會計信息化與內(nèi)部控制

［摘 要］ 隨著信息化發(fā)展進(jìn)程的加速，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐步普及到了各項管理環(huán)節(jié)，將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于會計領(lǐng)域已經(jīng)成為一種發(fā)展趨勢。會計信息化在提高工作效率、簡化流程、信息共享等方面的作用十分突出，但這種全新的管理模式對內(nèi)部控制也提出了新的要求。文章從會計信息化的特點入手，對會計信息化環(huán)境下一系列內(nèi)部控制問題進(jìn)行研究，提出會計信息化實施中完善事業(yè)單位內(nèi)部控制的具體措施。

［關(guān)健詞］ 會計信息；內(nèi)部控制；措施

［作者簡介］ 羅燦姬，廣西壯族自治區(qū)疾病預(yù)防控制中心經(jīng)濟(jì)師，廣西 南寧，530028

- ［中圖分類號］ F23 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］ A ［文章編號］ 1007-7723（2012）02-0065-0003

一、 會計信息化的特點

與發(fā)達(dá)國家相比，我國會計信息化開展較晚，但發(fā)展較快，在20世紀(jì)90年代逐步推廣和普及，多種財務(wù)軟件和單位管理軟件在實踐中得到完善和提高。會計信息化的快速發(fā)展，在提升管理水平的同時對于增強(qiáng)綜合能力也起到了重要的作用。會計信息化包括四層含義：一是依靠網(wǎng)絡(luò)、通信以及數(shù)據(jù)庫作為信息獲取的手段。二是圍繞信息提供實效性，對業(yè)務(wù)流程以及會計處理方式進(jìn)行全面調(diào)整。三是能夠?qū)崿F(xiàn)對資金流、實物流的全過程管控。四是會計信息進(jìn)一步擴(kuò)大，在技術(shù)平臺、業(yè)務(wù)流程以及管理體系等多個層面均有具體體現(xiàn)。會計信息化系統(tǒng)具有以下幾個方面的特點和優(yōu)勢。

（一）具有流程簡單化的特點

依托電腦的強(qiáng)大運算功能，會計信息化系統(tǒng)在處理會計憑證以及財務(wù)報告等過程中可以大大減少人工操作，簡化手工操作的很多環(huán)節(jié)。在成本計算和計提折舊等較為復(fù)雜的運算業(yè)務(wù)處理時，會計信息化系統(tǒng)能夠簡單快速地完成相應(yīng)的工作。和過去手工會計相比，會計信息化的技術(shù)和復(fù)雜性都大幅降低，相應(yīng)的流程能夠得到進(jìn)一步簡化。

（二）具有信息集成化的特點

會計信息化可以將所有數(shù)據(jù)集成在一個數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)對信息的實時獲取、處理和報告。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展，使協(xié)同開展財會業(yè)務(wù)成為可能，會計信息化系統(tǒng)不再是孤立的信息，越來越多的業(yè)務(wù)信息可以通過有效轉(zhuǎn)化變?yōu)橄鄳?yīng)的會計信息，而相應(yīng)的會計數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出集成化的發(fā)展態(tài)勢。

（三）具有數(shù)據(jù)共享化的特點

會計信息化能夠?qū)崿F(xiàn)所有會計數(shù)據(jù)出自同一個系統(tǒng)內(nèi)，管理者能及時獲得相應(yīng)動態(tài)財務(wù)信息，可以依托相應(yīng)的財務(wù)軟件，實現(xiàn)集中記賬、遠(yuǎn)程審計、遠(yuǎn)程報賬等功能，高效共享會計數(shù)據(jù)，能夠使各項管理決策更加科學(xué)合理，使內(nèi)部信息資源得到充分利用。

（四）具有反饋動態(tài)化的特點

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)信息錄入、會計信息轉(zhuǎn)化、電子貨幣劃撥等工作均可以通過會計信息系統(tǒng)實現(xiàn)，能夠節(jié)約大量手工錄入會計賬簿的時間；同時能夠使會計核算由事后核算轉(zhuǎn)變?yōu)閷崟r核算，相應(yīng)的核算反饋也由過去的靜態(tài)反饋變?yōu)閯討B(tài)反饋，各項財務(wù)信息的發(fā)布和使用均實現(xiàn)動態(tài)化，依托財務(wù)軟件，信息可以直接轉(zhuǎn)化并反映在信息平臺中。

二、 信息化環(huán)境下內(nèi)部控制面臨的問題

（一）在會計信息環(huán)境下相應(yīng)的內(nèi)部控制制度不夠完善

有效的內(nèi)部控制離不開完善的內(nèi)部控制監(jiān)督制度，建立健全內(nèi)部控制監(jiān)督制度有效預(yù)防會計信息的舞弊現(xiàn)象，及時糾正和制止工作中出現(xiàn)的錯誤，從而全面提高內(nèi)部控制效率。在新的會計信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制的目標(biāo)雖然沒有任何改變，但因會計信息化本身的特點和工作方式變化較大，很多現(xiàn)存的制度和機(jī)制已無法適應(yīng)發(fā)展的要求，加速建立健全會計信息環(huán)境下的內(nèi)部控制制度和相應(yīng)的管理機(jī)制顯得迫在眉睫。

（二）在會計信息化環(huán)境下信息安全問題受到了更多挑戰(zhàn)

在過去手工會計操作中，內(nèi)部控制主要依托崗位職責(zé)和相關(guān)的財務(wù)管理制度，各項財務(wù)業(yè)務(wù)均有相應(yīng)的記錄，各種證、賬、表全部手工錄入。而實施會計信息化后，因為會計賬務(wù)處理完全依靠財會軟件來完成，過去傳統(tǒng)的內(nèi)部控制方式因為操作流程的改變已經(jīng)失去了作用。如果管理不當(dāng)，將造成會計信息安全性的漏洞，人為修改或刪除財務(wù)數(shù)據(jù)的情況更易發(fā)生，由于所有操作均在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，將不易留下痕跡。財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性問題是會計信息化環(huán)境中內(nèi)部控制的一個重要的影響因素。因此，在會計信息化環(huán)境下，應(yīng)進(jìn)一步規(guī)范完善相應(yīng)的管理制度，對網(wǎng)絡(luò)安全、權(quán)限管理、硬件維護(hù)、數(shù)據(jù)備份等要建立與信息化相對應(yīng)的管理制度和內(nèi)部控制。在實施會計信息化后，內(nèi)部控制的核心和關(guān)鍵也將發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變，過去的財務(wù)管理強(qiáng)調(diào)證實相符、賬證相符、賬賬相符，而在會計信息化實施中，應(yīng)將內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)輸入控制、輸出控制、網(wǎng)絡(luò)安全管理等。

（三）會計信息化的實施在一定程度上增加了內(nèi)部控制的難度

在傳統(tǒng)的手工會計中所有的原始財務(wù)信息均記錄在紙質(zhì)的賬簿和憑證上。業(yè)務(wù)經(jīng)手的所有人員均會留下簽名或蓋章的痕跡，修改和偽造賬簿、憑證很難做到不露痕跡。然而，在會計信息化中，所有信息均以電子方式記錄在系統(tǒng)中，雖有些數(shù)據(jù)和信息存儲在紙質(zhì)介質(zhì)中，用于憑證核對，但修改數(shù)據(jù)也比手工會計容易，在會計信息化中簽字蓋章等傳統(tǒng)的證據(jù)操作無法實現(xiàn)，給偽造和篡改信息提供了可能。此外，在會計信息化系統(tǒng)中進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)操作將不會留下痕跡，給預(yù)防和查處舞弊行為增加難度。

（四）會計信息化環(huán)境下身份識別和權(quán)限控制問題進(jìn)一步凸顯

在諸多內(nèi)部控制手段中，授權(quán)控制是一種最基本的方式。在會計信息化系統(tǒng)中，傳統(tǒng)的簽名或蓋章變成了授權(quán)文件和密碼。一旦密碼泄露，任何人均可以通過網(wǎng)絡(luò)迅速進(jìn)入系統(tǒng)，并能夠非常方便、快速瀏覽和查找全部財務(wù)數(shù)據(jù)以及文件，造成無法彌補(bǔ)的損失和危害。會計信息化這一特點，使操作授權(quán)顯得尤為重要。在會計信息化系統(tǒng)中，口令和密碼存貯在計算機(jī)中，對于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高超的人員來說，破解密碼潛入系統(tǒng)并非不可能。這些都給網(wǎng)絡(luò)安全增加了風(fēng)險。

（五）會計信息化推進(jìn)過程中出現(xiàn)復(fù)合人才缺乏的新問題

伴隨著會計信息化的逐步推廣，對于既熟悉財務(wù)知識又精通計算機(jī)技術(shù)復(fù)合型人才需求更加迫切。會計信息化是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和會計專業(yè)相結(jié)合的產(chǎn)物，對于相關(guān)人員的素質(zhì)要求進(jìn)一步提高，要求從業(yè)人員不僅具有扎實的會計知識，同時要熟悉和精通信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識。需要能夠熟練操作網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購等多項業(yè)務(wù)。然而當(dāng)前這類財務(wù)信息化的專業(yè)人才還很少，高素質(zhì)的復(fù)合人才極度缺乏，不僅制約了會計信息化的推進(jìn)，而且對進(jìn)一步完善內(nèi)部控制工作增添了新問題。加速培養(yǎng)復(fù)合型人才，已經(jīng)成為推進(jìn)會計信息化工作、完善內(nèi)部控制管理的當(dāng)務(wù)之急。

三、 改進(jìn)和完善信息化環(huán)境下內(nèi)部控制的相關(guān)措施

（一）進(jìn)一步完善管理制度

會計信息化環(huán)境下，應(yīng)針對過去手工會計業(yè)務(wù)流程以及制度進(jìn)行重新設(shè)計和制定，不僅改變和完善相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程，同時要對業(yè)務(wù)流程的關(guān)健點進(jìn)行嚴(yán)密控制，抓好關(guān)鍵點和關(guān)鍵崗位、關(guān)鍵物品的控制，如管理負(fù)責(zé)人和財務(wù)負(fù)責(zé)人等關(guān)鍵人員職責(zé)權(quán)限管理。此外，對于重要的發(fā)票、銀行票據(jù)、印鑒等關(guān)鍵物品的管理也應(yīng)同樣有效控制，加強(qiáng)對于現(xiàn)金、銀行出納、收支事項及憑證的核準(zhǔn)等崗位的控制。會計信息化系統(tǒng)中不能由單個部門或某一個人獨立完成關(guān)鍵業(yè)務(wù)的全過程，應(yīng)建立科學(xué)、嚴(yán)密的內(nèi)部控制體系。在適當(dāng)授權(quán)、不相容職責(zé)分工、獨立檢查等管理的基礎(chǔ)上，構(gòu)建人與人、部門與部門之間的崗位責(zé)任管理制度。

應(yīng)加速建立涵蓋所有會計信息流程環(huán)節(jié)的操作管理制度，對會計數(shù)據(jù)錄錄入、傳輸、輸出以及儲存等各個階段加強(qiáng)管理和管控。在確?；A(chǔ)會計數(shù)據(jù)的錄入準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，對數(shù)據(jù)來源的真實性和可靠性進(jìn)行控制，從會計數(shù)據(jù)錄入開始，對所有環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真審核，對原始憑證的真實性進(jìn)行仔細(xì)核對，如果具備條件，可在會計信息化系統(tǒng)中引入防偽設(shè)置，確保錄入階段的數(shù)據(jù)安全和準(zhǔn)確。在會計數(shù)據(jù)輸出時，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行口令管理和加密保護(hù)，對于打印輸出的會計信息要加強(qiáng)核對，確保其完整性和正確性。在數(shù)據(jù)儲存階段，管理的重點應(yīng)放在防止財務(wù)數(shù)據(jù)的篡改以及泄露上。應(yīng)對所有操作管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的工作劃分，明確管理范圍和權(quán)限，對密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，操作過程應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格控制登記和記錄，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員接觸和操作會計信息化系統(tǒng)。上機(jī)操作日志應(yīng)由專人負(fù)責(zé)管理，確保在出現(xiàn)數(shù)據(jù)篡改和泄露時能夠及時準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)線索和證據(jù)。

（二）全面加強(qiáng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性控制

數(shù)據(jù)的正確性是會計信息真實性的前提和基礎(chǔ)，在會計信息化推進(jìn)中，數(shù)據(jù)信息錄入和準(zhǔn)確性是關(guān)鍵，在各種財務(wù)數(shù)據(jù)錄入前，應(yīng)根據(jù)相關(guān)會計準(zhǔn)則和會計制度進(jìn)行認(rèn)真核對，確保內(nèi)容準(zhǔn)確。對于重要信息的授權(quán)人和操作人等要有紙質(zhì)書面記錄。只有在保證所有數(shù)據(jù)正確無誤的前提下，才能進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。在工作中，還應(yīng)定期由專門技術(shù)人員對系統(tǒng)軟件的可靠性進(jìn)行檢查，確保核心數(shù)據(jù)庫安全可靠，避免因軟件漏洞引發(fā)的內(nèi)部控制風(fēng)險。應(yīng)建立健全數(shù)據(jù)定期備份和自動備份制度，同時要對數(shù)據(jù)接觸人員、接觸時間、操作內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。對所有備份數(shù)據(jù)要妥善保管，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)故障可以通過備份數(shù)據(jù)對其進(jìn)行最大程度的恢復(fù)，降低損失。

（三）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒的預(yù)防管理

互聯(lián)網(wǎng)開放性的特點使其存在著被侵入的可能性。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬病毒非常猖獗，給會計信息化系統(tǒng)的防護(hù)增加了難度。在具體管理中，應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬病毒的防范意識，在選擇財務(wù)軟件時應(yīng)選擇正版軟件，在可靠的操作系統(tǒng)下進(jìn)行安裝。在系統(tǒng)運行中，應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)操作和存儲操作進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，在系統(tǒng)中安裝可靠的殺毒軟件和病毒防火墻，并定期進(jìn)行病毒查殺。對于外來軟件和數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)嚴(yán)格檢查，會計信息化系統(tǒng)應(yīng)做到專機(jī)專用，嚴(yán)禁在會計信息化系統(tǒng)中安裝網(wǎng)絡(luò)游戲等無關(guān)軟件。具備條件的單位，應(yīng)在系統(tǒng)中增加數(shù)據(jù)簽名和密鑰技術(shù)，多管齊下，確保系統(tǒng)不受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害。

（四）對系統(tǒng)硬件進(jìn)行規(guī)范管理

由于會計信息化的信息資料均存貯在計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲比較，在提高了效率的同時，其管理風(fēng)險也進(jìn)一步加大。會計信息化的硬件設(shè)備具有容量大、數(shù)據(jù)集中、毀壞不可逆轉(zhuǎn)等特點。在日常工作中，可能受到溫度、濕度、短路、斷電等多種因素的影響。為了防止發(fā)生硬件損壞，應(yīng)在硬件管理上建立一套完善的管理制度，保證會計信息化系統(tǒng)良好的運行環(huán)境，經(jīng)常對其電路進(jìn)行檢修，確保設(shè)備正常運轉(zhuǎn)。此外，應(yīng)對會計信息化機(jī)房加強(qiáng)管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入，確保硬件設(shè)備不出現(xiàn)人為因素的損壞，防止操作不當(dāng)造成硬件設(shè)備故障。

（五）全面加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)

會計信息化條件下，對相關(guān)從業(yè)人員提出了更高的要求，不僅需要具備非常扎實的財務(wù)知識，還應(yīng)具備相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)知識和軟件知識。沒有高素質(zhì)人才，再好的硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)都無法發(fā)揮作用。因此，在會計信息化的推進(jìn)過程中，要進(jìn)一步加大對復(fù)合型人才的培養(yǎng)力度。著力培養(yǎng)既精通會計知識，又懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時具備管理能力的高素質(zhì)人才。首先應(yīng)從源頭入手，在高校會計專業(yè)中增加信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，為將來從事會計信息化工作奠定基礎(chǔ)，培養(yǎng)和造就適應(yīng)時代發(fā)展的人才。其次在進(jìn)行相關(guān)工作崗位的人才招聘（下轉(zhuǎn)第64頁）