如何做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作

呂廣慧

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，我國(guó)人員的流動(dòng)越來(lái)越頻繁。人才的流動(dòng)促進(jìn)了社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展與流動(dòng)人員相伴而生的就是流動(dòng)人員的人事檔案管理問(wèn)題。人事檔案是組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德能勤績(jī)和工作表現(xiàn)，以個(gè)人為單位集中保存?zhèn)洳榈母鞣N方式和載體的歷史記錄。

一、提高對(duì)流動(dòng)人員人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

流動(dòng)人員人事檔案管理工作。是伴隨著改革開(kāi)放以來(lái)人事制度改革的不斷深化而發(fā)展起來(lái)的。它關(guān)系到勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到人事檔案工作體系的完整，關(guān)系到我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施。

1、流動(dòng)人員人事檔案管理為人才由“單位人”轉(zhuǎn)變?yōu)椤吧鐣?huì)人”創(chuàng)造了條件。傳統(tǒng)體制下的人事檔案對(duì)人才的流動(dòng)有較大的制約作用。會(huì)產(chǎn)生“人走檔不走”的情況。這給流動(dòng)人員的工作、生活、待遇、戶籍等方面帶來(lái)麻煩。但是流動(dòng)人員在身份認(rèn)定、工齡計(jì)算、求職就業(yè)、出具證明、職稱(chēng)評(píng)審、計(jì)劃生育、辦理保險(xiǎn)、退休審批等方面都需要人事檔案。這就要求進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的管理工作。

2、流動(dòng)人員人事檔案的有效管理，推動(dòng)了人才資源的合理配置與使用，一方面促進(jìn)了單位用人自主權(quán)和人才擇業(yè)自主權(quán)的落實(shí)，另一方面有利于人才能進(jìn)能出的渠道暢通。消除了人才流動(dòng)中的體制性障礙。促使企事業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)用人制度的改革。推動(dòng)了政府人事部門(mén)的職能轉(zhuǎn)變與服務(wù)空間拓展，這是對(duì)傳統(tǒng)人事管理體制和制度的歷史性突破。

3、流動(dòng)人員人事檔案為單位選人用人提供了依據(jù)。具備重要的憑證價(jià)值。它是用人單位準(zhǔn)確選擇、正確評(píng)價(jià)、科學(xué)管理與使用人才的可靠依托，是流動(dòng)人員從學(xué)校到工作各階段諸多情況得到權(quán)威性證明的最有效保障。

二、加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案在各個(gè)環(huán)節(jié)規(guī)范化管理

1、加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。檔案材料是流動(dòng)人員人事檔案工作的物質(zhì)對(duì)象，是提供利用的前提。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開(kāi)展。應(yīng)采取一系列切實(shí)可行的措施：建立健全流動(dòng)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、定向收集、跟蹤收集、補(bǔ)充收集等方法；與流動(dòng)人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保形成的材料及時(shí)歸檔：流出或接收的檔案必須完整、齊全。任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗(yàn)收時(shí)。如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明。確保檔案材料齊全、完整，提高檔案的利用價(jià)值。

2、加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)。提高檔案管理人員素質(zhì)。流動(dòng)人員人事工作面臨許多新問(wèn)題。同時(shí)也給流動(dòng)人員人事檔案管理工作提出了更高的要求。檔案管理人員要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，通過(guò)自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，充分認(rèn)識(shí)到流動(dòng)人員人事檔案管理工作在人才資源開(kāi)發(fā)中的重要性。不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開(kāi)發(fā)、管理和利用好流動(dòng)人員人事檔案這一信息資源。

3、全面普查案卷，改進(jìn)和完善檔案功能。對(duì)接收到的流動(dòng)人員的人事檔案應(yīng)重新整理。剔除無(wú)用的案卷資料，對(duì)所保留的案卷資料重新組卷，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)。同時(shí)對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位，檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大。

三、推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理

在信息化程度日益深化的現(xiàn)代社會(huì)，檔案作為一種特殊的重要信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，流動(dòng)人員人事檔案管理也是如此。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。

1、檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料。使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)操作。同時(shí)也保證了檔案的真實(shí)性與可靠性，減少人員流動(dòng)導(dǎo)致人事檔案轉(zhuǎn)移過(guò)程中的修改、涂改、偽造等違法違紀(jì)行為的發(fā)生。從而充分發(fā)揮人事檔案的作用。

2、檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)建立后。還要有一定的專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò)和專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通，才能實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢(xún)和人才流動(dòng)管理。

(作者單位：164321紅色邊疆社保分局)