工作流技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用

孟祥侃

摘 要：工作流技術(shù)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的核心技術(shù)之一，因此，對(duì)工作流、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念做了詳細(xì)介紹，并在此基礎(chǔ)上介紹了工作流技術(shù)在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用，最后介紹了一個(gè)已完成的公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)中采用的相應(yīng)技術(shù)。

關(guān)鍵詞：工作流技術(shù) ；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；工作流管理系統(tǒng)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP393.08文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2012）02-0274-02

一、工作流管理系統(tǒng)及其主要實(shí)施步驟

工作流在多數(shù)實(shí)際應(yīng)用中的情況可以這樣來(lái)簡(jiǎn)單地描述：在由網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器和多臺(tái)計(jì)算機(jī)客戶(hù)端所組成的硬件平臺(tái)上，業(yè)務(wù)過(guò)程按照預(yù)先設(shè)定的規(guī)則并借助應(yīng)用程序和人對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的處理而完成。實(shí)際上工作流技術(shù)可以幫助我們?cè)诂F(xiàn)實(shí)生活中完成更多更復(fù)雜的任務(wù)。如對(duì)企業(yè)（或機(jī)構(gòu)）內(nèi)部的各種數(shù)據(jù)或信息的自動(dòng)處理，對(duì)多種業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合和企業(yè)（或機(jī)構(gòu)）之間的數(shù)據(jù)交換，以及借助Internet技術(shù)實(shí)現(xiàn)跨地域的數(shù)據(jù)傳輸和處理等等。

在工作流建立階段，通過(guò)使用一種或多種系統(tǒng)分析、建模和定義工具，把一個(gè)業(yè)務(wù)流程從現(xiàn)實(shí)世界轉(zhuǎn)化為一個(gè)形式化的、計(jì)算機(jī)可以處理的流程模型或者叫流程模板（Template）。在運(yùn)行階段，流程控制功能相當(dāng)于現(xiàn)實(shí)世界與模型世界的橋梁，它解釋已經(jīng)定義好的模型，也就是說(shuō)根據(jù)模型來(lái)調(diào)度一個(gè)流程中不同的任務(wù)并且激活相應(yīng)的人或IT應(yīng)用程序。這種流程控制功能實(shí)際上是由稱(chēng)為引擎（Engine）的軟件模塊來(lái)完成的。在運(yùn)行階段，一個(gè)流程的任務(wù)通常是由參與人員通過(guò)使用一定的信息處理工具或流程控制軟件激活一定的應(yīng)用程序來(lái)完成的，因此，工作流管理系統(tǒng)需要與完成不同任務(wù)的用戶(hù)、IT工具或應(yīng)用程序交互。綜上所述，一個(gè)完整的工作流管理系統(tǒng)具有包括建模工具、工作流服務(wù)器（引擎）、用戶(hù)界面以及IT工具或應(yīng)用程序在內(nèi)的分布式結(jié)構(gòu)。

工作流的實(shí)施主要包括三個(gè)基本步驟：映射、建模和管理。第一個(gè)步驟是映射，其首要任務(wù)是對(duì)組織內(nèi)全部現(xiàn)有的手工和自動(dòng)化的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行確定并且對(duì)其進(jìn)行文檔化處理；第二個(gè)步驟是建模，建模即是建立一個(gè)有助于建成流線型業(yè)務(wù)過(guò)程的模型。第三階段是管理，就是對(duì)軟件實(shí)施以及跨越全部工作部門(mén)、業(yè)務(wù)單元甚至是整個(gè)企業(yè)的無(wú)縫系統(tǒng)集成。

二、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)功能需求分析

OA系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)辦公信息的收集與處理、流動(dòng)與共享、并輔助科學(xué)決策的重要信息系統(tǒng)。如何選擇一個(gè)合適的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)，并在其上建立適應(yīng)OA需求的、功能強(qiáng)大的、應(yīng)用開(kāi)發(fā)容易的、界面友好的各種應(yīng)用，是成功開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)的關(guān)鍵。雖然各個(gè)單位的業(yè)務(wù)和職能各不相同，對(duì)OA系統(tǒng)的需求也存在差異，但OA系統(tǒng)均以公文處理和事務(wù)管理為核心，并提供信息通訊與服務(wù)等重要功能。從系統(tǒng)功能的角度對(duì)OA應(yīng)用做一粗淺的分析，就會(huì)發(fā)現(xiàn)OA應(yīng)用需求以及辦公人員對(duì)信息處理的操作方式方面有著以下共同特點(diǎn)，這些功能需求是我們選擇OA系統(tǒng)開(kāi)發(fā)使用平臺(tái)時(shí)必須考慮的重要依據(jù)。

（一）OA系統(tǒng)的電子郵件功能

電子郵件功能是OA系統(tǒng)的基本需求。電子郵件系統(tǒng)滿足了OA系統(tǒng)最基本的通信需求，主要提供了OA系統(tǒng)兩方面的功能。一方面，為各種應(yīng)用提供通用的通信平臺(tái)，以靈活適應(yīng)不同應(yīng)用系統(tǒng)對(duì)通信平臺(tái)的要求；另一方面，適應(yīng)隨時(shí)需要的電子化通信要求，直接作為一種應(yīng)用提供了人與人之間通信的手段。

（二）OA系統(tǒng)的工作流自動(dòng)化應(yīng)用功能

OA應(yīng)用是典型的工作流自動(dòng)化應(yīng)用。OA應(yīng)用中幾乎所有的業(yè)務(wù)過(guò)程都是工作流。每一項(xiàng)工作以流程的形式，由發(fā)起者發(fā)起流程，經(jīng)過(guò)本部門(mén)以及其他部門(mén)的處理，最終到達(dá)流程的終點(diǎn)。工作流自動(dòng)化的目標(biāo)就是要協(xié)調(diào)組成工作流的四大元素，即人員、事件、狀態(tài)、資源，以其推動(dòng)工作流的發(fā)生、發(fā)展、完成，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程監(jiān)控。信息技術(shù)不僅應(yīng)該管理工作流全過(guò)程的所有信息和操作，而且還應(yīng)該主動(dòng)推進(jìn)工作流程的實(shí)現(xiàn)、主動(dòng)提示和催促工作人員實(shí)現(xiàn)某一階段的處理，從而整體提高工作流處理的效率。

（三）OA系統(tǒng)的文檔處理功能

OA系統(tǒng)處理的信息內(nèi)容包括了大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)。辦公自動(dòng)化所處理信息的載體大多是以信函、文件、傳真、報(bào)表等形式出現(xiàn)的。隨著辦公需求的進(jìn)一步發(fā)展，OA系統(tǒng)作為單位核心應(yīng)用系統(tǒng)，必然需要和辦公人員日常使用的桌面應(yīng)用系統(tǒng)如MS Office以及機(jī)關(guān)其他業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)、Web資源等等緊密集成。也就是說(shuō)，OA系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對(duì)象（如WOrd文件、工作表等等）。這樣的系統(tǒng)要處理的信息除包括傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類(lèi)型外，更多的是復(fù)合文檔型數(shù)據(jù)，因此，OA系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。

（四）OA系統(tǒng)完整的安全性控制功能

OA系統(tǒng)所處理的信息一般涉及許多機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時(shí)刻對(duì)辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此OA系統(tǒng)的安全性控制功能成為用戶(hù)對(duì)其選擇使用的先決條件。OA系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括：防止非法用戶(hù)侵入、權(quán)限控制、存儲(chǔ)和傳輸加密以及電子簽名等。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以攻破，同時(shí)，也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

（五）OA系統(tǒng)支持協(xié)同工作和移動(dòng)辦公的功能

在日常辦公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行討論和交流意見(jiàn)，才能作出某種決策。這種工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)會(huì)議等。這些新的工作方式打破了時(shí)間、地域的限制，使人們可以隨時(shí)隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，移動(dòng)辦公改變了最終用戶(hù)只有在辦公室里才能訪問(wèn)和利用信息的局限性。所謂的“移動(dòng)辦公”就是提供辦公人員在辦公場(chǎng)所以外的辦公手段，他可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后斷開(kāi)連接并處理信息，工作完畢再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息；辦公人員還可以遠(yuǎn)程撥號(hào)或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)訪問(wèn)到OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)作為網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)，應(yīng)提供用戶(hù)協(xié)同工作支持和移動(dòng)辦公支持。

（六）OA系統(tǒng)集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet的功能

OA系統(tǒng)決不是獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)，在任何一個(gè)單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，它們與OA系統(tǒng)是互相聯(lián)系的。因此，OA系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。此外，隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，OA系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，如電子郵件、Web發(fā)布等等，這不僅溝通了機(jī)關(guān)內(nèi)外的信息，而且還可以進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)和參與電子社區(qū)。

二、工作流技術(shù)在OA系統(tǒng)中的應(yīng)用

從工作流管理的角度分析，每項(xiàng)工作都由一個(gè)任務(wù)集和任務(wù)之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系集組成，任務(wù)集是獨(dú)立的工作項(xiàng)集合，分別由特定的工作人員完成。任務(wù)之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系即是公文對(duì)象的傳遞和處理關(guān)系。隨著社會(huì)日益快速的發(fā)展，企事業(yè)單位的日常辦公具有涉及崗位增加、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點(diǎn)。因此，我們可以建立如圖1所示的基于工作流的OA系統(tǒng)模型。其具體的功能如圖1所示。

公文辦理功能：可供有關(guān)人員對(duì)公文辦理過(guò)程加以記錄，填寫(xiě)辦理信息，并且根據(jù)用戶(hù)的權(quán)限，提供按公文時(shí)間、單位的查詢(xún)。

信息發(fā)布功能：對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整理、統(tǒng)計(jì)、分析，生成各種可公布的信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析結(jié)果，以便輔助決策。

日常辦公功能：提供收發(fā)信件、待辦事宜提醒、網(wǎng)上通知等功能。

收發(fā)文管理功能：對(duì)本單位的收文、發(fā)文進(jìn)行有效管理。其中，收文包括：收文登記、收文錄入、設(shè)置傳閱人和傳閱期限、文件批閱歷史信息查詢(xún)、收文歸檔；發(fā)文則包括：擬稿、處長(zhǎng)核稿、部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核稿、領(lǐng)導(dǎo)審批、發(fā)文登記、歸檔、分發(fā)。

系統(tǒng)設(shè)置功能：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，公用代碼管理，電子名片將各部門(mén)的員工與其計(jì)算機(jī)對(duì)應(yīng)起來(lái)以實(shí)現(xiàn)用戶(hù)之間方便通信。郵箱管理，為用戶(hù)設(shè)置郵箱和清理郵箱等。

檔案管理功能：主要管理本單位的文字檔案。包括：檔案登記歸檔、檔案整理（編目、組卷、移卷、封卷等）、檔案查詢(xún)及檢索、檔案借閱、歸還、丟失登記、檔案統(tǒng)計(jì)等子功能。

將OA系統(tǒng)建立在基于工作流的分布式應(yīng)用框架上，各應(yīng)用共享一個(gè)或多個(gè)服務(wù)引擎，通過(guò)服務(wù)引擎來(lái)驅(qū)動(dòng)各種不同的應(yīng)用系統(tǒng)。各應(yīng)用系統(tǒng)之間可以相互交換數(shù)據(jù)，各個(gè)應(yīng)用都以組件形式存在，并服從整個(gè)OA系統(tǒng)的組件管理機(jī)制。這種設(shè)計(jì)為OA系統(tǒng)的升級(jí)、維護(hù)和管理提供了方便。

三、 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)

公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)是OA系統(tǒng)中最重要的構(gòu)件，分為發(fā)文管理、收文管理、簽報(bào)管理、用戶(hù)權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)公文的擬稿、核稿、簽報(bào)、登記、辦文、會(huì)簽、簽發(fā)、分類(lèi)歸檔，以及處理反饋、流程跟蹤、催辦文件、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、文件查閱等功能。公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)是OA系統(tǒng)的核心，也是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的重要標(biāo)志。部門(mén)間的協(xié)同工作、事務(wù)的跟蹤處理都需要通過(guò)工作流技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。工作流的實(shí)現(xiàn)主要包括3個(gè)關(guān)鍵因素，即流轉(zhuǎn)路徑的智能化，跟蹤與監(jiān)控信息的提供和與應(yīng)用結(jié)合的能力。鑒于以上這三個(gè)關(guān)鍵因素，我們?cè)谠O(shè)計(jì)OA系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)時(shí)可以參考采用以下技術(shù)：

（1）根據(jù)公文流轉(zhuǎn)的實(shí)際情況，以辦公室為公文流轉(zhuǎn)中樞，動(dòng)態(tài)地選擇下一級(jí)處理公文的辦公人員，可以完成復(fù)雜的流轉(zhuǎn)，充分利用工作流的內(nèi)在機(jī)制，動(dòng)態(tài)實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)路徑的確定和變更；

（2）通過(guò)服務(wù)器端的代理程序?qū)崿F(xiàn)流轉(zhuǎn)的自動(dòng)執(zhí)行;

（3）通過(guò)流轉(zhuǎn)日志自動(dòng)跟蹤記錄每步流轉(zhuǎn)情況，在整個(gè)流轉(zhuǎn)過(guò)程中，在權(quán)限控制之內(nèi)，相關(guān)人員都可以查詢(xún)公文的運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)；

（4）通過(guò)OLE技術(shù)將WORD等應(yīng)用對(duì)象嵌入公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)中作為文檔的編輯環(huán)境；

（5）利用電子郵件系統(tǒng)，將電子郵件信箱作為OA系統(tǒng)的門(mén)戶(hù)，使每一項(xiàng)需要工作人員處理的信息、通知、公文等直接投遞到個(gè)人的電子信箱中。

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The application of the workflow technique in the office automation

MENG Xiang-kan

（Computer science and technology school,Suihua college,Suihua 152061,China）

Abstract:The workflow the technique is to transact one of the core in the automation techniques, therefore, flow, transacted the concept of the automation to do the detailed introduction to the work, and introduced the work to flow the technique on this foundation at transact the application in the automation, introduced an accomplished official document to flow to turn the sub- system finally in the correspond of adoption technique.

Key words:workflow technique ; office automation;workflow management system

[責(zé)任編輯 王 莉]