高校綜合檔案的個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)

李春梅

縱觀近年來高校綜合檔案管理工作的整體發(fā)展態(tài)勢(shì)，大部分綜合檔案的個(gè)性化教學(xué)信息資源開發(fā)能力較弱，個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)水平層次較低，服務(wù)理念與服務(wù)導(dǎo)向有所欠缺，直接制約了綜合檔案館（室）在學(xué)校內(nèi)部乃至社會(huì)領(lǐng)域的角色地位的提升和檔案信息資源的有效利用。因此，以利用高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)為視角，剖析和研究綜合檔案富含的教學(xué)信息資源，提供個(gè)性化的教學(xué)信息主動(dòng)服務(wù)，是目前高校綜合檔案管理利用工作中的當(dāng)務(wù)之急。

高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的必要性分析

1.滿足用戶個(gè)性化需求的需要

高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)可以最大限度地拓展高校檔案館信息服務(wù)的功能，有效滿足高校用戶在教學(xué)、科研的過程中對(duì)檔案信息的個(gè)性化需求。高校教師和科研人員是高校綜合檔案工作的主要服務(wù)對(duì)象，這些用戶的工作性質(zhì)不同，他們對(duì)檔案教學(xué)信息的需求側(cè)重點(diǎn)也有所區(qū)別。為了不斷滿足檔案用戶對(duì)教學(xué)信息的多層次需求，高校綜合檔案管理工作必須針對(duì)不同層次的用戶，有效定制相對(duì)應(yīng)的教學(xué)信息服務(wù)，以有效滿足檔案用戶個(gè)性化的教學(xué)信息需求。

2.提高高校綜合檔案服務(wù)水平的需要

高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)還可以提高高校綜合檔案服務(wù)的水平。高校綜合檔案?jìng)鹘y(tǒng)的教學(xué)信息服務(wù)僅限于教學(xué)類檔案的借閱、復(fù)印等。在如今的信息化背景下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)綜合檔案相關(guān)的教學(xué)信息進(jìn)行深層次的、實(shí)時(shí)互動(dòng)的個(gè)性化服務(wù)已經(jīng)成為高校檔案工作發(fā)展的大趨勢(shì)。因此，高校綜合檔案管理一定要提高服務(wù)水平，挖掘深層次的教學(xué)信息，使高校綜合檔案的服務(wù)從傳統(tǒng)的服務(wù)上升到個(gè)性化、人本化和信息化的服務(wù)水平上來。

3.高校檔案館（室）創(chuàng)新發(fā)展的需要

高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)是高校檔案館（室）創(chuàng)新發(fā)展的需要。高校檔案館（室）在高校中是容易被忽視的教輔單位，高校檔案館（室）要完成自身的創(chuàng)新發(fā)展，一定要適應(yīng)信息時(shí)代的需求，主動(dòng)為高校用戶提供個(gè)性化、集成化的教學(xué)信息。只有做到這一點(diǎn)，高校檔案館（室）才能真正提高檔案教學(xué)信息資源的利用率，從而提升檔案館（室）在高校中的地位。

高校綜合檔案開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略

1.構(gòu)建具有個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的門戶網(wǎng)站

高校綜合檔案在開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略時(shí)，首先要構(gòu)建具有個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的門戶網(wǎng)站。目前，大多數(shù)高校檔案館（室）還沒有建立自己的門戶網(wǎng)站，這大大降低了高校檔案工作在整個(gè)學(xué)校中的服務(wù)水平。在信息化的背景下，高校檔案館（室）建立個(gè)性化服務(wù)的門戶網(wǎng)站勢(shì)在必行。特別是在教學(xué)信息服務(wù)上，高校檔案館的門戶網(wǎng)站一定要功能齊全、內(nèi)容豐富、具備個(gè)性化服務(wù)的特點(diǎn)；利用網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)、開放的特點(diǎn)，將綜合檔案中的教學(xué)信息，包括課程建設(shè)、專業(yè)和學(xué)科建設(shè)、教材建設(shè)、教學(xué)管理制度建設(shè)、教學(xué)隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)風(fēng)建設(shè)、教學(xué)信息資源建設(shè)等相關(guān)信息在網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行儲(chǔ)存，并從以人為本的理念出發(fā)，使服務(wù)手段數(shù)字化。例如，擴(kuò)大網(wǎng)上教學(xué)信息的檢索目錄、教學(xué)相關(guān)文件的開放率等，主動(dòng)提供相關(guān)的教學(xué)信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)綜合檔案中教學(xué)信息的共享，從而滿足本校用戶的教學(xué)信息需求。

2.大力開展綜合檔案全文瀏覽服務(wù)

高校綜合檔案在開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略時(shí)，還要大力開展綜合檔案全文瀏覽服務(wù)。為了進(jìn)一步利用高校綜合檔案教學(xué)信息資源，切實(shí)有效地開展綜合檔案教學(xué)信息服務(wù)，高校檔案館一定要向?qū)W校各單位、學(xué)生等用戶提供教學(xué)信息的網(wǎng)上全文瀏覽服務(wù)。高校綜合檔案擁有涵蓋文書、歷史、行政、黨群、教學(xué)、聲像、基建、科研等門類的檔案信息，其中包含了豐富的教學(xué)信息，主要是教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)中形成的具有檔案保存價(jià)值的材料，如學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、教學(xué)綜合管理、學(xué)籍管理、招生、學(xué)位工作、課堂教學(xué)與實(shí)踐、教材建設(shè)、畢業(yè)生工作等。在提供全文瀏覽之前，一定要制定完善的信息開放標(biāo)準(zhǔn)，明確哪些信息可以提供全文瀏覽，哪些不可以進(jìn)行公開，如有特殊需要的情況，還可以使用密碼的形式進(jìn)行半公開的全文瀏覽。

3.深層次開發(fā)個(gè)性化、特色化的數(shù)據(jù)庫

高校綜合檔案在開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略時(shí)，還要深層次開發(fā)個(gè)性化、特色化的數(shù)據(jù)庫。這就要求檔案管理人員根據(jù)用戶的需求建立個(gè)性化、特色化的數(shù)據(jù)庫，將館藏綜合檔案中的教學(xué)信息以數(shù)據(jù)庫的形式加入學(xué)校整體的共享資源庫中，從而使得用戶能夠自由、高效地利用綜合檔案中的教學(xué)信息資源。例如，學(xué)生學(xué)業(yè)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，主要是以在校生、畢業(yè)生和用人單位為主要服務(wù)對(duì)象，不僅可以為學(xué)生升學(xué)、求職、留學(xué)提供快捷服務(wù)，而且還可以為用人單位對(duì)學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、學(xué)術(shù)科研及社會(huì)活動(dòng)情況等進(jìn)行詳細(xì)地查詢提供服務(wù)；學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫也是利用率較高的教學(xué)信息資源，既可以為學(xué)生在畢業(yè)設(shè)計(jì)和寫作畢業(yè)論文時(shí)提供借鑒和參考，也可以彰顯高?？蒲袑?shí)力；教學(xué)質(zhì)量檔案庫也是質(zhì)量教學(xué)的個(gè)性化、特色化的數(shù)據(jù)庫，如授課教師積累的有價(jià)值的教學(xué)方法和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，或者依據(jù)教學(xué)大綱建立的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)檔案庫，使得本校教師在教學(xué)后有總結(jié)和分析的依據(jù)。

4.加強(qiáng)綜合檔案教學(xué)信息資源的開發(fā)與利用

高校綜合檔案在開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略時(shí)，還要加強(qiáng)綜合檔案教學(xué)信息資源的開發(fā)與利用。綜合檔案中各種類型的檔案都富含著教學(xué)信息。行政、基建、教學(xué)、財(cái)會(huì)、外事、設(shè)備類檔案中有許多教學(xué)條件、教學(xué)設(shè)備和教學(xué)利用方面的教學(xué)信息資源，如教學(xué)經(jīng)費(fèi)投入、實(shí)驗(yàn)基地建設(shè)狀況、校舍狀況等；有許多教學(xué)改革方面的信息資源，如教材建設(shè)與成效、教學(xué)內(nèi)容與課程體系改革、專業(yè)建設(shè)等；有許多有關(guān)教學(xué)管理的教學(xué)信息資源，如教學(xué)管理隊(duì)伍的建設(shè)、教學(xué)管理規(guī)章制度的制定、教學(xué)管理實(shí)踐與教學(xué)管理成果等；有許多學(xué)風(fēng)建設(shè)方面的教學(xué)信息資源，如學(xué)風(fēng)建設(shè)、教師風(fēng)范和師德修養(yǎng)、科技文化活動(dòng)等。在開發(fā)利用綜合檔案中的教學(xué)信息資源時(shí)一定要擴(kuò)大編研的深度和范圍，編制出不同層次、不同內(nèi)容的檔案編研成果，從而最大程度地滿足不同用戶的多樣化和個(gè)性化需求，如教學(xué)信息含量大利用率高的培養(yǎng)人才、教育教學(xué)、校園建設(shè)的編研參考資料，學(xué)校教育事業(yè)基礎(chǔ)數(shù)字統(tǒng)計(jì)分析、優(yōu)秀畢業(yè)生典型案例選、學(xué)生及教職工表彰匯編等。

5.提升高校檔案管理人員的信息服務(wù)素養(yǎng)

高校綜合檔案在開展個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的有效策略時(shí)，還要提升高校檔案管理人員的信息服務(wù)素養(yǎng)。高校檔案管理人員不僅一定要具備扎實(shí)廣泛的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識(shí)，而且不能閉關(guān)自守，要去主動(dòng)了解本校各個(gè)學(xué)院和各個(gè)職能部門的工作流程，只有這樣，才能深入了解各個(gè)類型檔案中所富含的教學(xué)信息，并能準(zhǔn)確地提取出來進(jìn)行深層次的開發(fā)。另外，高校檔案管理人員還要具備運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力、檔案信息的提煉加工能力、檔案信息的傳播與交流能力、檔案信息評(píng)估與鑒定能力，這些都是檔案工作人員進(jìn)行個(gè)性化信息服務(wù)的必備能力。另外，檔案管理人員還要制定定時(shí)自評(píng)、自查、整改的規(guī)章制度，并將這些規(guī)章制度作為平時(shí)檔案工作人員進(jìn)行個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的保證，使得高校綜合檔案的個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)工作在反思中進(jìn)行總結(jié)，達(dá)到與時(shí)俱進(jìn)、可持續(xù)發(fā)展的工作目標(biāo)。

總之，隨著高等教育的日益發(fā)展，高校教師、科研人員及學(xué)生作為綜合檔案服務(wù)的對(duì)象越來越出現(xiàn)層次上的細(xì)分，對(duì)綜合檔案中的教學(xué)信息也越來越出現(xiàn)個(gè)性化的信息需求。特別是在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，高校綜合檔案進(jìn)行個(gè)性化的教學(xué)信息服務(wù)必須從個(gè)性化服務(wù)對(duì)象、服務(wù)方式、服務(wù)內(nèi)容等多個(gè)方面入手，提出利用高校綜合檔案進(jìn)行個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的創(chuàng)新策略，從而不斷拓展高校綜合檔案進(jìn)行個(gè)性化教學(xué)信息服務(wù)的功能。

（作者單位：北方工業(yè)大學(xué)綜合檔案室）

[責(zé)任編輯：張 雯]