職業(yè)院校檔案安全保障體系淺議

1 認識到位是職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)根本

1.1 建設(shè)職業(yè)院校檔案安全保障體系，是貫徹落實《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》和《在全國檔案安全體系建設(shè)工作會議上的講話》的需要。是適應(yīng)我國改革開放新形勢，促進新時期職業(yè)院校檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實需要。

1.2 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)是國家檔案安全體系建設(shè)的重要組成部分。是一項基礎(chǔ)性的工作，貫穿于職業(yè)院校檔案工作的全過程，是實現(xiàn)檔案利用功能的前提，是檔案管理始終如一的目標，是職業(yè)院校檔案部門的基本任務(wù)和第一要務(wù)。

1.3 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)同職業(yè)院校檔案工作的大環(huán)境是分不開的，具有非?，F(xiàn)實的意義。據(jù)筆者調(diào)查，高職院校和中職學(xué)校的檔案管理普遍存在以下六種狀況：（1）檔案館（室）作為隸屬校辦或人事部門的一個內(nèi)設(shè)組織，不具備核心位置和關(guān)鍵崗位，引不起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視；（2）檔案工作者多為兼職人員，一人分管多項工作且人員流動頻繁，不利于檔案工作的穩(wěn)定；（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，尤其是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識缺乏；（4）傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案能集中保管，但電子文件不能有效歸檔為電子檔案而得到妥善保管；（5）檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施落后，現(xiàn)代化管理手段不能得到充分利用；（6）檔案工作者對檔案信息化的認識不到位，信息化技術(shù)水平低。這說明職業(yè)院校檔案安全體系建設(shè)勢在必行，刻不容緩。

2 保障跟上是職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)關(guān)鍵

2.1 《中華人民共和國檔案法》是關(guān)于檔案安全的最高法規(guī)，《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》對檔案信息安全體系建設(shè)具有指導(dǎo)意義。此外，關(guān)于檔案安全管理性標準規(guī)范等標準規(guī)范性文件已有多份，為職業(yè)院校檔案安全保障體系的建設(shè)提供了充分的依據(jù)。

2.2 職業(yè)院校檔案安全制度建立健全是落實檔案安全保障體系建設(shè)的基礎(chǔ)。安全制度是落實安全工作的保障，各級綜合檔案館關(guān)于檔案安全工作建立健全了各項規(guī)章制度。職業(yè)院校檔案館（室）可借鑒和運用這些成熟成果，建立起一整套科學(xué)合理、操作易行的規(guī)章制度，使檔案工作有法可依，有章可循。

2.3 職業(yè)院校檔案安全保障體系建設(shè)工作，歸根結(jié)底，檔案人員是整個體系的核心。要強化其安全防范意識，進行安全教育與技能培訓(xùn)，安全技能演練。

2.4 經(jīng)費保障是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的根本保證。檔案館（室）負責人應(yīng)知難而進，主動爭取，大聲呼吁，通過各種渠道和辦法，想方設(shè)法將檔案工作和檔案安全保障體系建設(shè)列入院校每年正常的預(yù)決算中，有專項資金可用。同時，也可借助館（室）測評等機會，爭取資金，改善硬件設(shè)施。

2.5 館舍和物資設(shè)施保障，是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的必要條件。職業(yè)院校的檔案館舍應(yīng)借助院校新建、擴建等機會，嚴格遵循《檔案館建設(shè)標準》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》，按照因校制宜的原則，合理地確定館舍的建筑規(guī)模和水平，做到功能齊全、設(shè)施完善，具有發(fā)展?jié)摿?，充分滿足檔案安全的需要。

2.6 技術(shù)保障是建立職業(yè)院校檔案安全保障體系的有力支撐。在條件允許的情況下，我們可以采用多種先進的安全防范技術(shù)手段，諸如指紋識別、紅外報警等，確保檔案安全保密。另外，紙質(zhì)檔案還將長期存在于我們的工作中，其安全問題也不容忽視。

3 措施有效是實現(xiàn)職業(yè)院校檔案安全保障體系途徑

3.1 組織建設(shè)是前提，從大環(huán)境來講，要在國家檔案局和中國檔案學(xué)會的領(lǐng)導(dǎo)下，在各級學(xué)會組織成立專門的職業(yè)院校分會，把職業(yè)院校檔案室的分管領(lǐng)導(dǎo)和館（室）負責人囊括進來。從職業(yè)教育管理部門和國家檔案局層層建立檔案安全管理體系。

3.2 針對檔案安全工作的特點，應(yīng)建立并完善檢查制度，加大檢查力度，保證檔案安全工作落在實處，扎實推進，切實有效。

3.3 檔案安全工作應(yīng)實行工作考核制，納入年度考核和目標考評。

3.4 職業(yè)院校在抓好檔案安全的日常工作的同時，應(yīng)注重檔案安全的前瞻性。即建立應(yīng)急機制，制定應(yīng)急預(yù)案，有效確保檔案的安全與完整。

注：此文章是《洛陽市職業(yè)院校檔案工作調(diào)查及對策研究》課題的項目階段性成果，項目編號：2011B073。

(作者單位：河南推拿職業(yè)學(xué)院 來稿日期：2011-12-11)