淺談事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分，也是檔案事業(yè)面對(duì)全球信息化浪潮的必然選擇。中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳《2006-2020年國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》的頒布，標(biāo)志著檔案信息化具有了戰(zhàn)略地位。

1 事業(yè)單位實(shí)施數(shù)字化檔案管理的重要性

1．1 能夠解決檔案信息存儲(chǔ)困難的問(wèn)題。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的檔案信息越來(lái)越多，內(nèi)容越來(lái)越豐富，僅僅依靠紙質(zhì)存儲(chǔ)容易產(chǎn)生變質(zhì)、破損和成本增加等問(wèn)題，而實(shí)施數(shù)字化管理就能夠擴(kuò)大存儲(chǔ)空間，幫助解決存儲(chǔ)難的問(wèn)題。

1．2 能夠解決檔案查詢難的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案查詢要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。而進(jìn)行信息化管理就能夠解決這個(gè)問(wèn)題，減少在查詢檔案過(guò)程中所耗費(fèi)的時(shí)間。

1．3 能夠解決檔案管理難的問(wèn)題。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，只能進(jìn)行手工收集、整理，管理、檢索、提供利用檔案的工作量非常大，效率卻很低。實(shí)施了檔案信息化管理之后，就可以建立起一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，在電腦上或網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行管理。

2 當(dāng)前事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

2．1 缺少專業(yè)的檔案管理人員。很多事業(yè)單位的檔案管理人員素質(zhì)相差較大，有些由其他機(jī)構(gòu)的人員兼任，有些沒(méi)有進(jìn)行過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，部分從業(yè)人員不能熟練操作計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化的檔案管理工具。

2．2 信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)未能得到發(fā)揮。我國(guó)信息化檔案管理與發(fā)達(dá)國(guó)家相比較，起步比較晚，信息社會(huì)對(duì)于檔案的采集、整理、鑒定、開(kāi)放、公布、利用水平要求不斷提高，而現(xiàn)階段則遠(yuǎn)不能達(dá)到要求。

2．3 “雙軌制”管理產(chǎn)生問(wèn)題。我國(guó)現(xiàn)在的檔案管理工作實(shí)施的是“雙軌制”，即對(duì)檔案管理人員同時(shí)采用紙質(zhì)文件管理和電子文件管理兩種方式，各有長(zhǎng)處，但在實(shí)際工作中有存儲(chǔ)及使用安全等方面的問(wèn)題。

2．4 檔案信息資源建設(shè)“重開(kāi)發(fā)，輕利用，忽視安全”的問(wèn)題。一些檔案部門片面地追求檔案資料數(shù)字化數(shù)量，大量非必要的信息數(shù)據(jù)加重了存儲(chǔ)壓力。

在檔案信息的使用中，很多部門還存在著信息安全意識(shí)薄弱，在信息內(nèi)容的安全問(wèn)題上產(chǎn)生諸多問(wèn)題。有的是在紙質(zhì)檔案數(shù)字化、視頻采集等過(guò)程中，對(duì)當(dāng)事人的著作權(quán)和隱私權(quán)不夠重視，或是一些檔案數(shù)字化的工作外包給企業(yè)，導(dǎo)致保密信息被泄露。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的措施

3．1 提高檔案管理人員的素質(zhì)和水平。檔案人才的建設(shè)要樹(shù)立整體觀念，在培育、選擇和使用、評(píng)價(jià)時(shí)，要堅(jiān)持德才兼?zhèn)?，從群體結(jié)構(gòu)出發(fā)，發(fā)揮人才隊(duì)伍的整體優(yōu)勢(shì)。

3．2 建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。檔案的數(shù)字化管理應(yīng)由國(guó)家檔案局進(jìn)行統(tǒng)一組織與規(guī)劃，建立自上而下的電子檔案管理辦法和電子檔案管理制度，使得各個(gè)事業(yè)單位的檔案部門在進(jìn)行管理時(shí)能夠做到有法可依。還要完善信息化從業(yè)資格制度。要通過(guò)崗前培訓(xùn)和上崗考試，將檔案信息化基礎(chǔ)知識(shí)和基本技能作為信息化整體水平提高的必要條件。

3．3 構(gòu)建信息化研討和交流平臺(tái)。檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和文字處理、數(shù)據(jù)處理等，為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊(duì)伍的信息化素養(yǎng)，需要加強(qiáng)構(gòu)建信息化研討和交流的平臺(tái)，加大專題會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)觀摩、網(wǎng)絡(luò)討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過(guò)繼續(xù)教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。

3．4 建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)，都是著眼于硬件環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要是為了滿足基本的檔案信息存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)通訊、安全管理、數(shù)字加工和數(shù)字認(rèn)證。要建立一個(gè)完善的高效的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)符合以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：第一，數(shù)據(jù)的內(nèi)容和項(xiàng)目必須完整；第二，數(shù)據(jù)信息必須準(zhǔn)確；第三，所提供的信息必須穩(wěn)定；第四，所提供的數(shù)據(jù)應(yīng)該規(guī)范。

3．5 加強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)。重視檔案信息內(nèi)容安全，提高警惕，并要加強(qiáng)對(duì)著作權(quán)、公布權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)、公民隱私權(quán)等權(quán)利的維權(quán)意識(shí)。要保障操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)的安全，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)要定期備份、異地備份，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份識(shí)別和訪問(wèn)控制等安全措施。

(作者單位：河南省工程咨詢公司 來(lái)稿日期：2011-12-09)