AIS中業(yè)務(wù)流程與數(shù)據(jù)處理循環(huán)的集成

[摘 要]公司級會計信息系統(tǒng)是基于會計視角的公司集成管理信息系統(tǒng)的一個子集。公司級會計信息系統(tǒng)可劃分為采購付款、生產(chǎn)轉(zhuǎn)換、銷售收款、人力資源以及理財5個主要的業(yè)務(wù)流程。在公司級會計信息系統(tǒng)內(nèi)部，與各個業(yè)務(wù)流程的運行相集成的是相應(yīng)數(shù)據(jù)處理循環(huán)。按照數(shù)據(jù)處理邏輯上的先后，可將數(shù)據(jù)處理循環(huán)分為四個基本環(huán)節(jié)：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和信息輸出，每個環(huán)節(jié)都具備自身的運行特點和控制上的關(guān)鍵措施。

[關(guān)鍵詞]AIS 業(yè)務(wù)流程 數(shù)據(jù)處理循環(huán) 集成

AIS（Accounting Information System，會計信息系統(tǒng)）是一個收集、記錄、存儲和處理數(shù)據(jù)，用來為會計決策提供信息的系統(tǒng)。AIS可以是基于紙和筆的人工系統(tǒng)，也可以是使用最新IT技術(shù)的復(fù)雜系統(tǒng)，或者介于二者之間。不管采用何種方法，建設(shè)AIS的過程是類似的：AIS及其使用者都必須收集、錄入、處理和報告數(shù)據(jù)和信息。紙筆和計算機軟硬件只不過是產(chǎn)生這些會計信息的工具不同而已。

AIS通常由以下六大要素組成： （1）操作系統(tǒng)以及完成不同功能的人員；（2）涉及收集、處理、存儲公司活動數(shù)據(jù)的手工及自動化的業(yè)務(wù)流程和規(guī)定；（3）關(guān)于公司及其業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)；（4）處理公司數(shù)據(jù)的軟件；（5）信息技術(shù)基礎(chǔ)架構(gòu)（包括計算機及外部設(shè)備，用來收集、存儲、處理和將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為信息的網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備等）；（6）保護AIS系統(tǒng)的內(nèi)部控制和安全措施。

以上六大要素共同作用，使得AIS可以收集和存儲關(guān)于公司活動、資源和人員的數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為決策有用的信息，以便財務(wù)人員能計劃、執(zhí)行、控制和評價業(yè)務(wù)活動、資源和人員，以及提供足夠的控制來保護機構(gòu)的資產(chǎn)（包括數(shù)據(jù)），以確保資產(chǎn)和數(shù)據(jù)的可用性、準確性和可靠性。

一、AIS中的主要業(yè)務(wù)流程

AIS中從獲取交易數(shù)據(jù)到產(chǎn)生諸如財務(wù)報表等信息輸出的過程成為業(yè)務(wù)流程。AIS通?？梢苑殖扇缦挛鍌€主要的業(yè)務(wù)流程：

（1）銷售收款流程：銷售商品和勞務(wù)以換取現(xiàn)金或未來收現(xiàn)的權(quán)利。

（2）采購付款流程：為了換取現(xiàn)金或未來收現(xiàn)的權(quán)利，公司購買存貨準備銷售，或者購買原材料用以生成產(chǎn)品。

（3）生產(chǎn)轉(zhuǎn)換流程：將原材料轉(zhuǎn)換為產(chǎn)成品的過程，也稱為生產(chǎn)流程或轉(zhuǎn)換流程。

（4）人力資源管理流程：雇傭、培訓、補償、評價、晉升和終止員工的過程，在小型公司中也稱薪資流程。

（5）理財流程：公司出售股權(quán)給投資者或借款以獲得資金，投資者收到股利或者借款利息。

這些業(yè)務(wù)流程重復(fù)不斷地處理一些相關(guān)的交易。如大多數(shù)銷售收款流程中的交易或者是提供商品或勞務(wù)，或者是收款。這些基本的業(yè)務(wù)流程各自依靠一系列公司業(yè)務(wù)活動來完成。如公司在進行一次銷售之前可能需要回答一連串的客戶咨詢、檢查存貨量等活動。另外，公司在賒銷前還要檢查客戶信用，當每次收到貨款時都要更新信用記錄等。

在很多會計軟件包中，不同的業(yè)務(wù)流程被實施成各個相對獨立的功能模塊。每家公司都不需要購買并實施所有模塊。有些類型的公司有特殊的業(yè)務(wù)需求，如金融機構(gòu)有貸款—儲蓄和投資—貸款等流程，這些業(yè)務(wù)流程和涉及客戶賬戶和貸款的交易相關(guān)。另外，對于給定的業(yè)務(wù)流程的本質(zhì)會因公司類型的不同而不同。如服務(wù)性公司的付款流程，例如記賬公司或法律機構(gòu)，就不涉及商品的采購付款與銷售收款交易。每個業(yè)務(wù)流程的最后一項活動都是“給其他業(yè)務(wù)流程提供適當?shù)男畔ⅰ?，這顯示了各個業(yè)務(wù)流程之間的連接，以及它們與總賬及報表系統(tǒng)的接口。

二、數(shù)據(jù)處理循環(huán)與業(yè)務(wù)流程的集成

AIS的重要功能之一是有效和高效地處理公司交易數(shù)據(jù)。在人工會計系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被寫在紙質(zhì)的憑證和賬簿上。在計算機系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)被錄入計算機，并存儲在文件和數(shù)據(jù)庫中。使用數(shù)據(jù)產(chǎn)生有意義的相關(guān)會計信息的過程被稱為數(shù)據(jù)處理循環(huán)。數(shù)據(jù)處理循環(huán)分為四個基本步驟：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和信息輸出。

會計師在數(shù)據(jù)處理循環(huán)中起著重要作用。會計師必須和AIS系統(tǒng)分析人員相互合作，共同回答以下問題：機構(gòu)應(yīng)當錄入和存儲哪些數(shù)據(jù)？誰有權(quán)訪問這些數(shù)據(jù)？怎樣組織、更新、存儲、訪問和檢索這些數(shù)據(jù)？如何滿足預(yù)期的和非預(yù)期的會計信息需求？為了入木三分地回答以上問題，會計師必須理解數(shù)據(jù)處理循環(huán)的相關(guān)知識。

1. 數(shù)據(jù)輸入

數(shù)據(jù)處理循環(huán)的第一步就是在交易發(fā)生時，獲取交易數(shù)據(jù)并輸入計算機會計信息系統(tǒng)。數(shù)據(jù)獲取過程通常因業(yè)務(wù)活動的發(fā)生而觸發(fā)。每個業(yè)務(wù)活動必須要收集三方面的數(shù)據(jù)：（1）活動/事項本身；（2）被該活動影響的所有資源；（3）參與該活動的所有人員。

例如，銷售收款流程中最頻繁發(fā)生的交易就是銷售，現(xiàn)銷或賒銷。公司可以收集關(guān)于銷售活動的以下數(shù)據(jù)：（1）銷售發(fā)生的日期和時間；（2）銷售人員和檢查人員數(shù)據(jù)；（3）銷售發(fā)生的地點及檢查記錄；（4）銷售的貨品清單；（5）每個貨品的數(shù)量；（6）每個貨品的報價和實際售價；（7）銷售總額；（8）對于賒銷：發(fā)貨提示數(shù)據(jù)、客戶賬單發(fā)送地址和送貨地址，客戶名稱等。

從前，公司大多使用紙質(zhì)源文件收集業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)?，F(xiàn)在逐漸改成輸入到計算機中或通過Internet，專用電子商務(wù)通道直接收集電子業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)。表1列示了信息化環(huán)境下一些常見的業(yè)務(wù)流程活動和獲取活動/事項數(shù)據(jù)的源文件或表格名稱。當今主流的是公司業(yè)務(wù)活動的數(shù)據(jù)直接從AIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入界面輸入會計信息系統(tǒng)中。AIS數(shù)據(jù)錄入界面通常采用和紙質(zhì)源文件相同的名稱。

表1常見的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)活動及財務(wù)單據(jù)

（1）拋磚文件

如果和客戶或供應(yīng)商交換紙質(zhì)源文件，AIS系統(tǒng)可以通過使用“拋轉(zhuǎn)文件”來提高數(shù)據(jù)輸入的準確性和效率?！皰佫D(zhuǎn)文件”是公司發(fā)送給外部相關(guān)各方的公司記錄數(shù)據(jù)，并作為輸入回到本公司的系統(tǒng)中?！皰佫D(zhuǎn)文件”是由AIS系統(tǒng)可讀的表格構(gòu)成，以便對輸入記錄進行后續(xù)處理。例如送給客戶的賬單（銷售發(fā)票等），客戶付款后，再通過特定的掃描設(shè)備讀入會計信息系統(tǒng)中。

（2）源數(shù)據(jù)自動化

提高錄入數(shù)據(jù)正確性和效率的另一種方法是源數(shù)據(jù)自動化。源文件自動化設(shè)備在第一時間、第一地點從機讀表中獲取交易數(shù)據(jù)。例如，銀行的ATM機，零售店的POS機，倉庫中的條碼掃描器等。

（3）單據(jù)預(yù)先連續(xù)編號

處理交易的第二步是確認所獲取數(shù)據(jù)的準確性和完備性。提高準確性和完備性的一個途徑是使用設(shè)計良好的拋轉(zhuǎn)文件和數(shù)據(jù)錄入界面，以及元數(shù)據(jù)自動化。通過購買預(yù)先編號的源文件或讓系統(tǒng)給每個交易自動分配一個序列號都能改善控制。預(yù)先編號簡化了驗證所有交易都被記錄，源文件中沒有交易被遺漏（試想在沒有預(yù)先編號的情況下給支票簿做試算平衡）。

設(shè)計良好的紙質(zhì)表格和數(shù)據(jù)錄入界面，通過及時提示該收集什么樣的數(shù)據(jù)，可以提高準確性和完整性，給邏輯上相近的信息分組，通過驗證窗口和下拉菜單來提供可選項，使用適當?shù)幕一瓦吔鐏韯澐謹?shù)據(jù)項，通常預(yù)先格式化數(shù)據(jù)錄入界面，列出所有需要錄入的數(shù)據(jù)。有時，這些錄入界面重新組裝源文件，就像紙質(zhì)源文件一樣，用戶在錄入界面中填充這些數(shù)據(jù)項。

這對于系統(tǒng)驗證交易的控制目標也同樣重要。如公司不想銷售給某客戶貨物，因為該客戶沒有付款或者要求立即裝運缺貨商品。這類問題可以通過編寫代碼，在售前檢查客戶信用額度和付款記錄，以及檢查存貨狀態(tài)這種方法來預(yù)防。

2. 數(shù)據(jù)存儲

公司的數(shù)據(jù)是公司最重要的資源之一。然而只有數(shù)據(jù)并不意味著有用，公司必須將數(shù)據(jù)準備完成適當?shù)墓δ?。因此，會計師需要理解?shù)據(jù)在AIS中是如何組織、存儲和訪問的。本質(zhì)上，會計師必須知道如何合理管理和最大化利用數(shù)據(jù)。

試想如果一本教材沒有按照章節(jié)、部分、段落和句子來組織，讀起來該有多費勁！再設(shè)想公司要從隨意擺放所有的文件中找到一張發(fā)票有多難。幸好，絕大多數(shù)的公司和教科書都是經(jīng)過組織便于檢索數(shù)據(jù)的。同樣，AIS中的數(shù)據(jù)也需要組織，以便于訪問和使用。

3. 數(shù)據(jù)處理

AIS中的數(shù)據(jù)處理主要包括8個方面。①數(shù)據(jù)采集：采集所需的信息。②數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換：把信息轉(zhuǎn)換成機器能夠接收的形式。③數(shù)據(jù)分組：指定編碼，按有關(guān)信息進行有效的分組。④數(shù)據(jù)組織：整理數(shù)據(jù)或用某些方法安排數(shù)據(jù)，以便進行處理。⑤數(shù)據(jù)計算：進行各種算術(shù)和邏輯運算，以便得到進一步的信息。⑥數(shù)據(jù)存儲：將原始數(shù)據(jù)或計算的結(jié)果保存起來，供以后使用。⑦數(shù)據(jù)檢索：按用戶的要求找出有用的信息。⑧數(shù)據(jù)排序：把數(shù)據(jù)按一定要求排成次序。

數(shù)據(jù)處理的內(nèi)容涉及薪金支付，票據(jù)收發(fā)、信貸和庫存管理、生產(chǎn)調(diào)度、計劃管理、銷售分析等。它能產(chǎn)生操作報告、金融分析報告和統(tǒng)計報告等。數(shù)據(jù)處理技術(shù)涉及到文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)等方面的技術(shù)。

此外，由于數(shù)據(jù)或信息大量地應(yīng)用于各種各樣的企業(yè)和事業(yè)機構(gòu)，工業(yè)化社會中已形成一個獨立的信息處理行業(yè)。數(shù)據(jù)和信息本身也已經(jīng)成為人類社會中極其寶貴的資源。信息處理行業(yè)對這些資源進行整理和開發(fā)，借以推動信息化社會的發(fā)展。

會計數(shù)據(jù)處理不僅包括為提供對外報表所進行的一系列記賬、算賬、報賬等工作，而且還包括在此基礎(chǔ)上為提供控制、預(yù)測、決策所需會計資料所進行的進一步的處理工作。會計數(shù)據(jù)處理是會計工作的重要內(nèi)容之一，是進行其他會計工作和管理工作的基礎(chǔ)。

AIS中數(shù)據(jù)處理的特點有：

（1）數(shù)據(jù)來源廣泛，連續(xù)性強，數(shù)據(jù)量大，存儲周期長，類型較為復(fù)雜。輸入時要進行嚴格的審核。

（2）工作較簡單，但準確性要求非常高。

（3）信息輸出頻繁且量大，輸出形式多種多樣。

（4）環(huán)節(jié)較多，處理步驟定期重復(fù)進行，處理過程必須符合會計制度和政府法規(guī)要求，井方便審計。

（5）證、賬、表種類繁多，數(shù)量大，要作為會計檔案長期保存，并方便查找。

（6）計數(shù)據(jù)處理的安全性，保密性有一定要求，以杜絕舞弊和貪污。

（7）處理深度、廣度進一步擴展，由簡單加工向復(fù)雜加工、多次加工過渡。

4. 信息輸出

信息輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出等幾種形式。我國財政部對會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內(nèi)容要求，總要求是必須滿足用戶對會計數(shù)據(jù)的日常查詢需求。包括查詢機內(nèi)會計科目、記賬憑證和原始憑證、總分類賬和明細賬、往來賬款的結(jié)算情況、到期票據(jù)的結(jié)算情況等等。

具體地講，會計信息系統(tǒng)應(yīng)當提供機內(nèi)記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內(nèi)容應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。在機內(nèi)總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對照表替代。對于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，公司級會計信息系統(tǒng)可以提供會計賬薄的滿頁打印輸出功能。已結(jié)賬的會計賬簿、會計報表打印輸出時應(yīng)有特殊標記。根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登記的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計信息系統(tǒng)不能提供直接修改功能，即不允許直接修改系統(tǒng)自動生成的會計報表。會計年度終了進行結(jié)賬時，會計信息系統(tǒng)應(yīng)當提供在數(shù)據(jù)磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質(zhì)上的強制備份功能等。

綜上，當今的公司級會計信息系統(tǒng)是基于會計視角的公司集成管理信息系統(tǒng)的一個子集。AIS可劃分為采購付款、生產(chǎn)轉(zhuǎn)換、銷售收款、人力資源以及理財5個主要的業(yè)務(wù)流程。在AIS內(nèi)部，與各個業(yè)務(wù)流程的運行相互集成的是對應(yīng)的數(shù)據(jù)處理循環(huán)。按照數(shù)據(jù)處理邏輯上的先后，可將數(shù)據(jù)處理循環(huán)分為四個基本環(huán)節(jié)：數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)處理和信息輸出，每個環(huán)節(jié)都具備自身的運行特點和控制上的關(guān)鍵措施。

作者簡介：張建振：1966—，河北涿州人， 北京財貿(mào)職業(yè)學院講師，研究方向：公司理財