淺談檔案信息化及其管理

李賀

摘 要:信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求和發(fā)展方向。檔案管理的現(xiàn)代化水平,主要看其檔案信息化的程度如何。本文結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)檔案信息化及其管理提出幾點(diǎn)體會(huì)。

關(guān)鍵詞:檔案信息化檔案管理

中圖分類號(hào):TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào)1674-098X(2012)05(b)-0207-01

1 檔案信息化的基本內(nèi)容及內(nèi)在聯(lián)系

“檔案是歷史的原始記錄”,其本身就是一種可以被充分利用的信息資料。必須明確,被信息化處理的檔案不僅僅限于檔案本身所記載的原始內(nèi)容,還包括將其加工處理后與其他信息整合后而成的更為寬泛的信息。由此可知,檔案信息化的基本內(nèi)容包括兩方面:一是將檔案原始內(nèi)容進(jìn)行整合再加工而成的信息,即狹義上的檔案信息化;二是將檔案信息內(nèi)容與社會(huì)其他信息進(jìn)行整合再加工而成的信息,即廣義上的檔案信息化。故此,在現(xiàn)有技術(shù)條件下,檔案信息化既要達(dá)到促進(jìn)檔案原始包含信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)的目的,還要達(dá)到將檔案中的信息與其他信息整合再加工形成的信息在社會(huì)中廣為傳播的目的,從而服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。誠(chéng)然,這兩方面的目的是相互聯(lián)系,相互依存,相互促進(jìn)的,并不能孤立存在。其原因在于檔案信息一旦服務(wù)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展,狹義的檔案信息化,必將與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有機(jī)聯(lián)系在一起,必將與社會(huì)其他信息整合到一起形成的信息為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展廣泛地得以利用,即成為廣義上的的檔案信息化,從而使經(jīng)濟(jì)社會(huì)得以協(xié)調(diào)發(fā)展。

2 促進(jìn)檔案信息化的基本做法

2.1 檔案專業(yè)技術(shù)人員要樹立檔案信息化的理念和意識(shí)

辯證唯物主義認(rèn)為,意識(shí)具有主觀能動(dòng)性,一定的社會(huì)意識(shí)會(huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)能動(dòng)作用。檔案的信息化過程是一種社會(huì)活動(dòng),檔案的社會(huì)意識(shí)的能動(dòng)性必將產(chǎn)生檔案信息化的理念,必將推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的順利開展。所以,在一定意義上說,檔案信息化就是理念和意識(shí)與檔案原始內(nèi)容的信息化過程。檔案專業(yè)技術(shù)人員是檔案信息化建設(shè)的主要參與者,其能動(dòng)性的高低直接關(guān)乎檔案信息化建設(shè)成敗與否。所以,檔案專業(yè)技術(shù)人員只有樹立檔案信息化的理念和意識(shí),認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的重要性,才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心,才會(huì)主動(dòng)關(guān)心和全身心地投入到檔案信息化過程之中,努力做好信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作,主動(dòng)整合和加工社會(huì)信息于信息化的檔案內(nèi)容中,將檔案信息化與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有機(jī)地結(jié)合起來,充分發(fā)揮自己的業(yè)務(wù)水平。

2.2 充分利用各種科學(xué)技術(shù)和設(shè)備

配備相應(yīng)設(shè)備和軟件:在檔案信息化過程中,要配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備,要購(gòu)置適合的信息化管理應(yīng)用軟件,通過培訓(xùn)和繼續(xù)教育等形式,推廣信息化建設(shè)的儀器設(shè)備和軟件的正確使用,逐步建立共享服務(wù)平臺(tái)供查閱。

檔案中心目錄及全文的電子化:檔案信息數(shù)據(jù)錄入是目錄中心的基礎(chǔ)工作之一。對(duì)收集得到的各種檔案資料,要堅(jiān)持邊整理邊錄入的原則,建立統(tǒng)一的信息保存標(biāo)準(zhǔn),做到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙留存,逐步推動(dòng)檔案信息電子化的進(jìn)程,以便更好地服務(wù)于社會(huì)。

界定網(wǎng)上查詢信息的級(jí)別:要參照國(guó)家的法律法規(guī)制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn),合理界定室藏檔案的密級(jí)為為公開、內(nèi)部、秘密還是機(jī)密;要根據(jù)檔案信息使用者合理界定不同的信息查詢者的權(quán)限,確保國(guó)家檔案信息安全。

2.3 提高檔案信息的管理水平

要安全高效地管理電子檔案:國(guó)家檔案局制定的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求加強(qiáng)電子文件歸檔管理,各級(jí)機(jī)關(guān)和企業(yè)、事業(yè)單位檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求,加強(qiáng)對(duì)本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo),保證各單位產(chǎn)生的有保存價(jià)值的電子文件真實(shí)、完整、有效因此,必須選擇適合自身特點(diǎn)的檔案信息化應(yīng)用軟件和配套設(shè)備,有計(jì)劃有針對(duì)性地開展檔案信息化工作,這既可以達(dá)到科學(xué)、高效管理電子文件的目的,同時(shí)電子文件作為一種信息資源,經(jīng)過應(yīng)用軟件的合理整合,既積累了電子文件,又成為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的重要資源。

要選取適合的檔案信息化應(yīng)用軟件:信息化建設(shè)的理念和意識(shí)的形成和發(fā)展,需要檔案信息化應(yīng)用軟件作強(qiáng)有力的支撐,這是檔案信息化付諸實(shí)施的重要條件之一。檔案信息化應(yīng)用軟件應(yīng)具有操作簡(jiǎn)便、功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn),是疏通信息化管理脈絡(luò)的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是提高檔案信息化工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié),是檔案信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

3 檔案信息化管理的相關(guān)問題

3.1 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

要選擇適合自身情況的檔案信息化應(yīng)用軟件,依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)制定檔案信息化管理的相關(guān)規(guī)章制度,破除不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制,破除地域和部門間的條塊分割,加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,逐步提高信息交換的力度和共享水平,使其有利于公眾查閱和利用。

3.2 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)和考評(píng)

建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化專業(yè)技術(shù)人員的培訓(xùn)制度和考評(píng)制度并切實(shí)予以實(shí)施,逐步提高其整體業(yè)務(wù)水平。

3.3 檔案工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)

要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)知識(shí)等培訓(xùn),加強(qiáng)新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),普及信息技術(shù)知識(shí),提高掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的技能,只有切實(shí)掌握計(jì)算機(jī)信息管理應(yīng)用軟件的靈活運(yùn)用,才能正確使用應(yīng)用軟件并做到檔案信息化,使之保持在良好運(yùn)行狀態(tài)之中。

3.4 保證信息的錄入質(zhì)量

必須全面而準(zhǔn)確地錄入檔案信息并予以整合加工,否則難以保證信息化建設(shè)正常運(yùn)行。因?yàn)樾畔①|(zhì)量是計(jì)算機(jī)檔案信息化應(yīng)用軟件運(yùn)用成敗的關(guān)鍵。同時(shí),必須建立信息的審核和把關(guān)制度,在信息錄入之前對(duì)其進(jìn)行審核,在信息錄入之后要認(rèn)真校對(duì),保證信息的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、實(shí)用性、保密性和時(shí)效性。

計(jì)算機(jī)作為一種現(xiàn)代化的管理工具,在信息處理、數(shù)據(jù)分析及其管理過程中具有舉足輕重的作用。借助計(jì)算機(jī)高效、快捷、便利的信息化數(shù)據(jù)處理功能,可以為檔案信息化過程實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。所以,只有充分利用基于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用軟件及其相關(guān)設(shè)備,利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案信息化平臺(tái),保證檔案信息化與社會(huì)信息化同步發(fā)展同步利用,逐步提高檔案信息化及其管理水平,提供快捷有效的檔案信息服務(wù),可以為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展起到保駕護(hù)航的作用。

參考文獻(xiàn)

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