關(guān)于改革目前人事檔案管理機(jī)制的思考

陳月梅

摘要:隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深入，原有的人事檔案管理的弊病日漸暴露，嚴(yán)重影響了人事檔案的管理和利用，主要從人事檔案管理制度改革出發(fā)，從人才強(qiáng)國(guó)的戰(zhàn)略高度，提出了相應(yīng)的改革意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理機(jī)制；改革

中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2012）22-0184-02

隨著經(jīng)濟(jì)體制和人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。既有現(xiàn)實(shí)困難，又有發(fā)展機(jī)遇。因此，如何在新的歷史條件下正確的分析審視人事檔案管理機(jī)制存在的價(jià)值和問(wèn)題，抓住發(fā)展機(jī)遇，改革現(xiàn)有的工作體系，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，充分發(fā)揮人事檔案工作的作用，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是擺在人事檔案工作者面前的重要課題。

一、人事檔案管理機(jī)制現(xiàn)狀

在傳統(tǒng)人事管理制度下，人事檔案的作用舉足輕重。然而，隨著社會(huì)的發(fā)展，人事檔案的價(jià)值作用發(fā)生了顯著變化。一方面，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人事檔案對(duì)人們的就業(yè)、求職已不具決定性影響，人事檔案的社會(huì)價(jià)值已不如以前那樣重要。另一方面，由于傳統(tǒng)人事檔案一般只記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況，對(duì)工作能力、特長(zhǎng)等方面的記載較少，其信息內(nèi)容已不能滿足現(xiàn)代社會(huì)政府和企業(yè)對(duì)人事價(jià)值的需求。

傳統(tǒng)人事檔案制度以控制人、制約人為出發(fā)點(diǎn)的控制性管理，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的產(chǎn)物，是典型的封閉式、內(nèi)向型管理模式。這種管理機(jī)制通過(guò)目前社會(huì)轉(zhuǎn)型期人事檔案管理實(shí)踐的驗(yàn)證，已經(jīng)暴露出種種問(wèn)題，嚴(yán)重?fù)p害了人事檔案的社會(huì)聲譽(yù)，并對(duì)人事檔案的生存和發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。如今，“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”、“虛假檔案”、 “人質(zhì)檔案”、“克隆檔案”等現(xiàn)象大量存在。如此種種表明，傳統(tǒng)人事檔案制度，已不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，人事檔案制度改革勢(shì)在必行！

二、對(duì)現(xiàn)行人事檔案機(jī)制狀況的分析

目前，人事檔案工作機(jī)制運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，社會(huì)地位不斷下降。造成這種狀況的主要原因有以下幾個(gè)方面：

（一）對(duì)人事檔案的重視程度不夠

一是思想認(rèn)識(shí)陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，而現(xiàn)在各項(xiàng)工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少一些，人們就認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”。二是受許多新建私營(yíng)企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工，目前，眾多跨國(guó)公司、民營(yíng)企業(yè)、上市公司越來(lái)越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來(lái)越忽略的狀態(tài)。三是過(guò)去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無(wú)條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。大量“棄檔族”“漂”到大城市就業(yè)，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國(guó)政審等人事代理項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要檔案，存在著“要不要人事檔案無(wú)所謂”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。

以上輕視人事檔案的思想都表明了一些人對(duì)人事檔案工作缺乏了解，對(duì)在人才資源開(kāi)發(fā)中人事檔案的作用缺乏認(rèn)識(shí)。在實(shí)際工作中，特別是在人事工作改革不斷深入的今天，只重視人事的其他工作而忽視人事檔案工作已無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

（二）人事檔案形成的質(zhì)量不高

一是檔案內(nèi)容單調(diào)陳舊，不能反映個(gè)人的最新動(dòng)態(tài)，失去了檔案的憑證價(jià)值。目前的人事檔案材料分為十大類，其中涉及的個(gè)人業(yè)績(jī)、成就、能力、誠(chéng)信、社會(huì)保障等材料幾乎沒(méi)有，反映不出個(gè)人的專長(zhǎng)和特點(diǎn)，對(duì)選拔、培養(yǎng)、評(píng)定作用不大，無(wú)法對(duì)當(dāng)事人作出全面評(píng)價(jià)，無(wú)法滿足社會(huì)的需求和人事工作的需要。二是檔案材料內(nèi)容雷同，不能反映個(gè)人的獨(dú)特才能，失去了檔案的參考價(jià)值。現(xiàn)在人事檔案中有些材料在內(nèi)容和形式上，無(wú)論是干部還是工人，無(wú)論是教師、科研人員還是軍人、學(xué)生，無(wú)論是正式人員還是流動(dòng)人員，都使用統(tǒng)一的格式，統(tǒng)一的分類，統(tǒng)一的保管方式來(lái)進(jìn)行管理，不能根據(jù)具體的情況，分門別類地制定標(biāo)準(zhǔn)來(lái)管理，如一些鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料都給人以“千篇一律”、“同出一轍”的感覺(jué)，內(nèi)容形式相同，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，難以有針對(duì)性的提供權(quán)威的證明材料。三是檔案材料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確，存在著弄虛作假，以檔謀私現(xiàn)象，違背了檔案真實(shí)性特征，失去了檔案的利用價(jià)值。人事檔案是記載一個(gè)人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的材料，它的內(nèi)容應(yīng)該是真實(shí)、準(zhǔn)確的，在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過(guò)在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位；也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來(lái)極大的傷害。不同形式的虛假檔案，“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn)，使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、唯一性屢受挑戰(zhàn)。

（三）人事檔案的管理模式封閉

由于人事檔案工作一直從屬于組織人事工作，其服務(wù)職能被管理職能所掩蓋，從而造成服務(wù)方向不清晰、服務(wù)職能不明確。再者是服務(wù)手段落后，服務(wù)功能不健全，阻礙了人事檔案工作的發(fā)展。人事檔案是由單位的組織、人事檔案部門實(shí)行全封閉的管理，人事檔案除供領(lǐng)導(dǎo)或組織使用外，任何人不能接觸和看到檔案，包括檔案員自己。人事檔案籠罩著一層“神秘面紗”，這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見(jiàn)”主觀隨意性增強(qiáng)，難免給人一種暗箱操作的猜疑。這種管理模式，已經(jīng)不符合政治民主化進(jìn)程的要求。

（四）人事檔案管理手段落后

現(xiàn)行的人事檔案缺乏現(xiàn)代化管理，高科技在人事檔案工作中的推廣和應(yīng)用力度不大，工作效率不高。很多組織的人事檔案仍舊延續(xù)紙質(zhì)化的老路，管理手段還是手工操作，員工填寫好履歷表，提交了相關(guān)證明材料之后，就此放進(jìn)檔案盒鎖進(jìn)柜子里，不到必要時(shí)期，任何信息都無(wú)法查找。電子化人事檔案的普及率低，即使存在電子檔案，也僅僅停留在性別、年齡、政治面貌等基本信息的記錄上，缺乏系統(tǒng)管理與操作，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。

三、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確公共部門與非公單位人事檔案管理的區(qū)別，并建立相互分離的管理制度

明確公共部門人事檔案的公共性質(zhì)。由于公共部門雇員從事公共服務(wù)，其檔案涉及公共利益，具有國(guó)家檔案的性質(zhì)，公共部門的人事檔案通常自成一體，形成了較為完備的管理制度。中國(guó)《干部檔案工作條例》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》也明確了機(jī)關(guān)、國(guó)有企事業(yè)單位干部職工人事檔案“是國(guó)家檔案的重要組成部分”，當(dāng)前要進(jìn)一步完善這一制度，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)避免將這些規(guī)定擴(kuò)大到其他社會(huì)組織。

完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和非公單位專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

（二）建立當(dāng)事人有效參與機(jī)制，保障當(dāng)事人合法權(quán)益

人事檔案管理制度的改革要以維護(hù)公共利益為改革的邏輯起點(diǎn)，以“以人為本”為價(jià)值取向，但在以往的封閉式的人事檔案管理體制下，人事檔案當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)享有的基本參與權(quán)、知情權(quán)、更改錯(cuò)誤記錄的和增加新的記錄的建議權(quán)以及申訴權(quán)等，都被制度規(guī)避了。在這種封閉的管理機(jī)制作用下，人事檔案被人為地“神秘化”，并且極大地妨礙了人事檔案作為人力資源管理和保障相對(duì)人權(quán)益的正常工具價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。所以，在社會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)型后，由于社會(huì)上許多單位在招聘和使用人才方面，不再需要查閱傳統(tǒng)意義上的人事檔案或把人事檔案作為單位用人的必要條件，所以這種被人為“神秘化”的組織工具也就失去了曾有的“輝煌”，成了人們眼中的“雞肋”和“明日黃花”了。

更新人事檔案的管理機(jī)制，讓人事檔案回歸其本來(lái)的人力資源管理工具意義上來(lái)，是我們必須予以正視的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，放開(kāi)人事檔案的建檔權(quán)和管理權(quán)及使用權(quán)，形成一種當(dāng)事人參與和監(jiān)督的新的管理機(jī)制，不僅可以使當(dāng)事人享有必要的民主權(quán)利、保障當(dāng)事人的合法權(quán)益，而且可以使各個(gè)用人單位所建立的人事檔案的質(zhì)量得到有效提高。

（三）規(guī)范人事檔案管理，服務(wù)為主、適當(dāng)收費(fèi)

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容的。為適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要，要進(jìn)一步完善人事檔案管理立法，規(guī)范人事檔案立檔標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)設(shè)置，使人事檔案真正成為個(gè)人行為的客觀、真實(shí)的記錄，真正成為用人單位廣納賢才的依據(jù)。

另外，檔案綜合管理部門可以授權(quán)政人事檔案管理機(jī)構(gòu)行使人事檔案管理的行政執(zhí)法權(quán)，使人事檔案管理責(zé)權(quán)緊密結(jié)合，有效的實(shí)施人事檔案的管理與監(jiān)督職能。 在向用人單位和社會(huì)有關(guān)方面提供基于人事檔案內(nèi)容分析和研究的人事信息產(chǎn)品服務(wù)時(shí)，人事檔案的管理部門可以依據(jù)市場(chǎng)規(guī)律，按照經(jīng)過(guò)財(cái)政部門核準(zhǔn)的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)，收取體現(xiàn)其創(chuàng)造性勞動(dòng)價(jià)值的信息服務(wù)費(fèi)。

（四）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，實(shí)行資源共享

為創(chuàng)新人事檔案管理服務(wù)，提高人事檔案的利用率，盤活檔案資源，為用人單位及各類人才提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，政府應(yīng)加大對(duì)檔案事業(yè)投入，大力推進(jìn)人事檔案的信息化建設(shè)，運(yùn)用電子掃描等現(xiàn)代電子技術(shù)使人事檔案處理從單一紙質(zhì)記錄逐步過(guò)渡到電子文檔的轉(zhuǎn)換，避免一人多檔、重檔、棄檔、毀檔等現(xiàn)象的發(fā)生，建立全國(guó)通用的、標(biāo)準(zhǔn)的、先進(jìn)的、適用的、可靠的人事檔案信息庫(kù)，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源契約化、社會(huì)化、電子化、法制化。

總之，人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬(wàn)勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到中國(guó)人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國(guó)和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的具體實(shí)施，只有以“ 以人為本”和“以民為本”來(lái)進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開(kāi)放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂(lè)業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

[責(zé)任編輯 安世友]