在信息時(shí)代人事檔案管理中如何體現(xiàn)創(chuàng)新

李學(xué)軍

創(chuàng)新，是馬克思主義的一條重要原理，創(chuàng)新的基礎(chǔ)在于求真務(wù)實(shí)，實(shí)事求是，理論聯(lián)系實(shí)際，就是使思想與實(shí)際相符合，使主觀與客觀相符合。隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的革新更是日新月異，IPV6、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等一些高新技術(shù)很快就開(kāi)始在檔案管理等傳統(tǒng)領(lǐng)域進(jìn)行應(yīng)用。我們可以運(yùn)用IPV6的傳輸速度、云計(jì)算的海量存儲(chǔ)和物聯(lián)網(wǎng)的多終端融合技術(shù)，把以前流程繁瑣、管理信息量大的人事檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，從而達(dá)到在管理過(guò)程中體現(xiàn)創(chuàng)新、應(yīng)用創(chuàng)新的目的。

一、人事檔案管理的特點(diǎn)

任何事物都存在普遍性，也存在著特殊性。同樣，人事檔案管理除了具備其他檔案管理所共有的屬性外，還具有自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面：

第一，真實(shí)性。真實(shí)性是管理人事檔案的首要條件。人事檔案必須是真實(shí)的，這樣管理起來(lái)才有意義。如何來(lái)保證它的真實(shí)性，一定要做到三個(gè)必須，即：歸檔材料必須經(jīng)過(guò)組織審查和認(rèn)可；歸檔材料必須符合有關(guān)政策規(guī)定的要求；歸檔材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒別。

第二，完整性。完整性是指人事檔案必須反映單位職工的全貌，人事檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)反映相關(guān)人員的全面情況和全部歷史。為了保證人事檔案管理的完整性，要及時(shí)地、經(jīng)常地將反映職工變化的人事檔案材料收集歸檔。做到完整、真實(shí)、條理、精練、實(shí)用。

第三，動(dòng)態(tài)性。歷史在發(fā)展，社會(huì)在前進(jìn)，每個(gè)人的情況也在不斷變化。由于人事檔案材料形成于不同的歷史時(shí)期，不可避免地帶有時(shí)代的色彩，特別是歷次運(yùn)動(dòng)中形成的材料，更具有其局限性，有的甚至是錯(cuò)誤的。為了保證人事檔案準(zhǔn)確可靠，必須根據(jù)情況變化和有關(guān)規(guī)定，將那些喪失價(jià)值或不準(zhǔn)確的材料進(jìn)行清理。這同樣是一種“動(dòng)態(tài)”。

第四，機(jī)密性。因?yàn)槿耸聶n案記載著職工各個(gè)方面的情況，涉及到本人有關(guān)的工作和一些重大事件，反映單位職工的功績(jī)、過(guò)錯(cuò)和失誤。其中既有組織上的考核、考察材料，也有知情人為組織提供的旁證情況，以及本人撰寫的材料。它的絕大部分內(nèi)容只能限于組織掌握，不能向社會(huì)擴(kuò)散，也不得隨便公開(kāi)。

二、信息時(shí)代人事檔案管理的幾點(diǎn)意見(jiàn)

在信息時(shí)代，人事檔案管理要樹(shù)立創(chuàng)新觀念。傳統(tǒng)的內(nèi)向封閉的管理體制對(duì)于保證人事檔案的完整性和安全性起到了一定作用，但隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，干部人事制度的改革和人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略的實(shí)施，其弊端也逐漸暴露出來(lái)了。因此，在人事檔案管理工作中必須樹(shù)立改革創(chuàng)新觀念，以改革的精神、發(fā)展的眼光審視人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和缺陷，通過(guò)完善管理體制、改進(jìn)管理服務(wù)方式和豐富服務(wù)內(nèi)容，來(lái)適應(yīng)我國(guó)培養(yǎng)大批新型高素質(zhì)人才的需要。

第一，重視檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)?？茖W(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，人是生產(chǎn)力中第一要素。只有管理人員的業(yè)務(wù)水平提高了，才能適應(yīng)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。擁有高科技，卻缺乏能運(yùn)用它的人才，那么，也只能望洋興嘆。在我國(guó)，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)水平明濕滯后于時(shí)代的發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人們對(duì)信息的需求，具體表現(xiàn)在檔案工作人員的信息意識(shí)淡漠，觀念陳舊，抱殘守缺，缺乏開(kāi)拓與創(chuàng)新精神，以至于出現(xiàn)硬件設(shè)備的現(xiàn)代化與人員觀念落后相互并存不協(xié)調(diào)的局面。因此，要加強(qiáng)檔案員自身素質(zhì)的提高，以適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。

第二，對(duì)人事檔案實(shí)行人事信息化管理。從信息技術(shù)發(fā)展來(lái)的人事檔案是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的一種革新。例如，一些發(fā)達(dá)國(guó)家已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的電子化。美國(guó)已有75％的人事檔案以電子形式保存，但為了安全起見(jiàn)，再用紙質(zhì)來(lái)保存電子文件或檔案，同樣將一個(gè)人的各種信息，包括學(xué)歷、工作經(jīng)歷、健康狀況、誠(chéng)信記錄等都存儲(chǔ)在電子檔案中，并不斷更新以保證人事檔案的全面和完整。就我國(guó)現(xiàn)階段來(lái)說(shuō)，人事檔案管理信息化，就是把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。各行各業(yè)的信息化辦公為人事檔案管理信息化提供了現(xiàn)實(shí)參照。因此，在人事檔案管理領(lǐng)域，按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)人事信息系統(tǒng)建設(shè)，提高辦公自動(dòng)化程度，是推動(dòng)我國(guó)人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的必由之路。隨著各項(xiàng)人事制度改革的推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，科學(xué)決策、人才預(yù)測(cè)、宏觀調(diào)控、微觀管理等工作，將更多地依賴于人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

第三，在人事檔案信息化管理過(guò)程中，要大膽使用成熟的信息技術(shù)。把所有能進(jìn)入信息系統(tǒng)的內(nèi)容全部輸入計(jì)算機(jī)，運(yùn)用電子辦公軟件系統(tǒng)?？梢钥焖?、便捷地查詢各類人員的檔案信息，制作各類人員登記表、統(tǒng)計(jì)表等。建立人事檔案信息庫(kù)。不但可以提高工作效率，而且還可以對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供方便、系統(tǒng)的服務(wù)，使人事檔案信息資源得到最大限度開(kāi)發(fā)利用。

人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)。隨著這些新興的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)開(kāi)始運(yùn)用于人事檔案管理工作，我們更要保證數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的真實(shí)性，也就是數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容隨時(shí)要與檔案材料保持一致。同時(shí)，在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行增加、刪除、修改相關(guān)人員信息的時(shí)候，必須由三人及以上人員（最少兩人為中共黨員）簽字，并標(biāo)明修改內(nèi)容及范疇，一定要留有文字性的、具有簽名的文檔，以備以后查閱。在人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中，最重要的是要注意密碼的保存，密碼設(shè)置的要長(zhǎng)一些，分成兩部分以上，由兩人以上進(jìn)行保存，使用密碼時(shí)，要單獨(dú)輸入自己持有的部分密碼。與之并行的是建立人事信息管理網(wǎng)絡(luò)。現(xiàn)階段，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，可以把不屬于保密范圍的人事檔案信息與社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才檔案信息服務(wù)。我們更可以通過(guò)建立云計(jì)算服務(wù)器，利用IPV6技術(shù)，甚至運(yùn)用比較成熟的3G技術(shù)把人事檔案管理工作推向新的高度與層次。

總之，隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)化、信息化將在未來(lái)的社會(huì)中占主導(dǎo)地位，人事檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實(shí)現(xiàn)檔案管理的根本變革。