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      淺談中學(xué)檔案管理

      2012-04-29 20:41:18尹麗晶
      理論觀察 2012年6期
      關(guān)鍵詞:性質(zhì)內(nèi)容管理

      尹麗晶

      [摘 要]中學(xué)檔案是國家檔案的組成部分,切實把中學(xué)檔案管好,對發(fā)展我國的教育事業(yè)具有重要的作用。通過對中學(xué)檔案的內(nèi)容、中學(xué)檔案的性質(zhì)、中學(xué)檔案的整理和中學(xué)檔案管理應(yīng)注意的問題的闡述,使人們知道做好中學(xué)檔案的管理對中學(xué)的黨務(wù)工作、行政工作和教學(xué)工作有著重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

      [關(guān)鍵詞]中學(xué)檔案;內(nèi)容;性質(zhì);管理

      [中圖分類號]G47 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234(2012)06 — 0110 — 02

      中學(xué)檔案是指學(xué)校在各項工作活動中形成的具有查考價值、和歷史研究價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。他是反映中學(xué)教育實踐活動真實面貌的記載,做好中學(xué)檔案的管理對中學(xué)的黨務(wù)工作、行政工作和教學(xué)工作有著重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。

      一、中學(xué)檔案的內(nèi)容

      中學(xué)檔案的內(nèi)容較為豐富,大體包括黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。

      (一)黨政檔案

      凡是學(xué)校政治工作、思想教育、行政管理財務(wù)會計等工作中形成的文件材料都可納入黨政檔案的范圍。黨政檔案是檢查學(xué)校執(zhí)行黨的路線,特別是執(zhí)行教育方針、政策情況的依據(jù),是了解學(xué)?;厩闆r的第一手材料。

      黨政檔案包括:1、上級下發(fā)的有關(guān)教育工作、政治思想工作和學(xué)校行政管理等方面的文件,特別是真對本校的各種文件材料。2、本校在貫徹黨的方針政策,以及上級有關(guān)文件精神過程中形成的材料:本校向上級主管部門的報告、請示和批復(fù);上級有關(guān)本校重大問題的通知、公函、工作簡報等。3、本校黨、政、工、團、民主黨派和其他組織的情況統(tǒng)計表,工作計劃、總結(jié)、會議記錄、活動記錄、匯報材料和所屬成員花名冊等;4、本校教職員工登記表及人事任免、調(diào)動、獎懲、晉升和調(diào)整工資的有關(guān)材料,黨團、員的發(fā)展材料及上級批復(fù),黨團、員組織關(guān)系介紹信或存根;5、各種規(guī)章制度,教職員工工作安排一覽表、考勤表等。6、本校房地產(chǎn)契據(jù)、證明、基建方面的文字材料和圖紙等。7、本校財務(wù)方面的會計憑證、經(jīng)費收支賬冊、報表和財產(chǎn)登記冊等,以及其他有保存價值的材料。

      (二)教學(xué)檔案

      是記載和反映本校教育工作、教學(xué)實踐、科技研究、課外活動和實驗設(shè)備等方面的真實情況,具有保存價值的的文件材料。是衡量一個學(xué)校教學(xué)水平的依據(jù),又是學(xué)校作出決策、制定規(guī)劃、開展教學(xué)活動、教育科學(xué)研究、教學(xué)質(zhì)量分析、實現(xiàn)管理科學(xué)化的依據(jù)和參考材料。

      教學(xué)檔案包括:1、教學(xué)計劃、總結(jié),教研組(室)、班主任工作計劃、總結(jié),和典型經(jīng)驗,師資培訓(xùn)計劃、總結(jié)和典型材料。2、教學(xué)大綱、課程設(shè)置及安排,教學(xué)方案,教改方案,結(jié)合教學(xué)進行生產(chǎn)的計劃、總結(jié)。3、自編充實教材、鄉(xiāng)土教材的定稿、油印本或鉛印本,校內(nèi)錄制的各種教學(xué)內(nèi)容的錄音帶、錄像帶及原稿,電化教學(xué)的教案及補充教材。4、科技活動、課外活動的計劃、總結(jié)、成果、論文、計算數(shù)據(jù)圖(表)及與活動有關(guān)的照片、錄音、錄像等材料。5、各種典型教案、公開課教案及講評記錄,教學(xué)經(jīng)驗介紹,教學(xué)情況調(diào)查報告,教學(xué)研究成果及各種教學(xué)圖表,期考各科試卷及試卷分析材料,單獨招生時的試卷及成績分析,各學(xué)年(或?qū)W期)各科成績對比分析。6、本校出版的刊物、校報、簡報、資料的正本及定稿。7、本校老師在外發(fā)表的論文的正本,科技成果的正本或手稿,對外交流材料、經(jīng)驗介紹等。8、校務(wù)日志、班級工作記錄,各項教育活動的材料、圖片、照片(畢業(yè)生留影)、學(xué)校傳統(tǒng)教育材料、校史材料。9、實驗室、圖書館工作情況登記,實驗儀器模型機其他教學(xué)設(shè)備的保管使用情況登記,各種教學(xué)設(shè)備的說明書,技術(shù)材料以及維修情況登記,各種教學(xué)設(shè)備的說明書,技術(shù)材料以及維修情況登記等。10、開展各種文娛、體育、衛(wèi)生工作的情況記錄,如校運動會秩序表、比賽成績、最高紀錄,文藝匯演節(jié)目表及獲獎節(jié)目、獲獎?wù)呙麊巍?1、教師任課情況,業(yè)務(wù)考核結(jié)果的記錄,教學(xué)重大事件記錄。12、學(xué)習(xí)質(zhì)量分析,生留級及升學(xué)考試成績分析。13、學(xué)生情況統(tǒng)計表,每屆學(xué)生(分班)登記冊,畢業(yè)肄業(yè)證書存根等。14、學(xué)生干部(校級、班級)名冊,黨團員名冊,三好學(xué)生名冊,基本情況登記表。15、學(xué)生在校外報刊發(fā)表文章,在各級競賽、匯演、會考、統(tǒng)考中獲得優(yōu)異成績的記錄材料。學(xué)生畢業(yè)后給學(xué)校寫來的具有保存價值的信函等,以及其他有保存價值的教學(xué)檔案。

      (三)學(xué)生檔案

      中學(xué)生在校學(xué)習(xí)過程中形成的,能夠反映學(xué)生成長情況的材料,都歸入學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是學(xué)校對學(xué)生進行了解、培養(yǎng)、管理的記錄和依據(jù)。

      學(xué)生檔案包括:1、學(xué)生報名報,調(diào)查材料,學(xué)期操行評語,畢業(yè)生登記表,鑒定材料,各種活動中突出表現(xiàn)記載及有關(guān)證明,獎懲記錄,愛好特長及社會活動能力的記錄,入黨入團的有關(guān)材料等。2學(xué)生每學(xué)期的考試成績,畢業(yè)成績,升學(xué)考試情況,校內(nèi)外單科競賽的成績,各種獲獎名次。3、學(xué)生本人的健康卡片,體育活動情況,達到國家體育鍛煉標準和運動健將的成績和證明,體育競賽的成績名次,文藝匯演中的獲獎情況記錄。

      二、中學(xué)檔案的特殊性質(zhì)

      中學(xué)檔案除具有一般檔案的性質(zhì)(如原始性、記錄性)之外,還具有一些特殊的性質(zhì)。

      (一)檔案來源分散性

      中學(xué)檔案,少部分來源于上級機關(guān)(如上級黨政機關(guān)、教育行政機關(guān)),大部分來源于校內(nèi)行政、教學(xué)管理部門和廣大師生。

      從中學(xué)檔案的內(nèi)容看:1、來源于上級機關(guān)的,經(jīng)過文書的收文登記的文件材料,手續(xù)相對完備,制度健全,易于收集整理和保管。2、來源于校內(nèi)部門的,絕大部分沒有經(jīng)過收發(fā)文登記和嚴格的文書管理制度,缺少必要的制約條件。3、來源于校內(nèi)師生的,如教案、文稿等,更不能履行收發(fā)文登記制度。而校內(nèi)各部門和師生的書面材料,恰恰最能反映一個學(xué)校的具體教學(xué)工作和教學(xué)活動,是中學(xué)檔案中最重要的組成部分。同時,也是也是最難收集的部分。

      (二)年代劃分特殊性

      中學(xué)檔案的形成,主要有三種情況:第一種是公元年度,學(xué)校中的黨政檔案都是按照公元年度歸檔立卷的。第二種是教學(xué)年度,按照我國現(xiàn)行教育制度,上一年九月一日到下一年八月三十一日為一個教學(xué)年度,中學(xué)檔案的教學(xué)檔案(如教學(xué)計劃、教學(xué)大綱)都是按照教學(xué)年度歸檔立卷的。第三種是學(xué)制年度,我國現(xiàn)行教育制度規(guī)定小學(xué)六年,初中三年,高中三年。中學(xué)的學(xué)生檔案和教學(xué)檔案中的學(xué)生名冊、情況登記、統(tǒng)計等,都是按照其學(xué)制年度歸檔立卷的。

      (三)檔案內(nèi)容復(fù)雜性

      中學(xué)是教育戰(zhàn)線的基層單位,“麻雀雖小,五臟俱全”,檔案內(nèi)容豐富,全宗成分復(fù)雜,前面將中學(xué)檔案分成三大類,是十分粗略的。實際上科技檔案(如科研、設(shè)備、基建等)、會計檔案、實物檔案等由于數(shù)量不多,而且大多為教學(xué)服務(wù)的,所以可分別歸入黨政檔案和教學(xué)檔案之中。

      (四)制成材料和格式多樣性

      中學(xué)檔案除紙制外,還有大量的照片、錄音、錄像、幻燈等電化教學(xué)材料;紙制檔案形式也比較復(fù)雜,有的是表格(如課程安排表、學(xué)籍表等)有的是圖冊、圖畫,其紙張大小規(guī)格不一,印刷方式也不統(tǒng)一,給排列上架增加了難度。

      三、中學(xué)檔案的整理

      中學(xué)檔案在歸檔立卷的方式方法上要“按照自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,便于保管和利用”,做好以下兩方面工作;

      (一)立卷歸檔的準備

      首先,必須遵循國家規(guī)定的檔案要實行集中統(tǒng)一管理的原則,明確學(xué)校文件材料的歸檔范圍,具體規(guī)定學(xué)校各部門、教師、班主任等在工作中形成的文件材料的立卷歸檔范圍。

      第二,文件材料的收集。對歸檔范圍的文件材料,必須通過大量和細致的工作,從各部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職員工手中收集上來。對已調(diào)離的人員手中有價值的材料也應(yīng)征集。

      (二)分類組卷

      首先,以年度為標準,將所有的文件材料按年度分開,中學(xué)檔案立卷工作以一年一歸檔為宜。中學(xué)檔案的年度劃分頗為復(fù)雜,按教學(xué)年度立卷,適用于教學(xué)檔案。黨政檔案也可改變公元年度立卷慣例,服從于教學(xué)檔案的立卷要求。學(xué)生檔案按學(xué)年制度,每年對應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案進行一次立卷,在畢業(yè)生離校后向檔案室移交。對在校生的檔案則按平時歸檔要求,分門別類存放。

      第二,以材料內(nèi)容劃分為黨政檔案、教學(xué)檔案和學(xué)生檔案三大類。對黨政、教學(xué)和學(xué)生三大類材料分別劃分保管期限進行立卷,舉例如下:

      1.黨政檔案??煞譃椋荷霞壓驼畞砦暮蜁h文件;教育機關(guān)來文和會議文件;其他機關(guān)來文和會議文件;本校的請示報告、工作匯報、計劃總結(jié)及上級的批復(fù);本校黨組織文件及會議記錄;校史材料、校務(wù)日志;本校行政文件及會議記錄;黨團員年報表和名冊,教職員工年報表和名冊,工會會員登記表和名冊;教職員工獎懲、調(diào)資、晉升名冊;招工、退職、退休、死亡的人員名冊或統(tǒng)計數(shù)據(jù);調(diào)入、調(diào)離、工資、組織等方面介紹信或證明存根;來往公函、重要來信來訪及處理情況材料;基建相關(guān)材料;會計憑證、賬簿、報表等;校產(chǎn)登記;其它有保存價值的材料等。

      2.教學(xué)檔案??煞譃椋焊鞣N教學(xué)計劃、總結(jié);大綱、教材、教法;教學(xué)研究、經(jīng)驗、成果、論文、典型教案、公開課評議;實驗設(shè)備、說明書;科技、衛(wèi)生、文藝、體育等的材料;師資培訓(xùn)、進修、業(yè)務(wù)考核;班主任工作情況及考核;各班學(xué)生名冊、基本情況、學(xué)習(xí)成績、獎懲記錄、畢業(yè)合影;學(xué)籍冊、學(xué)生登記表等;招生、退學(xué)、休學(xué)、留級、開除、死亡、畢業(yè)的記載、證明及有關(guān)材料;學(xué)生會、共青團、成員名冊、活動記載材料;其它有保存價值的材料等。

      3.學(xué)生檔案。學(xué)生檔案記載了學(xué)生本人在校的成長過程,學(xué)生畢業(yè)后檔案隨之轉(zhuǎn)到新的學(xué)?;蚬ぷ鲘徫?。學(xué)生檔案的整理,可參照人事檔案整理方法進行,每人一袋。

      立卷時,一般不必過多的考慮文件材料的數(shù)量,即時同一內(nèi)容的材料少一些,案卷薄一些也是允許的。主要注意保持文件文件材料之間的聯(lián)系,盡量把同一問題、同一項工作、同一次會議、同一案件、同一種活動的材料立成一卷,數(shù)量多的可立成幾卷。

      四、中學(xué)檔案管理應(yīng)注意的問題

      中學(xué)檔案是國家檔案的組成部分,切實把中學(xué)檔案管好,對發(fā)展我國的教育事業(yè)具有重要的作用。然而,還有一些具體問題需要探討。

      (一)領(lǐng)導(dǎo)的重視是開展好學(xué)校檔案管理工作關(guān)鍵

      領(lǐng)導(dǎo)重視,應(yīng)該做到四落實:

      1.人員落實。確定一名校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作,檔案室要配備一名有專業(yè)素質(zhì)的專職檔案員,各教研室確定一名兼職的檔案人員,形成校園的檔案網(wǎng)絡(luò)體系。

      2.資金落實。學(xué)校檔案工作所需經(jīng)費應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算,為檔案工作提供必需的設(shè)備。

      3.保管條件的落實。要有滿足十五年檔案使用空間的檔案庫房。要做到檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開。

      4.制度落實。學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。

      (二)做好基礎(chǔ)基礎(chǔ)性工作,方便利用

      學(xué)校檔案室要認真做好檔案的收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管工作,維護檔案的完整與安全,還要編制檔案檢索工具及有關(guān)參考資料,積極開展檔案利用工作,為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)。

      (三)選擇最佳立卷時間

      學(xué)校各部門和能按年度歸檔的部門,應(yīng)在次年六月底前歸檔;各教學(xué)部門和按學(xué)年歸檔的部門,應(yīng)在次學(xué)年暑假前后歸檔,以每年的九、十月為最佳立卷時間。

      〔責(zé)任編輯:馮延臣〕

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