定制化圖書館設(shè)備在線管理系統(tǒng)

董曉燕

〔摘 要〕針對目前高校圖書館設(shè)備管理的現(xiàn)狀及存在的問題，分析了設(shè)備信息的數(shù)據(jù)特點(diǎn)，以B/S結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)了定制化的設(shè)備管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)運(yùn)用自行定制的模式實(shí)現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)預(yù)先自定義屬性以及記錄和管理，采用權(quán)限分離實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的安全，同時(shí)擁有access和SQL兩種數(shù)據(jù)庫可選擇使用，且將設(shè)備采購和管理數(shù)據(jù)進(jìn)行無縫連接，更大的提高數(shù)據(jù)錄入的效率。

〔關(guān)鍵詞〕設(shè)備管理系統(tǒng)；B/S結(jié)構(gòu)；自定制化；access；SQL

在當(dāng)前高等教育改革與發(fā)展的新形勢下，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等帶來的信息化環(huán)境以及辦公自動化的普及可以有效的提高辦公效率，節(jié)省大量的工作時(shí)間，但與此同時(shí)，信息化的普及以及計(jì)算機(jī)的發(fā)展讓目前越來越多的國內(nèi)外單位擁有大量的設(shè)備，于是設(shè)備的定期統(tǒng)計(jì)，維護(hù)與維修則成了非常難于管理的一件事情。單靠人工手動記錄設(shè)備采購臺賬管理已經(jīng)是非常困難的事情，當(dāng)面對日益頻繁的設(shè)備動態(tài)管理信息，如借用、調(diào)動、維修等就更是顯得手足無措，因此而導(dǎo)致設(shè)備信息透明度低以及管理混亂使用率低下。有些單位靠購買商業(yè)化的通用企業(yè)設(shè)備管理軟件來解決問題，但是由于其通用性導(dǎo)致本單位的一些特殊性質(zhì)的設(shè)備屬性無法記錄或缺失一些必須的功能，使用率并不高；有些單位則基于自己單位需求制作了資產(chǎn)管理系統(tǒng)，雖然本單位使用方便，卻由于各種設(shè)備的獨(dú)特屬性和不同的管理方式導(dǎo)致系統(tǒng)無法廣泛使用，而且并不是每個(gè)單位都有相應(yīng)的人力和技術(shù)來制作所需的資產(chǎn)管理系統(tǒng)；還有些單位因?yàn)樵O(shè)備管理集中，因此管理系統(tǒng)采用單機(jī)模式，無法讓更多的管理人員同時(shí)進(jìn)行管理和資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)。

目前高校的部門分工不同，導(dǎo)致設(shè)備資產(chǎn)統(tǒng)一由設(shè)備處或某部門購買，相應(yīng)全面的采購記錄均在設(shè)備處等部門記載，但是詳細(xì)的使用信息則是在各使用部門內(nèi)部，造成信息分離導(dǎo)致無法有效地統(tǒng)計(jì)和管理，且可能因?yàn)樾^(qū)分散導(dǎo)致資產(chǎn)移用后無法跟蹤記錄，使資產(chǎn)管理更加困難。

因此，設(shè)備管理系統(tǒng)要依據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn)化組織ISO質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，參考對設(shè)備管理的實(shí)際需要，對設(shè)備的需求、購置、安裝、運(yùn)行、維護(hù)、檢修直到報(bào)廢的整個(gè)壽命周期進(jìn)行全過程管理。即從新增設(shè)備的申請開始，經(jīng)過審批、采購、驗(yàn)收、安裝、移交，以及運(yùn)行、故障修理、維護(hù)保養(yǎng)直到報(bào)廢為止，將所有設(shè)備管理活動中的信息進(jìn)行收集、提取、加工，輸入相應(yīng)的設(shè)備管理信息的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)全面詳細(xì)的設(shè)備管理信息系統(tǒng)。同時(shí)，正是由于在設(shè)備整個(gè)壽命周期運(yùn)行的過程中充滿了不定性，所以設(shè)備管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就要充分考慮到這些不定因素的可能性，為所有的不定因素預(yù)留數(shù)據(jù)空間，保證設(shè)備管理系統(tǒng)能適應(yīng)各種設(shè)備的信息數(shù)據(jù)并且進(jìn)行有效完整的錄入管理。因此，設(shè)備管理系統(tǒng)要符合一些基本的設(shè)計(jì)原則。

1 系統(tǒng)的基本設(shè)計(jì)原則

適用性：按照設(shè)備的整個(gè)壽命周期全過程進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，數(shù)據(jù)的完整性不僅能夠滿足單位的管理需求，還符合設(shè)備在單位的應(yīng)用流程，可以應(yīng)用在不同單位記錄各種設(shè)備信息，具有廣泛的實(shí)用性。

拓展性：系統(tǒng)對設(shè)備信息的不定性預(yù)留數(shù)據(jù)空間，保證設(shè)備任何不同的數(shù)據(jù)信息都可以進(jìn)行數(shù)據(jù)化錄入管理，實(shí)現(xiàn)設(shè)備信息的兼容性。

共享性：設(shè)備信息檢索頁面支持在線多人訪問，不僅可以使工作人員查找設(shè)備信息，還可以檢查設(shè)備信息的正確性，方便有效的提供各種設(shè)備信息和保證了設(shè)備信息的最新正確數(shù)據(jù)。

安全性：對管理員權(quán)限分級，實(shí)施管理員權(quán)限控制，并且系統(tǒng)前后臺分離管理，對數(shù)據(jù)的安全性和可靠性提供了有效的保障。

實(shí)時(shí)性：在線對設(shè)備信息的有效操作均可以實(shí)時(shí)更新，為所有檢索信息者提供了最新有效的數(shù)據(jù)。

方便性：設(shè)備管理系統(tǒng)要操作簡單、界面友好、方便易學(xué)，且為了能適應(yīng)不同單位設(shè)備數(shù)量的多少，實(shí)現(xiàn)多數(shù)據(jù)庫選擇，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)庫切換，還可以用模糊檢索等方式檢索出需要的信息以word或excel文件格式導(dǎo)出。簡單易用功能齊全使設(shè)備管理系統(tǒng)有了更久的生命周期。

為了在廣闊的網(wǎng)絡(luò)范圍進(jìn)行管理，且客戶端的零維護(hù)性，本系統(tǒng)采用B/S（Brower/Server）結(jié)構(gòu)[1]，即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)。隨著瀏覽器技術(shù)的不斷成熟，結(jié)合瀏覽器的各種Script語言（如VBScript、JavaScrip等）和ActiveX技術(shù)，終端用戶只需要通過瀏覽器就可以實(shí)現(xiàn)以前必須用軟件才能實(shí)現(xiàn)的強(qiáng)大功能，界面簡單易用，面向不同的用戶群，地域分散，軟件開發(fā)難度和維護(hù)成本卻降低。在B/S結(jié)構(gòu)中一小部分事物邏輯在前端即Brower下實(shí)現(xiàn)，主要事物邏輯在服務(wù)器端實(shí)現(xiàn)，服務(wù)器端安裝數(shù)據(jù)庫（如Oracle、Sybase、Informix或SQL Server等）軟件，瀏覽器通過服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，實(shí)現(xiàn)三層架構(gòu)。B/S結(jié)構(gòu)不僅使系統(tǒng)維護(hù)升級以及功能拓展簡單方便，還開發(fā)簡單，共享性強(qiáng)，權(quán)限分明安全性高，不同的人員，從不同的地點(diǎn)，以不同的接入方式（如LAN，WAN，WLAN，Wi-Fi，Internet等）訪問和操作數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了B/S架構(gòu)下簡單方便，速度快，效果優(yōu)的管理系統(tǒng)。

本管理系統(tǒng)客戶端使用瀏覽器，服務(wù)器端采用Windows 2000 Server以上版本的操作系統(tǒng)，網(wǎng)頁代碼使用VBScript等，數(shù)據(jù)庫采用access與SQL Server兼容性選擇使用，且access采用加密技術(shù)，方便導(dǎo)入現(xiàn)有的圖書館資產(chǎn)數(shù)據(jù)以及保證數(shù)據(jù)庫的安全。其實(shí)現(xiàn)模式如圖1：

3 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

定制化設(shè)備在線管理系統(tǒng)主要功能分為管理員管理模塊，設(shè)備基本參數(shù)設(shè)置模塊，設(shè)備采購信息模塊，設(shè)備信息管理模塊以及查詢模塊，其功能結(jié)構(gòu)[2]圖如圖2所示，其具體功能如下：資產(chǎn)在線管理系統(tǒng)管理員管理參數(shù)設(shè)置設(shè)備采購管理設(shè)備管理查詢及導(dǎo)出超級管理員高級客理員普通管理員設(shè)備分類配發(fā)部門使用部分采購信息添加采購記錄管理設(shè)備信息添加設(shè)備履歷添加設(shè)備參數(shù)修改查詢及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出圖2 設(shè)備在線管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

3.1 管理員管理模塊

設(shè)置管理人員的權(quán)限，共分為3個(gè)級別，分別為超級管理員、高級管理員和普通管理員。超級管理員擁有最高權(quán)限，不僅可以自行訂制各種設(shè)備屬性，添加刪除修改各種設(shè)備數(shù)據(jù)，還可以進(jìn)行系統(tǒng)初始化，清空數(shù)據(jù)庫記錄；高級管理員可以定制設(shè)備屬性以及對數(shù)據(jù)進(jìn)行各種操作，卻沒有初始化系統(tǒng)的權(quán)限；普通管理員只能對設(shè)備數(shù)據(jù)進(jìn)行添加修改，無權(quán)進(jìn)行任何自行訂制以及系統(tǒng)初始化的權(quán)限?？梢酝ㄟ^此模塊建立新用戶及更改用戶登錄密碼。管理員分級別管理，使得不同級別的管理員擁有不同的使用權(quán)限，從而增強(qiáng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。

3.2 設(shè)備基本參數(shù)設(shè)置模塊

依據(jù)設(shè)備數(shù)據(jù)的特殊性質(zhì)，分析設(shè)備的固定信息和可變信息特點(diǎn)，其中某些信息是不可更改的還具有一定的共性，且會隨著某些設(shè)備或者時(shí)間的改變這些信息的屬性將進(jìn)行改變，為了保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性和檢索的方便性，在此單獨(dú)列出了參數(shù)設(shè)置模塊，首先將設(shè)備的某些固定信息進(jìn)行先行定制，在以后的錄入中采用下拉框格式進(jìn)行選擇，保證統(tǒng)一有效的錄入設(shè)備數(shù)據(jù)。本系統(tǒng)將設(shè)備的類別、設(shè)備發(fā)放單位和設(shè)備使用單位進(jìn)行分別定制，且可以隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)添加修改，在詳細(xì)錄入設(shè)備的類別，設(shè)備發(fā)放單位和設(shè)備使用單位數(shù)據(jù)時(shí)就可以直接以下拉框進(jìn)行選擇，在以后需要時(shí)，也可以對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，修改的同時(shí)也會在設(shè)備詳細(xì)信息中自動修改，確保不會因?yàn)殇浫牖蛐薷臄?shù)據(jù)時(shí)的各種原因?qū)е逻@些數(shù)據(jù)有差異。保證了數(shù)據(jù)統(tǒng)一的同時(shí)也使得在以后的檢索時(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和有效。

3.3 設(shè)備采購模塊

設(shè)備采購模塊分為采購信息添加模塊和采購管理模塊。采購信息添加模塊為記錄設(shè)備采購的各種信息，以便于進(jìn)行設(shè)備信息采購統(tǒng)計(jì)和整體設(shè)備數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。在設(shè)備采購中記錄的數(shù)據(jù)要與設(shè)備詳細(xì)信息中的數(shù)據(jù)相匹配，同時(shí)包括設(shè)備采購因由、應(yīng)用部門、合同信息、設(shè)備保修信息和設(shè)備供貨商等各種信息。采購管理模塊則是實(shí)現(xiàn)對采購信息的查詢、修改和刪除等功能。

3.4 設(shè)備管理模塊

包括了設(shè)備基礎(chǔ)信息添加，設(shè)備履歷添加，設(shè)備參數(shù)修改3個(gè)部分。設(shè)備基礎(chǔ)信息添加是詳細(xì)記錄設(shè)備的各種信息，如設(shè)備名稱、設(shè)備資產(chǎn)號，設(shè)備序列號，價(jià)格，型號、類別、供貨公司、詳細(xì)保修期、詳細(xì)配置以及設(shè)備狀態(tài)等信息。設(shè)備履歷添加則是在對設(shè)備基礎(chǔ)信息添加完成后需要對設(shè)備整體壽命周期持續(xù)跟蹤的記錄，即隨時(shí)無限制自行添加設(shè)備從分配到使用過程中出現(xiàn)的各種對設(shè)備移交，使用對象，維修記錄，借還記錄等信息，且自動列表生成。設(shè)備參數(shù)修改則是對設(shè)備所有管理信息進(jìn)行修改或者刪除。

3.5 查詢模塊

本模塊集成在系統(tǒng)各個(gè)模塊之上，以獨(dú)立的網(wǎng)頁集成了設(shè)備詳細(xì)信息，可以單獨(dú)供無權(quán)限的訪問者查詢設(shè)備的基礎(chǔ)信息和使用信息；也可在設(shè)備參數(shù)修改和設(shè)備履歷添加等功能中以簡單框口出現(xiàn)，便于進(jìn)行信息查詢。普通訪問者即各部門人員方便查看資產(chǎn)信息同時(shí)還可以提供設(shè)備的最終準(zhǔn)確信息，不過無權(quán)管理任何數(shù)據(jù)。查詢中還可以將查詢數(shù)據(jù)以EXCEL或者WORD文件格式導(dǎo)出。

4 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)及實(shí)現(xiàn)

4.1 數(shù)據(jù)庫切換

作為一款兼容性強(qiáng)的設(shè)備管理系統(tǒng)，要能適應(yīng)各種情況的數(shù)據(jù)要求，有的單位需要設(shè)備數(shù)量不多卻要詳細(xì)維護(hù)記錄的簡單易用管理系統(tǒng)；有的單位需要設(shè)備數(shù)量龐大且維護(hù)信息繁瑣的支持性強(qiáng)的管理系統(tǒng)；所有的這些要求其實(shí)都是針對數(shù)據(jù)庫來說，簡單易使用的系統(tǒng)可以直接采用access作為數(shù)據(jù)庫，這樣軟件可以直接發(fā)布使用，不需要進(jìn)行數(shù)據(jù)庫配置等操作，同時(shí)在系統(tǒng)中采用加密技術(shù)對access數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密保證數(shù)據(jù)安全就完全能應(yīng)用于各種數(shù)據(jù)量不高的單位。繁瑣龐大的設(shè)備管理數(shù)據(jù)可以采用SQL數(shù)據(jù)庫，需要在發(fā)布服務(wù)器上安裝相應(yīng)的SQL軟件并配置相應(yīng)的設(shè)備管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，雖然操作需要一些步驟，但是依托強(qiáng)大的SQL軟件功能，對以后的管理會更方便，安全管理備份管理都會省卻了很多操作。

能兼容實(shí)現(xiàn)與兩種數(shù)據(jù)庫對接的設(shè)備管理系統(tǒng)，只要在軟件運(yùn)行開始定義數(shù)據(jù)庫類別。首先建立datatype.inc文件。文件內(nèi)容輸入以下信息：

定義好以后在配置數(shù)據(jù)庫連接的conn.asp文件中首先執(zhí)行datatype.inc文件，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行判斷，如果是0為access數(shù)據(jù)庫就進(jìn)行aceess的數(shù)據(jù)庫連接的配置，對系統(tǒng)自身攜帶的access數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行連接設(shè)置，如果是1為SQL數(shù)據(jù)庫，就與發(fā)布服務(wù)器的SQL軟件進(jìn)行連接設(shè)置。這樣兩種數(shù)據(jù)庫基本上就能實(shí)現(xiàn)面對各種單位不同的需求。

4.2 采購信息與設(shè)備管理信息的無縫連接

設(shè)備采購與設(shè)備管理是密切相關(guān)的，記錄設(shè)備相應(yīng)的采購信息可以更好的了解設(shè)備整個(gè)的使用周期和維護(hù)設(shè)備信息。而且將采購信息記錄可以實(shí)現(xiàn)批量化錄入相應(yīng)的設(shè)備信息。

采購信息主要包括合同編號、設(shè)備名稱、設(shè)備類別、型號、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、采購時(shí)間、銷售商等信息，記錄采購信息后會產(chǎn)生同時(shí)產(chǎn)生兩份數(shù)據(jù)：一份數(shù)據(jù)記錄入采購信息表中；一份數(shù)據(jù)會根據(jù)采購設(shè)備的數(shù)量產(chǎn)生相應(yīng)數(shù)量的設(shè)備數(shù)據(jù)記錄入一份臨時(shí)表中。因?yàn)樵阡浫朐O(shè)備采購信息的時(shí)候已經(jīng)詳細(xì)的記錄了設(shè)備的各種基礎(chǔ)信息，為了在添加設(shè)備基礎(chǔ)信息的過程中減少重復(fù)錄入，將這份數(shù)據(jù)可以直接保存到臨時(shí)表中[3]，只有對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)鍵字惟一更新后就可以進(jìn)入正式的設(shè)備管理表中進(jìn)行管理。

4.3 設(shè)備變動數(shù)據(jù)的定制與維護(hù)

以往的設(shè)備管理系統(tǒng)僅是考慮到將設(shè)備的各種基本信息進(jìn)行錄入和查詢，一旦設(shè)備有了各種信息改變，則很難對變動的信息進(jìn)行進(jìn)一步錄入和查詢。所以本管理系統(tǒng)將所有可變動的數(shù)據(jù)與設(shè)備基本信息在后臺進(jìn)行了分離，另外分類管理，前臺統(tǒng)一進(jìn)行錄入查詢，便于應(yīng)對各種設(shè)備信息的更新與管理。

設(shè)備可變動信息主要分為5部分，分別為設(shè)備分類、配發(fā)部門、使用部門、維護(hù)信息和使用信息。

將設(shè)備分類單獨(dú)列出來是為了方便查詢各種類別的設(shè)備信息，也是為了統(tǒng)一設(shè)備分類的信息，假如數(shù)據(jù)錄入的工作人員不同，有的將計(jì)算機(jī)的分類寫成計(jì)算機(jī)，有的將計(jì)算機(jī)分類寫成臺式機(jī)，這樣導(dǎo)致以后的檢索等信息可能出錯(cuò)且數(shù)據(jù)混亂。

配發(fā)部門和使用部門是有可能因?yàn)椴块T的變更或者采購等原因，有的是技術(shù)部進(jìn)行配發(fā)使用，有的是辦公室配發(fā)，如果出現(xiàn)其他新的部門配發(fā)使用，錄入信息的時(shí)候可能導(dǎo)致混亂或者查詢不到等情況。

設(shè)備分類、配發(fā)部門和使用部門作為參數(shù)設(shè)置功能首先進(jìn)行初始化定義，同時(shí)在系統(tǒng)使用的任何時(shí)候都可以添加更新，這些參數(shù)在設(shè)備基礎(chǔ)信息錄入的時(shí)候直接作為下拉框選項(xiàng)進(jìn)行選擇，方便數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和管理。

設(shè)備的維護(hù)信息和使用信息是管理設(shè)備數(shù)據(jù)的重要組成部分，這兩部分的信息不同于設(shè)備的基礎(chǔ)信息，具有變動性和持續(xù)更新性，這些變動和更新的信息也是設(shè)備信息中需要重要管理查詢的一部分。針對這個(gè)特點(diǎn)，在設(shè)備的基礎(chǔ)信息之上，對設(shè)備的詳細(xì)的使用信息和維護(hù)信息進(jìn)行了后臺獨(dú)立建表，建立設(shè)備履歷表和設(shè)備使用信息表，以設(shè)備序列號為關(guān)鍵字進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

設(shè)備履歷表包括序號、使用時(shí)段、配發(fā)部門、使用部門、發(fā)送人、接收人。設(shè)備使用信息則在設(shè)備履歷的任何一個(gè)使用時(shí)段建立，包括序號、送修時(shí)間、送修單位、送修人、接收人、故障現(xiàn)象、原因分析、排除過程、維修結(jié)果等項(xiàng)，履歷表和設(shè)備信息則通過設(shè)備序列號和履歷序號關(guān)鍵詞進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

在前臺設(shè)備履歷信息和使用信息同設(shè)備的基礎(chǔ)信息一起展現(xiàn)，管理員隨時(shí)可進(jìn)行添加更新。這樣對于設(shè)備的維修更換記錄以及使用人使用部門等信息的更新都可以進(jìn)行詳細(xì)的記錄，且可以不用重復(fù)添加設(shè)備基礎(chǔ)信息，節(jié)省了數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的繁瑣且對設(shè)備的使用信息進(jìn)行了全面的跟蹤記錄。

5 結(jié)束語

本文建立一個(gè)簡潔有效，易于實(shí)施，兼容性強(qiáng)的圖書館設(shè)備在線管理系統(tǒng)。針對目前圖書館的各種設(shè)備進(jìn)行了詳細(xì)的跟蹤記錄管理，且能靈活的適應(yīng)越來越多的不同設(shè)備的屬性記錄與管理。本軟件目前應(yīng)用于圖書館，從設(shè)備的采購記錄到設(shè)備配發(fā)、使用、報(bào)廢等一系列的流程都有了詳細(xì)的記錄管理，通過用戶管理保證了數(shù)據(jù)庫的安全，對整體的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)輸出等處理，且通過修改界面就直接應(yīng)用于化學(xué)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)驗(yàn)器材與試劑的管理，應(yīng)用范圍廣且大大提高了管理效果。

參考文獻(xiàn)

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（本文責(zé)任編輯：孫國雷）