高校科研檔案管理的現(xiàn)實(shí)思考

如何保管好科研成果，更好地發(fā)揮科研成果的功效，是目前擺在高?？蒲袡n案管理人員面前值得思考的問(wèn)題，以往“粗放”式的科研檔案管理模式已不再適用于新形勢(shì)下的高?？蒲袡n案管理，針對(duì)現(xiàn)實(shí)中存在的一些具體問(wèn)題，本文做出一些有益的探索研究。

1 高校科研檔案的作用及意義

開(kāi)展科學(xué)研究是高校的三大職能之一，作為真實(shí)記錄科研活動(dòng)過(guò)程的科研檔案，對(duì)高校開(kāi)展科研管理具有重要作用和意義。

首先，科研檔案是開(kāi)展科學(xué)研究的基礎(chǔ)與前提。高?？蒲袡n案是記錄科研人員研究成果與歷史史實(shí)的原始資料，是最可靠的情報(bào)源和信息源。任何科技進(jìn)步均是在前人研究成果基礎(chǔ)之上進(jìn)行的繼承和借鑒，高校搞科研亦是如此，通過(guò)科研檔案了解過(guò)去和同期國(guó)內(nèi)外對(duì)某課題的研究情況，從而進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展，因此，科研檔案是高?？蒲泄ぷ鞯闹匾A(chǔ)。

其次，科研檔案是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。培養(yǎng)德才兼?zhèn)洳⑦m應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的專(zhuān)門(mén)性人才是高校的重要任務(wù)，作為教師，不僅自身要及時(shí)掌握了解所教專(zhuān)業(yè)的最新前沿動(dòng)向，還要不斷更新教材，通過(guò)利用科研檔案，將科研中取得的新技術(shù)、新經(jīng)驗(yàn)充實(shí)到教科書(shū)中，傳授給學(xué)生，從而提高教學(xué)質(zhì)量。

最后，科研檔案是檢驗(yàn)科研工作質(zhì)量、評(píng)價(jià)科研成果、考核科研人員、衡量科研管理水平的重要條件和依據(jù)。高?？蒲袡n案記錄了高校教師、科研部門(mén)在科研實(shí)踐和管理過(guò)程中，形成的各類(lèi)具有保存價(jià)值的原始文字、圖表及聲像材料。一所高?？蒲泄ぷ鏖_(kāi)展得如何，從科研經(jīng)費(fèi)、人員投入、科研成果的產(chǎn)出等各方面予以體現(xiàn)，而這些均可從科研檔案中找到依據(jù)，從而做出公正客觀的評(píng)價(jià)。同時(shí)，科研檔案也是科研人員辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，為教師及科研人員的職稱(chēng)評(píng)定、考核、獎(jiǎng)勵(lì)起到了真憑實(shí)據(jù)的作用。

2 高?？蒲袡n案管理中存在的問(wèn)題

2.1 制度不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，造成檔案收集不齊全?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》中明確指出，科研檔案是科研管理的重要組成部分，必須在單位科研管理工作中予以體現(xiàn)。然而，現(xiàn)實(shí)中，似乎只要沾上“檔案”二字，工作就應(yīng)劃歸檔案部門(mén)。雖然，檔案部門(mén)按照相關(guān)規(guī)定制定了科研檔案管理辦法，但缺少科研管理部門(mén)的配合約束，使得科研檔案從開(kāi)始便出現(xiàn)斷鏈?？蒲泄芾聿块T(mén)作為歸檔單位，往往收到什么材料就歸什么材料，只相當(dāng)于扮演了一個(gè)“二傳手”，不僅對(duì)檔案材料中出現(xiàn)的問(wèn)題，不能做出解釋?zhuān)瑹o(wú)形中，還增加了歸檔工作的返工率，并且，長(zhǎng)期的傳統(tǒng)粗放做法使得他們認(rèn)為，檔案材料的鑒定、整理均是檔案人員的事情，只要將材料送達(dá)即可，給檔案部門(mén)增加了很大工作量。檔案部門(mén)與科研管理部門(mén)是平級(jí)職能部門(mén)，缺少必要的溝通，“隔行”造成了檔案人員對(duì)科研項(xiàng)目管理及內(nèi)容的認(rèn)識(shí)不足，許多重要材料未能及時(shí)歸檔，造成科研檔案材料收集不齊全。

2.2 科研檔案分類(lèi)不適應(yīng)新情況，檔案整理不規(guī)范。隨著高?？蒲泄ぷ鞯目焖侔l(fā)展，老的科研檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)需要。首先，體現(xiàn)在科研檔案的分類(lèi)上。過(guò)去，在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下，科研項(xiàng)目種類(lèi)少，來(lái)源相對(duì)單一，分類(lèi)簡(jiǎn)單，歸檔范圍不明確，除了科研管理綜合類(lèi)（KY11）外，即按科研項(xiàng)目（KY12）進(jìn)行組卷。隨著時(shí)間的推移，相繼出現(xiàn)諸多科研類(lèi)材料，如橫向科研項(xiàng)目、科技獎(jiǎng)勵(lì)成果、學(xué)生科研項(xiàng)目、學(xué)術(shù)會(huì)議、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論文著作，等等，沒(méi)有明確可歸入的類(lèi)別，便魚(yú)龍混雜歸入一類(lèi)。其次，體現(xiàn)在科研材料的整理不規(guī)范。因?yàn)榍捌诘姆诸?lèi)不明確，給科研檔案材料的整理帶來(lái)一定麻煩，如獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、專(zhuān)利證書(shū)、各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)著作等是按卷整理還是按件整理？大小不一、材質(zhì)不同如何裝盒？

2.3 科研檔案查詢(xún)服務(wù)不靈活，資源利用匱乏。長(zhǎng)期以來(lái)，科研檔案的利用一直較為謹(jǐn)慎，主要是因?yàn)闋砍兜奖Ｃ芎蛡€(gè)人知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題。作為科研項(xiàng)目，它的價(jià)值不僅是一個(gè)發(fā)明、創(chuàng)新，還可以創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。檔案部門(mén)在管理科研檔案時(shí)不愿承擔(dān)責(zé)任，而將審批權(quán)全部推向科研管理部門(mén)。有時(shí)，科研管理部門(mén)一時(shí)沒(méi)人，而利用者又急用，使個(gè)人查詢(xún)極為不便。

正是因?yàn)榭蒲袡n案的敏感問(wèn)題，檔案部門(mén)沒(méi)有建立開(kāi)放科研檔案目錄，從而造成科研檔案信息資源長(zhǎng)期被壓制在檔案館內(nèi)，而不能很好地發(fā)揮作用。

2.4 上級(jí)指導(dǎo)部門(mén)沒(méi)有針對(duì)性地對(duì)科研檔案進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)檢查。雖然，每年，上級(jí)檔案部門(mén)組織了各項(xiàng)檢查，但很少有針對(duì)高校檔案內(nèi)容的專(zhuān)項(xiàng)檢查，尤其是高校科研類(lèi)檔案檢查從未觸及。通過(guò)對(duì)科研檔案的檢查，可以促進(jìn)科研檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，并引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)科研檔案工作的進(jìn)一步重視。

3 解決對(duì)策

3.1 建立新的科研檔案管理體制，完善科研管理網(wǎng)絡(luò)，做到分工明確，責(zé)任到人。第一，為了利于科研檔案的科學(xué)化管理，應(yīng)從管理體制上進(jìn)行改革，科研管理部門(mén)應(yīng)為科研檔案的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，檔案部門(mén)為輔助管理部門(mén)，即具體操作上，由科研管理部門(mén)利用行政管理職能完成科研材料的歸檔，檔案部門(mén)則主要行使檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和保管、利用工作。

第二，科研管理部門(mén)要與檔案管理部門(mén)進(jìn)行深入溝通，建立一套規(guī)范、可操作性強(qiáng)的科研檔案管理制度，明確分工和職責(zé)，共同做好科研檔案的各項(xiàng)管理工作。第三，通過(guò)全校各部門(mén)設(shè)立的科研秘書(shū)，形成科研檔案管理網(wǎng)絡(luò)。對(duì)科研秘書(shū)的職責(zé)中，要強(qiáng)調(diào)做好本部門(mén)科研檔案的歸檔檢查工作，同時(shí)，檔案部門(mén)要定期對(duì)科研秘書(shū)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)。第四，建立科研檔案的收集行政制約制度。通過(guò)科研管理部門(mén)、人事部門(mén)與檔案管理部門(mén)的聯(lián)合，在涉及教職工切身利益的相關(guān)環(huán)節(jié)進(jìn)行行政制度約束，進(jìn)一步確?？蒲袡n案的收集齊全。如教職工的職稱(chēng)評(píng)定材料由檔案部門(mén)審核蓋章，年底科研工作量的報(bào)送材料由檔案部門(mén)進(jìn)行審核驗(yàn)收，凡未在檔案目錄登記之列的，均可將材料收集歸檔。同時(shí)，為了保證課題項(xiàng)目的每個(gè)環(huán)節(jié)材料齊全，可由科研部門(mén)按比例抽取課題科研經(jīng)費(fèi)作為檔案材料歸檔保證金。

3.2 建立科學(xué)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)劃歸檔范圍，規(guī)范操作流程，嚴(yán)把檔案整理標(biāo)準(zhǔn)?？茖W(xué)研究類(lèi)檔案在我國(guó)沒(méi)有統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，作為高等院校的科研檔案分類(lèi)，主要是參照《高校檔案實(shí)體分類(lèi)辦法》、《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》兩個(gè)規(guī)定，但其也只是對(duì)高校科研檔案的分類(lèi)作了一個(gè)泛泛的基本要求。

為了適應(yīng)現(xiàn)實(shí)科研發(fā)展的需要，如想較全面地收集齊全各類(lèi)科研檔案材料，必須對(duì)原來(lái)的科研檔案分類(lèi)進(jìn)行細(xì)劃，如“KY12”為縱向科研項(xiàng)目，“KY13”為橫向科研項(xiàng)目，“KY14”為獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，“KY15”為論文、論著，“KY16”為專(zhuān)利證書(shū)，“KY17”為學(xué)生科研項(xiàng)目等，根據(jù)需要，可再分三級(jí)目錄。歸檔范圍上，可針對(duì)學(xué)校產(chǎn)生的科研項(xiàng)目種類(lèi)，按類(lèi)別劃分歸檔范圍，使立卷人能更好地把握歸檔內(nèi)容，確保檔案材料的齊全。整理上，在參照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《高等學(xué)校檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)之上，可采取卷件結(jié)合的整理方式，科研課題項(xiàng)目以卷整理，科研管理類(lèi)文件材料以件整理，獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)參照實(shí)物檔案管理，按件保管；專(zhuān)利證書(shū)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)術(shù)論著等按件整理保管。一個(gè)科研項(xiàng)目以結(jié)題、鑒定時(shí)間為檔案歸入年度，后期的成果、獲獎(jiǎng)材料按相應(yīng)年度劃入相關(guān)類(lèi)目下。

做好歸檔流程的設(shè)計(jì)和規(guī)范化工作很必要，科研管理部門(mén)為科研檔案的主要?dú)w檔單位，而各課題項(xiàng)目組為具體立卷人，只有設(shè)計(jì)一套具體可行的歸檔流程，既保證歸檔管理工作的規(guī)范化，又通過(guò)實(shí)現(xiàn)科研管理行政職能的約束力，確保檔案材料的收集完整。

3.3 建立科學(xué)系統(tǒng)的科研檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。為適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的需要，無(wú)論是科研管理部門(mén)還是檔案管理部門(mén)，科研檔案電子信息資源對(duì)其而言都十分重要。二者可以通過(guò)信息對(duì)接處理，完善科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)雙贏作用。

科研管理部門(mén)利用科研管理軟件在行使工作職能的過(guò)程中，建立了大量的科研管理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)與檔案管理部門(mén)的管理系統(tǒng)對(duì)接，一方面，實(shí)現(xiàn)了科研管理中的電子文件信息的歸檔，并完成了科研項(xiàng)目的網(wǎng)絡(luò)歸檔工作。檔案管理部門(mén)則通過(guò)對(duì)紙質(zhì)科研檔案的掃描錄入處理，建立館藏科研檔案資源信息數(shù)據(jù)庫(kù)，與前期科研管理部門(mén)的信息數(shù)據(jù)通過(guò)二合一對(duì)接，形成一個(gè)大科研檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，從而保證了科研檔案數(shù)字化信息的完整性。大信息庫(kù)的建立，方便了科研管理部門(mén)的工作，從而實(shí)現(xiàn)互惠互利的良好效果。

3.4 確保科研檔案安全的情況下，提高科研檔案的服務(wù)利用方式?！陡叩葘W(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》11.3中指出：“已建館的學(xué)校，對(duì)館藏檔案，自形成之日起滿(mǎn)三十年的，除未解密可需要控制使用部分外，均應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，報(bào)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后，分期分批向社會(huì)開(kāi)放?！痹摋l也應(yīng)適用于科研檔案?？梢越M織相關(guān)人員對(duì)學(xué)校館藏科研檔案進(jìn)行認(rèn)真鑒定，建立開(kāi)放科研檔案目錄，以方便更多的人來(lái)使用查詢(xún)科研檔案。

因科研檔案的自身特殊性，科研檔案的查借閱上要求較為嚴(yán)格，可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)科研檔案查詢(xún)利用審批的權(quán)限上進(jìn)行詳細(xì)劃分，分等級(jí)進(jìn)行。如本校教職工查詢(xún)翻閱已開(kāi)放科研檔案，檔案館人員即有權(quán)限辦理；如需查閱復(fù)印沒(méi)有密級(jí)的一般未公開(kāi)檔案材料，可與課題負(fù)責(zé)人聯(lián)系，征得同意后辦理。作為科研檔案一般是不應(yīng)外借的，如特別需要，則需經(jīng)科技部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。同時(shí)，為方便利用者查詢(xún)，在服務(wù)方式上，可采用較為先進(jìn)的電子信息審批方式，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、電話或短信等形式，實(shí)現(xiàn)審批權(quán)，免去查詢(xún)利用者的來(lái)回奔波。

（作者單位：河南工業(yè)大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2011-11-22）