探討工程招標代理中信息管理的具體運用

米特特

摘 要:工程招標代理行業(yè)是在市場經(jīng)濟發(fā)展過程中所誕生的一種公開的市場競爭機制,也是我國市場經(jīng)濟走向規(guī)范化的一個重要組成部分,還是我國經(jīng)濟與世界經(jīng)濟接軌的一項必要手段。信息管理為工程招標代理工作提供了一個解決傳統(tǒng)弊病的全新思路與方法,加強工程招標代理中信息管理的具體運用,對于促進工程招標代理事業(yè)的和諧發(fā)展將起到關(guān)鍵的作用。本文簡要地闡述了當前我國工程招標代理的弊病及其對于信息管理的主要需求,并嘗試針對工程招標代理中信息管理的具體運用進行一定的分析和探討。

關(guān)鍵詞:工程招標代理信息管理具體運用

中圖分類號:TU72 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2012)05(c)-0211-02

我國的工程招標代理工作從20世紀80年代就開始在建筑工程行業(yè)中逐步推進,一晃已經(jīng)走過了三十年。在這三十年里,可以說我國的工程招標代理事業(yè)已經(jīng)取得了顯著的進步,而且其運用范圍也日益壯大,同時,工程招標代理機構(gòu)也由無到有、由小到大、由少到多,可謂是發(fā)展神速。據(jù)有關(guān)部門不完全統(tǒng)計,當前我國的各類工程招標代理機構(gòu)已經(jīng)超過了5000家。對于工程招標代理機構(gòu)而言,應(yīng)當掌握包括招標企業(yè)、投標企業(yè)、評標機構(gòu)及專家、招標投標管理機構(gòu)等各個方面的信息。這就是說,工程招標代理機構(gòu)不但要充分把握招標企業(yè)的意圖,比如招標企業(yè)對于工程的安全、質(zhì)量、工期、造價等方面的要求,以及招標企業(yè)對于工程投資資金安排的設(shè)想等,還應(yīng)充分把握投標企業(yè)的情況,比如投標企業(yè)的整體素質(zhì)、技術(shù)水平、財務(wù)狀況、硬件設(shè)施等,與此同時,工程招標代理機構(gòu)對于評標機構(gòu)及專家、招標投標管理機構(gòu)等的最新動態(tài)也要做到及時地關(guān)注。

1 當前我國工程招標代理的弊端以及信息管理帶來的發(fā)展前景

在工程招標代理事業(yè)的發(fā)展道路上,我們也無法忽視的是,在全國工程招標代理體系日益壯大完善、工程招標代理工作逐步走向法制化的發(fā)展大道的這一過程中,當前我國的工程招標代理工作仍然存在一些不夠盡善盡美的地方。首先,由于工程招標代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低,工程招標代理機構(gòu)及其從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)顯得參差不齊,一些弄虛作假、暗箱貓膩等情況仍時有曝光;其次,由于受到各類工程招標代理的管理制度的約束,導致工程招標代理的一些流程較為復雜,而且周期較長,造成工程招標代理事業(yè)在一些中小型的工程項目中難以得到推廣和普及。在如今信息大爆炸、網(wǎng)絡(luò)蓬勃發(fā)展的時代,如何依靠網(wǎng)絡(luò)來將工程招標代理信息進一步透明公開、加快信息傳遞的速度、避免信息不暢導致的資源浪費,從而使得信息技術(shù)與工程招標代理流程相結(jié)合并最終實現(xiàn)工程招標代理事業(yè)的信息化管理,是解決當前我國工程招標代理行業(yè)中諸多問題的一個值得深思的課題。信息管理在工程招標代理中的具體運用,很有可能使工程招標代理事業(yè)在如今的時代背景下得到全新的發(fā)展前景。

2 當前我國工程招標代理對于信息管理的主要需求

在當前我國工程招標代理業(yè)務(wù)流程當中,信息的需求在每一個環(huán)節(jié)都無處不在。根據(jù)業(yè)務(wù)流程發(fā)展階段,可以把信息劃分三個階段。在工程招標代理工作的前期階段,采集招標的工程項目信息工程項目是建筑市場的客體,是市場主體的“標底”,是建筑市場信息體系中重要的內(nèi)容之一;在工程招標代理工作的中期階段,價格信息招標代理機構(gòu)在獲得代理項目后,應(yīng)當在招標企業(yè)委托的范圍內(nèi)承擔招標事宜,代理機構(gòu)的信息需求主要集中在有關(guān)資格預審的信息,編制招標文件和標底所需的信息等;在工程招標代理工作的后期階段,主要是反饋信息,工程招標代理機構(gòu)掌握著非常詳細、準確和全面的工程項目信息,可以采取適合的方式將這些信息提供使用,同時,工程招標代理機構(gòu)也可以得到這些企業(yè)的大量反饋信息,不斷補充、更新、完善已有的數(shù)據(jù)資源,提高信息的使用質(zhì)量和水平。

3 探討工程招標代理中信息管理的具體運用

3.1 工程招標代理中信息管理的工作流程和基本要求

信息管理是工程招標代理模塊中的核心部分,其主要功能包含了項目的招投標策劃、公發(fā)的布告、相關(guān)文件的編制與審查、標書的網(wǎng)上預訂與下載、項目招投標的答疑、整套資料的最終歸檔。所謂工程招標代理中的全過程信息管理,就是要做到相關(guān)的報表等內(nèi)容可以實時查詢,并可以根據(jù)部門分類、委托人的選擇以及項目的分類等多種條件進行篩選,從而使得公司的相關(guān)人員可以按照自身的權(quán)限,對其所負責的具體項目及其運行過程進行實時跟蹤,而公司領(lǐng)導也可以實時掌握公司有關(guān)的所有招標代理項目的實際進展情況。

3.2 工程招標代理中招標資料檔案的信息管理

工程招標代理中的招標資料檔案應(yīng)滿足有關(guān)歸檔要求,針對業(yè)務(wù)實際情況,可實現(xiàn)全部資料歸檔、部分資料歸檔、欠缺資料動態(tài)催交、項目資料查詢調(diào)用等管理要求。

3.3 工程招標代理中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的具體運用

工程招標代理中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫主要有行業(yè)信息庫、工程項目信息數(shù)據(jù)庫、投標企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫和評委專家?guī)?。建立自己的市場信息?shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò),動態(tài)掌握招標代理的內(nèi)部信息、外部信息,做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲存、傳遞和利用等一系列工作。

3.4 工程招標代理中業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計分析查詢模塊的具體運用

工程招標代理中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計分析查詢模塊應(yīng)具備分類匯總統(tǒng)計、按條件查詢不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)功能,滿足公司業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議、業(yè)務(wù)調(diào)度會議、部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計匯總、資質(zhì)上報申請需要,數(shù)據(jù)應(yīng)做到準確、統(tǒng)一。

3.5 程招標代理中業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的具體運用

工程招標代理中的業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)應(yīng)能夠按照公司發(fā)布的招標文件范本模板,自動生成相應(yīng)招標文件;在線查詢登記開標廳和評標室;開標文件、評標表格、初步審查、電子清標、報價對比等輔助生成。依據(jù)公司發(fā)布的評標報告模板,自動生成相應(yīng)評標報告文本;依據(jù)公司發(fā)布的模板,自動生成中標通知書、成交通知書、招標結(jié)果通知書,投標保證金收取退還記錄查詢。

3.6 工程招標代理中工程造價模塊的具體運用

工程招標代理中的工程造價模塊主要包括定額及其配套文件信、人工、材料及設(shè)備、機械臺班等各種要素價格信息和各類工程造價指數(shù)。定額主要是現(xiàn)行的消耗量定額及其補充定額、定額解釋等;配套文件主要是一些國家、地方的規(guī)費、稅金等的調(diào)整文件。人工價格含各類工種、不同技術(shù)等級的勞動力市場價格信息;建材信息包含了建材及設(shè)備價格、市場行情、價格漲跌趨勢、物價指數(shù)等,其價格可以分為出廠價、供應(yīng)價、工地價、零售價、批發(fā)價等形式;機械臺班價格主要是各類機械型號租賃的市場價格。

4 結(jié)語

除此之外,工程招標代理機構(gòu)還擔負著發(fā)布并傳達相關(guān)工程信息的職責。首先,工程招標代理機構(gòu)在接到招標任務(wù)之后,應(yīng)結(jié)合信息管理通過各種有效途徑來將標訊進行及時發(fā)布,其所發(fā)布的標訊能夠被越多的投標企業(yè)所了解,則工程招標的可選擇性也就越大;其次,工程招標代理機構(gòu)還要及時做好工程招標各個方面的信息溝通與傳遞,從而在招標企業(yè)、投標企業(yè)、評標機構(gòu)及專家、招標投標管理機構(gòu)等四個方面之間架起一座行之有效的信息橋梁,并將各方面的關(guān)系協(xié)調(diào)理順?？偠灾?工程招標代理行業(yè)是在市場經(jīng)濟發(fā)展過程中所誕生的一種公開的市場競爭機制,也是我國市場經(jīng)濟走向規(guī)范化的一個重要組成部分,還是我國經(jīng)濟與世界經(jīng)濟接軌的一項必要手段。信息管理為工程招標代理工作提供了一個解決傳統(tǒng)弊病的全新思路與方法,加強工程招標代理中信息管理的具體運用,對于促進工程招標代理事業(yè)的和諧發(fā)展將起到關(guān)鍵的作用。

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