城市園林檔案數(shù)字化建設初探

于淑清

城市園林檔案數(shù)字化建設是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設備對紙質園林檔案進行數(shù)字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，城市園林建設的發(fā)展也日漸加快，因而園林檔案的數(shù)量與日俱增，為了存儲大量的檔案，全國各地檔案館正大規(guī)模擴建庫房。傳統(tǒng)的紙質檔案對保存的環(huán)境要求較高，紙質檔案容易破損，具有不易存儲的缺點，而且占用空間大，不方便查詢檢索。信息時代的到來無疑給園林檔案的存儲和管理帶來了機遇，將信息技術應用到檔案的保存和管理中，實現(xiàn)園林檔案的數(shù)字化是目前解決傳統(tǒng)檔案存儲和利用的最佳途徑，檔案數(shù)字化是城市園林檔案工作的必然發(fā)展趨勢。

一、城市園林檔案數(shù)字化建設的影響因素

1.城市園林檔案數(shù)字化存儲介質長期存取的問題

由于計算機硬件技術和軟件技術的不斷更新，技術過時成為數(shù)字化園林檔案信息長期存取的重要因素。園林檔案是存儲在一定的載體上的（如光盤、磁盤等），存儲載體的質量和性能直接決定了信息保存時間的長短。因此，園林檔案信息存儲載體的壽命是影響檔案長期存取的重要因素之一，檔案管理人員在園林檔案數(shù)字化建設過程中，應選擇壽命相對較長、性能相對穩(wěn)定的檔案信息存儲載體。

2.信息技術過時影響城市園林檔案數(shù)字化進程

目前正處于科學技術快速發(fā)展的信息化時代，計算機技術更新速度快，硬件和軟件技術日新月異。一旦軟件技術過時，依賴于該技術存儲的園林檔案信息資源也會出現(xiàn)嚴重問題。比如技術過時，導致先前存儲的信息在新的技術支持下不能被讀出，從而失去了保存檔案的意義。這就要求檔案管理人員在開發(fā)新的園林檔案信息管理系統(tǒng)時要考慮系統(tǒng)的可擴展性和兼容性，系統(tǒng)升級后對原來存儲的信息也可識別?，F(xiàn)在，園林檔案館一般是采取數(shù)據(jù)遷移技術來保存信息的。

3.城市園林檔案數(shù)字化帶來的信息安全性問題

信息技術的不斷進步，使得網(wǎng)絡的應用更為普遍。要實現(xiàn)城市園林檔案的數(shù)字化，就必須依賴于網(wǎng)絡技術。園林檔案數(shù)字化的目的之一是實現(xiàn)檔案信息的資源共享，各個檔案館之間可以進行信息的溝通和交流。但是園林檔案信息包括城市園林的設計方案、建設指導、政策問題等一些需要保密的內(nèi)容，一旦在網(wǎng)絡上傳播，勢必會引起相關部門和工作人員對其安全性的擔憂。所以進行數(shù)字化建設的同時，應將計算機系統(tǒng)的多種網(wǎng)絡安全技術和管理方法相結合，對于保密性較高的文件采用防黑客攻擊的高級保密技術進行存儲，提高信息化檔案管理的安全性。

雖然園林檔案數(shù)字化建設存在種種問題，但是從長遠來看，園林檔案的數(shù)字化建設是信息時代檔案發(fā)展的必然趨勢，也是符合社會發(fā)展的。城市園林檔案信息化是采用新的管理理念、新設備和新技術對傳統(tǒng)的園林檔案管理進行更新改造的過程。為了方便人們快速查詢園林檔案，縮短檔案的加工時間，節(jié)省大量的人力物力財力，提高檔案利用的時效性，應對現(xiàn)在辦公無紙化的社會潮流，園林檔案的管理迫切需要進行一次大規(guī)模改革，順應時代發(fā)展，進行數(shù)字化管理。

二、城市園林檔案數(shù)字化建設的優(yōu)勢

1.實現(xiàn)城市園林檔案數(shù)字化為檔案館節(jié)省了大量的空間

由于我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都處于快速發(fā)展階段，城市園林建設也不例外。城市園林建設規(guī)模的擴大導致園林檔案數(shù)量的急劇增加。傳統(tǒng)紙質檔案需要占用一定空間進行存放，而且其存放的環(huán)境條件必須達到國家規(guī)定的標準（防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光），檔案館需要配置適宜安全保存檔案的專門庫房。這些設施的配備增加了園林檔案館的額外支出，加大了檔案保存的成本。而實現(xiàn)園林檔案數(shù)字化建設則避免了這些問題，從而解決了專業(yè)庫房擴建帶來的一系列問題，為檔案館節(jié)省了大量的空間和資金。

2.城市園林檔案數(shù)字化建設可以實現(xiàn)異地存儲備份

城市園林檔案記錄了城市園林建設過程中的全部信息，是一個城市甚至一個國家城市發(fā)展的完整體現(xiàn)，對于以后城市的發(fā)展有借鑒作用，是極其重要的信息資源。但是類似地震、海嘯、泥石流等的自然災害，是我們?nèi)祟悷o法避免和防范的，這些自然災害對園林檔案的完整保存提出了挑戰(zhàn)，因此，園林檔案的異地存儲顯得尤為重要。紙質檔案實現(xiàn)異地存儲困難太多，費用昂貴，幾乎是不可能的，而且對于比較重要的檔案也不能進行備份，而園林檔案的數(shù)字化建設為檔案的異地存儲備份提供了可能，使園林檔案的存儲不受自然災害的威脅。

3.城市園林檔案數(shù)字化可提高檔案的查詢檢索速度

紙質的檔案在進行查詢時，管理人員需要翻看一本一本的目錄，然后到庫房查找檔案。這種傳統(tǒng)的查詢方法雖能達到目的，但是費時費力，尤其是檔案數(shù)量較大時，這項工作就更加復雜。另外，紙質檔案易破損的特點限制了其可查閱的次數(shù)，尤其是年代比較久遠的檔案，已經(jīng)遭到較大程度的破壞，這就增加了查詢的難度。檔案管理數(shù)字化以后，就可實現(xiàn)即時查詢。由于電子檔案的可拷貝性和大容量移動設備的出現(xiàn)，為檔案的快速查詢和公開信息資源共享提供了方便，很大程度上提高了檔案查詢檢索的速度。

三、城市園林檔案數(shù)字化建設的幾點建議

1.提高園林檔案管理人員的專業(yè)素質和計算機素養(yǎng)

園林檔案管理起步較晚，至今仍未形成完整的管理體系，工作人員年齡偏大，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的培訓，學習積極性差，不會使用計算機，嚴重影響了園林檔案向標準化規(guī)范化數(shù)字化發(fā)展的進程。檔案管理的數(shù)字化對工作人員的專業(yè)知識和技能提出了更高的要求，除了要有扎實的專業(yè)基礎，還要掌握計算機的使用方法。園林檔案管理部門應定期組織工作人員進行職業(yè)培訓，提高其專業(yè)素質，尤其是使用計算機的能力。

2.城市園林檔案數(shù)字化建設的規(guī)范化和標準化

無規(guī)矩不成方圓，任何事物都需要一定的標準來制約，標準化和規(guī)范化是我國發(fā)展城市園林檔案數(shù)字化工程的重要基礎。因地制宜，根據(jù)本地區(qū)實際情況，逐步推出相應的標準和規(guī)范，最終形成我國城市園林檔案數(shù)字化工程的標準規(guī)范化體系。同時緊密配合國家有關部門，積極解決網(wǎng)絡環(huán)境下園林檔案數(shù)字化產(chǎn)生的知識產(chǎn)權保護問題，探索保障人們公平利用檔案信息資源的合理途徑。

3.城市園林檔案館基礎設施的建設

基礎設施建設主要包括硬件環(huán)境、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡環(huán)境三部分。硬件基礎設施主要包括網(wǎng)絡通訊設備、服務器、檔案數(shù)字化處理設備等，軟件建設主要指根據(jù)實際需要，對系統(tǒng)軟件平臺、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、軟件開發(fā)平臺的選用與建設，網(wǎng)絡環(huán)境分為檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、與政府連接的政務網(wǎng)以及與互聯(lián)網(wǎng)連接的公眾網(wǎng)。這些設備是園林檔案數(shù)字化建設的基礎設施，是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要基礎，政府相關部門和園林檔案館應加大資金投入，建設相應的空間數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，才能更好的服務于城市園林檔案的數(shù)字化建設。

4.城市園林檔案數(shù)字化建設需要政府的支持

任何構想沒有政府的支持都是空想，城市園林檔案數(shù)字化建設也不例外，需要政府的正確指導和合理引導。政府相關部門應制定法律法規(guī)，對檔案數(shù)字化的過程進行規(guī)范，統(tǒng)一傳統(tǒng)紙質檔案數(shù)字化的步驟，監(jiān)督數(shù)字化建設過程中的細節(jié)問題，確保電子化檔案的準確性和完整性。政府應倡導城市園林建設實施部門在工作中盡量形成電子文件。另外，由于檔案數(shù)字化需要增加相關的基礎設備，政府應加大這方面的資金投入，疏通園林檔案館與其他相關部門的接口工作，為園林檔案數(shù)字化建設創(chuàng)造有利條件。