血站檔案管理

1 血站檔案編研工作的意義

開展檔案編研，有助于推動(dòng)無(wú)償獻(xiàn)血工作；開展檔案編研，有助于發(fā)揮檔案在決策中的作用；開展檔案編研，有利于促進(jìn)血站文化建設(shè)；開展檔案編研，有助于加強(qiáng)檔案保護(hù)；開展檔案編研，有助于加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

2 血站檔案編研工作存在的問(wèn)題

2.1 重視程度不夠。檔案管理工作滯后，一是一些領(lǐng)導(dǎo)在決策時(shí)，對(duì)檔案管理在采供血工作中的地位和重要性認(rèn)識(shí)不到位；二是業(yè)務(wù)科室工作人員往往更重視專業(yè)工作，而忽視在工作中形成的各種檔案材料的收集、整理與歸檔；三是缺乏責(zé)任感，錯(cuò)誤地認(rèn)為文件材料歸檔僅是檔案室或檔案員的事，與己無(wú)關(guān)。

2.2 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，管理體系不健全。許多血站的檔案管理人員多為兼職，缺乏系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識(shí)；而業(yè)務(wù)科室也沒(méi)有指定專人兼管檔案資料的收集、保管和整理歸檔工作?，F(xiàn)有的機(jī)關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式也不完全適用于血站的檔案管理，國(guó)家和有關(guān)部門沒(méi)有這方面的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2.3 歸檔文件的整理存在弊端，不歸檔文件的管理存在漏洞。由于檔案人員多為兼職，立卷工作難度大，案卷質(zhì)量也難以保證。同時(shí)，往往到年終才將文件一次性清理上交，既讓檔案室難以承受年終接收歸檔文件和分類歸卷的大工作量，也因長(zhǎng)期分散保存而造成丟失和他人無(wú)法利用。對(duì)于不歸檔文件材料，如采供血工作過(guò)程中形成的重份文件、未成文的草稿、統(tǒng)計(jì)草表、作廢的登記表和科室間的業(yè)務(wù)交接等，往往被忽視而沒(méi)有納入檔案管理范疇，造成丟失和泄密。

2.4 對(duì)非紙質(zhì)檔案資料的管理重視不夠，信息化手段不足。不少部門往往只重視設(shè)施、裝備、技術(shù)的投入，對(duì)信息資源的開發(fā)和利用缺乏應(yīng)有的力度。不能完全按照市場(chǎng)需求來(lái)開發(fā)索引信息資源領(lǐng)域。

3 血站檔案建設(shè)的思路

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》等法律法規(guī)，提高對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)程度以及管理能力。邀請(qǐng)專家

講授檔案管理知識(shí)以及輸血醫(yī)學(xué)檔案的范圍特點(diǎn)和作用；根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，確定檔案工作人員的職責(zé)。一是要認(rèn)真學(xué)習(xí)、執(zhí)行檔案工作的政策法規(guī)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)工作責(zé)任性。二是堅(jiān)持平時(shí)分類預(yù)立卷歸檔工作，每年初，根據(jù)文件材料歸檔范圍，將本部門形成的不同內(nèi)容與載體的文件材料，預(yù)立卷類目并編號(hào)，方便查找利用。三是負(fù)責(zé)本部門文件的形成、積累、保管、整理、立卷、歸檔工作，保證歸檔文件材料的齊全、完整、系統(tǒng)。四是應(yīng)按“文件材料歸檔范圍”收集完整的要求，及時(shí)做好文件的收發(fā)、登記工作，保證文件的完整確切。五是做好文件的催辦工作，凡是經(jīng)承辦人員處理完畢的文件要及時(shí)收集，并檢查承辦情況是否已經(jīng)注明，搞好平時(shí)歸卷，使文件材料管理有條不紊，便于查找利用。六是主動(dòng)接受院檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促與檢查。

3.2 規(guī)范程序，健全檔案管理制度。檔案管理工作必須有嚴(yán)格的制度做保證，圍繞檔案完整準(zhǔn)確、合格、安全、保密和方便利用，制定各項(xiàng)制度，如獻(xiàn)血資料收集、數(shù)據(jù)計(jì)算等，同時(shí)，按輸血醫(yī)學(xué)檔案工作程序，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)、每道工序都提出具體要求，做到“人人有崗位、事事有人管、項(xiàng)項(xiàng)有章程、件件有要求”，建立輸血醫(yī)學(xué)檔案工作的正常秩序。要認(rèn)真貫徹實(shí)施《檔案法》和《獻(xiàn)血法》，把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴(yán)格管理。切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，由采供血專業(yè)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門制定一套適合血站特點(diǎn)的業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度。檔案管理人員要增強(qiáng)責(zé)任感和緊迫感，在工作實(shí)踐中做有心人。妥善處置不歸檔文件材料，改變以往重視年終整理歸檔而忽視平時(shí)材料形成過(guò)程的狀況，擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面。不影響業(yè)務(wù)工作的前提下，盡量縮短各科室從檔案材料形成到移交歸檔的時(shí)間，以減少或避免毀損、丟失現(xiàn)象，保證檔案的完整性。加強(qiáng)對(duì)不歸檔材料的管理，不歸檔不等于不管理。要責(zé)成、監(jiān)督各科室兼職檔案人員嚴(yán)格管理、妥善處理和及時(shí)銷毀不歸檔材料，避免其丟失、泄密。

3.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)，做好業(yè)務(wù)檔案的信息化管理。借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，血站應(yīng)從自身的工作實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。

(作者單位：洛陽(yáng)市中心血站 來(lái)稿日期：2011-12-06)