關于全面預算信息化建設的探討

·羅淇方

關于全面預算信息化建設的探討

·羅淇方

一、全面預算信息化建設的必要性

信息化之前的全面預算管理一般由人工進行，電腦軟件輔助是一種電子化操作而不是信息化管理，這樣的全面預算在效率性、時效性、準確性、標準性等方面都有一些不足，在傳統(tǒng)的全面預算管理中引入信息化，能夠很好地彌補這些不足，提高企業(yè)的預算管理水平。

（一）規(guī)范預算管理

企業(yè)的預算內容繁雜，不僅包括自身發(fā)展戰(zhàn)略中的整體預算，還包括企業(yè)各部門的分級預算，按照權責劃分進行的預算活動，在這種樹狀的預算結構體系之下，如果缺少標準的預算體系，在預算管理的過程中必然出現(xiàn)沖突，制約著預算管理效用的發(fā)揮。因此，引進全面預算信息化管理制度顯得十分必要。在全面預算信息化管理中，企業(yè)的預算集中在同一平臺之上，并且能夠實現(xiàn)信息共享，提高預算程序、預算體系等多方面的標準程度，大大加強了預算管理的規(guī)范性。

（二）提高預算精確度

傳統(tǒng)預算管理方法以人工為主，計算機軟件為輔，各類數(shù)據的收集篩選需要人工進行，而這些信息的總量十分龐大，操作效率低、數(shù)據信息失真時有發(fā)生。在引入全面預算信息化管理之后，可以將所有數(shù)據集中存放到數(shù)據庫之中，定期更新數(shù)據內容，運用自動數(shù)據處理模塊，提升工作效率，提高數(shù)據精確程度，從而提高預算的精確度。

（三）強化集團管理力度

全面預算信息化管理對于企業(yè)尤其是集團公司來說顯得十分重要，集團公司下屬單位多，部門機構冗雜，在預算的管控上難度很高。實現(xiàn)全面預算信息化，可以通過統(tǒng)一平臺實現(xiàn)子母公司的信息共享，通過平臺實時掌控子公司的運行狀況，保證母公司對子公司的控制效率，使整個集團協(xié)調性更強，促使企業(yè)戰(zhàn)略的達成。

（四）適應現(xiàn)代企業(yè)預算體系發(fā)展

當前企業(yè)要實現(xiàn)現(xiàn)代化的數(shù)據分析才能保證企業(yè)的反應能力，隨著時代的發(fā)展，預算中所需的分析功能勢必更強。傳統(tǒng)預算中的處理軟件雖然具備一定的分析功能，但相較信息化管理來說相差很大，在全面預算信息化管理中，企業(yè)可以通過先進的信息化系統(tǒng)，將各類分析公式及模型集中到系統(tǒng)當中，通過信息系統(tǒng)強大的數(shù)據分功能，將全面預算中繁瑣的數(shù)據分析過程簡單化，高效快捷地完成信息分析。實現(xiàn)信息化預算管理無疑適應了時代的發(fā)展。

二、全面預算信息化建設遇到的“瓶頸”

（一）對全面預算認識不足

長期以來，大多數(shù)企業(yè)把全面預算混淆為財務預算或財務計劃，認為預算都是財務部門的事情，只要是同預算有關的事情全都歸屬到了財務部門，其他部門只是提供一些輔助數(shù)據而已。在這種觀念的主導下，企業(yè)推行全面預算不僅加大了財務部門的工作壓力，而且企業(yè)內部間的信息傳遞與工作經驗交流也會遇到來自其他部門和人員的阻力。許多企業(yè)沒有總體預算管理構建，而僅僅局限于財務方面的預算控制，看重企業(yè)的結果利潤，缺乏企業(yè)整體的預算控制與分析。企業(yè)整合管理思想的缺乏常常導致部門之間的沖突，預算執(zhí)行的乏力。其實，全面預算是企業(yè)綜合的管理系統(tǒng)，它的內容包括投資預算、管理預算等。全面預算直接關系到各種資源在企業(yè)內部的分配，是企業(yè)戰(zhàn)略管理的重要手段，在編制過程中，企業(yè)戰(zhàn)略目標進行層層分解，每層機構、每個人員既是預算目標制定的參與者，也是預算管理的執(zhí)行者，因此，企業(yè)全面預算管理是基于全員參與的管理。

（二）全面預算的組織保障體系不完善

組織體系在企業(yè)全面預算管理是處于核心地位，有力的組織保障體系主導著企業(yè)全面預算管理的發(fā)展，充分保障企業(yè)全面預算順利實施。然而，我國企業(yè)在踐行全面預算管理過程中，基本上沒有建立起完善有效的組織保障體系。一方面，許多企業(yè)專門的全面預算管理機構尚未建設起來；另一方面，大多數(shù)企業(yè)把全面預算混淆為財務預算或財務計劃，認為全面預算僅僅是在企業(yè)財務預算基礎上的拓展，全面預算只是財務行為，理應由財務部門及財會人員制定和實施。事實上，我國大多數(shù)企業(yè)現(xiàn)行的組織結構并沒有把企業(yè)的生產、銷售等基層業(yè)務部門納入全面預算編制過程的范圍，這不僅降低了企業(yè)預算的可靠性和可操作性，而且缺乏基層機構和人員的真正參與，預算在執(zhí)行過程中也將會遇到很大的阻力。很多企業(yè)預算的范圍還沒有延伸到企業(yè)的各項經營活動中，預算更多地是關注企業(yè)成本的變化，而不是強調企業(yè)價值的增加，正是缺乏一個健全的預算管理組織保障體系，導致企業(yè)不能有效開展全面預算管理制定、反饋與考評，不能較好地凸顯全面預算在企業(yè)經營管理中的作用。

（三）預算模塊建設缺少反饋機制

目前，我國企業(yè)推行全面預算管理的另一阻力是企業(yè)重預算編制、輕執(zhí)行，而對預算執(zhí)行績效考評及反饋沒有健全的機制，企業(yè)預算管理中目標管理缺乏相應的預算考評制度，致使預算無法成為相關機構和人員的約束，預算的權威性和嚴肅性大大降低。同時，健全的預算反饋機制也沒有形成，預算指標沒能有效執(zhí)行，就算部分機構和人員認真執(zhí)行了，也很難界定出執(zhí)行的效果。對預算工作執(zhí)行到位的單位和個人缺乏相應的激勵機制，對不執(zhí)行或不嚴格執(zhí)行預算的機構和人員缺少必要的考核措施，既影響了企業(yè)預算管理工作的深入開展，也同時造成了人力、財力的浪費。預算考核及反饋是企業(yè)業(yè)績評價獎懲的依據及激勵導向的節(jié)點。但目前大多數(shù)企業(yè)中，較普遍地存在著考核主體不清晰，考核指標不具體，考核標準不統(tǒng)一。這種現(xiàn)象最終會使企業(yè)預算管理無法全面實施，也不能保證企業(yè)管理水平的提升。

（四）系統(tǒng)設計和應用仍偏重傳統(tǒng)核算

現(xiàn)代企業(yè)推行會計電算化后，應用系統(tǒng)進行賬務處理已非常普遍，但目前系統(tǒng)設計仍偏重于核算及報表編制，對于財務管理尤其是全面預算管理涉及較少，部分企業(yè)雖然將預算編制及標準成本等內容融入系統(tǒng)，但由于重視程度不夠，操作人員仍以財務人員為主，且對于預算的控制及反饋機制未在系統(tǒng)中完全建立，導致全面預算信息化實現(xiàn)難度較大。

三、全面預算信息化的實現(xiàn)方式

（一）借助信息化平臺架構企業(yè)全面預算管理體系

企業(yè)架構和實施全面預算管理過程中，信息化平臺對企業(yè)成本費用的有效控制、業(yè)務流程的再造和風險管理起到重要的支撐作用，也正因如此，企業(yè)信息化被認為是全面預算管理體系建設中的重中之重，隨著企業(yè)管理水平的不斷升級，一場前所未有的基于信息化平臺的全面預算管理變革在許多企業(yè)集團管理提升變革中掀起。在這場變革中，需要借助一個全面預算管理信息化平臺、一套融合戰(zhàn)略、業(yè)務、財務的預算體系且符合中國企業(yè)特點的預算管理軟件。借助信息化平臺架構企業(yè)全面預算管理體系的理念是：以子公司或基層機構為起點的預算編制流程；單位內部上下機構可以不斷往返的申報和分解預算；總部或上層機構也可以有效地指導和監(jiān)控下屬公司或基層機構預算的編制，確保公司總體的預算政策能夠有效地得到貫徹和執(zhí)行。同時，預算編制和調整中的多級審批可以通過預警平臺設置預警條件，進行事前預警。通過預算調整對預算執(zhí)行過程中的偏差進行矯正，更可以通過預算分析進行績效的評估。

（二）構建完善的預算管理組織體系

企業(yè)全面預算的科學制定與客觀評價的基礎是一個完善的預算管理組織體系，在企業(yè)發(fā)展過程中，完善有效的預算管理組織體系能較快適應企業(yè)內外部環(huán)境變化的需要，實現(xiàn)組織的動態(tài)平衡。當前，我國多數(shù)企業(yè)的預算管理組織不完善，基本上都是由財務部門主要負責，這種情況下，企業(yè)難以達到全面預算目標與各級組織機構間的預算一體化管理。因此，企業(yè)應建立聯(lián)動的多層級預算管理組織體系。多層級的預算管理組織體系由董事會、預算管理委員會、預算管理工作機構、預算責任中心組成。董事會和預算管理委員會是全面預算管理的決策機構，負責根據公司發(fā)展戰(zhàn)略的規(guī)劃，審查和批準公司總體預算方案。預算管理工作機構是預算管理日常工作機構，負責全面預算管理的各項日常工作。預算責任中心是預算的執(zhí)行機構，它包括投資中心、利潤中心、成本中心、收入中心等，負責具體的組織編排本中心的預算方案，并協(xié)調預算的調整、執(zhí)行、分析和考核。

（三）加強預算管理的考評和反饋并提升激勵作用

企業(yè)全面預算管理目標設定后，層層分解出各級部門及相關人員的責、權、利，清楚地界定每一個崗位及崗位之間界限，并確定出崗位的相應責任人。同時，通過關鍵業(yè)績指標確定機構與人員的崗位薪酬，促使各層次的人員齊心協(xié)力，共同為實現(xiàn)全面預算目標而努力。借助多層級預算管理跟蹤報告制度，對各項預算目標進行實時跟蹤分析、監(jiān)控。在實施考評過程中不斷強化預算編制信息的反饋，對偏離目標的行為及時糾正，增強企業(yè)員工的認同感和責任感。充分發(fā)揮企業(yè)各級員工參與管理的積極性與主動性，促進企業(yè)總體管理水平的提高。在面向市場做全面預算時，要求編制的全面預算指標具有激勵導向作用。而在全面預算的執(zhí)行和考核過程中，往往由于全面預算激勵不足致使執(zhí)行者過分強調自己業(yè)務的特殊性而抱怨全面預算，使得全面預算方案不能有效貫徹執(zhí)行，最終導致全面預算管理虎頭蛇尾。

（四）深化信息系統(tǒng)全面預算管理建設

將全面預算管理作為信息化建設重點研發(fā)方向，在系統(tǒng)設計過程中，充分預算管理的全過程及全員參與性，將預算“編制-下達-控制-反饋”這一全過程通過系統(tǒng)進行控制，同時，在基于信息化平臺重新架構企業(yè)全面預算體系時，財務部門也是處于提供服務支持的位置，預算應由承擔實現(xiàn)具體管理目標責任的責任主體負責編制，財務機構和財務人員應做的只是參謀、建議和協(xié)助工作。真正的數(shù)據來源是企業(yè)整體戰(zhàn)略目標的分解，是企業(yè)每一個人的工作所需資源的匯總。通過信息化支撐手段，將全面預算管理理念固化于系統(tǒng)中，為企業(yè)真正實現(xiàn)全面預算奠定堅實基礎。

（作者單位：廣西電網公司）