校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)研究

張侹　王璠　徐晟

摘要：依據(jù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和理論基礎(chǔ)，該文結(jié)合校園網(wǎng)特點(diǎn)分析了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的體系架構(gòu)，并介紹了與CAS統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)集成與擴(kuò)展的相關(guān)方法。最后，就校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并給出了相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：校園網(wǎng)；辦公自動(dòng)化系統(tǒng)；組織模型；協(xié)同辦公；集成

中圖分類號(hào)：TP315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2012）33-7888-03

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和信息傳播速度的提高，一個(gè)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)于信息掌握程度的高低是至關(guān)重要的，它關(guān)乎到一個(gè)國(guó)家的綜合實(shí)力[1]。從全面推動(dòng)校園信息化建設(shè)看，正確認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化并推行其建設(shè)發(fā)展，已成為提升院校辦公效率、實(shí)現(xiàn)院校跨越式發(fā)展的必然要求。

1辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡(jiǎn)稱0A）是一個(gè)很寬泛的概念，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域的范疇，因此可以將其理解為是一種將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公形式。

OA系統(tǒng)以工作流的概念為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心，使辦公室的有關(guān)事務(wù)從傳統(tǒng)的手工文書處理與分散的文件管理方式轉(zhuǎn)移到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息集成的自動(dòng)化管理方式之中，為組織內(nèi)部員工方便快捷地共享信息及高效地協(xié)同工作提供了有效途徑，從而達(dá)到了信息共享、提高工作效率和工作質(zhì)量的目的，并且為后期高層的管理決策提供了科學(xué)依據(jù)[2]。因此，辦公自動(dòng)化不僅是政府機(jī)關(guān)、企業(yè)提高辦公效率提升管理決策水平的重要工具，同樣，也成為高校信息化建設(shè)發(fā)展水平的重要標(biāo)志。

2辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的理論基石

2.1基于層級(jí)關(guān)系的組織模型

韋伯對(duì)于組織的表述，指的是人類組織機(jī)構(gòu)中的一般性正式結(jié)構(gòu)要素，特別是政府體制中的全體人員和組織機(jī)構(gòu)[3]。因此，如果參照韋伯的古典組織理論來(lái)構(gòu)造辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)模型，就可以將組織模型分解為組織樹(shù)的科層制結(jié)構(gòu)，從而就可以方便的設(shè)定職務(wù)級(jí)別、崗位和人員的角色模型。因此，基于層次關(guān)系的組織模型就使得OA系統(tǒng)具備了結(jié)構(gòu)穩(wěn)定、人員關(guān)系明晰、部門邊界清晰、網(wǎng)絡(luò)虛擬化程度高等顯著特點(diǎn)。

2.2基于協(xié)同辦公的過(guò)程管理

協(xié)同工作是個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具，用它可以完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過(guò)程和結(jié)果，由人通過(guò)流程規(guī)則定義來(lái)完成事項(xiàng)的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理。通過(guò)規(guī)范管理流程，執(zhí)行組織制度，充分發(fā)揮制度優(yōu)勢(shì)沉淀管理過(guò)程與結(jié)果，就能夠形成組織知識(shí)?；趨f(xié)同辦公的過(guò)程管理可以減少各種繁瑣的中間環(huán)節(jié)，提高辦公效率，規(guī)范內(nèi)部管理，使各類人員有層次的處理各種問(wèn)題。同時(shí)流程管理也實(shí)現(xiàn)了各類事項(xiàng)處理中細(xì)節(jié)的可視可控，使得在OA系統(tǒng)中事務(wù)的整個(gè)處理過(guò)程更加清晰明朗。

3校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的體系架構(gòu)

3.1系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)框架

作為復(fù)雜龐大的OA系統(tǒng)，其部署實(shí)施必須考慮到數(shù)據(jù)中心平臺(tái)在系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)發(fā)揮的重要作用。數(shù)據(jù)中心平臺(tái)通常包括中心服務(wù)器和磁盤陣列，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)和數(shù)據(jù)分離的部署形式，OA系統(tǒng)應(yīng)用服務(wù)器運(yùn)行“辦公自動(dòng)化服務(wù)平臺(tái)”，是整個(gè)校園網(wǎng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)；通過(guò)磁盤陣列技術(shù)，提供面向全校的信息存儲(chǔ)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)OA系統(tǒng)中各類數(shù)據(jù)庫(kù)、文件的管理、控制、備份、更新和維護(hù)功能?？傮w架構(gòu)如圖1所示。

圖1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)框架圖

3.2系統(tǒng)平臺(tái)結(jié)構(gòu)

校園網(wǎng)OA系統(tǒng)可以考慮通過(guò)CAS統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)將OA系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄功能，同時(shí)實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有其他系統(tǒng)的統(tǒng)一身份認(rèn)證功能。系統(tǒng)平臺(tái)架構(gòu)如圖2所示。

圖2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平臺(tái)結(jié)構(gòu)圖

協(xié)同辦公平臺(tái)：可以通過(guò)各種協(xié)同方式建立相關(guān)業(yè)務(wù)主題以及業(yè)務(wù)流程等，并且以此滿足組織和個(gè)人的辦公需求，實(shí)現(xiàn)各類人員及團(tuán)隊(duì)的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)管理，提升業(yè)務(wù)管理水平。公文管理平臺(tái)：根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的公文管理制度以及校園的公文管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)對(duì)公文的收發(fā)、管理、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)處理功能，從而改善公文管理的制度。公共信息發(fā)布：實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)上各類新聞、公告的發(fā)布，提高辦公效率。人事檔案管理：對(duì)人員調(diào)整事件進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)人員基本檔案信息的搞笑管理。文檔管理平臺(tái)：通過(guò)有的放矢的將個(gè)人文檔、單位文檔、公文檔案、項(xiàng)目文檔進(jìn)行共享，從而實(shí)現(xiàn)文檔關(guān)聯(lián)、推送、借閱和檢索，提升校園辦公中知識(shí)共享的基本水平。文化建設(shè)平臺(tái)：利用各類在線溝通方式，將校園文化貫穿于日常工作中，從而輔助促進(jìn)校園文化的建設(shè)和發(fā)展。移動(dòng)辦公應(yīng)用：通過(guò)各類手機(jī)客戶端軟件和短信網(wǎng)管，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的基本操作和離線業(yè)務(wù)提醒，從而實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的需求。

4第三方應(yīng)用系統(tǒng)的集成

為了達(dá)到在現(xiàn)有校園網(wǎng)中各應(yīng)用系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄（SingleSignOn，SSO）的目的，就需要通過(guò)統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)。由此，也就可以解決隨著Web應(yīng)用系統(tǒng)不斷增加而帶來(lái)的諸如Web應(yīng)用系統(tǒng)的信息孤島以及用戶惡意注冊(cè)等相關(guān)問(wèn)題。

CAS是一款由耶魯大學(xué)研制的開(kāi)源的單點(diǎn)登錄統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)，它能夠?yàn)槠髽I(yè)提供開(kāi)源且具有良好結(jié)構(gòu)的協(xié)議；且其開(kāi)源Java服務(wù)組件可以為用戶提供二次開(kāi)發(fā)的可能；與之相對(duì)應(yīng)的客戶端有多種，如Java，.Net，PHP，Perl，Apache，Uportal等[4]。對(duì)于校園網(wǎng)而言就可以通過(guò)該系統(tǒng)，將已經(jīng)投入使用多年的應(yīng)用系統(tǒng)集中進(jìn)行集成與整合，實(shí)現(xiàn)校園網(wǎng)中各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的統(tǒng)一身份認(rèn)證功能。

以本案的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)為例，在統(tǒng)一身份認(rèn)證服務(wù)器建設(shè)完畢之后，需通過(guò)該認(rèn)證服務(wù)器進(jìn)行用戶身份認(rèn)證，則應(yīng)在應(yīng)用程序的類庫(kù)中加入統(tǒng)一身份認(rèn)證客戶端的jar文件，并在應(yīng)用程序配置文件中進(jìn)行統(tǒng)一身份認(rèn)證服務(wù)器客戶端的配置，從而完成OA系統(tǒng)與統(tǒng)一身份認(rèn)證系統(tǒng)的集成。具體如圖3所示。

圖3 統(tǒng)一身份認(rèn)證服務(wù)器客戶端的配置

5總結(jié)與展望

在推動(dòng)信息化建設(shè)的進(jìn)程中，常常會(huì)遇到各種各樣的阻力，這是因?yàn)槿魏我豁?xiàng)技術(shù)的成功推廣都不是僅憑借成熟的技術(shù)本身，因此，必須首先加以有效的管理措施予以大力輔助支持；其次，如果希望辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠在日常辦公中發(fā)揮其應(yīng)有的作用，還必須破除原有工作思路和模式的束縛，對(duì)陳舊的辦公習(xí)慣進(jìn)行一場(chǎng)徹底的革命。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用不能一蹴而就，必須人人參與、相互合作共同完成，只有這樣才能將先進(jìn)的技術(shù)轉(zhuǎn)化成為高效的生產(chǎn)力，提升校園網(wǎng)應(yīng)用和信息化建設(shè)水平。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李純斌.對(duì)韋伯“組織理論”的思考[J].重慶師范大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2005（2）：109-112.

[4]洪丹丹.統(tǒng)一身份認(rèn)證服務(wù)器的研究與實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)教育信息化，2011（11）：16-18.