芻議醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及建議

李 瑩

﹙黑龍江省中醫(yī)研究院 黑龍江 哈爾濱 150036﹚

人事檔案作為保存價值的憑證材料，是人才信息的重要載體，是人事部門歷史地、全面地考察和正確地使用人才的重要依據(jù)。醫(yī)院人事檔案管理是以人事制度和人事政策為工作指導(dǎo)方針，檔案專業(yè)人員對醫(yī)務(wù)工作人員進行人事檔案的管理工作，是醫(yī)院人事工作中的重要組成部分。醫(yī)院作為高層次人才密集的場所，科學(xué)地建立檔案管理工作，有利于人才的培養(yǎng)。

1.醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 醫(yī)院人事檔案的管理制度

隨著醫(yī)院人才社會化不斷加強，人才流動也日趨頻繁。合理的人才流動使醫(yī)院不處于固守封閉的狀態(tài)，但是傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方法重管理、輕服務(wù)，方法繁瑣，不易操作，現(xiàn)代化管理水平不高，已明顯滯后于人事制度改革的進程[1]。在實際工作中，人事檔案管理制度卻沒有得到及時補充和修正，往往認(rèn)為“檔案無用”，部分個人和單位甚至在各自利益的驅(qū)使下擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，甚至“棄檔”；許多醫(yī)院未將干部人事檔案管理工作納入目標(biāo)考核，沒有制定適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的人才管理制度或有關(guān)人事檔案方面的規(guī)章制度；在醫(yī)院管理中沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。總之，管理機制不健全，制度落實不到位，管理工作不嚴(yán)格等是現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案普遍存在的問題。

1.2 醫(yī)院人事檔案的資料整理

收集較全面的有價值的材料和信息是醫(yī)院人事檔案管理的重要任務(wù)，但是由于人事檔案記載的資料涉及到過往的內(nèi)容，在填寫的過程中往往存在缺少內(nèi)容、信息不準(zhǔn)確、書寫不規(guī)范等現(xiàn)象，使得檔案的可信度降低，真實性受到質(zhì)疑，直接影響人事檔案材料的可靠性、規(guī)范性和系統(tǒng)性。另外，目前檔案中大量記載的多為一些靜態(tài)的經(jīng)歷性材料，已不能真實客觀地反映一個人最新的素質(zhì)能力信息，不能夠適應(yīng)新的要求，如不能作為組織人事部門選拔、任用人才的有效依據(jù)。而人事制度改革過程中形成的能夠真實反映職工德才表現(xiàn)、具有長期查考價值的材料，如醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評、門診及病房工作量、病人滿意度、科研創(chuàng)新能力等，均未能及時補充到人事檔案中來。且絕大多數(shù)人事檔案僅提供最基本的利用方式，即查閱原始紙質(zhì)檔案材料。其占用空間較大，利用領(lǐng)域比較狹小，查詢比較繁雜，不利于資料的整理，檔案信息服務(wù)也處于一種被動的、落后的服務(wù)狀態(tài)，不能很好地為醫(yī)院的醫(yī)、教、研和管理服務(wù)[2]。

1.3 醫(yī)院人事檔案的管理方法

醫(yī)院人事管理工作量較大，其檔案資料是廣大醫(yī)務(wù)、科研和管理人員長期工作積累而成，且人事檔案涉及到個人的隱私以及工作中的利益關(guān)系，所以醫(yī)院人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。醫(yī)院人事檔案管理也是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。但目前由于缺乏有效的管理手段，沒有完善的檔案管理軟件和全面的管理網(wǎng)絡(luò)，許多醫(yī)院人事檔案管理工作仍停留在手工整理的階段，一般只是簡單地把人事檔案材料收集、分類、排列和裝訂，沒有配備計算機進行信息錄入并建立數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)檢索、分析利用，信息化管理難以實現(xiàn)。大部分醫(yī)院考慮到成本問題，對人事檔案管理工作的支持力度不大，專項資金投入也不足，造成人事檔案管理的配套設(shè)施不齊全，防火、防盜、防潮、防蟲等措施不全面[3]。

2.建議

2.1 管理制度是做好工作的前提和保證。加強醫(yī)務(wù)人員檔案管理是一個系統(tǒng)管理過程，必須按照相關(guān)法律法規(guī)的要求結(jié)合本單位的實際情況，制定形影的可行性規(guī)章制度，以使有章可循。如建立健全醫(yī)院人事檔案材料收集機制、工作聯(lián)系制度和情況通報制度、人事檔案整理工作細(xì)則等。

2.2 醫(yī)院人事檔案的收集工作是做好人事檔案工作的基礎(chǔ)，也是豐富人事檔案內(nèi)容和開展提供利用工作的根本前提。而其質(zhì)量提高的關(guān)鍵在于及時收集和補充檔案材料，特別是要把人事制度改革以來能夠反映和評價一個人素質(zhì)優(yōu)劣的材料納入到檔案管理范圍內(nèi)。在實際工作中，要善于與部門溝通，及時添加新的材料，內(nèi)容力爭全學(xué)的發(fā)展，技術(shù)的進步，成果更新?lián)Q代加快，有些科技成果，國內(nèi)早就淘汰，而我們卻在那里盲目保密，致使喪失了許多應(yīng)得的經(jīng)濟效益。當(dāng)前的主要問題并不是保密不夠，而是開發(fā)利用科技檔案信息資源不夠。要在不違背《檔案法》的原則下，徹底改變不利于科技檔案信息資源開發(fā)的管理制度，最大限度地進行開發(fā)，減少不必要的重復(fù)勞動，以節(jié)省人力、物力和財力。根據(jù)科技檔案的時效性，適時解密科技檔案，充分發(fā)揮科技檔案的作用。

二、科技檔案信息資源開發(fā)利用是科技檔案管理人員的重要工作職責(zé)

對科技檔案進行研究與開發(fā)，科技檔案管理人員占有得天獨厚的優(yōu)勢。但從目前科技檔案管理人員隊伍狀況來看，具有研究與開發(fā)能力的人員為數(shù)不多。這是因為：一是缺乏專業(yè)科技知識，導(dǎo)致研究科技檔案的專業(yè)成果有困難，在識別科技成果開發(fā)利用價值方面把握不準(zhǔn)。二是涉及科技成果擁有者的發(fā)明權(quán)、著作權(quán)以及連帶的專利權(quán)、版權(quán)等一系列問題，處理不好會產(chǎn)生爭議，擔(dān)心出力不討好。三是科技檔案管理工作的崗位職責(zé)范圍狹窄，對科技檔案如何進行研究與開發(fā)沒有明確規(guī)定及具體要求。四是原有的檔案管理工作方面的通則及條例，在這方面沒有明確的職責(zé)范圍和要求。因此，過去科技檔案管理人員研究與開發(fā)科技檔案的客觀條件確實不夠成熟。

目前，科技檔案信息資源開發(fā)利用是科技檔案實現(xiàn)科學(xué)管理的根本出路。它能激活科技檔案中蘊藏的豐富成果，實現(xiàn)科技檔案的應(yīng)有價值。科技檔案管理工作者應(yīng)積極主動地為科技信息的傳播承擔(dān)社會責(zé)任，把科技檔案的研究與開發(fā)作為重要工作職責(zé)，使科技信息資源得到更好地利用，使科技檔案管理工作進入一個新的發(fā)展階段。

三、科技檔案信息資源開發(fā)利用有利于加快改革開放、與時俱進的步伐

（一）要積極總結(jié)科技檔案管理的新經(jīng)驗，高度認(rèn)識科技檔案的研究與開發(fā)的重要性和必要性，為科技成果的轉(zhuǎn)化創(chuàng)造良好的環(huán)境。

（二）要從實際情況出發(fā)，加快科技檔案管理人員隊伍建設(shè)。調(diào)動科技檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強組織與協(xié)調(diào)能力，自覺地變“要我研究開發(fā)”為“我要研究開發(fā)”，變“管理為主”為“研究開發(fā)為主”。

（三）要以高科技管理手段研究與開發(fā)科技檔案，積極應(yīng)用計算機技術(shù)建立自動化的科技檔案管理信息檢索系統(tǒng)。盡快建立并不斷完善科技檔案信息檢索系統(tǒng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源。適時進入互聯(lián)網(wǎng)，使科技檔案管理人員及時掌握科技檔案研究與開發(fā)的動態(tài)及社會各方面對科技信息的需求情況，以“積極開發(fā)、主動服務(wù)”的新姿態(tài)向全社會提供高效率的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（四）科技檔案管理部門要著手在互聯(lián)網(wǎng)上建立有自己特色的信息資源的準(zhǔn)備工作，研究制定網(wǎng)絡(luò)科技檔案信息編纂與管理的措施。從世界檔案管理發(fā)展總的趨向來看，對非機讀的科技檔案文獻的電子轉(zhuǎn)化是大勢所趨，電子檔案具有非電子媒體型檔案不可比擬的優(yōu)越性，它更便于管理研究與開發(fā)人員的有效利用。

知識經(jīng)濟的到來，又一次將科技檔案的作用放到第一生產(chǎn)力的高度來認(rèn)識，它必將引起人們對科技檔案信息資源開發(fā)利用的重視。獲取知識信息，快速轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，社會對科技檔案信息的普遍需求，這對科技檔案來說無疑是一個廣闊的市場。我們要充分利用這個有利的外部環(huán)境，使科技檔案成為知識經(jīng)濟的戰(zhàn)略性資源之一。

總之，科技檔案的研究與開發(fā)是加快科技環(huán)境進步的大事，應(yīng)該成為科技檔案管理人員的主要職責(zé)，同時也需要社會各界給予大力支持，以改革精神推進科技檔案的研究與開發(fā)，與時俱進，加速改革步伐。