收取郵件不必手忙腳亂

一江春水　曹春華

收取郵件是大部分辦公人士每天必做的日常工作，雖然簡單，但也繁瑣。以下筆者收集了幾個小技巧，幫你簡化郵件收取過程中一些重復(fù)繁瑣的步驟。

預(yù)覽郵件附件也要看高清

對于大部分朋友來說，郵件主要還是Office文檔，不過如果在網(wǎng)頁預(yù)覽附件，效果似乎總不如客戶端來得出色。其實，如果你主要使用網(wǎng)易郵箱，那么可以在高清效果下預(yù)覽Word、Excel、PowerPoint等Office格式的附件文檔。

登錄網(wǎng)易郵箱的高清附件預(yù)覽申請頁面（http：//hd2.mail.163.com/），申請成功之后，進(jìn)入郵箱打開包含附件的郵件，點擊“在線預(yù)覽”即可使用高清版預(yù)覽。此時會模擬客戶端的預(yù)覽效果，閱讀更加清晰，并不需要將附件下載回來進(jìn)行閱讀。如果覺得不太習(xí)慣，可以點擊預(yù)覽頁面右上角的“返回極速版”切換回原來的預(yù)覽版本。

郵件收取作業(yè) 自動分類

平時向?qū)W生布置的電子作業(yè)，一般會要求學(xué)生完成后發(fā)送到郵箱中。打開郵箱后，才發(fā)現(xiàn)收件箱中郵件附件太多，既有學(xué)生交來的作業(yè)附件，也有其他各種各樣的郵件附件，要從這么多附件中把學(xué)生的作業(yè)找出來下載，還真費力氣。能不能讓學(xué)生的作業(yè)自動歸類到指定的文件夾中呢？筆者使用的是163郵箱，通過下面的方法即可實現(xiàn)。

登錄163郵箱頁面，依次單擊“設(shè)置/郵箱設(shè)置/來信分類/新建來信分類”（如圖1），任意起一個名稱，比如“學(xué)生作業(yè)”，在條件設(shè)置中，可以選擇“郵件主題”、“包含”，關(guān)鍵詞中輸入“作業(yè)”，執(zhí)行動作中，選擇“轉(zhuǎn)移到”，并單擊“新建文件夾”，彈出“文件夾添加”窗口，輸入文件夾名稱（比如“學(xué)生作業(yè)”）后確定。

經(jīng)過以上設(shè)置，要求學(xué)生在發(fā)送作業(yè)電子郵件時，必須在“主題”中填寫“作業(yè)”。這樣，當(dāng)你收到主題中含有“作業(yè)”關(guān)鍵詞的郵件時，它們都將被自動轉(zhuǎn)移到“學(xué)生作業(yè)”文件夾中。

如何一次收取文件夾中的文件呢？單擊“文件中心”中“附件”、“附件管理”，通過“篩選”功能即可選出學(xué)生作業(yè)。比如，如果學(xué)生作業(yè)都是文檔形式，則篩選條件設(shè)置為“文檔”，篩選之后，從列表中勾選學(xué)生作業(yè)文檔，再單擊“下載”（如圖2），彈出下載窗口，即可打包下載所有選中的學(xué)生作業(yè)文檔了。

批量提取郵件附件

還有很多朋友都是使用Microsoft Outlook處理郵件，保存附件的并不復(fù)雜，不過如果希望同時多份郵件中的附件保存下來，操作就麻煩多了。其實，我們可以借助VBA代碼批量提取郵件附件。

第1步：做好準(zhǔn)備工作

在“收件箱”下創(chuàng)建一個名為“批量提取附件”的文件夾（也可以使用其他的名稱），將需要批量提取附件的郵件拖拽到這個文件夾。在硬盤某個位置創(chuàng)建一個專門文件夾，用來儲存提取出來的附件，例如“g：＼temp＼”，其位置和文件夾名稱同樣可以任意設(shè)置。

第2步：創(chuàng)建宏文件

打開Microsoft Outlook，按下“Alt+F11”組合鍵，進(jìn)入Microsoft Visual Basic編輯器。依次選擇“插入/模塊”，在右側(cè)窗格插入一個新的空白模塊，粘貼如下代碼：

Sub test（）

Dim olApp As New Outlook.Application

Dim nmsName As Outlook.NameSpace

Dim vItem As Object

Set nmsName = olApp.GetNamespace（"MAPI"）

Set myFolder = nmsName.GetDefaultFolder（olFolderInbox）

Set fldFolder = myFolder.Folders（"批量提取附件"）

For Each vItem In fldFolder.Items

For Each att In vItem.Attachments

att.SaveAsFile "g：＼temp＼" & att.FileName

Next

Next

Set fldFolder = Nothing

Set nmsName = Nothing

End Sub

完成上述操作之后，退出Microsoft Visual Basic編輯器窗口，按下“Alt+F8”組合鍵（如圖3），選擇“test”宏，運行之后即可將相關(guān)郵件的附件全部提取出來，隨后就可以在“g：＼temp＼”找到所有的附件。