淺談醫(yī)院應(yīng)付賬款的管理

王鯤

［摘要］ 本文明確了加強(qiáng)醫(yī)院應(yīng)付賬款管理的重要性，從完善應(yīng)付賬款管理流程入手，探討了規(guī)范和加強(qiáng)應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)核算和內(nèi)控管理的具體措施。

［關(guān)鍵詞］ 醫(yī)院會(huì)計(jì)制度；應(yīng)付賬款；內(nèi)控管理

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 18. 013

［中圖分類號(hào)］R197.32 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673 - 0194（2012）18- 0025- 02

應(yīng)付賬款在會(huì)計(jì)理論中是指企業(yè)因購買材料、商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)，它反映的是經(jīng)濟(jì)交易中“買方”與“賣方”之間的關(guān)系，即作為買方的企業(yè)與作為賣方的供應(yīng)商之間的關(guān)系。在醫(yī)院會(huì)計(jì)制度中，應(yīng)付賬款是指醫(yī)院購買材料、藥品或接受勞務(wù)等而發(fā)生的債務(wù)。一般在較短期限內(nèi)支付，屬于醫(yī)院的一項(xiàng)流動(dòng)負(fù)債。加強(qiáng)醫(yī)院應(yīng)付賬款的管理，是維護(hù)醫(yī)院與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，保證醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，也是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)不可忽視的內(nèi)容。本文從財(cái)務(wù)管理的角度，談?wù)勧t(yī)院如何進(jìn)行應(yīng)付賬款的管理。

1完善應(yīng)付賬款管理的流程

應(yīng)付賬款是醫(yī)院應(yīng)付購貨的款項(xiàng)，它是由發(fā)票審核、批準(zhǔn)、支付、檢查和對(duì)賬的一整套系統(tǒng)的業(yè)務(wù)處理過程構(gòu)成的，加強(qiáng)和完善應(yīng)付賬款的業(yè)務(wù)流程是應(yīng)付賬款管理的重要內(nèi)容。它的具體業(yè)務(wù)流程為：簽訂采購合同—收貨通知—登記臺(tái)賬—填制入庫單—會(huì)計(jì)審核制單—付款結(jié)算—對(duì)賬。醫(yī)院的財(cái)務(wù)部門應(yīng)參與采購合同的會(huì)簽，并按合同規(guī)定的內(nèi)容和程序進(jìn)行應(yīng)付賬款的核算 。采購物品運(yùn)達(dá)后，由采購部門查驗(yàn)數(shù)量和毀損情況，質(zhì)檢人員依據(jù)合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)無誤后，采購經(jīng)辦人員制作“收貨通知單”經(jīng)相關(guān)會(huì)計(jì)簽字確認(rèn)后，交倉庫人員辦理入庫。相關(guān)會(huì)計(jì)在審核“收貨通知單”時(shí)，登記采購管理臺(tái)賬備案，并開具 “入庫單”，倉庫負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)，采購經(jīng)辦人將“入庫單”中的一聯(lián)交給采購部備查，一聯(lián)交給往來賬會(huì)計(jì)審核入賬。往來賬會(huì)計(jì)審核入庫單無誤后，制作記賬憑證，登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。會(huì)計(jì)依據(jù)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理程序辦理付款結(jié)算。財(cái)務(wù)部門和采購部門定期對(duì)賬，及時(shí)處理差異。

2規(guī)范應(yīng)付賬款的會(huì)計(jì)核算

2.1 “應(yīng)付賬款”科目的設(shè)置和核算

醫(yī)院因其公益性的特點(diǎn)，購買材料和勞務(wù)都是為醫(yī)療服務(wù)的，各種物資、設(shè)備和藥品等等品種、數(shù)量繁多，而且進(jìn)出比較頻繁，因此對(duì)會(huì)計(jì)核算也提出了更高的要求?！皯?yīng)付賬款”明細(xì)科目的設(shè)置就要更加準(zhǔn)確和規(guī)范。應(yīng)付賬款的二級(jí)科目，可按不同的采購部門進(jìn)行設(shè)置，如：按器械科、總務(wù)科、藥劑科等設(shè)置二級(jí)科目。在二級(jí)科目下再按照供應(yīng)商分別設(shè)置明細(xì)科目進(jìn)行核算。設(shè)置規(guī)范的會(huì)計(jì)科目是進(jìn)行應(yīng)付賬款核算的基礎(chǔ)。為了保證數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一性，減少核算級(jí)次，對(duì)供應(yīng)商的核算通常只采用“應(yīng)付賬款”一個(gè)一級(jí)科目，“預(yù)付賬款”業(yè)務(wù)反映在“應(yīng)付賬款”的借方?！皯?yīng)付賬款”科目借方藍(lán)字反映實(shí)際支付的款項(xiàng)，借方紅字反映收到供應(yīng)商退回多付的款項(xiàng)；貸方藍(lán)字反映實(shí)際收到的材料、設(shè)備或藥品，貸方紅字反映退回供應(yīng)商的材料、設(shè)備或藥品；期末借方余額反映醫(yī)院實(shí)際預(yù)付、尚未到貨的款項(xiàng)，貸方余額反映醫(yī)院應(yīng)付未付的款項(xiàng)。有些應(yīng)付賬款由于債權(quán)單位撤銷或其他原因，使醫(yī)院無法歸還此筆款項(xiàng)時(shí)，即可作為一項(xiàng)收入，列入“其他收入”處理。對(duì)采購物品，會(huì)計(jì)結(jié)合采購合同審核“入庫單”，確認(rèn)入庫數(shù)量和單價(jià)金額的真實(shí)合法性；對(duì)于接受勞務(wù)，結(jié)合有關(guān)合同和實(shí)物驗(yàn)收證明，審核入賬的審批情況和金額的真實(shí)合法性。會(huì)計(jì)應(yīng)按實(shí)際發(fā)生的金額入賬。

2.２ 應(yīng)付賬款的結(jié)算

清晰的結(jié)算流程，能極大地增強(qiáng)財(cái)務(wù)工作的計(jì)劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財(cái)務(wù)工作效率。首先要規(guī)定一個(gè)結(jié)算期（也就是信用期），根據(jù)各類物品的特點(diǎn)，規(guī)定不同種類物品的結(jié)算期限，根據(jù)醫(yī)院的結(jié)賬日期，以月為周期劃定一個(gè)時(shí)間周期為結(jié)算期，如劃定１ 個(gè)月或３個(gè)月為一個(gè)結(jié)算期，供應(yīng)商在這個(gè)結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當(dāng)月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對(duì)賬、統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工作效率。將結(jié)算工作劃分為以下幾個(gè)時(shí)間段：①對(duì)賬期：一般在醫(yī)院結(jié)賬日期結(jié)束后幾天內(nèi)，在此期間財(cái)務(wù)部門集中安排與供應(yīng)商的賬務(wù)核對(duì)工作。對(duì)賬結(jié)束后，雙方應(yīng)就對(duì)賬結(jié)果予以書面確認(rèn)。②用款計(jì)劃提交期：屬于醫(yī)院內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進(jìn)行。由采購部門提交下月付款計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金狀況進(jìn)行審核并將審核結(jié)果反饋給采購部門。③發(fā)票提交期：一般在對(duì)賬后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財(cái)務(wù)部門通過采購部門通知供應(yīng)商提交發(fā)票。④付款申請(qǐng)?zhí)峤黄冢阂话阍诟犊钊涨耙恢軆?nèi)，由采購部門根據(jù)審批后的付款計(jì)劃提交具體的付款申請(qǐng)單，按醫(yī)院付款審批流程進(jìn)行審批。⑤付款期：一般每月集中一兩次付款，由財(cái)務(wù)部門根據(jù)付款計(jì)劃和付款申請(qǐng)單辦理貨款支付手續(xù)。

2.３ 應(yīng)付賬款的定期核對(duì)

根據(jù)應(yīng)付賬款管理的要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行應(yīng)付賬款的定期核對(duì)。一是財(cái)務(wù)部門與采購部門之間的核對(duì)。二是采購部門與供應(yīng)商之間的核對(duì)。定期核對(duì)每一次物品的入庫情況、實(shí)際的發(fā)生額和每一筆貨款的結(jié)算情況，防止因?yàn)殄e(cuò)記、漏記而導(dǎo)致的差異，以便于及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正。

3加強(qiáng)供應(yīng)商信息的管理

不同采購部門應(yīng)根據(jù)各自物品采購的種類設(shè)置供應(yīng)商的信息管理檔案，供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的內(nèi)容通常應(yīng)包括以下信息：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱、供貨商品類型、開始合作日期、結(jié)算方式、信用額度、信用期、首付比例、到貨比例、尾付比例、運(yùn)保費(fèi)承擔(dān)方、發(fā)票類型、我方經(jīng)辦人、對(duì)方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行賬號(hào)等等。相關(guān)信息也要通知財(cái)務(wù)部門留存。供應(yīng)商的信息如供應(yīng)商名稱、賬號(hào)、電話等變化要及時(shí)進(jìn)行更新，并告知財(cái)務(wù)部門作相應(yīng)的調(diào)整，保持與供應(yīng)商之間的溝通和聯(lián)系。并對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，通過對(duì)醫(yī)院欠各供應(yīng)商貨款的時(shí)間長短、超過信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時(shí)期內(nèi)各供應(yīng)商產(chǎn)品品種的采購與付款金額等信息的分析，為醫(yī)院資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，維護(hù)醫(yī)院對(duì)供應(yīng)商的良好信譽(yù)和合作關(guān)系。

4加強(qiáng)應(yīng)付賬款的內(nèi)控管理

①嚴(yán)格執(zhí)行“采購與付款業(yè)務(wù)”崗位職責(zé)分工控制制度，確保辦理采購和付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。②優(yōu)化付款安全的內(nèi)控措施，付款要經(jīng)過采購部門、財(cái)務(wù)部門兩方面審核確認(rèn)無誤，經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批后才能付款。款項(xiàng)一般不允許開具現(xiàn)金支票，要確?？铐?xiàng)付至供貨單位預(yù)留的賬戶和開戶銀行。③建立相應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度，充分發(fā)揮醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的作用。醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期或不定期地對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行審計(jì)，檢查采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。對(duì)應(yīng)付賬款采購合同及原始憑證中的數(shù)量、價(jià)格及計(jì)算的正確性進(jìn)行驗(yàn)證，防范因管理不嚴(yán)出現(xiàn)的虛假交易、挪用、貪污及資金體外循環(huán)等問題。

應(yīng)付賬款的管理既是醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的重要內(nèi)容，也是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，應(yīng)付賬款作為醫(yī)院的一項(xiàng)短期負(fù)債，具有金額量大，資金量連續(xù)、風(fēng)險(xiǎn)小、無利息的特點(diǎn)，利用應(yīng)付賬款產(chǎn)生的往來資金可以解決醫(yī)院暫時(shí)的資金需求，如何更好地利用這個(gè)信用工具為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)是我們今后研究的一項(xiàng)重要課題。另外，利用應(yīng)付賬款信息管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院的往來賬款進(jìn)行綜合管理，將更加準(zhǔn)確、方便和快捷，可以提供各種分析報(bào)表，合理地進(jìn)行資金的調(diào)配和資金支出預(yù)算的安排，更好提高醫(yī)院資金的使用效率。

主要參考文獻(xiàn)

［１］王海濤，蘭穎.最新醫(yī)院財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度[M].北京：中國物價(jià)出版社，１９９９.