高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策

摘要：高校學(xué)生管理具有極其重要的意義，因而，面對高校學(xué)生管理管理中存在的問題，我們必須積極應(yīng)對，采取相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案管理；問題；對策

高校學(xué)生檔案是對學(xué)生以往學(xué)習(xí)成績、品德修養(yǎng)及個(gè)人特長等的直觀記錄，因而學(xué)生檔案管理可以說是高校管理培養(yǎng)學(xué)生水平的直觀體現(xiàn)。但隨著高校擴(kuò)招規(guī)模越來越大，以往學(xué)生檔案管理方法中存在的問題也日益凸顯，這給高校學(xué)生檔案工作提出了新的挑戰(zhàn)。

一、當(dāng)前形勢下加強(qiáng)離校畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理的重要意義

（一）有利于畢業(yè)生在校期間的管理

第一，加強(qiáng)對高校學(xué)生的檔案管理，能夠?qū)υ谛Ｉ鸬奖O(jiān)督鼓勵(lì)的作用。高校學(xué)生檔案評價(jià)指標(biāo)為學(xué)生在校行為提出了較為明確的準(zhǔn)則，它鼓勵(lì)學(xué)生進(jìn)行一些有利于自身人格學(xué)業(yè)進(jìn)步的行為，同時(shí)也對某些素質(zhì)低下的行為提出了約束。

第二，加強(qiáng)并規(guī)范高校畢業(yè)生檔案管理工作，有利于學(xué)生養(yǎng)成自我監(jiān)督、自主學(xué)習(xí)的好習(xí)慣，最終自由而健康的發(fā)展。學(xué)生檔案是在校生綜合素質(zhì)的客觀記錄，對學(xué)生在校期間與畢業(yè)之后的生活學(xué)習(xí)起到了巨大的影響。因而無論是出于對在校時(shí)評先評優(yōu)成績的考慮或是對離校后就業(yè)及人生前景的展望，學(xué)生都會(huì)潛移默化地趨利避害，既可以主動(dòng)為自己人生理想奮斗，同時(shí)也避免了一些會(huì)給學(xué)生檔案留下污點(diǎn)的行為，這是大學(xué)生自我成長過程中的重要一環(huán)。

（二）有利于用人單位擇優(yōu)選聘人才

高校畢業(yè)生檔案記錄了學(xué)生在校期間的綜合素質(zhì)及獎(jiǎng)懲情況，這為用人單位了解畢業(yè)生提供了巨大的幫助。通過規(guī)范的學(xué)生檔案，用人單位可以簡潔明了地對學(xué)生能力素質(zhì)進(jìn)行客觀了解、評價(jià)，避免了主觀臆斷對雙方產(chǎn)生的不良影響，有利于單位擇優(yōu)選聘人才。

二、目前離校大學(xué)生檔案管理存在的主要問題

（一）不能全面客觀反映學(xué)生的能力素質(zhì)

我國高校大學(xué)生檔案長期以來都只包含一些如體檢表、報(bào)到證存根、學(xué)業(yè)成績表等基本文件。但隨著時(shí)代的發(fā)展，用人單位對學(xué)生考核的能力范圍也在不斷擴(kuò)大，舊的學(xué)生檔案已漸漸不能滿足用人單位需要，勞資雙方都需要更加翔實(shí)廣泛的學(xué)生檔案增加相互了解，以便互利互信。在此就業(yè)新形勢下，學(xué)生檔案應(yīng)增加學(xué)生在校期間社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)能力評價(jià)、計(jì)算機(jī)等級證書、英語等級證書及其他特長技能競賽證書等材料以便畢業(yè)生就業(yè)。

（二）學(xué)生檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重，擾亂公平競爭就業(yè)機(jī)制

由于當(dāng)今越來越嚴(yán)峻的就業(yè)形勢，許多大學(xué)生為了獲得更多更好的就業(yè)機(jī)會(huì)，選擇辦理假證、涂改成績的方法掩飾真實(shí)的自己。而有些高校甚至狼狽為奸，為了提高學(xué)生就業(yè)率，不惜采用幫助學(xué)生修改真實(shí)學(xué)習(xí)成績、擴(kuò)大優(yōu)秀學(xué)生數(shù)量、私自撤銷學(xué)生處分材料等方式，使學(xué)生檔案出現(xiàn)嚴(yán)重失真。這樣對學(xué)生檔案的造假，既破壞了高校的學(xué)風(fēng)，也擾亂了畢業(yè)生就業(yè)的公平競爭機(jī)制，造成了較為嚴(yán)重的后果。

（三）落后的高校檔案管理模式，不能滿足就業(yè)工作服務(wù)需求。

隨著時(shí)代的發(fā)展，用人單位與畢業(yè)生之間的雙向選擇已日見雛形，許多新型招聘形式如供需見面會(huì)等已屢見不鮮。在供需見面會(huì)中，用人單位會(huì)首先根據(jù)學(xué)校提交的學(xué)生檔案來確定初步招聘的人選。因而學(xué)生檔案是否全面且詳實(shí)可信至為重要。但目前我國高校學(xué)生檔案卻還未能與時(shí)俱進(jìn)，仍然采取舊管理模式對檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致學(xué)生許多材料并未得到更新，甚至在檔案中出現(xiàn)明顯錯(cuò)誤。這給用人單位調(diào)查并了解學(xué)生在校表現(xiàn)造成了困難，也影響了用人單位對該高校的整體印象。

三、完善離校學(xué)生檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

高校學(xué)生檔案是國家、社會(huì)對求職畢業(yè)生進(jìn)行了解、評價(jià)、選拔、錄用的重要依據(jù)，因而學(xué)生檔案應(yīng)盡量全面詳實(shí)，便于用人單位對畢業(yè)生進(jìn)行能力考核。我國現(xiàn)有學(xué)生檔案管理工作僅關(guān)注于學(xué)生的體檢表、學(xué)習(xí)成績單等基本信息，而往往忽視了對學(xué)生其他特點(diǎn)如英語會(huì)話能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)能力等的評價(jià)。建議在以后的高校學(xué)生檔案中對學(xué)生特點(diǎn)進(jìn)行更加詳盡的記錄，既方便了畢業(yè)生求職，也有利于用人單位招聘。

（二）完善檔案管理制度

高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在校期間成長歷程的忠實(shí)記錄，因而應(yīng)得到切實(shí)有效地管理。在檔案資料收集方面，檔案管理人員應(yīng)高效快速、不失時(shí)機(jī)地向?qū)W校有關(guān)部門采集學(xué)生最新資料，并合理分類記錄在案，努力保證最新檔案材料歸案效率與質(zhì)量。而在檔案日常保存方面，各級檔案主管部門則都應(yīng)采取相關(guān)措施，確保學(xué)生檔案的接受、管理、收集、歸檔等工作能夠準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，保證學(xué)生檔案的系統(tǒng)完整。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)對學(xué)生檔案進(jìn)行管理的設(shè)想早已有之，而在當(dāng)今高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生檔案數(shù)量不斷增多、管理難度不斷加大的背景下，要求對學(xué)生檔案進(jìn)行信息化建設(shè)管理的呼聲也越來越高。檔案管理部門只需運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段，將每名學(xué)生的規(guī)范化檔案錄入高校學(xué)生檔案信息庫中，就能夠在日常管理中應(yīng)用檔案信息庫對每個(gè)學(xué)生的檔案進(jìn)行快速而準(zhǔn)確地查詢、統(tǒng)計(jì)、修改，這大大改變了原有檔案管理工作中的冗長與錯(cuò)漏之處，提高了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。這種信息化的學(xué)生檔案管理方式已在許多高校得到實(shí)行，建議在將來繼續(xù)大力推廣檔案信息化管理，既能夠節(jié)省人力物力，又可以為學(xué)生就業(yè)創(chuàng)造有利條件。

綜上所述，高校學(xué)生檔案作為學(xué)校文件中的重要組成部分，需要得到檔案管理工作者思想上的重視與實(shí)踐上的落實(shí)，對于目前檔案管理工作中存在的問題，檔案管理工作者必須加強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)，切實(shí)地服務(wù)于學(xué)生，同時(shí)這也是對國家、社會(huì)責(zé)任感的標(biāo)志體現(xiàn)。

【作者單位：陜西國際商貿(mào)學(xué)院】

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