淺談住房公積金檔案特點(diǎn)

李巍巍

住房公積金檔案是隨著住房公積金業(yè)務(wù)的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，同時(shí)因其業(yè)務(wù)的發(fā)展、延伸和完善，其內(nèi)容上更加豐富，數(shù)量上不斷增長(zhǎng)。它是繳存單位及職工住房公積金賬戶設(shè)立、繳存、提取、使用、變更、注銷等活動(dòng)中形成的。它是住房公積金管理工作的基礎(chǔ)，是承擔(dān)住房公積金管理的職能部門(mén)、經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和繳存單位做好工作的依據(jù)。同時(shí)它也是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，它具有檔案的普遍特點(diǎn)，但也有獨(dú)特性的地方。

一、來(lái)源廣泛性

形成住房公積金檔案的單位很多，有承擔(dān)住房公積金籌集、營(yíng)運(yùn)和管理的職能部門(mén)，即中央和地方的住房公積金管理中心、分中心、辦事處；有住房公積金經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，如銀行、擔(dān)保公司等；有具體負(fù)責(zé)報(bào)批辦理住房公積金開(kāi)戶、繳存、注銷、變更等業(yè)務(wù)的單位；也有辦理貸款、住房公積金提取、托管等業(yè)務(wù)的個(gè)人。可以這樣說(shuō)，每一個(gè)繳存單位、繳存職工，都是住房公積金檔案的形成者。

二、內(nèi)容多樣性

住房公積金業(yè)務(wù)目前主要有開(kāi)戶、賬戶轉(zhuǎn)移、銷戶、繳存、提取、對(duì)賬及查詢、繳存基數(shù)調(diào)整、繳存比例調(diào)整、個(gè)人住房政策性貸款等。在住房公積金業(yè)務(wù)辦理和管理過(guò)程中，單位和個(gè)人賬戶是不同的。因此在每種業(yè)務(wù)類型之下，具體還有細(xì)分，如開(kāi)戶業(yè)務(wù)分為單位開(kāi)戶、單位預(yù)繳開(kāi)戶、個(gè)人開(kāi)戶三種；賬戶轉(zhuǎn)移業(yè)務(wù)分為個(gè)人賬戶并戶、個(gè)人賬戶轉(zhuǎn)移、單位賬戶合并、單位賬戶分立四種；銷戶業(yè)務(wù)分為個(gè)人銷戶、單位預(yù)繳戶銷戶、單位賬戶銷戶三種；繳存業(yè)務(wù)分為單位預(yù)繳、單位匯繳、單位補(bǔ)繳、個(gè)人退繳四種；提取分為正常提取、特殊提取、銷戶提取、銷戶激活四種。因業(yè)務(wù)類型的不同，形成的住房公積金檔案內(nèi)容豐富，種類多樣。

三、留存規(guī)范性

住房公積金業(yè)務(wù)辦理，均要求單位或個(gè)人事先提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的各種材料，由住房公積金管理機(jī)構(gòu)審查合格后，再辦理其報(bào)審的具體業(yè)務(wù)，同時(shí)留存紙質(zhì)載體材料。材料在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，經(jīng)過(guò)數(shù)道程序，但是同一業(yè)務(wù)的材料，留存件基本相同。

以住房公積金支取業(yè)務(wù)為例，個(gè)人購(gòu)房支取住房公積金，需向業(yè)務(wù)窗口提供購(gòu)房合同、發(fā)票、個(gè)人合法的身份證明，以及單位開(kāi)據(jù)的介紹信，辦理完業(yè)務(wù)后，業(yè)務(wù)人員需留存各種票據(jù)的復(fù)印件。對(duì)于個(gè)人住房政策性貸款業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，借款人除提出貸款申請(qǐng)，并提供合法的身份證明外，還需要出具購(gòu)建房證明材料，但因購(gòu)買(mǎi)房屋性質(zhì)不同，要求提供的審核材料也是有區(qū)別的。購(gòu)買(mǎi)商品房，需提供商品房買(mǎi)賣(mài)合同、權(quán)屬轉(zhuǎn)移登記申請(qǐng)書(shū)、商品房預(yù)付款發(fā)票、維修基金收據(jù)；購(gòu)買(mǎi)二手房，需提供房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)契約、房屋所有權(quán)證、房地產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、房地產(chǎn)交易契稅完稅發(fā)票。

四、整理隨時(shí)性

住房公積金檔案基本上是在前臺(tái)業(yè)務(wù)窗口辦理的，因此它的整理具有隨時(shí)性，不能滯后。對(duì)于住房公積金管理機(jī)構(gòu)而言，每個(gè)辦事處每個(gè)窗口都在開(kāi)辦住房公積金業(yè)務(wù)，類型多種多樣，具有不確定性，為了日后查找方便，避免材料不積壓，當(dāng)天形成的住房公積金材料由前臺(tái)柜員自行粘貼、集中，以月為單位，月末統(tǒng)一按先后順序，將其辦理的材料集中一處，訂卷，送往檔案室。

五、利用針對(duì)性

住房公積金雖然成千上億，但它的存在和歸屬不像實(shí)體資產(chǎn)那樣明確，必須依靠各種票據(jù)、數(shù)據(jù)、賬戶等載體予以證明。同時(shí)因?yàn)樽》抗e金本身是老百姓的血汗錢(qián)，是一種強(qiáng)制性和返還性的住房?jī)?chǔ)蓄金，不允許出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)損失，它的繳存、使用必須有嚴(yán)格的監(jiān)管體系，住房公積金業(yè)務(wù)的審計(jì)、監(jiān)察、內(nèi)控，都需要以當(dāng)時(shí)辦理的業(yè)務(wù)票據(jù)來(lái)說(shuō)話。

住房公積金數(shù)據(jù)查詢目前可以通過(guò)網(wǎng)站、客服電話、觸摸屏、窗口進(jìn)行，原則上針對(duì)的是繳存單位和職工本人，不得查詢其他繳存單位或其他繳存職工的住房公積金賬戶信息。

單位經(jīng)辦人可憑介紹信或辦理住房公積金業(yè)務(wù)的有關(guān)憑證，直接到窗口查詢本單位住房公積金繳交情況及賬戶余額，也可于每年6月30日結(jié)息后預(yù)約打印住房公積金年度對(duì)賬單，進(jìn)行定期住房公積金對(duì)賬工作，核對(duì)一個(gè)住房公積金年度中的繳交情況及結(jié)息情況。

職工可以憑本人合法的身份證明，前往公積金前臺(tái)查詢了解個(gè)人賬戶信息，余額等。

研究和認(rèn)識(shí)住房公積金檔案的特點(diǎn)，對(duì)于開(kāi)展住房公積金業(yè)務(wù)，加強(qiáng)住房公積金檔案管理，具有極為深遠(yuǎn)的意義。首先是保障繳存單位和職工的切身權(quán)益，其次是保證承辦單位和機(jī)構(gòu)的正常業(yè)務(wù)，“取之于民，用之取民”，共同促進(jìn)住房公積金的健康、有序發(fā)展，使更多的職工能夠增加住房消費(fèi)能力，改善居住條件，切實(shí)解決城鎮(zhèn)居民的住房狀況，這是關(guān)系到國(guó)計(jì)民生的大問(wèn)題，也是構(gòu)建和諧社會(huì)的重中之重。