高校一卡通項目實施策略分析

張瓊

［摘要］ 隨著校園信息化建設的深入，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足一卡通項目建設的需求。項目管理是保障校園卡系統(tǒng)建設成功的重要手段。本文闡述一卡通項目的特點，對高校一卡通項目實施策略進行深入分析與探討。

［關鍵詞］ 高校； 一卡通； 項目管理

［中圖分類號］G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）19- 0092- 02

經過十幾年的建設，特別是隨著近幾年信息技術的飛速發(fā)展，校園卡系統(tǒng)已從單一的部門級應用系統(tǒng)發(fā)展為面向全校的綜合性應用系統(tǒng)，其投資額度高，牽涉面廣，規(guī)模龐大，管理復雜。傳統(tǒng)的管理與組織方式已不能適應新形勢下高校信息化建設的需求，如何運用正確的管理方法科學運作，提高系統(tǒng)建設的質量和穩(wěn)定性，是值得校園信息化工作者研究和分析的重要課題。本文立足高校用戶，從項目管理的角度，探討實施一卡通項目的一般過程和方法。

１校園一卡通項目及其特點

校園一卡通是依托校園網絡，以數據庫和通信技術為支撐，建立用“一卡”代替校內所有證卡使用的校級綜合管理系統(tǒng)。它注重通過共同的身份認證機制，與校內其他信息系統(tǒng)關聯(lián)整合，為校園信息化提供全面的數據采集與分析平臺，構建全校范圍的優(yōu)良數字空間和統(tǒng)一共享環(huán)境。高校通過一卡通項目建設，可以促進信息資源規(guī)范，減少重復建設，加強系統(tǒng)間資源共享，提高學校信息化管理水平和效率。校園一卡通項目已成為數字校園的核心應用和有機組成。實施一卡通項目是一個典型的項目管理工程，在高校信息化項目中具有很強的代表性，有著顯著的特征：

（１） 專業(yè)學科合作性。一卡通項目建設涉及校內多個管理信息系統(tǒng)，與校外行業(yè)系統(tǒng)也關聯(lián)互通，在實施過程中，需要多學科知識的配合，如計算機、網絡、數據庫、軟件開發(fā)、財務會計等。較強的專業(yè)背景要求項目組成員既要精通信息技術，還必須熟悉校務管理和相關行業(yè)業(yè)務知識。

（２） 組成部分多，集成性強。隨著校園卡應用領域的拓展，一卡通所包含的內容越來越廣泛。具體有用餐、購物、上機、水電、醫(yī)療、借書、校車、繳費、門禁、考勤、自助查詢等。校園卡與各行業(yè)聯(lián)系程度也日益加強，如圈存系統(tǒng)與手機一卡通。這些項目的實施集軟件、硬件、網絡、應用、服務于一體。

（３） 不確定性。工作跨越多個組織，項目干系人眾多，不僅有銀行、集成商等合作方，以及校內各個職能部門，還有全校師生、經營商戶等群體，多方的協(xié)調工作給項目帶來許多不確定因素。另外，一卡通系統(tǒng)集成具有抽象的特點，可預見性較差，在項目啟動時很難清晰界定完成工作的細節(jié)要求。隨著項目的進行，項目任務才逐漸明確，在此過程中會發(fā)生項目需求、進度的不斷變更，這些不可控因素使項目具有很強的不確定性。

（４） 技術更新同時也是管理革新。高校建設一卡通是利用信息技術手段滿足校園管理的需求，實質上就是一個管理改進的過程，這不可避免地會觸及某些個人或團體的利益，比如有的部門失去對于現(xiàn)金收支等活動的靈活支配權等，難免引起利益受損的部門或個人的抵制。

（５） 受人的因素影響大。一卡通項目的專業(yè)技術實踐性強，滲透大量的腦力勞動，在各階段也還有大量細致的手工勞動，工作十分容易出錯，受人的因素影響很大，如管理流程建立、系統(tǒng)安全保障、數據整理、大批量校園卡制作等。這些都對項目成員提出了更高的要求，不僅要具備一定的專業(yè)技術水平和工作經驗， 還要有良好的心理素質和工作責任心。

（６） 需要技術部門與管理部門的高度配合。一卡通系統(tǒng)建設涉及網絡、數據中心和系統(tǒng)集成建設，校園卡的身份識別、綜合消費、金融服務和信息查詢等功能應用，與教務、財務、后勤等職能部門的關鍵業(yè)務緊密聯(lián)系，一卡通項目實施是對全校人、財、物資源的整合，需要校內各部門的緊密協(xié)作才能使技術與管理真正融合。

這些特點說明了一卡通項目的復雜性與管理難度，與校內其他工程類項目或科研項目有很大不同，高校首先應從觀念上重視一卡通項目管理。

２高校在項目管理中的重要性

在國內，高校一卡通項目的建設模式多采取合作建設方式，并形成銀行或電信運營商出資、集成商建設、學校運行的格局。高校作為一卡通項目的發(fā)起者，占據特殊地位，其項目管理至關重要，這是因為：

（１） 高校代表了投資人對項目的需求。由于項目建設成果直接影響各方的投資效益，高校必須代表所有者協(xié)調各方關系，保證一卡通項目建設的順利進行。高校是實現(xiàn)項目利益最大化的保證。

（２） 高校是對項目進行全面管理的中心。高校是一卡通項目建設的總組織者，也是項目成果的享用者和最終擁有者，更是項目建設成功的第一利益相關者，是所有投資方項目管理的核心。

（３） 高校的工作貫穿于一卡通生命周期始終。承建商、投資方只負責項目某一階段或某一部分的工作，而高校從立項開始便對項目規(guī)劃、建設方式、確定承建商、完成時間和運行管理等進行決策，承擔風險，是針對整個項目實施全過程、全方位的管理。高校的項目管理貫穿一卡通項目的整個生命周期。

由此看來，高校的任務繁重、牽涉面廣且責任重大，其管理水平與管理效率直接影響項目建設的增值。高校是一卡通項目建設的總集成者，必須對一卡通項目進行項目管理，在實施中統(tǒng)領全局、精心組織與安排。

３高校一卡通項目實施方法

按照一般項目周期的劃分，一卡通項目實施可劃分為啟動、計劃、實施、收尾4個階段。

３．１啟動階段

（１） 建立項目籌備組?；I備組的責任是做出項目整體規(guī)劃，一卡通項目的整體規(guī)劃必須符合本校數字校園的整體戰(zhàn)略目標，這就要求站在全校的整體的高度來規(guī)劃，而不能只從部門的立場看問題。因此，籌備組的成員應由信息、財務、后勤等管理部門中層領導和關鍵業(yè)務人員組成，組長應是一位熟悉高校管理、有豐富工作經驗和具有權威性的校級領導。

（２） 確定目標和范圍。首先通過校內外調研掌握自身管理水平與信息化程度，全面了解校園卡應用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，對市場上一卡通集成商進行摸底，實地考察同類高校應用狀況，向專家咨詢學習經驗和教訓。然后，從基本功能、業(yè)務管理和技術保障3個方面進行需求分析，根據技術、經濟、環(huán)境等方面的條件進行可行性分析，如評估校園網絡環(huán)境、基礎設施等技術支持能力，人才力量儲備，資金來源的可能性，學校發(fā)展的必要性等。另外，對項目運作模式也應作初步分析，如需要采取的措施和投入的資源。最后，確定項目建設的范圍、規(guī)模和應具有的功能，形成可行性研究報告與項目方案建議書。

（３） 選擇合作伙伴和系統(tǒng)選型。合作伙伴包括投資合作方和項目承建方，其中，投資方的選擇要考慮與學校的長期業(yè)務合作；承建方的選擇不能只依據價格來衡量，應綜合評判公司的技術實力、售后服務響應能力。系統(tǒng)選型需要確定網絡形式、軟硬件平臺、設備數量、校園卡選型等重大問題，合同簽訂還要明確所要實現(xiàn)的功能、時間要求、技術與評價指標等項目目標。

３．２計劃階段

（１） 建立實施組織。為保證項目順利開展，在前期籌備組的基礎上，組成一卡通項目建設組。建設組設領導小組和實施小組，領導小組負責目標制定與實現(xiàn)、資源調配、重大問題決策等工作，人員由各管理部門領導組成。實施小組負責落實具體任務，由項目所涉及的專業(yè)技術人員和業(yè)務骨干構成。項目組長即前期籌備組的組長，信息中心主任為副手。

（２） 組建團隊。項目組長在獲得學校最高領導的充分授權后，將從各職能部門抽調的人員分成技術組與業(yè)務組，采用矩陣型組織結構管理成員。參與項目的企業(yè)和承建商也同樣建立相同的組織結構以構成全范圍的項目組織。在項目實施前召開動員大會。

（３） 實施前培訓。全員培訓內容包括：項目管理知識培訓，使每個成員都對項目管理知識有基本的理解，這樣有利于增強團隊項目合作意識；一卡通系統(tǒng)的管理思想培訓，可以幫助實施人員理解應用，自覺配合系統(tǒng)實施。

（４） 制訂實施計劃。為達成共識，項目組成員在與承建商項目組充分溝通后，一起參與編制計劃。先將項目細化、層層分解，并設立里程碑節(jié)點，然后將項目具體任務與職責分配到每一個人，包括應完成的任務、時間計劃、質量標準、溝通的方式等，使團隊成員和部門明確自己的職責及與項目組織工作的關系。

３．３實施階段

實施階段是確保系統(tǒng)建設各項任務保質、按時完成的重要階段。高校在實施過程中應指派人員跟蹤學習，積極參與系統(tǒng)建設。該階段要經過以下幾個步聚：①協(xié)助承建方進行系統(tǒng)安裝調試，具體有提供數據中心場所和網絡環(huán)境，協(xié)助線路鋪設、軟硬件設備安裝、聯(lián)調測試等；②配合做好系統(tǒng)啟動的初始化工作，如系統(tǒng)業(yè)務參數設置、用戶權限分配等；③準備基礎用戶資料，數據整理與錄入，進行測試；④具體用戶接受培訓，業(yè)務準備；⑤試運行開始，布置新老系統(tǒng)交替過渡，與承建商共同記錄和解決運行中出現(xiàn)的問題。

在此階段，高校的工作還體現(xiàn)在對項目實施的控制管理。工作任務主要有：①調配資源和安全管理保障；②定期監(jiān)控進展，通過例會、日報、周報及時掌握每項活動的實際進度，控制關鍵活動；③與投資方、承建方及學校內部部門之間加強溝通協(xié)調，確保各環(huán)節(jié)工作正常銜接，實施順暢；④定期檢查工作質量，及時獲取信息，安全管理；⑤做好風險防范與變更控制。

３．４收尾階段

收尾階段的工作不可忽視，主要內容有：①全面推廣所有功能應用，理順管理流程，制定相應管理制度；②運行穩(wěn)定后組織最終驗收，包括可量化的軟硬件設備驗收，難以量化的功能驗收、數據驗收等；③結合最初設定的項目目標和期望，評價項目實施的成果，包括對系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可操作性和用戶滿意度的評價；④進行資料整理歸檔，包括技術資料與各階段的評審資料；⑤項目實施總結，交流工作經驗；⑥移交，轉入系統(tǒng)運營管理的新階段。

４結束語

校園一卡通項目是數字校園的基礎工程，在實踐中積累經驗，總結項目實施方法，對推動數字校園建設有積極作用。校園信息化的建設需要強大的技術支撐，而有效的項目管理是保障信息化建設成功的重要手段。高校只有從思想上正確認識自身項目管理的重要性，遵循項目管理的原則和規(guī)范化流程來實施，才能使信息化建設順利進行。

主要參考文獻

［１］ 王春雁，白雪． 高校校園卡系統(tǒng)應用現(xiàn)狀與趨勢淺析［Ｊ］． 中國教育信息化：高教職教，２０１１（6）.

［２］ 高山，吳曉明，謝惠芳，等． 高校校園卡系統(tǒng)建設相關策略研究［Ｊ］． 中國教育信息化：高教職教，２００８（6）.

［３］ 左美云． 信息系統(tǒng)項目管理［Ｍ］． 北京：清華大學出版社，２００８.

［４］ 白思?。?現(xiàn)代項目管理（上）［Ｍ］． 北京：機械工業(yè)出版社，２００２.