無紙會議靜悄悄地開

平板電腦的出現(xiàn)改變了董事會會議室里紙張成堆的現(xiàn)象。除了專門為董事會會議提供數(shù)字化解決方案的公司應運而生外，一些機構(gòu)也開始推出虛擬會議室，然而將市場敏感信息放置在數(shù)字平臺和設(shè)備上，安全隱患如影隨行。

以前，如果有人說“旅途比到達目的地更快樂”，格哈德·洛奇曼（Gerhard Roggeman）絕不會同意。作為多家跨國企業(yè)的董事，洛奇曼的大部分工作時間都在旅途中度過，并且多數(shù)旅途都因厚重的董事會議文件而不堪重負。許多企業(yè)高管和公司秘書都有類似的負擔，一家在倫敦上市的公司最近更是夸張：它不得不用直升飛機把紙質(zhì)文件運送到一位住在澳大利亞沿海島嶼上的董事那里。

然而，自2010年蘋果公司的iPad宣告平板電腦時代到來后，說服董事們使用便攜式數(shù)碼設(shè)備已經(jīng)越來越容易—這些董事中，很多人之前都不太習慣使用筆記本電腦?！斑@是技術(shù)上的巨大進步，”洛奇曼說?，F(xiàn)在他使用iPad來參加Resolution和德意志交易所（Deutsche B??rse）兩家公司的董事會會議，“它確實給我的工作帶來了便利” 。

隨著董事們將一疊一疊的文件換成平板電腦，沉悶的、堆滿紙張的會議室正越來越像科幻電影中的場景。

據(jù)數(shù)字化解決方案公司Diligent介紹，它的客戶中很多都在董事會會議中使用iPad，其中包括20家富時100指數(shù)成分股公司。這些平板電腦都配備了特定應用程序，以便將董事會紙質(zhì)文件整合成電子文檔。

咨詢公司艾迪斯-貝茨（Edis-Bates Associates）2011年調(diào)查了150家在倫敦上市的公司，結(jié)果顯示，其中40%都在使用電子方式來分發(fā)董事會文件?！耙粋€巨大、快速的變化正在出現(xiàn)。”該公司咨詢師喬恩·艾迪斯-貝茨說。

“iPad是一個真正的觸發(fā)器?！北ｋU公司標準人壽（Standard Life）的公司秘書保羅·麥肯納（Paul McKenna）說。該公司自2011年9月以來一直在使用虛擬的iPad 董事會文件。這一做法是其董事之一威廉·布萊克（William Black）推薦的，后者在加拿大銀行（Bank of Canada）就一直在使用自己的iPad參加董事會會議。從那時起，標準人壽已在世界各地4個董事會級別和43個委員會級別的會議室配置了該種設(shè)備。

Lonmin公司是一家鉑金生產(chǎn)商，也是富時250指數(shù)成分股之一，它從2006年就開始考慮數(shù)字化解決方案，但直到2011年董事會才正式在會議中使用數(shù)字化文件。“平板電腦里有著太多的空間?！盠onmin的公司秘書羅布·貝爾曼（Rob Bellman）回憶起首次全數(shù)字化董事會會議的情形時說，“紙張成堆的現(xiàn)象一去不復返?！?/p>

另一些人則認為，董事會會議利用平板電腦功能的意義遠不止于節(jié)省空間和省卻文書工作?！斑@項技術(shù)的潛力在于，它可以幫助董事會更好地了解公司，”洛桑國際管理學院（IMD）金融學教授迪迪?！た粕―idier Cossin）表示，目前這些設(shè)備只是以靜態(tài)的方式使用，而不是作為一種管理和萃取信息的工具?！艾F(xiàn)在只是用于發(fā)布文件，我不認為這是該類技術(shù)最好的應用?！?/p>

哈佛商學院教授大衛(wèi)·約菲（David Yoffie）表示，他同樣懷疑采用平板電腦和虛擬董事會文件的做法，是否能從根本上改變董事會會議的運作方式?！爱斎藗冋业搅死迷擃惣夹g(shù)的方法時，真正的變化才會出現(xiàn)，但今天，它只是一款電子閱讀器，至少在我任職的董事會中是這樣，并沒有真正為董事會會議室?guī)砀淖?。”這種轉(zhuǎn)變的發(fā)生需要一些時間。他同時還指出了一個可能的缺陷：用于數(shù)字設(shè)備的董事會文件往往比紙質(zhì)材料更加冗長，因為后者會考慮到空間和重量的限制問題。

“隨著新版iPad的出現(xiàn)，董事們面對的文件泛濫成災，這在公司治理方面可能非常低效，因為你可以用大量的文件打敗他們?！笨粕淌谡f。

專門為董事會會議提供數(shù)字化解決方案的公司也越來越多。這其中包括總部位于加州的BoardVantage、Diligent 和Projectplace。此外，納斯達克OMX、Computershare、特許秘書及行政人員協(xié)會、Perivan 和湯森路透等機構(gòu)也紛紛為它們的客戶推出了虛擬會議室應用程序。

Diligent為企業(yè)提供一款iPad應用程序和軟件，幫助企業(yè)編制虛擬董事會文件。2011年第四季度，該公司數(shù)字化軟件的授權(quán)費用收入增長到600萬美元，遠高于2008年的50萬美元?！霸谟?，我們在2011年下半年達到了這個臨界點，”公司經(jīng)理西蒙·斯茂（Simon Small）說，“由于iPad已經(jīng)推出滿一年，它在很大程度上已成為企業(yè)界的一個話題。”

Directors Desk是一家美國公司，2007年被納斯達克OMX收購，現(xiàn)有2萬名用戶。該公司為納斯達克上市公司提供一個網(wǎng)上平臺，供它們上傳文件，用于在董事會成員和經(jīng)理人之間共享。然而其發(fā)展之路并非一帆風順。2011年它遭黑客攻擊，導致好幾家《財富》500強企業(yè)受到拖累。目前美國聯(lián)邦調(diào)查局和國家安全局正在調(diào)查這次攻擊。這凸顯了企業(yè)將市場敏感信息放置在數(shù)字平臺和設(shè)備上的重大隱患。

在網(wǎng)絡(luò)安全公司趨勢科技（Trend Micro）副總裁湯姆·凱勒曼（Tom Kellermann）看來，雖然這些產(chǎn)品都是加密的，但并不意味著它們是安全的?！斑@表明了全球企業(yè)精英的傲慢，他們認定自己將構(gòu)建一套其他人無法打破的基礎(chǔ)設(shè)施?！眲P勒曼說，“他們忙于高效率和接入能力的實現(xiàn)，但在該基礎(chǔ)設(shè)施的安全性上卻未能盡到充分責任?！?/p>

一位獵頭指出了目前一些公司的特別做法：為努力提高安全性，這些公司為董事們配備了只能在本公司董事會議中使用的iPad。因此，任職于不同公司董事會的人士可能面臨一個原始問題的高科技版本：他們不再抱著一堆文件，而是拎著一堆不同的iPad。