項(xiàng)目管理應(yīng)用于高校圖書(shū)館管理的可行性研究

鄭韜

[摘 要]論述了項(xiàng)目管理的概念、特點(diǎn)及其基本理論，探討了高校圖書(shū)館將項(xiàng)目管理理論應(yīng)用于圖書(shū)館管理的可行性，分析了項(xiàng)目管理在高校圖書(shū)館實(shí)際應(yīng)用中的問(wèn)題及項(xiàng)目管理對(duì)高校圖書(shū)館產(chǎn)生的影響。

[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理 圖書(shū)館管理 可行性研究

[中圖分類號(hào)] G25[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A[文章編號(hào)] 2095-3437（2012）12-0133-02

如何提高工作效率，提升管理水平，使高校圖書(shū)館各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、服務(wù)拓展活動(dòng)和科研項(xiàng)目開(kāi)展得有條不紊、卓有成效，需要高校圖書(shū)館努力探索和創(chuàng)建行之有效的工作機(jī)制和管理方法。而項(xiàng)目管理作為一種富有彈性的組織管理模式，它的管理理念與方法正好為高校圖書(shū)館實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)提供了這種可能性。本文將就項(xiàng)目管理理論應(yīng)用于高校圖書(shū)館管理的可行性進(jìn)行研究。

一、項(xiàng)目及項(xiàng)目管理的定義

自項(xiàng)目管理興起至今，不少人都對(duì)項(xiàng)目及項(xiàng)目管理這兩個(gè)名詞下過(guò)定義，其中比較具有典型性的項(xiàng)目定義是： 項(xiàng)目是一次性的工作，它應(yīng)有明確的預(yù)期目標(biāo)和可利用的資源范圍，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，由專門人員運(yùn)用多種學(xué)科的知識(shí)來(lái)完成。[1]它具有目標(biāo)性、獨(dú)特性、臨時(shí)性、一次性等本質(zhì)特征。所謂項(xiàng)目管理就是在一個(gè)確定的實(shí)際范圍內(nèi)，為了完成一個(gè)既定的目標(biāo)，并通過(guò)特殊形式的臨時(shí)性組織運(yùn)行機(jī)制，通過(guò)有效的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)與控制，充分利用既定有限資源的一種系統(tǒng)管理方法。[2]

二、項(xiàng)目管理的特點(diǎn)

隨著對(duì)項(xiàng)目管理研究的深入，研究者對(duì)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)也存在多種說(shuō)法，眾說(shuō)紛紜，其中秦雪平認(rèn)為最基本的特點(diǎn)應(yīng)該有以下四點(diǎn)：

1.復(fù)雜性：項(xiàng)目由多部分組成，跨多組織、多行業(yè)、多學(xué)科，不可預(yù)知的因素較多；

2.創(chuàng)造性：項(xiàng)目管理在承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)又要進(jìn)行創(chuàng)造性的管理，這是由項(xiàng)目的一次性特點(diǎn)決定的；

3.需集權(quán)領(lǐng)導(dǎo)和專門組織：要求不同部門做出迅速有效且相互關(guān)聯(lián)的反應(yīng)，需要建立集權(quán)的機(jī)制和專門組織；

4.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人起至關(guān)重要的作用，他要在多種限制條件下，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)一系列的項(xiàng)目管理步驟完成項(xiàng)目目標(biāo)。[3]

三、項(xiàng)目管理的基本理論

項(xiàng)目管理的基本理論包括如下幾個(gè)方面。

1.項(xiàng)目階段和項(xiàng)目生命周期：項(xiàng)目生命周期是指將項(xiàng)目分為幾個(gè)階段并加以運(yùn)作。

2.項(xiàng)目整體管理：指對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃制定、項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行、整體變更控制等各個(gè)階段中所有項(xiàng)目管理所涉及的全過(guò)程管理。

3.項(xiàng)目范圍管理：指對(duì)項(xiàng)目包括什么與不包括什么的定義與控制過(guò)程。它包括以下步驟：界定項(xiàng)目的范圍——規(guī)劃范圍——核實(shí)范圍——變更范圍。

4.項(xiàng)目時(shí)間管理：指為確保項(xiàng)目按時(shí)完成的管理。它包括以下步驟：定義具體活動(dòng)——對(duì)活動(dòng)進(jìn)行排序——估算活動(dòng)時(shí)間——制定進(jìn)度計(jì)劃——控制進(jìn)度計(jì)劃。

5.項(xiàng)目成本管理：指為確保在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi)完成項(xiàng)目對(duì)所需的所有過(guò)程的管理。它包括以下步驟：資源配置——成本估算——費(fèi)用預(yù)算——成本控制。

6.項(xiàng)目質(zhì)量管理：是為了確保項(xiàng)目達(dá)到預(yù)期質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)所進(jìn)行的一系列管理過(guò)程。它包括以下步驟：質(zhì)量規(guī)劃——質(zhì)量控制——質(zhì)量保證。

7.項(xiàng)目人力資源管理：是指為了使所有項(xiàng)目參與者的能力和積極性都得到最有效地發(fā)揮和利用所做的一系列管理措施。它包括以下步驟：組織規(guī)劃——團(tuán)隊(duì)建設(shè)——人員選聘——領(lǐng)導(dǎo)建設(shè)。

8.項(xiàng)目溝通管理：是指為了確保項(xiàng)目信息收集的有效及時(shí)和傳輸暢通所需要實(shí)施的一系列措施，它包括以下步驟：溝通規(guī)劃——信息傳輸——進(jìn)度報(bào)告——管理結(jié)束。

9.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理：是指對(duì)項(xiàng)目可能涉及的不確定因素和所存在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)管理。它包括以下步驟：識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)——量化風(fēng)險(xiǎn)——制定對(duì)策——風(fēng)險(xiǎn)控制。

10.項(xiàng)目采購(gòu)管理：指從外界獲得產(chǎn)品或服務(wù)的過(guò)程。它包括以下步驟：采購(gòu)計(jì)劃——采購(gòu)與征購(gòu)——資源選擇——合同管理。

四、項(xiàng)目管理應(yīng)用于高校圖書(shū)館的可行性研究

（一）高校圖書(shū)館引入項(xiàng)目管理的必要性與可行性

對(duì)于高校圖書(shū)館傳統(tǒng)的管理方式來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目管理在不少方面具有突出的優(yōu)勢(shì)。吳翠紅認(rèn)為，在圖書(shū)館中采用項(xiàng)目管理，不但可行而且必要。她把依據(jù)總結(jié)為三個(gè)方面：1.項(xiàng)目管理目標(biāo)確定，個(gè)人的分工與責(zé)任明確，可以避免不必要的扯皮、推諉。2.項(xiàng)目管理可以培養(yǎng)和鍛煉員工的溝通、合作、協(xié)作能力，尤其是可以培養(yǎng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的管理能力，為圖書(shū)館發(fā)現(xiàn)人才、鍛煉人才、選拔人才提供一個(gè)最佳路徑。3.圖書(shū)館的量化指標(biāo)雖然能有效地反映圖書(shū)館的整體業(yè)績(jī)，但卻不能通過(guò)分解這些數(shù)據(jù)到個(gè)體身上來(lái)衡量個(gè)人績(jī)效，而項(xiàng)目卻可直接應(yīng)用于評(píng)估個(gè)人的業(yè)績(jī)和能力。因?yàn)轫?xiàng)目的目標(biāo)是非常清晰的，達(dá)到目標(biāo)即項(xiàng)目的成果。因而完成項(xiàng)目則是館員工作績(jī)效的具體體現(xiàn)，同時(shí)在執(zhí)行項(xiàng)目的過(guò)程中，由于分工明確、責(zé)任分明，非常容易檢測(cè)到個(gè)人的能力與水平。[4]

把項(xiàng)目管理引入圖書(shū)館，改變了原有的管理模式，不但規(guī)范了管理規(guī)則，調(diào)動(dòng)了廣大員工的積極性，客觀上也推動(dòng)了高校圖書(shū)館管理體制改革，是十分必要的。

（二）高校圖書(shū)館項(xiàng)目管理實(shí)施過(guò)程

1.明確目標(biāo)，確立項(xiàng)目

高校圖書(shū)館在進(jìn)行項(xiàng)目管理活動(dòng)時(shí)，首先要明確具體目標(biāo)，通過(guò)進(jìn)行可行性研究之后，將其確立為項(xiàng)目。

2.成立項(xiàng)目小組

首先，圖書(shū)館必須要確定主管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)（視項(xiàng)目規(guī)模及其重要性，以分管領(lǐng)導(dǎo)甚至館長(zhǎng)為項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人），如果項(xiàng)目重大，則應(yīng)該專門成立項(xiàng)目（領(lǐng)導(dǎo)）小組，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程指導(dǎo)和監(jiān)督。其次，成立項(xiàng)目（執(zhí)行）小組，以項(xiàng)目的相關(guān)度，從不同部門選出項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目小組成員。圖書(shū)館在成立項(xiàng)目小組時(shí)要考慮全面，尤其是選擇項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人更要慎重，因?yàn)樗钦麄€(gè)團(tuán)隊(duì)的靈魂，是項(xiàng)目成功的首要因素。

3.制定項(xiàng)目計(jì)劃

項(xiàng)目計(jì)劃一般由主管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)（或項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組）制定，不過(guò)如果能讓項(xiàng)目小組成員參與計(jì)劃，則可能提高小組成員的積極性和主動(dòng)性。項(xiàng)目小組成員必須清晰地定義項(xiàng)目具體目標(biāo)，然后對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行工作分解，確定需要完成的工作或活動(dòng)。整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃要明確每位成員的分工與職責(zé)，以及完成整個(gè)項(xiàng)目所需要的資源及數(shù)量、所有可以投入的費(fèi)用。

4.執(zhí)行計(jì)劃并控制項(xiàng)目

作為項(xiàng)目總負(fù)責(zé)，主管項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)要全程掌控整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度。項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人則要嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃，隨時(shí)控制實(shí)際進(jìn)度，在項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如果實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度有出入，就必須與小組成員進(jìn)行溝通，讓他們了解現(xiàn)狀，并立即率領(lǐng)他們采取糾正措施，修改原計(jì)劃，以便項(xiàng)目重新按原計(jì)劃的進(jìn)度推進(jìn)。

5.成本管理及資金保障

高校圖書(shū)館經(jīng)費(fèi)十分有限，因此在進(jìn)行實(shí)際的項(xiàng)目管理過(guò)程中，成本的管理是最重要也是最關(guān)鍵的一環(huán)。高校圖書(shū)館與企業(yè)項(xiàng)目管理的不同之處在于，它每年的經(jīng)費(fèi)基本都是有一定的預(yù)算，如果在項(xiàng)目管理中出現(xiàn)超出計(jì)劃預(yù)算的情況時(shí)，很難再有大幅度的追加預(yù)算來(lái)使項(xiàng)目目標(biāo)最終完成，而企業(yè)在遇到相同問(wèn)題時(shí)則通常可以采用多種方式進(jìn)行新的經(jīng)費(fèi)投入。所以，在高校圖書(shū)館進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，更要精打細(xì)算，在制定周密計(jì)劃的基礎(chǔ)上嚴(yán)格按計(jì)劃推進(jìn)。也正因?yàn)楦咝D書(shū)館存在著這樣的風(fēng)險(xiǎn)，因此在制定項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候，就要盡量預(yù)留有一定的資金以應(yīng)付在項(xiàng)目管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況。

6.溝通管理

根據(jù)工作的進(jìn)度，項(xiàng)目小組要定期召開(kāi)會(huì)議，成員之間充分溝通，以便每位小組成員了解整個(gè)項(xiàng)目的總體進(jìn)展情況，隨時(shí)糾正出現(xiàn)的偏差或者完善下一步的計(jì)劃，保證項(xiàng)目的繼續(xù)推進(jìn)。除了糾偏，在溝通過(guò)程中，項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人要對(duì)小組成員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)，尤其是在進(jìn)行時(shí)間較長(zhǎng)的項(xiàng)目時(shí)，一定的激勵(lì)會(huì)促使心理可能倦怠的小組成員重新煥發(fā)活力，積極推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程。

7.結(jié)束項(xiàng)目

在項(xiàng)目完成時(shí)，項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)人首先要帶領(lǐng)項(xiàng)目小組對(duì)項(xiàng)目整體情況進(jìn)行評(píng)估，建立相應(yīng)的文檔，并對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)，從中提取項(xiàng)目成功的因素和出現(xiàn)問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在未來(lái)的項(xiàng)目中有所改進(jìn)，提升項(xiàng)目管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

本文簡(jiǎn)要論述了項(xiàng)目管理的概念、特點(diǎn)及其基本理論，分析了高校圖書(shū)館將項(xiàng)目管理理論應(yīng)用于圖書(shū)館管理的必要性和可行性，并簡(jiǎn)述了高校圖書(shū)館項(xiàng)目管理實(shí)施的一般過(guò)程。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，項(xiàng)目管理在高校圖書(shū)館的應(yīng)用將越來(lái)越普遍，而高校圖書(shū)館也將通過(guò)越來(lái)越多的項(xiàng)目管理應(yīng)用，取得事業(yè)上的進(jìn)一步發(fā)展。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

[1] 陳曉婷.項(xiàng)目管理方法在高校人事管理中的運(yùn)用[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2011，（5）：252-255.

[2] 許強(qiáng).項(xiàng)目管理在圖書(shū)館中的應(yīng)用[J].中小學(xué)圖書(shū)館情報(bào)世界，2004，（6）：45.

[3] 秦雪平.試論項(xiàng)目管理在圖書(shū)館中的應(yīng)用[J]. 內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010，（2）：122-125.

[4] 吳翠紅.項(xiàng)目管理在圖書(shū)館的應(yīng)用探索[J]. 圖書(shū)館論壇，2009，（6）：104-107.

[責(zé)任編輯：鐘 嵐]