錢費(fèi)兩起丟一半

喬彥軍

議事廳上，正在商談如何興利除弊。頭油脂粉由買辦采購，買來的卻非正經(jīng)之貨。無奈，姑娘們只得使用自己的備用金另行采購。針對此事，探春說道：“錢費(fèi)兩起，東西又白丟一半，通算起來，反費(fèi)了兩折子，不如竟把買辦的每月蠲了為是。”

采購是購買原材料、商品、工程物資、固定資產(chǎn)等各種物資或接受勞務(wù)以及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動。《紅樓夢》里有不少采購情景，揭示其中的漏洞，借鑒其中的防控，有利于企業(yè)規(guī)范采購行為，防范和控制采購風(fēng)險，促進(jìn)合理采購，滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要。

一、請購與審批控制

面對各種物資或勞務(wù)需求，需要建立采購申請制度，明確誰來申請采購，誰來審批采購，這是采購業(yè)務(wù)和采購內(nèi)部控制的出發(fā)點(diǎn)。

1.買辦錢華及其同事

寶玉去梨香院看望寶釵，遇到吳新登、戴良及幾個管事的頭目從賬房里出來。吳新登是銀庫房負(fù)責(zé)人，戴良是倉庫負(fù)責(zé)人，想必那個“忙上來打千兒請安”的買辦錢華當(dāng)屬管理買辦的頭目。此外，鴛鴦的哥哥金文翔是老太太那邊的買辦，內(nèi)廚房的柳家媳婦還說過“四五個買辦出去”才湊了二千個雞蛋的話。這樣看來，錢華與這些買辦組成了榮國府的采購部。榮國府公共的以及各房的需求事項(xiàng)，由各單位提出需求計劃報給采購部，再由采購部安排專職買辦進(jìn)行采購。

企業(yè)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)和物資需求遠(yuǎn)比榮國府廣泛、復(fù)雜，需要按照購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)請購權(quán)。通常，原材料由生產(chǎn)部門及倉儲部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、庫存情況等提出請購申請；臨時性物資需求由使用者提出請購申請。進(jìn)而明確這些部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。正常經(jīng)營所需物資，進(jìn)行一般授權(quán)。資本支出采購，進(jìn)行特別授權(quán)。需求部門、倉儲部門負(fù)責(zé)人對請購申請進(jìn)行審核，簽署意見后，報至采購部門。采購部門進(jìn)行審核和歸類匯總，然后統(tǒng)籌安排企業(yè)的采購計劃和采購行動。

2.頭油脂粉的集中采購

賈府女兒多，頭油脂粉消費(fèi)量很大。府里每月每人都有固定金額的預(yù)算，由買辦從銀庫房領(lǐng)取資金，到市場上集中采購，買來后讓女人們按房交與姑娘丫頭們使用。頭油脂粉統(tǒng)一采購符合內(nèi)部控制有關(guān)采購業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)集中進(jìn)行的要求，這樣可以避免多頭采購或分散采購，提高采購業(yè)務(wù)效率，降低采購成本和堵塞管理漏洞。

在探春、李紈和寶釵理家期間，探春注意到，賈家的這項(xiàng)集中采購弊端很大。這三位想不通，“不知他們是什么法子，是鋪?zhàn)永飰牧瞬灰模麄兌寂藖?，單預(yù)備給我們？”面對此情，有半數(shù)以上的姑娘只好拿出自己的零用錢叫人另外再買一份好的來。鑒于花了兩份錢，買了兩份貨，又白白丟掉一份，探春決定，免除購買頭油脂粉的專用款項(xiàng)，不再實(shí)行頭油脂粉的集中采購。

她們還注意到，如果派官中他人去買，買來的竟然與買辦所買一樣。平兒解釋道：“買辦買的是那樣的，他買了好的來，買辦豈肯和他善開交，又說他使壞心要奪這買辦了。所以他們也只得如此，寧可得罪了里頭，不肯得罪了外頭辦事的人。”破解此類難題，需要對采購人員定期進(jìn)行崗位輪換，防止他們與供應(yīng)商形成利益聯(lián)盟；除了小額零星物資或勞務(wù)外，不得安排他們辦理采購業(yè)務(wù)的全過程。

3.采買樂器行頭的審批

賈薔和賈蓉一起來到賈璉家里，賈薔向賈璉匯報說：“下姑蘇合聘教習(xí)，采買女孩子，置辦樂器行頭等事，大爺派了侄兒，帶領(lǐng)著來管家兩個兒子，還有單聘仁、卜固修兩個清客相公，一同前往，所以命我來見叔叔。”賈璉聽了，將賈薔打量了打量，笑道：“你能在這一行么？這個事雖不算甚大，里頭大有藏掖的?！辟Z璉懷疑賈薔的專業(yè)勝任能力，也透露出他對其父如此安排的疑慮。這是管家人應(yīng)有的警覺，也是管家人的職責(zé)所在。

榮國府的諸項(xiàng)大權(quán)掌控在賈政和王夫人手里，賈母不喜歡老大賈赦，賈赦早已經(jīng)被邊緣化了。然而，此次派賈薔前往姑蘇采購的竟然是靠邊站的大爺賈赦。原來由于賈政不慣于俗務(wù)，籌劃省親的重大事項(xiàng)是由老爺們集體商議決定的。對于建造省親別院更是只憑賈赦、賈珍、賈璉、賴大、來升、林之孝、吳新登、詹光、程日興等幾人安插擺布。下朝閑暇，賈政不過各處看望看望，最要緊處和賈赦等商議商議。賈赦也是在家高臥，有芥豆之事，賈珍等或自去回明，或?qū)懧怨?jié)?；蛴性捳f，便傳呼賈璉、賴大等來領(lǐng)命。無疑，榮國府的這項(xiàng)采購安排與審批是特別授權(quán)下的安排和審批，尤其需要加強(qiáng)控制。

二、訂購與驗(yàn)收控制

確定采購計劃之后，需要選擇合適的供應(yīng)商，選擇合理的采購方式，合理定價，落實(shí)具體采購事宜，驗(yàn)收物資并入庫。

1.向誰買人參

給鳳姐配藥需要二兩上等人參，家里沒有，王夫人要周瑞家的去市場上買二兩來。寶釵攔住了王夫人，她說：“如今外頭賣的人參都沒好的。雖有一枝全的，他們也必截做兩三段，鑲嵌上蘆泡須枝，摻勻了好賣，看不得粗細(xì)。我們鋪?zhàn)永锍：蛥⑿薪灰?，如今我去和媽說了，叫哥哥去托個伙計過去和參行商議說明，叫他把未作的原枝好參兌二兩來。不妨咱們多使幾兩銀子，也得了好的?！蓖醴蛉诵Φ溃骸暗故悄忝靼?。就難為你親自走一趟更好?！?/p>

寶釵知道人參造假的伎倆和普遍。讓她哥找熟人采購人參，為的是防范供應(yīng)商欺詐，避免買到質(zhì)次價高的劣質(zhì)人參。企業(yè)不能把供應(yīng)商的選擇簡單地維系在私人關(guān)系之上，而是要建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進(jìn)行實(shí)時管理和綜合評價，然后根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇和調(diào)整。

賈府擇定的設(shè)計及建筑商是山子野?；ɑ軜淠竟?yīng)商是西門外的方椿。醫(yī)療服務(wù)主要由王太醫(yī)、張?zhí)t(yī)、鮑太醫(yī)以及胡太醫(yī)等人提供。薛家店鋪是他們采購日常用品的主要去處，買過棺材、螃蟹和酒水等物。服飾材料主要由江南甄家供應(yīng)。另外，古董商冷子興、馬販子王短腿、開香料鋪的卜世仁以及鄉(xiāng)下的劉姥姥等，都有可能入選賈府的供應(yīng)商清單。胡太醫(yī)因用藥太猛、草菅人命而被淘汰。劉姥姥因提供新鮮農(nóng)產(chǎn)品而極有可能進(jìn)入賈府綠色農(nóng)產(chǎn)品的供應(yīng)商行列。

2.馮淵預(yù)付賬款買丫頭

十八九歲的馮淵，酷愛男風(fēng)，最厭女子?？捎鲆姽兆淤u丫頭，一眼看上，決意買來，發(fā)誓再不結(jié)交男子，再不娶第二個。馮淵當(dāng)即兌了銀子，約定三日后接她過門。誰知拐子貪婪，又偷賣與薛家，想卷兩家銀子而逃。結(jié)果沒有走脫，被兩家拿住，痛打一頓。兩家都不收銀，都只要人，爭執(zhí)中，竟又打死了馮淵。

做著缺德事，掙著昧心錢，同這等人做買賣，最穩(wěn)妥的采購方式是一手錢一手貨的直接購買。若馮淵兌了銀子，馬上抱得美人歸，也就沒了后來的厄運(yùn)。馮淵預(yù)付貨款采購，面臨的采購風(fēng)險遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了可控范圍。同樣，如果堅持錢貨兩清，不得丫頭不給錢，薛蟠也不會卷入其中。馮淵飲恨而亡，薛蟠身負(fù)命案，都是采購方式不合理惹得禍。對于大宗物資或勞務(wù)采購，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采用招標(biāo)方式，合理確定招投標(biāo)的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施程序和評標(biāo)規(guī)則。對于一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議。對于小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。

3.賈珍為秦可卿買棺材

賈珍看了幾副杉木板，都不滿意。薛家木店里有一副檣木板，原是義忠親王老千歲要的，因他壞了事，不曾拿去?，F(xiàn)在封在店內(nèi)，沒人出價敢買。賈珍命人抬來，只見幫底皆厚八寸，紋若檳榔，味若檀麝，以手扣之，玎王當(dāng)如金玉。賈珍笑問價錢，薛蟠笑道：“拿一千兩銀子來，只怕也沒處買去。什么價不價，賞他們幾兩工錢就是了?！?/p>

杉木板價廉，檣木板物美，裝殮功能卻無多大差異。采購物資不僅要比質(zhì)，更要比價。企業(yè)可以通過建立采購物資定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格，最大限度地減小市場變化對企業(yè)采購價格的影響。對于大宗采購等應(yīng)當(dāng)采用招投標(biāo)方式確定采購價格，其他商品或勞務(wù)的采購應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場行情制定最高采購限價，并對最高采購限價適時調(diào)整。

4.把二十多人運(yùn)到鐵檻寺

省親之后，賈府把小沙彌和小道士安排到家廟鐵檻寺里居住，并派賈芹管理。賈芹從銀庫上預(yù)支了三個月的采購柴米銀子，雇了一頭大叫驢自己騎，又雇了幾輛車，至榮國府角門，喚出這二十四個人來，坐上車，一徑往城外鐵檻寺去了。

確定了供應(yīng)商、采購方式和采購價格之后，要擬訂采購合同，準(zhǔn)確描述合同條款，明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任，按照規(guī)定權(quán)限簽訂采購合同。要根據(jù)生產(chǎn)建設(shè)進(jìn)度和采購物資特性，如同賈芹雇叫驢和車輛一樣，選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜。要加強(qiáng)物資采購供應(yīng)過程的管理，依據(jù)采購合同中確定的主要條款跟蹤合同履行情況，對有可能影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況，應(yīng)出具書面報告并及時提出解決方案。

5.以粉代硝和甄士隱買地

采購驗(yàn)收不可或缺，企業(yè)要確定檢驗(yàn)方式，由專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或驗(yàn)收人員對采購項(xiàng)目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，出具驗(yàn)收證明。賈環(huán)向?qū)氂褚N薇硝，芳官和麝月騙他，給了茉莉粉。賈環(huán)拿回去高興地送與彩云，彩云拆包查驗(yàn)，然后告訴賈環(huán)：“這是他們哄你這鄉(xiāng)老呢。這不是硝，這是茉莉粉?！鳖愃朴诜脊俚钠垓_行為在采購中不得不防。確定供應(yīng)商時如果準(zhǔn)入了騙子，通過后續(xù)的驗(yàn)收控制仍可將不符合要求的物資和供應(yīng)商打回原形。

甄士隱遭遇天災(zāi)人禍，將田莊變賣，投奔岳丈封肅家來。甄士隱拿銀子托岳父幫他置些房地，封肅欺負(fù)他是讀書之人，不懂土地肥沃還是貧瘠，更不懂買賣，半哄半賺給他些薄田朽屋?？梢?，涉及大宗物資采購以及新、特物資采購的，在物資的驗(yàn)收環(huán)節(jié)，一定要有專業(yè)人員進(jìn)行測試和驗(yàn)收。

經(jīng)驗(yàn)收合格的物資，榮國府要交由戴良辦理入庫手續(xù)，錢槐的父母要逐項(xiàng)登記入賬。如果驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況，負(fù)責(zé)驗(yàn)收的機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時進(jìn)行相應(yīng)的處理。彩云把真相告訴了賈環(huán)和趙姨娘，甄士隱卻因無人驗(yàn)收而吃了啞巴虧。

三、付款與退貨控制

通過付款和退貨控制，可以確保資金支付后能夠獲得相應(yīng)的物資或勞務(wù)，確保應(yīng)付款項(xiàng)的真實(shí)、合理和授權(quán)支付，確保物資、資金和信用免受損失。

1.三萬銀子如何支付

賈薔下姑蘇有三萬銀子可用。談完工作安排，鳳姐先出家門，賈蓉跟出來悄悄問道：“嬸子要什么東西，吩咐我開個賬給薔兄弟帶了去，叫他按賬置辦了來?！痹谖堇锏馁Z薔也悄問賈璉：“要什么東西？順便織來孝敬?！辟Z蓉問鳳姐，鬼鬼祟祟。賈薔問賈璉，悄悄密密。賈璉提及“大有藏掖”，既說明采購工作確實(shí)極易舞弊，也露出了他的心跡。種種表現(xiàn)無非都是想從這筆款項(xiàng)里多撈些油水。給自家辦事尚且如此，對于身為企業(yè)雇員的員工，如果沒有有效的內(nèi)部控制，又有誰能確保他們不會在采購業(yè)務(wù)中謀取私利呢！

賈薔的團(tuán)隊(duì)不僅負(fù)責(zé)采購對象的選擇，還負(fù)責(zé)談價，更直接辦理付款。可以預(yù)料，他們不僅會向銷售方爭取利益，還會想盡辦法欺騙家里。建立嚴(yán)格的采購付款管理制度，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴(yán)格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款，是防范賈薔之類的內(nèi)鬼家賊的重要辦法。在付款過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格審查采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應(yīng)查明原因，及時報告處理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視采購付款的過程控制和跟蹤管理，發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)拒絕付款，避免出現(xiàn)資金損失和信用受損。當(dāng)賈薔回來報賬時，基于事前的精心布局和深入交流，想必賈璉也不會認(rèn)真。

2.家廟的預(yù)付資金

烏進(jìn)孝交來地租，賈珍拿出一些實(shí)物來要分給沒有工作和進(jìn)項(xiàng)的族人。不料，賈芹竟來混領(lǐng)。賈珍說他管理家廟既有分例領(lǐng)取，更有和尚的分例銀子也從手里經(jīng)過。批評他雁過拔毛，化公為私。賈珍還揭露他“你手里有了錢……夜夜招聚匪類賭錢，養(yǎng)老婆小子。”賈珍表示，等過了年要和他璉二叔說，免了他的職。

賈芹沒有管好、用好這筆資金，反映出榮國府對于預(yù)付資金管理的不到位、不完善。企業(yè)也需要切實(shí)加強(qiáng)采購過程中預(yù)付賬款和定金的管理和控制，尤其是涉及大額或長期的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)及時采取措施。

3.采購業(yè)務(wù)的會計控制

王熙鳳協(xié)理寧國府時，曾命彩明釘造簿冊，認(rèn)真記錄相關(guān)業(yè)務(wù)事項(xiàng)。探春理家之初，曾讓吳新登媳婦取舊賬查看舊例。小廝錢槐是趙姨娘的內(nèi)侄，他父母在庫上管賬。想來不是在銀庫房管賬，便是在貨物倉庫管賬。

這些片斷表明，寧榮兩府的會計系統(tǒng)比較健全。他們對采購業(yè)務(wù)都有自己的會計記錄。確實(shí)，對于購買、驗(yàn)收、付款等采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，需要通過會計系統(tǒng)，詳細(xì)記錄供應(yīng)商情況、請購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、?yàn)收證明、入庫憑證、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。而且還需要指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)。

4.趙姨娘打鬧退貨

發(fā)現(xiàn)芳官和麝月以粉替硝，趙姨娘氣憤難忍，要求賈環(huán)把這假貨照臉?biāo)そo她們?nèi)?。賈環(huán)不敢也不愿意，反而激將其母。怒火燃起的趙姨娘，親自出馬，路上再經(jīng)夏婆子調(diào)唆打氣，在怡紅院與芳、 、藕、蕊、葵等五官上演了一出鑼鼓喧天、哭喊四起的退貨全武行。

采購來的物資可能不符合事先約定。企業(yè)需要建立退貨管理制度，對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定，并在與供應(yīng)商的合同中明確退貨事宜，及時收回退貨貨款。涉及符合索賠條件的退貨，還要在索賠期內(nèi)及時辦理索賠手續(xù)。

買辦買來了劣質(zhì)頭油脂粉，如果實(shí)施了有效的驗(yàn)收，證明其不符合質(zhì)量要求，買辦們的行為或許有可能被阻止。探春的解決辦法并不能從根本上觸動買辦們的位子和利益，雖然消除了這項(xiàng)支出，卻有些忍氣吞聲，不痛不癢。正確的做法是，該追查的要追查，該懲罰的要懲罰，該輪換的要輪換，該退貨的要退貨，該索賠的要索賠。（作者單位：深投教育有限公司）