高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的研究與思考

許德斌

摘要： 計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用日趨廣泛，隨著信息化社會進(jìn)程的不斷加快，以及高等職業(yè)教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，檔案信息化建設(shè)已成為高職院校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。本文通過對高職院校檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵、重要性及存在問題與制約因素的探討，提出了加快高職院校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞： 高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)不斷創(chuàng)新并廣泛應(yīng)用于社會的各個領(lǐng)域，信息化已成為全球經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高等職業(yè)院校檔案事業(yè)中，引起了檔案工作的深層次變革：檔案管理模式已由過去注重利用紙質(zhì)文件為特征的傳統(tǒng)服務(wù)模式向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變；校園信息化建設(shè)的發(fā)展產(chǎn)生大量的電子文件，新興電子文件的歸檔和管理問題為檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。高等職業(yè)院校如何有效地管理與利用電子文檔，以數(shù)字化形式存儲與利用，實現(xiàn)教育資源共享，為高等職業(yè)院校教育事業(yè)服務(wù)，已成為高等職業(yè)院校檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。

1.高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理活動中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)、管理并利用這些資源為用戶提供服務(wù)，是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數(shù)字化信息為主要形式向?qū)W校和社會提供服務(wù)重心的轉(zhuǎn)變過程。也就是說以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源為核心，把文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和終端實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享，為用戶提供便捷、生動、豐富的檔案信息服務(wù)。

2.高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的重要性

2.1高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展的必要手段。

高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重要組成部分，是高等職業(yè)院校檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要，是發(fā)展新時期檔案業(yè)務(wù)工作，提高檔案信息服務(wù)水平的必然選擇。它是以用戶需求為導(dǎo)向，以校園網(wǎng)絡(luò)為平臺，以各種載體檔案數(shù)字化和電子文件管理為工作重點，以促進(jìn)高等職業(yè)院校檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展和實現(xiàn)檔案信息資源共享為目標(biāo)的系統(tǒng)工程。

2.2高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化檔案管理模式的必由之路。

隨著數(shù)字化校園的建設(shè)與實施，檔案管理軟件可以實現(xiàn)網(wǎng)上歸檔，將處理完畢的文件材料上傳到檔案管理網(wǎng)絡(luò)中，檔案工作人員在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行檢查驗收即可，電子檔案的系統(tǒng)化管理，能夠從文件的產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔到利用進(jìn)行全過程控制，實現(xiàn)了檔案管理模式的優(yōu)化。

2.3高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案信息資源共享的根本條件。

高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)就是利用計算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境獲取、處理、傳輸、應(yīng)用檔案資源，達(dá)到合理配置、科學(xué)管理，實現(xiàn)資源共享，逐步實現(xiàn)高等職業(yè)院校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，是高等職業(yè)院校檔案走出封閉、走向社會的重要途徑。

2.4高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)是提高檔案工作效率的有力保證。

隨著檔案信息化建設(shè)的實施，辦公自動化系統(tǒng)及檔案網(wǎng)絡(luò)管理軟件的運用，實現(xiàn)了網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上歸檔、網(wǎng)上查檔，這就使得檔案收集、歸檔、查閱工作變得更為簡便、快捷，檔案部門工作人員也能騰出更多的時間用于檔案資料的整理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、檔案編研等，既提高了工作效率，又避免了檔案因?qū)嶓w借閱而造成的磨損和毀壞。

3.高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀分析

近年來，我國高等職業(yè)教育得到了迅猛發(fā)展，學(xué)校數(shù)量快速增長，辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大，辦學(xué)路子不斷拓寬，高等職業(yè)教育已成為我國高等教育的重要組成部分。作為高等職業(yè)院校基礎(chǔ)工作之一的檔案工作也正發(fā)生著深刻的變化，逐步從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)化化管理方式轉(zhuǎn)變，從長期的封閉型、半封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。但由于高等職業(yè)院校不少是由過去的中等專業(yè)學(xué)校升格而成的，多數(shù)高等職業(yè)院校檔案室規(guī)模小、投入少、基礎(chǔ)設(shè)施差，各種轉(zhuǎn)變還處于初步嘗試階段，檔案信息化程度偏低，檔案資源中蘊(yùn)藏的豐富信息還沒有得到充分挖掘和利用，在檔案信息化建設(shè)中還存在較多問題。

3.1思想觀念滯后，檔案信息化意識較為薄弱。

檔案信息化對高等職業(yè)院校檔案工作的挑戰(zhàn)不是對技術(shù)和設(shè)備的挑戰(zhàn)，而是對人的觀念，具體到高等職業(yè)院校檔案工作而言，是對高等院校檔案管理理念的挑戰(zhàn)。也就是說，人要有檔案管理的創(chuàng)新理念，這種理念不僅要與高等職業(yè)院校教學(xué)服務(wù)相適應(yīng)，而且要與信息化時代的需要相適應(yīng)。目前，高等職業(yè)院校檔案自身的管理還存在觀念陳舊，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工檔案管理模式和方法，缺乏檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新觀念，導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)整體發(fā)展水平落后于信息社會發(fā)展的需要，影響了高等職業(yè)院校檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

3.2缺乏檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化和信息化的一項重要環(huán)節(jié)。檔案信息化建設(shè)工作已引起國家有關(guān)部門的重視和關(guān)注，當(dāng)前，關(guān)于檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)方面，雖然有《計算機(jī)病毒防治的辦法》、《電子文件歸檔及管理規(guī)范》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，但沒有一個統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，各高等職業(yè)院校應(yīng)該根據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身實際情況，積極制定適合本校檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。

3.3檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)不合理，信息技術(shù)人員不足。

在檔案信息化建設(shè)工作中能真正較快地投入信息化工作中去的復(fù)合型人才較少，尤其缺乏專職信息技術(shù)人員。檔案信息化建設(shè)需求專門負(fù)責(zé)處理、分析、研究相關(guān)檔案信息，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境創(chuàng)建的計算機(jī)軟硬件人員及數(shù)據(jù)庫信息維護(hù)人員等，在實際檔案管理工作中，大多高等職業(yè)院校僅是負(fù)責(zé)存儲檔案的管理人員，專門負(fù)責(zé)檔案信息管理的人員少，有的甚至是兼職人員。一些檔案管理人員沒有接受過檔案信息化建設(shè)的專業(yè)教育，缺少專業(yè)理論知識和基本技能，普遍缺乏必要的信息素養(yǎng)和開發(fā)檔案信息的能力、缺乏信息化技術(shù)運用的能力等，這直接制約著檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程。有的檔案管理人員雖然有豐富的管理經(jīng)驗，卻缺少計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，而有的檔案管理人員雖有較強(qiáng)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力，卻對檔案管理的一些經(jīng)驗與方法掌握較少，這又制約了信息化建設(shè)的速度與水平。

3.4館（室）藏檔案信息數(shù)字化步伐進(jìn)展緩慢。

把館（室）藏檔案的紙質(zhì)檔案變?yōu)閿?shù)字化的檔案是當(dāng)前高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的一項基礎(chǔ)性工作。把高等職業(yè)院校幾十年形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，使其成為光盤、磁盤、硬盤存儲的信息，建立起一套檔案全文數(shù)據(jù)庫，是一件非常困難的事情，需要大量的人力、財力、物力等。目前，各個高等職業(yè)院校這方面工作進(jìn)展緩慢，投入不夠。

3.5開發(fā)利用的方式和技術(shù)手段落后。

不少高等職業(yè)院校已對綜合檔案室檔案實行計算機(jī)管理，初步實現(xiàn)了檔案目錄級的自動化管理，為檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。但是，由于當(dāng)前電子文件的保密、保真技術(shù)尚未成熟和一些高等職業(yè)院校檔案室技術(shù)力量比較薄弱等原因，檔案信息仍為單機(jī)管理，不能聯(lián)網(wǎng)，檔案信息化建設(shè)相對滯后，提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計算機(jī)操作為輔，這種檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理、共享信息資源的要求還有較大的差距。

4.加快高等職業(yè)院校檔案信息化建設(shè)的相關(guān)措施

高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)的情況遠(yuǎn)不能適應(yīng)檔案管理信息化的需要。尤其對于一些合并升格的高等職業(yè)院校來說，要想適應(yīng)形勢發(fā)展，使檔案工作在學(xué)校工作中真正發(fā)揮積極的作用，就必須走信息化的道路，實現(xiàn)跨越式的發(fā)展。從思想認(rèn)識、隊伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)備等方面提供必要的條件，推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)。

4.1加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案信息化意識。

學(xué)校對檔案工作要予以高度重視，認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，依法加強(qiáng)檔案工作，將檔案工作列入學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，擺上議事日程，加大對檔案工作人力、財力的投入，滿足檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費，為檔案部門提供良好的工作條件，支持檔案部門的建設(shè)和發(fā)展。由于檔案信息化建設(shè)是以轉(zhuǎn)變觀念為前提的創(chuàng)新性檔案工作，所以須轉(zhuǎn)變觀念，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”檔案管理思想，改變“你求我供”的被動服務(wù)方式，改變機(jī)械的手工管理方法，樹立檔案信息化管理意識，不斷探索高等職業(yè)院校檔案管理的新思路、新途徑，主動適應(yīng)高等職業(yè)院校檔案信息化發(fā)展的需要。

4.2完善檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化體系。

高職院校檔案信息化建設(shè)中的重要工作之一，就是制定檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。應(yīng)遵循有關(guān)規(guī)定和檔案著錄技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，制定出符合實際的具體辦法和措施，包括：高職院校電子文件信息采集、管理、儲存格式標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行細(xì)則等；電子文件歸檔、整理、公布、利用的格式和工作規(guī)范；電子文件保管、儲存及安全利用制度，等等。利用相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和辦法來指導(dǎo)、規(guī)范學(xué)校檔案信息化建設(shè)、運行、管理和維護(hù)工作，使學(xué)校的檔案信息化建設(shè)朝著規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化的方向發(fā)展。

4.3加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)。

檔案工作者是檔案管理的主體，具備極強(qiáng)的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。為了適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的需要，必須加強(qiáng)檔案管理部門的人才儲備，積極引進(jìn)既精通檔案管理專業(yè)又精通計算機(jī)的復(fù)合型人才。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案工作的重點必然向更深層次的信息領(lǐng)域進(jìn)展，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲海量化、信息搜索精準(zhǔn)化、查檔操作最簡化、安全服務(wù)無間斷化，沒有相關(guān)領(lǐng)域人才是不行的。另外，要對現(xiàn)有檔案工作者進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，如加強(qiáng)計算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)和多媒體等知識和技術(shù)的培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)。尤其是要不斷更新其專業(yè)技能知識和檔案的現(xiàn)代化管理意識，而且要有預(yù)見性地培訓(xùn)檔案工作方面具有前瞻性的新知識，這樣檔案管理人員的知識和能力才能適應(yīng)檔案事業(yè)飛速發(fā)展的客觀需要。

4.4加快館（室）藏檔案資源的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

數(shù)字化的檔案資源是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。加快檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，一是完成館（室）藏檔案目錄的計算機(jī)錄入，由案卷級向文件級過渡，建立和完善計算機(jī)檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)館（室）藏檔案全部機(jī)檢。二是有計劃、分步驟地對館（室）藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工和處理，逐步推進(jìn)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)的建設(shè)，實現(xiàn)檔案全文信息查詢。三是規(guī)范電子文件的歸檔工作，加強(qiáng)對電子文件收集、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督指導(dǎo)，確保有價值的電子文件及時、完整地歸檔。四是注重檔案管理工作與辦公自動化的同步發(fā)展，實行紙質(zhì)文件與電子文件文檔一體化管理，進(jìn)一步擴(kuò)大網(wǎng)上歸檔功能，提高歸檔工作效率。五是積極創(chuàng)造條件，建立校園內(nèi)的現(xiàn)行文件目錄中心。

4.5建立檔案信息網(wǎng)站，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源共享。

檔案的真正價值在于利用，檔案信息化建設(shè)的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供前所未有的條件。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為各高等職業(yè)院校檔案擺脫自我封閉、走向社會，建立起高等職業(yè)院校檔案信息服務(wù)的新模式作出了巨大貢獻(xiàn)。高等職業(yè)院校應(yīng)加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)，利用校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，實行新信息上網(wǎng)發(fā)布、電子郵件服務(wù)、聯(lián)機(jī)公共目錄查詢服務(wù)，為學(xué)生、教職員工進(jìn)行定向、定題的交互信息咨詢，拓展檔案館（室）的服務(wù)功能，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

4.6強(qiáng)化檔案信息的安全防范。

檔案實行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點，但也存在安全問題。一方面，采用必要的技術(shù)手段加以防范。當(dāng)前各種技術(shù)防范手段不斷推出，升級更新，包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問權(quán)限控制技術(shù)等，都是有效的手段，應(yīng)該充分綜合運用，提高安全性。另一方面，通過建立完善的安全管理制度加以防范。檔案管理部門應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度，對每份電子檔案均實行“全過程管理”，從每一個環(huán)節(jié)消除信息失真的隱患。

4.7重視檔案的編研工作。

高等職業(yè)院校檔案館（室）是學(xué)校各項工作管理的信息中心，檔案工作人員是這些信息的管理員，不僅管理檔案實體，還要管理這些檔案實體反映的各種信息。通過對這些信息進(jìn)行深入細(xì)致的分析、整理、加工，從更深層次研究檔案材料中所包含的一些實質(zhì)問題，對學(xué)校各項工作管理，發(fā)揮參謀與助手作用，這是檔案管理部門拓寬工作思路的新舉措。檔案館（室）要充分利用館（室）藏檔案編寫校史、學(xué)校歷年大事記，編寫有較高價值并且有愛國、愛校教育意義的專題史等，做好檔案信息的開發(fā)再利用。

5.結(jié)語

總之，檔案工作是高等職業(yè)院校工作的一個重要環(huán)節(jié)，它反映和記錄了學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理及學(xué)校建設(shè)、發(fā)展的歷史過程，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實寫照。因此，高等職業(yè)院校在檔案信息化建設(shè)中，必須順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，結(jié)合自身的實際情況，從多方面入手，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，樹立創(chuàng)新的觀念，加大資金投入，加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案整體系統(tǒng)的各個結(jié)構(gòu)，使檔案信息化建設(shè)穩(wěn)步、高效地推進(jìn)。

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基金項目：安徽省高等學(xué)校檔案工作協(xié)會基金研究項目（項目編號：2011gr15）。