淺談加強疾控中心聲像檔案管理的措施

黎彩芬

摘 要:本文簡述了加強疾控中心聲像檔案管理的措施,主要包括:加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育,提高檔案管理人員綜合素質(zhì);改善檔案保存環(huán)境,加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè);完善檔案管理制度,加強檔案收集與管理;推進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新,完善工作考評措施。本文擬通過對疾控中心聲像檔案管理進(jìn)行分析,提出加強其管理效率的主要措施,為促進(jìn)疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供可資參考的思路。

關(guān)鍵詞:疾控中心聲像檔案管理措施

中圖分類號:R197 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)07(b)-0163-01

近年來公共衛(wèi)生事件的頻繁發(fā)生,傳染病、人畜共患病等疾病譜的改變以及疾病控制工作績效考核的開展,給疾病控制檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)和要求[1]。聲像檔案是各種檔案形式中最具代表性,而且包含信息量最大的一種,一直以來都被人們視為最有價值的檔案形式之一。尤其是對于疾控中心這種單位來說,產(chǎn)生的信息量大而且很多信息都是關(guān)乎人民群眾生命安全,非常需要通過聲像的方式真實的記錄下來,形成原始檔案為后來的工作提供參考的素材。本文擬通過對疾控中心聲像檔案管理進(jìn)行分析,提出加強其管理效率的主要措施,為促進(jìn)疾控中心檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展提供可資參考的思路。

1加強培訓(xùn)和繼續(xù)教育,提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

對于疾控聲像檔案管理來說,效率的高低與管理人員綜合素質(zhì)的高低直接相關(guān),因為任何管理最終都是落實到管理人員去實施。因此,檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)和能力對于檔案管理效率的高低就顯得至關(guān)重要。而以往,在很多疾控中心的檔案管理部門中,都是一些專業(yè)背景不相符、年齡比較大的工作人員,因為很多人都認(rèn)為在檔案管理部門沒前途,升職、評職稱都輪不上,是個典型的清貧“衙門”。所以來檔案管理部門成了沒有辦法的選擇,導(dǎo)致檔案管理部門人員綜合素質(zhì)不夠高。面對這種現(xiàn)狀,我們非常有必要著力推進(jìn)疾控中心聲像檔案管理隊伍的建設(shè)。一方面,各疾控中心要加強有針對性的培訓(xùn),比如聲像檔案保存辦法,新型聲像檔案搜集整理方法[2]。另外,各疾控還需要加強對具有聲像檔案管理背景的檔案管理人員的引進(jìn)力度,通過政策、待遇、工作環(huán)境方面的傾斜,使這些優(yōu)秀的人才“來的了、留得住、干得好”,全方位的充實疾控中心聲像檔案管理人員隊伍。同時,疾控中心還可以在不影響正常工作的前提下,及時的推進(jìn)檔案管理人員的繼續(xù)教育,提高文化素質(zhì),這對于促進(jìn)檔案管理人員適應(yīng)未來聲像檔案管理工作的不斷升級具有重要意義。

2改善檔案保存環(huán)境,加速檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)

聲像檔案的保管條件不同于普通的紙質(zhì)檔案管理,其條件要求更為苛刻,比如一些磁帶,濕度過大的時候容易粘連變質(zhì)。而對于光盤的保存也是一定要仔細(xì),否則劃傷了磁道,對于聲像質(zhì)量就會產(chǎn)生很大的影響。另外,現(xiàn)階段很多聲像資料都開始在電腦中保存,而這時候?qū)τ陔娔X遠(yuǎn)離病毒的“困擾”、黑客攻擊的麻煩就又顯的十分重要了。但從目前對于很多疾控中心檔案保存機構(gòu)的調(diào)查發(fā)現(xiàn),具備恒濕、恒溫等保存要求的檔案管理機構(gòu)并不多,大部分還停留在比較原始的紙質(zhì)檔案保存階段,對于適合現(xiàn)代化聲像資料保存的環(huán)境建設(shè)步伐還沒有跟上。因此,各單位需要加強對聲像檔案保存環(huán)境的進(jìn)一步完善,加速聲像檔案保存技術(shù)的現(xiàn)代化建設(shè)步伐。首先,對于保管磁性錄像、錄音檔案和照片檔案來說,要避免人為損傷;嚴(yán)格控制檔案管理地域的溫度與濕度,相對濕度應(yīng)在40%～60%。溫度應(yīng)在14℃～24℃。庫房內(nèi)晝夜溫度變化不大于土3℃,溫度變化不大于上5%[3]。另外,各疾控中心要有效的購置和升級相應(yīng)的聲像檔案保存及相關(guān)輔助設(shè)備,比如硬盤、電腦、濕度計、溫度計等,為聲像檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)提供基礎(chǔ)。

3完善檔案管理制度,加強檔案收集與管理

由于聲像檔案不同于以文字記載的紙質(zhì)文獻(xiàn),文字記載的紙質(zhì)文獻(xiàn),管理人員甚至可以口述其中的內(nèi)容,即使真的出現(xiàn)了丟失的情況,其補救的難度也要小一些。而對于聲像檔案則不同,一旦丟失了,我們很難量化的去描述聲音和圖像,所以,補救的難度很大。因此,對于聲像檔案的管理,需要著力加強,包括日常保管、借閱、利用都要作出明確規(guī)定。要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處,必須制定有效的配套措施,明確責(zé)任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步變成自覺的行動,以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量。另外,對于已經(jīng)形成聲像檔案的材料,需要及時關(guān)注載體介質(zhì)的性能,并且要不斷的更新、備份,避免因存儲載體的老化或損壞造成檔案內(nèi)容信息損失的基本方法。盡可能保存母帶、提高存儲載體質(zhì)量、加大更新的時間跨度、將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號等方式,都是提高更新質(zhì)量、降低更新?lián)p失的有效方法[4]。另外,由于疾控中心的業(yè)務(wù)范圍很廣,包括疾病預(yù)防與控制,疾病監(jiān)測管理與研究,傳染病、職業(yè)病、常見病的防治,環(huán)境衛(wèi)生、勞動衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生的監(jiān)測管理,衛(wèi)生宣傳與健康教育,衛(wèi)生檢驗等,為了最大限度的收集聲像檔案資料,疾控中心可以在每個科室設(shè)立信息搜集員,最大限度的為疾控中心保存那些有價值的聲像資料。

4推進(jìn)檔案管理模式的創(chuàng)新,完善工作考評措施

檔案管理,主要是進(jìn)行檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究、檔案提供利用檔案的保存和管理工作,這對于有效的保護(hù)和利用各種有有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄有著不可替代的意義[5]。而很多疾控中心之所以聲像檔案管理工作發(fā)展緩慢,其重要原因就是缺乏足夠的激勵制度,導(dǎo)致管理人員都沒有上進(jìn)的意識。因此,各疾控中心需要建立明確的激勵制度,把聲像檔案管理工作中的責(zé)任心、服務(wù)意識、創(chuàng)新性都納入到職稱考核之中。對于那些責(zé)任心強、甘于為檔案事業(yè)奉獻(xiàn),而且善于思考、樂與創(chuàng)新的管理人員要及時的通過物質(zhì)和精神給于獎勵,形成一種人人講奉獻(xiàn)、講服務(wù)、講創(chuàng)新的氛圍。

聲像檔案是傳承和保存信息的最重要渠道之一,它作為一種資源,同時具備了信息與信息承載的作用,對于人類社會的發(fā)展、文化的傳承有重要意義。而且隨著社會發(fā)展,聲像檔案以其巨大的信息容量、易于復(fù)制架空的特點逐步成為檔案家族中不可代替的一員。對疾控中心而言,聲像檔案的意義同樣重大,而要加強聲像檔案管理卻又并非朝夕之事,這是一個系統(tǒng)的工程,包括技術(shù)、人員素質(zhì)、環(huán)境、制度等多方面。所以,各疾控中心需要切實對聲像檔案管理提起重視,力求為疾控中心積累更多有價值的資料,輔助疾控中心工作健康持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 王紅霓,應(yīng)錫鈞.新形勢下疾控機構(gòu)檔案管理的實踐與體會[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生,2011,49(17).

[2] 尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智2011(8).

[3] 李中堯.醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].臨床合理用藥,2011,4(10B).

[4] 潘路.聲像檔案質(zhì)量情況和保管狀況評估[J].蘭臺世界,2011(5).

[5] 李寧.關(guān)于提高聲像檔案保存與利用效果的措施[J].北京檔案,2011(3).