER）給予了格外的重視，因為病案信息是醫(yī)院信息的基礎(chǔ)。電子病案和電子保健檔案主要包括病史、診斷（會診）記錄、醫(yī)囑、檢查結(jié)果、護理記錄、出院（死亡）記錄等等，是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息技術(shù)在醫(yī)學(xué)領(lǐng)域應(yīng)用的必然。對電子病案和電子保健檔案實施前端控制，有利于病案管理系統(tǒng)提前介入電子病案和電子保健檔案的形成階段，從而建立一個完整的、全程概念的管理體系，以保證電子病案和電子保健檔案的真實性和有效性。

另外，城市重點建設(shè)項目和大型集團企業(yè)的項目實施，也開始重視運用前端控制理論對項目進程中各階段形成的紙質(zhì)文檔、聲像檔案及電子文件實施一體化管理模式。[13] [14]

前端控制在技術(shù)層面主要體現(xiàn)在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的設(shè)計和元數(shù)據(jù)的處理等方面。文件的完整性是保證其憑證價值的基礎(chǔ)，在進行電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計時，要包含能夠標識文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景的元數(shù)據(jù)，從而將檔案管理工作提前至文件生命周期的最初階段。

五、 學(xué)術(shù)爭議和展望

前端控制是以“文件生命周期”和“文件連續(xù)體”等理論為基礎(chǔ)、針對不斷發(fā)展的技術(shù)環(huán)境而逐步發(fā)展的一個管理原則，而“文件生命周期”和“文件連續(xù)體”等理論又具有明顯的時代局限性，加之新技術(shù)的更新，前端控制的思想內(nèi)核也在隨著時間的推移而不斷受到質(zhì)疑并不斷被完善。在電子文件環(huán)境下，前端控制是電子文件管理活動中不可或缺的一項特有原則。而在電子政務(wù)環(huán)境和知識管理的時代需求下，前端控制又開始表現(xiàn)出了局限性。有學(xué)者指出，“有必要跳出檔案工作相對狹隘的范圍，轉(zhuǎn)入電子政務(wù)領(lǐng)域，以更大的視角，把文件與檔案管理納入電子政務(wù)的政務(wù)信息管理進行問題分析與問題解決，從文件生成的源頭就對政務(wù)信息管理流程進行優(yōu)化重組，用頂層設(shè)計與源頭控制代替前端控制，來研究電子政務(wù)相關(guān)部門做什么，檔案部門做什么，從而解決電子政務(wù)環(huán)境中政務(wù)信息的有效管理與開發(fā)利用問題?！盵15]

從目前電子文件管理相關(guān)法規(guī)、標準和科研項目實施情況來看，前端控制思想在新環(huán)境下會不斷地被修訂。例如， 在云計算環(huán)境下，如何運用前端控制思想維護檔案的功能和檔案整個生命周期的完整，如何維護檔案以及元數(shù)據(jù)之間的鏈接， 是擺在我們面前的一個重要問題。[16]

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子文件對傳統(tǒng)的檔案管理模式、工作流程和理論體系等的沖擊，會不斷引發(fā)檔案學(xué)界對前端控制進行深層次的思考。前端控制有著深刻的理論淵源和現(xiàn)實基礎(chǔ)，對其內(nèi)涵不斷發(fā)展，對避免社會記憶的缺失、保持文化的傳承具有積極的促進作用。

參考文獻：

[1] 詹姆斯·羅茲著，孫鋼譯，何嘉蓀校.檔案和文件管理在國家信息系統(tǒng)中的作用—文件檔案管理規(guī)劃（RAMP）研究[C].浙江檔案，1984，(06):32

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[10] 劉家真.電子文件管理—電子文件與證據(jù)保留[M]，北京:科學(xué)出版社，2009:63-64

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[14] 李軍.加強工程項目檔案的前端控制—中國寰球工程公司對工程項目文檔一體化管理模式的探索[J].中國檔案，2008，(09)

[15] 傅榮校，韓云云.前端控制與源頭控制的政務(wù)信息管理模式比較[J].檔案學(xué)通訊，2008（04）

[16] Guidance on Managing Records in Cloud Computing Environments ，http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2010/2010-05.html，2012-7-23

作者單位:秦皇島市人民政府節(jié)約用水辦公室