建立高校房地產(chǎn)檔案的重要性

王林勝

摘要： 本文通過對當(dāng)前高校房屋管理工作問題的研究分析，提出高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求地建立好房地產(chǎn)檔案，實現(xiàn)房產(chǎn)信息共享，提高房屋管理水平，才能進(jìn)一步加強(qiáng)高校后勤房屋管理。

關(guān)鍵詞： 高校房地產(chǎn)檔案后勤房屋管理必要性文件分類作用

一、引言

高校后勤房屋管理工作較為復(fù)雜，涉及面很廣，既要負(fù)責(zé)教工住宅出售、住房貨幣化工作、承租公房管理，青年教師和高層次引進(jìn)人才的住房安排，住房矛盾的協(xié)調(diào)，做好來訪教師的關(guān)于住戶政策解釋工作，又要負(fù)責(zé)教學(xué)科研辦公用房的管理協(xié)調(diào)工作及跨校區(qū)辦公用房規(guī)劃調(diào)整工作，還要為學(xué)校的房屋管理工作制定一系列規(guī)章制度，更要為上級單位和其他部門提供有效的房屋統(tǒng)計信息。根據(jù)逐年累積的大量的房地產(chǎn)資料，如何運用這些有價資料為學(xué)校帶來效益，為廣大教職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)作為首要問題來考慮。在此，我結(jié)合自身的工作實踐，分析如何建立和完善高校房地產(chǎn)檔案。

二、建立房地產(chǎn)檔案的必要性

房地產(chǎn)檔案是否為真實反映，直接關(guān)系到校舍面積的各項指標(biāo)是否達(dá)標(biāo)，對高校是否具有國家教育部規(guī)定的辦學(xué)條件有著直接影響，也是校區(qū)功能規(guī)劃重要信息的來源。

房地產(chǎn)檔案內(nèi)容是否完善，關(guān)系到教職工的切身利益。在住房貨幣化工作中，教職工住房面積達(dá)標(biāo)與否都要通過檢索檔案來鑒別。

高校房地產(chǎn)檔案是學(xué)校的發(fā)展史。在個人申請住房表中，豐富地記載了教職工家庭成員的自然信息。在公用房資料里記載了學(xué)校從單一校區(qū)到跨校區(qū)發(fā)展的全過程。在住房補(bǔ)貼申請材料中記載了教職工校外購房的信息。購房信息表中記載了教職工從黑暗的筒子樓喬遷到寬敞明亮的新居，高校教職工不斷改善了住房條件。

三、高校房地產(chǎn)文件分類及作用

房屋按使用功能分類有教學(xué)、科研、后勤、商業(yè)、教職工住宅、教工公寓用房，其中教職工住宅又分為已售住宅、未售住宅，教工公寓用房又分為引進(jìn)人才周轉(zhuǎn)房、單身宿舍。高校房地產(chǎn)文件按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件、電子文件。

從成立南京師范學(xué)院起就有了房產(chǎn)資料紙質(zhì)記載，從房屋的規(guī)劃許可到使用情況再到翻建都有系列原始資料。1998年起國家取消實物分房的制度，以住房貨幣化的形式來解決住房問題，同時還將教職工的現(xiàn)住房以房改價出售。從這時起，采用了計算機(jī)來完成住宅出售的房改申報和房屋權(quán)屬登記工作，從此有了電子文件的記載。計算機(jī)里記載了所有教職工房改購房信息、上級房改部門發(fā)文和學(xué)校有關(guān)售房政策、本人及配偶住房信息。同時有了公用房電子媒介記載方式，包括全校所有公用房的構(gòu)筑物資料和樓幢使用情況；已拆除公用房和新增現(xiàn)有公用房資料；不乏大量的建筑工程圖、樓幢平面圖。這些資料雖然數(shù)量很小，但涉及面非常廣，為住房貨幣化發(fā)放工作和處理歷史遺留問題的工作提供了重要依據(jù)；為學(xué)校國有資產(chǎn)保值增值，維護(hù)教職工的切身利益；為學(xué)校進(jìn)行公用房調(diào)整、校區(qū)功能規(guī)劃提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。為挽救這些寶貴資料，必須建立一套完整的房產(chǎn)檔案。

四、存在的主要問題

檔案資料移交工作不夠規(guī)范，在交接過程中出現(xiàn)了案卷漏失、文件交叉重復(fù)現(xiàn)象。同一事件的檔案收件不集中，其中內(nèi)容無法相互銜接整合，破壞了檔案的完整性，檔案質(zhì)量低下。

文件管理人員工作缺乏專業(yè)知識，沒有收集整理利用檔案的意識。面對逐年累月形成的豐富的檔案資源，未及時開放利用，仍舊采用落后的方式來管理，造成寶貴資源的浪費；不能充分實現(xiàn)這些寶貴檔案的利用價值，無法為學(xué)校日新月異的事業(yè)發(fā)展提供有力保障。

文件不及時入庫，處于無序存放的狀態(tài)。利用頻率高的文件與利用率低的文件混雜一起，導(dǎo)致要尋找某重要資料時必須大海撈針?biāo)频貋矸?，不但浪費人力物力，而且工作效率低下，顯然與學(xué)校高速發(fā)展的節(jié)拍不符。

因為缺乏有效的保護(hù)，沒有專用檔案室，大量文件只能堆在紙箱中，造成遠(yuǎn)期文件出現(xiàn)發(fā)黃破損、字痕模糊的現(xiàn)象，甚至受濕霉變，造成無法估量的損失。

具有法律效力的重要資料未能及時影印存檔。對于重大的租賃協(xié)議、借房合同、上級批文、買賣契約未及時存檔。埋下后期產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)糾紛的隱患，給學(xué)校帶來不可挽回的經(jīng)濟(jì)損失。

住房檔案沒有流動，造成調(diào)離人員的人事檔案遷移到新單位，而住房檔案仍留在原單位，造成某些人員隱瞞已享受住房或已領(lǐng)住房補(bǔ)貼，影響到其他教職工的利益，違背了住房分配公平公正的原則。

未被鑒別真實性的文件造成自相矛盾的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，同一事件產(chǎn)生的資料因起草人不同或因時間久遠(yuǎn)對同一事件又記載的重復(fù)統(tǒng)計現(xiàn)象，后期統(tǒng)計數(shù)據(jù)與前期不一，影響到管理層的決策，阻礙了學(xué)校規(guī)劃發(fā)展。

因為信息資源局限于內(nèi)部使用，沒有實現(xiàn)資源共享。因各信息需求單位對數(shù)據(jù)使用目的不同，只對與自己業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，產(chǎn)生了一幢樓的建筑面積出現(xiàn)不同數(shù)據(jù)的現(xiàn)象，有的單位只計算可用作業(yè)務(wù)用房的凈面積。而有的單位為某項指標(biāo)達(dá)標(biāo)，將樓幢附屬房（地下室、配電間、電梯房）計入面積。

公用房使用單位發(fā)生了變化，需重新進(jìn)行房屋功能劃分，勢必要對樓內(nèi)房屋進(jìn)行重新改造，從而出現(xiàn)實際房間數(shù)及室內(nèi)面積和房號發(fā)生改變，而公用房的使用檔案卻沒有同步更新，給后期的公用房管理造成混亂。

電子文件與原始紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)不同步，電子文件的房屋面積非真實權(quán)屬面積，使確定教職工住房面積是否達(dá)標(biāo)遇到困難。只能去翻閱紙質(zhì)產(chǎn)權(quán)復(fù)印件，不僅浪費人力物力，而且損害教職工的權(quán)利。

五、建立房地產(chǎn)檔案措施

1.對所有文件進(jìn)行真實有效的鑒別。

檔案的規(guī)范化管理要求信息源必須具有準(zhǔn)確性、完整性，文件是客觀事物的真實反映，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對文件檢查是確保歸檔質(zhì)量的必要措施，也是后期工作的起點。

紙質(zhì)文件是否為原件，通過鑒別文件的簽名、公章、事件人與發(fā)文者是否相關(guān)。

對于電子文件，通過鑒別文件的起草時間與事件發(fā)生時間是否相關(guān)。

檔案分類以件為單位有：

（1）公用房文件（規(guī)劃許可、驗收證明、工程圖、樓幢使用情況表、公房使用協(xié)議）

（2）未售住宅承租文件（個人住房申請表、租賃合同、租金帳、住房保證金復(fù)印件）

（3）房改政策文件（會議決議、上級批文）

（4）已出售住宅文件（買賣契約、房屋價格測算、發(fā)票復(fù)印件、房產(chǎn)證復(fù)印件、土地證復(fù)印件、權(quán)屬證明復(fù)印件、購房申請表、領(lǐng)證（款）協(xié)議、公證書及相關(guān)資料、個人證件復(fù)印件）以丘號樓幢房號分別歸類，房產(chǎn)證土地證復(fù)印件作為主件，其他作為附件。房屋有換購的，接龍人購房材料為主件，退購人購房材料為附件。

（5）住房補(bǔ)貼材料（補(bǔ)貼申請表、配偶雙方證件復(fù)印件、房改房及商品房產(chǎn)件復(fù)印件。）以事件發(fā)生年度分類編號。

（6）一般文件（來往通知、會議紀(jì)要）

2.標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化歸檔。

按事件發(fā)生的順序，例如房屋權(quán)屬變化、使用人的先后情況來立卷。

紙質(zhì)文件折疊為標(biāo)準(zhǔn)大小，能容納檔案盒內(nèi)。對已泛黃、破損資料進(jìn)行修補(bǔ)處理，加襯墊紙裱糊。易褪色的資料以復(fù)印件存檔，并在卷內(nèi)目錄的備注欄里填寫補(bǔ)充說明為缺損修改等。

建立案卷目錄（檔案號、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件張數(shù)、保管期限、備注）和卷內(nèi)文件目錄（檔案號、案卷號、題名、起止頁號、文號、存文時間）。

3.實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的動態(tài)管理。

利用計算機(jī)強(qiáng)大的運算能力、快捷的檢索功能與精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，還有大容量的存儲空間，對信息源整理分類處理。運用計算機(jī)的模糊檢索功能，采用多種途徑去檢索檔案，滿足各管理層所需的數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計分析；高效穩(wěn)定的存儲磁盤空間、大容量存儲為我們節(jié)省了大量資金、材料、人力和工作空間，又可以產(chǎn)生很高的經(jīng)濟(jì)效益。

房地產(chǎn)檔案顯然作為信息資源來管理和利用，強(qiáng)調(diào)其社會效益，必須具有開放性，以準(zhǔn)確而迅速地傳遞信息，保證信息內(nèi)容的不斷更新和及時反饋。

房屋管理工作也具有動態(tài)過程，高校人才不停流動，所分配的房屋產(chǎn)權(quán)也出現(xiàn)變化，產(chǎn)生了新購、退購、接龍等權(quán)屬變更；房改售房工作中，須將一幢住宅樓權(quán)屬證分割到樓內(nèi)每一戶，才能辦證到每一戶，從請示到批復(fù)產(chǎn)生了大量的動態(tài)的文件資料。

公用房也因使用單位變化，對房間的使用功能要求不同，產(chǎn)生合并拆分室內(nèi)空間的變化，因此產(chǎn)生了室內(nèi)面積的增減，這需要我們對原有檔案同步修改或增加內(nèi)容。如此頻繁的變動，需要嚴(yán)格規(guī)范化的管理，在整個管理過程中將信息源有機(jī)地連接起來，保證信息的延緩性。

4.信息化，數(shù)字化歸檔。

紙質(zhì)文件掃描成電子文件，建立案卷目錄及卷內(nèi)目錄檢索文件，所有電子文件均可以超鏈接方式實現(xiàn)檢索，案卷檔案號必須與卷內(nèi)文件檔案一致，作為公共檢索字段，將紙質(zhì)檔案與電子文件有效地關(guān)聯(lián)起來，減少檢索時間，提高工作效率。

應(yīng)將所有圖紙數(shù)字化處理，制作為AUTOCAD文件，并能在電子圖上真觀反映樓幢內(nèi)部部信息。還可采用超鏈接影印文件方式，以及將文件打印還原的方式。

六、結(jié)語

2002年清房檔案的建立，為我們提供了全校教職工的所有住房資料及配偶人事信息，為我校的貨幣化工作奠定了堅實的基礎(chǔ)，提高了工作效率。我們的優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作受到了全校教職工的贊許。

高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，加速了學(xué)校的基建建設(shè)。只有高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求地建立好房地產(chǎn)檔案，并充分利用房地產(chǎn)檔案，實現(xiàn)房地產(chǎn)信息共享，才能提高房屋管理水平，更好地服務(wù)于廣大教職工，也是加快后勤管理現(xiàn)代的重要步驟和必要保證。