新時(shí)期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新性分析

高春蘭

該文提出了新時(shí)期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要思路,包括:創(chuàng)新工作人員考評機(jī)制,調(diào)動檔案管理人員工作積極性;創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境,進(jìn)一步完善優(yōu)化檔案管理模式;創(chuàng)新檔案搜集整理制度,推進(jìn)檔案獲取模式的持續(xù)改進(jìn);創(chuàng)新檔案服務(wù)工作方式,不斷強(qiáng)化檔案在企業(yè)中的作用。該文旨在為新時(shí)期檔案管理工作的創(chuàng)新提供新的思路,為促進(jìn)新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高,企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

企業(yè)檔案管理;意義;創(chuàng)新思路

1.引言

檔案的形式有很多種,包括文字、圖表、聲像等不同形式、載體,在不同需求、不同場合、不同時(shí)代背景下檔案保存的載體不同。尤其是現(xiàn)階段,隨著科技、經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,檔案保存的形式也在迅速的發(fā)生著改變。由于長期以來企業(yè)傳統(tǒng)思想的限制,企業(yè)檔案的保管方式、管理思想、發(fā)展模式都有很大的欠缺,而且重收集、輕應(yīng)用;重傳統(tǒng)、輕發(fā)展;重制度,輕創(chuàng)新;重?cái)?shù)量、輕質(zhì)量等問題比較突出[1]。2004年2月,為滿足寧波—舟山港集裝箱運(yùn)輸持續(xù)快速增長需要,在省委、省政府的大力支持下,寧波港股份有限公司、香港寧興(集團(tuán))有限公司、舟山市金塘港口開發(fā)有限公司合資組建成立舟山甬舟集裝箱碼頭有限公司,負(fù)責(zé)開發(fā)建設(shè)寧波—舟山港金塘港區(qū)大浦口集裝箱碼頭工程。公司成立8年以來,面臨的時(shí)代在發(fā)展、觀念在改變、科技在進(jìn)步,作為企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)——檔案管理工作也需要不斷的改進(jìn)和創(chuàng)新,才能使公司更加適應(yīng)新時(shí)期社會發(fā)展的需要,更好的為企業(yè)發(fā)展,為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

2.新時(shí)期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的意義和必要性分析

檔案工作創(chuàng)新是企業(yè)面臨國際國內(nèi)形勢發(fā)展的客觀要求,也是保障企業(yè)在競爭中立于不敗的基礎(chǔ)。尤其是進(jìn)入21世紀(jì)以后,企業(yè)發(fā)展的社會環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化,社會給企業(yè)帶來的有機(jī)遇同時(shí)也有挑戰(zhàn),對于企業(yè)檔案管理也是一樣。比如,科技水平的發(fā)展、企業(yè)職工思想的變化、管理人員價(jià)值觀念的變化等許多方面都在變化,在這種背景下,企業(yè)檔案管理工作如果不進(jìn)行有效的創(chuàng)新,必然就不能與企業(yè)發(fā)展同步,更談不上為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。而且,只有不斷的尋求創(chuàng)新,企業(yè)檔案管理才能更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。具體來說,企業(yè)檔案管理工作要從對檔案管理工作人員的管理、檔案管理方式、檔案管理平臺等諸多方面開展創(chuàng)新,這樣才能使檔案管理工作逐步的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營環(huán)境的變革[2]。本文擬通過新時(shí)期企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新途徑進(jìn)行分析,提出相應(yīng)的發(fā)展策略,為提高新時(shí)期企業(yè)檔案管理效率,促進(jìn)新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高,企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.新時(shí)期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的主要思路

A.創(chuàng)新工作人員考評機(jī)制,調(diào)動檔案管理人員工作積極性

長期以來,企業(yè)檔案管理人員的考評機(jī)制,往往都與企業(yè)中其他技術(shù)或者管理人員采用同一套標(biāo)準(zhǔn),職稱的評定也需要發(fā)表多少文章,參與多少科學(xué)研究,有多少成績等等。顯然,這種考核方式對于企業(yè)中專職的工程技術(shù)人員或者專職的黨政管理人員來說有利的,而這種“利”又可轉(zhuǎn)化為對企業(yè)科技和管理人員進(jìn)一步鉆研業(yè)務(wù)和管理的激勵,使其可以全心全意的投入到工作中。但是這種考評方式對于企業(yè)檔案管理人員來說,他們從事的檔案管理工作很少能夠真正接觸到研究性的領(lǐng)域,也很少真正能夠從日常工作中取得突破性的創(chuàng)新,這是長期以來傳統(tǒng)觀念的束縛,另外更重要的則是企業(yè)檔案管理人員的工作性質(zhì),就是要以為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)為主。我們不區(qū)分工作性質(zhì),用同一種標(biāo)準(zhǔn)去考核檔案管理人員、工程技術(shù)人員、科研人員等不同類型工作的職員,必然會對檔案管理人員的積極性造成很大的挫傷。因此,我們需要積極的扭轉(zhuǎn)這種觀念,不斷的創(chuàng)新對檔案管理人員的考評機(jī)制,使之既能有效的對檔案管理人員的工作進(jìn)行考核,又能因人而異的激發(fā)他們的工作積極性[3]。具體來說,企業(yè)要嘗試建立測評與激勵體系。對于以提供服務(wù)為主工種的就要考評其服務(wù)質(zhì)量,以提供技術(shù)為主工種的就要考評其技術(shù)水平,按工作按類別分別測評,最終讓檔案管理人員都能有賞罰分明的職稱評價(jià)與考核體系,促進(jìn)其全心全意為檔案管理工作做貢獻(xiàn)。

B.創(chuàng)新檔案保存管理環(huán)境,進(jìn)一步完善優(yōu)化檔案管理模式

檔案管理的建設(shè)離不開堅(jiān)實(shí)的硬件設(shè)施建設(shè),尤其是隨著信息化社會的到來,檔案保存也開始逐步進(jìn)入信息化。但是目前在很多企業(yè)檔案管理過程中,傳統(tǒng)意識仍然很濃,過于依賴傳統(tǒng)的檔案保存方式,總感覺紙質(zhì)或者其它實(shí)物形式的檔案存放起來比較真實(shí)。因此,長時(shí)間都屬于對現(xiàn)代化、信息化時(shí)代背景下檔案形式保存和管理的學(xué)習(xí),包括計(jì)算機(jī)軟硬件水平、其他影音保存設(shè)備都沒有過多的了解。而信息化時(shí)代的背景下,各種音頻、視頻等數(shù)據(jù)形式保存的檔案已經(jīng)成為檔案保存的主流,因此,我們需要進(jìn)一步提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),完善和優(yōu)化檔案保存保管環(huán)境,提高檔案保存效率。首先要加大投入力度,改善檔案館(室)內(nèi)的溫、濕度控制措施,比如一些磁帶,濕度過大的時(shí)候容易粘連變質(zhì);再比如,很多檔案數(shù)據(jù)保存在電腦中,尤其是一些涉及企業(yè)發(fā)展的機(jī)密檔案,在網(wǎng)絡(luò)上有可能會被不法分子員竊取,或者說丟失等。為了避免此類事情出現(xiàn),一方面要加大檔案信息網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控力度,不斷提高對電子計(jì)算機(jī)及相關(guān)信息存儲設(shè)備進(jìn)行殺毒。另一方面,企業(yè)要積極開發(fā)或者引進(jìn)可以具備建立檔案數(shù)據(jù)庫對檔案進(jìn)行加工,并且對加工后的電子檔案方便快捷地轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行模塊化管理,實(shí)現(xiàn)全文檢索和權(quán)限的控制[4]。

C.創(chuàng)新檔案搜集整理制度,為檔案數(shù)量和質(zhì)量提供保障

檔案,是在各企業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。其類型、產(chǎn)生方式、產(chǎn)生的時(shí)間比較繁雜,很多時(shí)候不經(jīng)意之間都會有檔案的產(chǎn)生。具體來說,檔案的產(chǎn)生,不能單純依賴企業(yè)中有限的幾個(gè)檔案管理人員,這樣必然會遺漏很多日常產(chǎn)生的檔案。為此,各企業(yè)需要進(jìn)一步完善檔案搜集制度,完善檔案收集制度。首先,各中層單位都要建立相應(yīng)的檔案信息搜集員,負(fù)責(zé)整理和搜集本單位的檔案信息。為了提高檔案搜集的效率,各中層單位的檔案搜集員可以建成模板式的流水檔案記錄,把檔案生成的速度提高,以最大限度的收集本單位的檔案;第二,要不斷完善檔案管理制度,包括從收集、整理、清退、銷毀與歸檔等每個(gè)過程,都等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理,做到任何過程必須經(jīng)指定的主管領(lǐng)導(dǎo)審批,認(rèn)真履行登記、簽字蓋章手續(xù)[5];第三,對于檔案搜集可以采取獎勵的制度,對于那些能夠主動發(fā)現(xiàn)檔案,而且檔案有價(jià)值的工作人員,尤其是非檔案管理人員可以采取一定的激勵制度;對于那些能夠積極的在檔案管理和搜集中創(chuàng)新方法、創(chuàng)新模式的也可以給與一定的精神和物質(zhì)獎勵,激勵全體職員都參與到企業(yè)檔案的搜集工作中來。只有檔案搜集整理制度在不斷的創(chuàng)新和改進(jìn),才能使檔案的數(shù)量和質(zhì)量有保障,使檔案更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

D.創(chuàng)新檔案服務(wù)工作方式,不斷強(qiáng)化檔案在企業(yè)中的作用

檔案工作是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ),而服務(wù)又是檔案工作的中心,檔案工作通過服務(wù)才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此,不斷推進(jìn)檔案服務(wù)理念的創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)與社會經(jīng)濟(jì)協(xié)調(diào)發(fā)展,使檔案事業(yè)充滿生機(jī)與活力,走上可持續(xù)發(fā)展的道路。通過對檔案信息資料的整理、研究、發(fā)掘、提煉和精選,把那些具有深層開發(fā)價(jià)值的信息資料,及時(shí)提供給利用者(企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理者、科技人員),使他們從檔案信息中獲得啟迪,拓寬發(fā)展企業(yè)的新思路,研制和開發(fā)新產(chǎn)品,發(fā)展新技術(shù),從而使檔案死資料活起來,把檔案的信息資源轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力,為推進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長發(fā)揮其獨(dú)特功能[6]。具體來說,檔案服務(wù)創(chuàng)新,應(yīng)當(dāng)著重把握兩個(gè)方面:一是檔案服務(wù)內(nèi)容和范圍的創(chuàng)新,二是檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。具體來說,要從檔案收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、銷毀、保管和提供利用等各方面工作中融入創(chuàng)新的理念[7]。另外,也要不斷加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn),建立健全職工培訓(xùn)和繼續(xù)教育制度,不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平,堅(jiān)定他們的思想政治素質(zhì),使他們在工作中不斷發(fā)現(xiàn)和提煉新的服務(wù)方式,推進(jìn)企業(yè)檔案服務(wù)工作的內(nèi)涵式發(fā)展和創(chuàng)新。

4.結(jié)語

創(chuàng)新是一個(gè)國家發(fā)展的核心,是各種社會形態(tài)前進(jìn)的不竭動力,是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂。檔案管理是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展的基礎(chǔ),涉及到企業(yè)人事、科技、管理、銷售等諸多方面的內(nèi)容,意義重大,做好檔案管理工作時(shí)保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ),企業(yè)發(fā)展同樣離不開檔案管理的創(chuàng)新。但對于企業(yè)檔案管理來說,創(chuàng)新仍然是是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的任務(wù),對于很多企業(yè)都是不小的挑戰(zhàn),這還需要各企業(yè)不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的研究和探討,因地制宜的發(fā)揮各自企業(yè)的優(yōu)勢,不斷改進(jìn)檔案管理工作的模式和方法,用創(chuàng)新的理念來管理和改進(jìn)檔案管理工作。之后這樣,才能最大限度的促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新,為企業(yè)持續(xù)、健康的發(fā)展創(chuàng)造提供更為堅(jiān)實(shí)的支撐。

[1]馬淑芬.我國企業(yè)檔案管理中存在的問題及成因分析[J].商品與質(zhì)量,2011.S2

[2]郭梅.談企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新精神[J].中國集體經(jīng)濟(jì),2011.23

[3]劉益凌.引入考核機(jī)制,加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)[J].華章,2008.Z3

[4]尹敬波.淺談檔案管理信息化工作[J].才智,2011.08

[5]夏麗君.論檔案人員綜合素質(zhì)問題[J].消費(fèi)導(dǎo)刊,2010.08

[6]高朝霞.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新淺談[J].科技資訊,2011.13

[7]宮斌.檔案管理創(chuàng)新服務(wù)與探討[J].黑龍江科技信息,2012.06