辦公室日常管理中信息的點對點傳遞

郁凱榮 朱建國 沈健

摘要：在信息化時代，面對繁雜的辦公室日常管理工作，不斷推進辦公自動化，一個重要目的就是及時準確地傳遞信息。該文利用飛信、移動桌面助理、企信通等即時通信工具實現(xiàn)了信息點對點傳遞。從而保證了信息及時準確的傳遞，大大節(jié)省了辦公室管理的成本，提高了辦公效率，也降低了辦公環(huán)境的污染。

關(guān)鍵詞：辦公室管理；辦公自動化；點對點信息；飛信；移動桌面助理；企信通

中圖分類號：TP311文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2012)15-3748-04

Point-to-point Information Transmission in the Daily Management of the Office

YU Kai-rong1，ZHU Jian-guo1，SHEN Jian2

（1.Nanjing Institute of Industry Technology,Humanities with Mathematics and Physics ,Nanjing 10046,China;2. Nanjing Institute of In? dustry Technology, Party Propaganda Department, Nanjing 10046,China）

Abstract：In the information times, facing the complex office daily work management, we constantly improve the office automation, one of the most important goal is that we can Transfer information timely and accuratly.We use instant communication tool such as Fetion, mo? bile desktop assistant, Qixintong, to achieve the information point-to-point transmission.It Not only ensure the timely and accurate infor? mation transmission but also save the office management cost and improve the efficiency of the office and reduce the office environment pollution.

Key words:Office management；Office automation；Point-to-point information；Fetion；mobile desktop assistant；Qixintong

隨著各項事業(yè)的不斷發(fā)展，高校普遍實行二級院系管理制度，學校各職能部門的很多工作都下移到二級院系，使得二級院系辦公室（以下簡稱系辦）成為學校綜合管理、協(xié)調(diào)發(fā)展的重要部門，學校的規(guī)劃、計劃、決策，以及與上、下級各單位貫徹實施情況，都由系辦來匯集、掌握、分析和處理[1]。這些都凸顯了系辦在學校整個事業(yè)發(fā)展中的重要作用。

面對繁雜的辦公室日常管理工作，有效推進辦公自動化使得系辦工作效率能得到很大提升。而推進辦公自動化的重要目的就是在日常工作中做到信息能準確、及時、全面地傳達和接收。傳統(tǒng)的做法是利用電話或手機逐一通知，這樣做既費時又費力，特別是在辦公室管理人力和精力有限的情況下，尤顯捉襟見肘。

信息網(wǎng)絡發(fā)展的今天，我們可以通過有很多途徑可以實現(xiàn)信息的點對點傳遞。最常用的是飛信、移動桌面助理和企信通等即時通訊工具軟件。

“企信通”是江蘇電信開發(fā)的一個客戶管理系統(tǒng)，它包含了CRM管理、企業(yè)通信錄共享、互動短信、短信轉(zhuǎn)移等眾多實用功能?！捌笮磐ā逼脚_突破性的實現(xiàn)了短信互動功能，用戶收到短信后，可以進行回復，回復的內(nèi)容您可以通過企信通平臺查看。[5]

“企信通”為我們提供了細致入微的互動交流功能，通過“企信通”平臺向?qū)Ψ桨l(fā)送的短信，均可直接回復。并且發(fā)送短信的號碼可以是固定電話號碼，有效提升單位形象。普通群發(fā)短信，對方不能直接回復，而“企信通”突破性的實現(xiàn)了短信可直接回復的功能。

在日常辦公中我們亦可以實現(xiàn)點對點信息的發(fā)布，只要使用電信的固定電話申請注冊“企信通”就能實現(xiàn)全網(wǎng)（含電信、移動、聯(lián)通）點對點信息發(fā)送，還能看到短信的發(fā)送狀態(tài)，及時掌握信息發(fā)布的即時有效性。企信通下載地址http://www.1183300.com。

在技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，越來越多的單位在日常工作中普及使用即時通訊軟件，因此熟練使用這些軟件，可以為我們提高辦公效率增色達到事半功倍的效果；尤其是在講究經(jīng)濟效益的時代，這些免費應用軟件的投入使用；大大節(jié)省了我們的辦公開支；從環(huán)保的角度講，減少了打印設(shè)備的使用，有效降低了辦公環(huán)境的污染。