項目管理體系內(nèi)團隊合作中的成本節(jié)約

韓雪紅 王冠華

企業(yè)剛創(chuàng)業(yè)或者正常運轉(zhuǎn)過程，無論整體還是局部，都是由不同的不同專業(yè)背景的人組成龐大的項目團隊，成員的專業(yè)化和多元化對于團隊完成復雜的項目來說是至關重要的，同時也增加了團隊合作的難度。企業(yè)運營成本決定終產(chǎn)品價格的高低，價格高低直接決定企業(yè)競爭力。說明運營成本極大地影響企業(yè)競爭能力和經(jīng)濟效益。美國著名質(zhì)量專家愛德華茲·戴明(W.Edwards Deming)博士認為：“引起效率低下和不良質(zhì)量的原因主要在于企業(yè)的管理系統(tǒng)而不在員工”。因此，項目管理人員在項目進行過程中，熟悉各個工作崗位的明確職責、了解成員組成的專業(yè)背景，鑒于實際崗位中的有張有弛，實施“個人工作崗位責任制，相關崗位幫助制”，將有助于實現(xiàn)團隊合作精神，有助于增加員工有效工作時間，減少人員工資或者加班費用的支出，有效節(jié)約生產(chǎn)成本。

1項目團隊組建

1.1根據(jù)項目范圍和預算確定團隊的人數(shù)

項目管理人員。了解有關項目范圍、工作職責等信息以及相關方對一些功能需求的簡單描述，對項目人力進行估計，有必要進一步細化項目范圍。

首先盡量在現(xiàn)有人員中爭取到一個比較得力的助手，最好有熟悉和信賴的同事加盟。老員工的穩(wěn)定性相對有保障，更重要的是，項目開始，至少有一個得力的助手一起討論，分擔工作壓力。經(jīng)驗表明，在有人一起討論的情況下，工作的積極性、決策的準確度等通常都會提高。

其次，花時間與相關方溝通，把手頭上的項目范圍和功能需求描述盡可能再細化一些，包括每個功能需求都有哪些需求，這些需求是如何配合形成一個有效地業(yè)務鏈。

再次，把細化后的項目范圍錄入項目管理系統(tǒng)，根據(jù)相關方要求的優(yōu)先級，把項目劃分成若干階段，每個階段提交一部分功能并預留一些風險準備時間，根據(jù)需要加上需求分析、系統(tǒng)設計、測試以及項目管理、運行等方面的活動。

最后。對其中的任務，找實現(xiàn)技術相近的已完成的項目進行對照，通過統(tǒng)籌考慮項目的預算，估算出每個任務大致需要的工作量，然后參考估計出項目需要的人數(shù)和人員要求。之后，以此為基準，根據(jù)人員的目標角色和預計的到位情況調(diào)整人員配置，直到能較好地執(zhí)行項目為止。

1.2關鍵崗位的人選。優(yōu)先考慮內(nèi)部選拔人員

內(nèi)部資深人員都比較熟悉，了解其缺點和長處，長時間的同事關系，使得大家也容易相處和合作。有了穩(wěn)定性人員的協(xié)助，項目就會有一個良好的開端。

1.3沒有必要一次性到位。應優(yōu)先保證第一階段的需求

隨著項目的進展，更加詳細的計劃安排的做出，人力需求和任務計劃也需要同步調(diào)整。人員一次性到位，可能會造成資源浪費，因此在適當?shù)臅r候，根據(jù)項目的實際需求，及時補充人手以滿足下一階段的需求，對項目執(zhí)行更加有效，可以節(jié)約大量的成本。

2員工情緒有效控制與管理，實現(xiàn)合作中的成本節(jié)約

對于每一位員工而言，崗位不同，職責不同，工作狀態(tài)的張弛也不同，因此每位員工的有效工作時間在時間和空間上可能會存在可以互相利用的空間，這就為實施“個人工作崗位責任制，相關崗位協(xié)助制”提供了基礎，也就是需要一位員工在崗位空余時間里，作為助理去幫助另一位正忙的同事。從而有效地合理增加員工的有效工作時間，有效節(jié)約生產(chǎn)成本。

如此，首先有效地增加了員工工作交流機會，增強彼此的友好協(xié)助。可以更好地了解他人工作的特殊性，增加了對他人對方工作的尊重。換位工作、換位思考，因為了解而增強合作。有效提高團隊合作理念。

其次，幫助他人的同時，有效加強了自己的實際工作的技能培養(yǎng)。加強了自身統(tǒng)籌安排工作和生活的能力培養(yǎng)。從而增加了自己在復雜社會環(huán)境中的生存競爭力，可以更加有效地將自身能力最大化優(yōu)化和發(fā)揮。

最后，也是最重要的一點，對于企業(yè)而言，員工的有效工作時間的相對增加，可以節(jié)約雇傭員工的費用或者減少加班費的支出，可以有效地減少生產(chǎn)成本，從而提高企業(yè)競爭能力，增加經(jīng)濟效益。

舉例：某家研發(fā)企業(yè)。規(guī)模較小，人員73人。最初，財務人員3名，HR人員3名，一般財務人員每月下旬對本月收支進行匯總、入賬。而HR每個月都會進行人員招聘和員工培訓，但是不是每天都是滿負荷工作。經(jīng)過實際估算，管理人員辭退2名助理，將HR的工作主要安排在每月中上旬進行。每個月的中上旬，財務人員作為HR助理。進行文件影印、收費和簡歷收集；每個月下旬，HR作為財務人員助理，進行文件影印、收費和簡單數(shù)據(jù)輸入整理。這樣兩組人員分別取消助理1名，各組工作有序進行。年底，企業(yè)為4位員工辛勤工作多支出500元紅包，合計2000元。4個人很高興，第二年的工作積極性明顯增加了。有效增加團隊合作的同時，為單位節(jié)約了2位助理的工資支出(1200.00月／人×2人×12月，合計28800／年。)，同時也沒有增加加班費用的支出，一年內(nèi)合計節(jié)約支出26800元。

3團隊合作中的成本節(jié)約實現(xiàn)難點

傳統(tǒng)的部門內(nèi)部協(xié)作轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒虆f(xié)作，雖然可以避免導致公司內(nèi)的各部門追逐私利。但是這樣做嚴重影響到小團隊的結(jié)合。小團隊中，由于人們的情感聯(lián)系更緊密，更容易結(jié)交關系，讓人覺得更為親近，很容易形成。這將是增加團隊合作中的成本節(jié)約實現(xiàn)難題之一·因此制度預期實現(xiàn)時，一定要對人際關系的復雜性做好足夠的準備。

不同工作方式的個體在相互之間是很難相處的，人們更多的是從直覺上就對“別人”產(chǎn)生厭惡和不信任的感覺?！斑@不是我份內(nèi)的事?！薄暗降渍l是專家，你們干嘛不聽我們的呢?”在緘默中陷入僵局。實現(xiàn)互相尊重與理解將是難題之二。尊重與理解，不僅對家庭和朋友之間相處有很大作用，對于公司同仁實現(xiàn)有效合作也發(fā)揮極其關鍵地作用。

人對改變有一種自然的恐懼心理，抗拒改變是一種自然反應，也是人們接納變局的必經(jīng)厲程。員工都是現(xiàn)實的，很在乎變局會帶給他什么樣的沖擊，變局能在多大程度上影響他們的既得利益(包括便利)，他們才會投贊成票呢?實現(xiàn)良好溝通會成為難題之三。這就需要預見可能出現(xiàn)的矛盾和問題，建立有效項目溝通流程和程序。

4團隊合作中良好氛圍營造

智聯(lián)招聘網(wǎng)職場調(diào)研資料顯示：良好的人際關系，可使工作成功率與個人幸福達成率達85％以上；一個人獲得成功的因素中，85％決定于人際關系，而知識、技術，經(jīng)驗等因素僅占15％。

幾乎所有的人都懂得處理好人際關系的重要性，但大多數(shù)都不知道怎樣才能處理好人際關系，甚至相當多的人錯誤的認為拍馬屁、講奉承話、請客送禮，才能處理好人際關系。人的弱點之一就是希望別人欣賞、尊重自己。而自己又不愿意去欣賞和尊重別人。建立良好人際關系的訣竅在于要有開放的人格，換位思考，真正去欣賞他人和尊重他人。學會從內(nèi)心深處去尊重他人。一個懂得用欣賞人、尊重人處理人際關系的人會過得很愉快，別人也會同樣的欣賞和尊重他，而一個提倡欣賞和尊重人的團隊將會是一個關系融洽的大家庭，團隊中的每一位成員都是欣賞和尊重別人，每一位成員也受到別人的欣賞和尊重，每一位成員都會心情舒暢，于是這個團隊的凝聚力會提高。

對于管理團隊而言，需要管理人員以身作則：協(xié)作員工工作之間緊密協(xié)作，讓員工切切實實地看到高管的行為。開展和協(xié)作行為有關的技能培訓。進一步營造協(xié)作型的“饋贈文化”，員工珍視與領導和同事的交往，視之為對方慷慨饋贈的禮物。管理者在日常工作中給予員工的非正式指導。有助于營造協(xié)作型的“饋贈文化”。同時提高注意分享知識的意愿，在團隊里安排幾個相互熟悉的人，形成人際關系網(wǎng)上的一個個節(jié)點。然后互相學習，互相協(xié)助，充分發(fā)揮創(chuàng)造力，把注意力放在如何完成任務上，就不會相互扯皮而是愿意投入更多的時間和精力完成相互合作。

最后，與利益攸關方達成溝通，建立起良好的關系。統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作價值觀和工作風格。維護大多數(shù)人利益的同時，根據(jù)合理的意見審視制定的實施規(guī)劃，展現(xiàn)共同合作推動項目的誠意。建立項目溝通流程和程序，根據(jù)項目的實際需要，及時預見可能出現(xiàn)的矛盾和問題，制訂溝通計劃，明確溝通的內(nèi)容、方式、渠道、手段，實現(xiàn)既定目標。

如今，合理利用資源和能量是當今世界的一大主題，項目管理成本控制不僅是為了企業(yè)的盈利和發(fā)展，更是為了人類的進步和發(fā)展。隨著我國市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和完善，企業(yè)的國際化、規(guī)范化程度正日益提高，成本控制作為項目管理的物質(zhì)基礎，直接關系到項目所帶來經(jīng)濟效益的大小。通過論述成本節(jié)約的實現(xiàn)優(yōu)點，實施困難和如何有效實施，證明企業(yè)合理組建項目管理團隊是前提，有效實施“個人工作崗位責任制，相關崗位協(xié)助制”是核心，良好人際關系營造是基礎，統(tǒng)籌考慮項目發(fā)展全局，構建良好團隊合作體系，有效實現(xiàn)項目管理體系內(nèi)團隊合作中的成本節(jié)約，將有利于企業(yè)發(fā)展、社會發(fā)展。