辦公小技巧，讓辦公更輕松

胡春亞

摘要：伴隨著科技的進步與經濟的發(fā)展，電腦已經普及。我們日常的生活、學習與工作都已經離不開電腦?，F在很多單位都在實行無紙化辦公，為社會節(jié)約了大量的紙質材料。但在實際的工作中，據觀察發(fā)現有不少人對辦公軟件應用還會走不少的彎路，造成重復性的勞動，并浪費了大量的時間與精力。該文總結了應用辦公軟件的一些小技巧，在此與大家進行分享與交流。

關鍵詞：辦公；技巧；辦公軟件

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2012）33-8082-03

目前，電腦已經進入千家萬戶，可以說我們日常的生活、學習與工作都已經離不開電腦。尤其在工作上，我們都在提倡無紙化辦公。事實上，在我們學校很多教師都已經這樣做了，不少同志對辦公軟件的基本操作都已經掌握得不錯了，基本上是實現了可以無紙化辦公。但是據本人在工作中對同事們應用辦公軟件進行辦公的觀察發(fā)現，并不是每個人都能對辦公軟件應用得那么自如，我發(fā)現不少人會走很多彎路，而且從不知道自已做得是多么得讓人“心疼”。經常我在幫別人處理文件時，會有人跟我這樣講，“啊！這個還可以這樣做啊，方便！”為了讓我們的辦公更方便，更輕松，現把本人應用辦公軟件的一些小技巧與建議小總結并與大家分享如下：

1系統——有備無患

我時常會聽到這樣的抱怨：“哎呀！完了，我的系統又崩潰了?！薄鞍?，中招了！怎么辦啊，系統又要重裝了，我又不會裝?！碑a生這種系統崩潰的原因當然是多方面的，可是生活中的所有事并不是都能如我們所愿的，我們只能盡可能避免這樣的事發(fā)生或少發(fā)生。那么我們該如何做呢？告訴大家一個比較方便又相對安全的方法，那就是從網上下載一個軟件叫“一鍵GHOST”，這個軟件專門用來對我們的系統進行備份，我們只需輕松的一點鼠標就可以完成系統和備份與恢復，省時省力，何樂而不為呢？至于說如何使用這個軟件，我想只要你在系統中安裝它，就會使用。抓緊時間為自己的系統備份一下吧，免得后悔來不及啊，呵呵。

2WORD文字處理

我們教師在編寫教案時，經常會從網絡上去下載，然后再根據自己的需求進行修改；或者是自己來寫，但我們一般都是用WORD來操作。下面介紹幾個使用WORD辦公的小技巧并給大家一些小建議。

2.1輕松去除格式

我們有時經常會從網絡上下載一些文件，在這些文件事帶有很多的網絡格式。記得當初剛上班的時候，我也經常從網上下載文件，然后一點一點去修改格式?，F在想想，真是讓好笑。現在告訴大家一個方法，格式工具欄“樣式”列表中選擇“清除格式”命令，如圖1。

2.2去除頁眉的橫線方法

在頁眉插入信息的時候經常會在下面出現一條橫線，并且在我們打印文檔時也會打印出來這條橫線，如果你覺得這條橫線影響你的視覺，建議你可采用以下方式將其去除，如圖1。

2.3巧用“選擇性粘貼”中的“無格式文本”

我們在處理文檔時，經常會用到復制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現我們所不希望出現的格式，比如我們復制網頁中的文字后再將其粘貼到文檔后，四周會留下表格邊框；或是從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的文本格式。我們完全可以采用一定的方法將其文本的格式去除掉，方法如下：

首先，將需要的文字復制到剪貼板后，接著執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，然后我們在彈出的對話框中選擇“無格式文本”。最后我們單擊“確定”按鈕，這時我們粘貼的文字就是沒有格式的，也就是說它會按照粘貼光標位置的文本格式出現。如圖2所示。

3EXCEL電子表格

3.1巧用“選擇性粘貼”

我們學校在學期結束時，一般都是由班主任來統計學生的總成績，這時我們有些班主任老師在復制任課老師所做的表格數據時往往會有問題，出現很多“#”號。這是為什么呢？原因在我們任課教師處理學生成績時，采用了一些公式與函數，那么我們在復制時復制的是公式與函數，到了目標位置自然就會出錯啦。那么解決這個問題的方法是使用“編輯”菜單下面“選擇性粘貼”對話框中的“數值”即可。如圖3與圖4。

3.2將單元格區(qū)域從列轉置為行

學期結束我們班主任都要填寫學生的發(fā)展報告書，以下是我班同學成績報告單WORD表格與統計學生成績的EXCEL表格分別如圖5圖6所示。

從以上兩個圖中，我們不難發(fā)現這兩個表格行與列是顛倒的，如要從圖6表格中直接復制某一個學生所有科目成績到圖5表格中，顯然是不可能的。那么我們怎么才能讓這兩個表格行與列一致呢？告訴大家一個切實可行又方便的方法，那還是使用我們前面提到過的方法“選擇性粘貼”。不過這里我們要選擇“轉置”選項來轉換數據（如圖4所示）。如圖7是轉換以后的部分數據顯示。

3.4將EXCEL數據導入WORD域

作為班主任教師每年都會遇到各種表格的填寫工作。以下是宿遷經貿高等職業(yè)技術學校學生學籍核對用表圖8、圖9。

如圖9在EXCEL中已經對學生的一些信息錄入完成了，可要將其導入到圖8WORD文檔中不同的位置，這可不是“復制｜粘貼”那么簡單的事，當然用“復制｜粘貼”可以完成，這種方法將需要花費大量的時間與重復性的操作。我們可以能過使用WORD2003菜單“工具｜信函與郵件｜郵件合并”命令輕松完成這項工作。重要操作提示如圖10所示：

重復以上操作步驟，最后我們點擊“編輯個人信函”，如圖10所示?？梢缘贸鲆韵滦Ч?。

4總結

以上是工作中應用的一些案例小結，希望能對大家有所幫助?？傊?，在辦公的時候我們始終要堅信一點，一定會有比較捷徑與方便的操作方法來解決問題，我們需要不斷地去積累一些小技巧。電腦是我們工作的工具，它是服務于我們的，我們要善于去利用它。