EPC項(xiàng)目采購監(jiān)督工作探討

時偉

項(xiàng)目采購是EPC項(xiàng)目的重要組成部分,是EPC項(xiàng)目建設(shè)的物資基礎(chǔ)。設(shè)備費(fèi)、材料費(fèi)在整個項(xiàng)目中約占整個工程造價的80%,而且類別品種多、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣、工作量大,設(shè)備、材料采購價格的高低,直接影響到工程建設(shè)費(fèi)用的大小,還對工程質(zhì)量和進(jìn)度產(chǎn)生關(guān)鍵制約作用。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,要充分引進(jìn)競爭機(jī)制,創(chuàng)造競爭條件,開展設(shè)備、材料的招投標(biāo)工作,保證產(chǎn)品的質(zhì)量,降低工程造價。

國家采購法和招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例已頒布實(shí)施。依法招標(biāo)采購不僅能夠確保EPC項(xiàng)目采購的質(zhì)量,降低投資成本,而且能夠有效預(yù)防項(xiàng)目管理人員職務(wù)犯罪的發(fā)生。采購招投標(biāo)工作能否規(guī)范有序?qū)嵤?監(jiān)督是關(guān)鍵,對項(xiàng)目采購、招投標(biāo)工作全方位全過程監(jiān)督,預(yù)防和減少違紀(jì)違法行為的發(fā)生,已成為當(dāng)前EPC總包企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察監(jiān)督工作的重要任務(wù)。如何才能做好項(xiàng)目采購監(jiān)督工作,避免盲目性或流于形式,監(jiān)督人員必須把握監(jiān)督對象的運(yùn)行流程和規(guī)律,在規(guī)范項(xiàng)目采購業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上確定監(jiān)督重點(diǎn)環(huán)節(jié),細(xì)化監(jiān)督工作流程,明確關(guān)鍵監(jiān)控點(diǎn),實(shí)施全流程監(jiān)控。

1對采購過程全程監(jiān)督

1.1 開標(biāo)前的監(jiān)督檢查

1.1.1 供應(yīng)商選擇的監(jiān)督

供應(yīng)商的選擇是項(xiàng)目采購的重要環(huán)節(jié)和核心問題,也是采購監(jiān)督流程中的前沿,是“把不合格品拒之門外”前移到“把不合格供應(yīng)商拒之門外”的關(guān)口。監(jiān)督的重點(diǎn)包括:是否在本系統(tǒng)合格供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)內(nèi)產(chǎn)生,是否滿足至少三家供應(yīng)商,不足三家時是否有相關(guān)的審批手續(xù);本系統(tǒng)合格供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)外的是否簽訂《恪守商業(yè)道德協(xié)議》,是否進(jìn)行了供應(yīng)商風(fēng)險評估,對評估風(fēng)險高的供應(yīng)商是否進(jìn)行了現(xiàn)場考察等。

1.1.2 技術(shù)評審的監(jiān)督

技術(shù)協(xié)議規(guī)定的是所購設(shè)備、材料的性能和標(biāo)準(zhǔn),是招標(biāo)文件和合同文件的重要組成部分,也是評標(biāo)的重要依據(jù)。技術(shù)協(xié)議的簽訂情況是監(jiān)督檢查的重點(diǎn),內(nèi)容包括:技術(shù)要求與供貨范圍是否明確一致;通用設(shè)備材料是否寫有品牌或存在技術(shù)指定現(xiàn)象;認(rèn)定技術(shù)不合格供應(yīng)商的理由是否充分,有無人為設(shè)置技術(shù)壁壘排斥某些供應(yīng)商的現(xiàn)象等。

1.1.3 采購模式的監(jiān)督

采購模式直接影響到采購結(jié)果的質(zhì)量、價格。采購模式包括招標(biāo)、詢比價、獨(dú)家采購、網(wǎng)上采購等,針對不同的設(shè)備、材料選用合理的采購模式,是項(xiàng)目采購環(huán)節(jié)中最關(guān)鍵的一環(huán)。重點(diǎn)監(jiān)督的內(nèi)容包括:是否按照物資類別的授權(quán)范圍和額度選擇采購模式,是否屬于越權(quán)采購;是否通過招標(biāo)或聯(lián)合談判確定框架協(xié)議采購的供應(yīng)商和價格;中標(biāo)框架協(xié)議采購供應(yīng)商是否不少于兩家,是否存在變相獨(dú)家采購和指定采購;招標(biāo)方案和評委組成是否符合招標(biāo)管理規(guī)定;評標(biāo)辦法是否充分考慮到在設(shè)備全生命周期內(nèi)的性價比最高。

1.2 開標(biāo)過程的監(jiān)督檢查

(1)監(jiān)督檢查投標(biāo)供應(yīng)商法人代表或委托代理人證件(身份證)、委托書;當(dāng)眾宣布招標(biāo)評標(biāo)紀(jì)律。

(2)檢查投標(biāo)文件密封及標(biāo)記情況,檢查投標(biāo)人在確認(rèn)表上的簽字是否齊全。

(3)監(jiān)督按招標(biāo)文件規(guī)定的順序逐個開啟投標(biāo)文件并唱標(biāo),依次進(jìn)行,不允許把投標(biāo)文件開啟完了后再開始唱標(biāo)。檢查“投標(biāo)報價確認(rèn)表”上簽字是否齊全。

(4)確認(rèn)評委身份,對評標(biāo)全過程監(jiān)督,發(fā)現(xiàn)有違法違規(guī)行為的應(yīng)立即予以制止,并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告情況。

1.3 開標(biāo)后的監(jiān)督檢查

1.3.1 中標(biāo)情況的監(jiān)督

中標(biāo)價是否在費(fèi)用控制價以內(nèi),超出控制價的需相關(guān)人員出具超概報告;中標(biāo)報價是否經(jīng)過有效的分析比對、確認(rèn);中標(biāo)范圍是否與簽訂的技術(shù)協(xié)議一致。

1.3.2 合同及過程控制的監(jiān)督

合同價與中標(biāo)價是否一致,合同中標(biāo)人與實(shí)際簽約人是否一致;供貨范圍是否與簽訂的技術(shù)協(xié)議一致;是否按規(guī)定審批和簽訂合同;檢查是否跟蹤監(jiān)督合同履行過程,異常情況有無書面報告和解決方案;是否認(rèn)真分析、檢查合同進(jìn)度情況,發(fā)現(xiàn)問題是否及時采取應(yīng)對措施,是否按合同約定追究違約供應(yīng)商的責(zé)任;變更合同的審批手續(xù)是否規(guī)范,有無簽訂合同變更協(xié)議;采購質(zhì)量目標(biāo)及責(zé)任是否分解落實(shí);對重要設(shè)備和關(guān)鍵材料是否制定采購進(jìn)度控制計劃;是否按照合同約定支付預(yù)付款和貨款,審批手續(xù)是否符合有關(guān)規(guī)定;監(jiān)督剩余物資處理的全過程。

1.4 對獨(dú)家采購的監(jiān)督

(1)獨(dú)家采購的主要原因除專有技術(shù)、專利產(chǎn)品外,還有項(xiàng)目工期緊,技術(shù)條件或等級提高,改造項(xiàng)目與老裝置配套等原因,解決獨(dú)家采購的根本途徑,還是發(fā)掘和培育新的合格的供應(yīng)商。

(2)監(jiān)督的重點(diǎn):獨(dú)家采購的理由是否充分,審批手續(xù)是否齊全;獨(dú)家談判準(zhǔn)備是否充分,橫向縱向信息的收集,包括一些經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)(材料噸單價,設(shè)備綜合噸單價等),還要了解獨(dú)家采購包含的指定分包商是否合理,是否有必要;參與談判的相關(guān)人員組成是否合理等。

1.5 對網(wǎng)上采購的監(jiān)督

(1)電子商務(wù)采購系統(tǒng)的應(yīng)用,對降低EPC項(xiàng)目采購成本、規(guī)范采購過程、提高工作效率、建立合理的物流體系等方面都產(chǎn)生積極作用。物資采購上網(wǎng)操作,采購過程公開透明,眾多供應(yīng)商在網(wǎng)上報價,供應(yīng)商為了取得競爭優(yōu)勢,客觀上促使報價趨于合理。網(wǎng)上采購各流程環(huán)節(jié)相互制約,能夠有效避免違規(guī)違紀(jì)行為。

(2)網(wǎng)上采購的突出優(yōu)點(diǎn)是,建立了公開、公平、公正的交易平臺。網(wǎng)上采購對采購全程實(shí)時監(jiān)控,規(guī)范了采購操作步驟,使每一節(jié)點(diǎn)都凸顯出來,從源頭上預(yù)防和限制了暗箱操作。

(3)網(wǎng)上采購的監(jiān)督原則與網(wǎng)下采購是一致的,但在一些具體的監(jiān)督細(xì)節(jié)上還是有所側(cè)重:網(wǎng)上采購開標(biāo)前要確認(rèn)是否在技術(shù)合格后發(fā)的詢價文件;是否已告知各參與供應(yīng)商商務(wù)開標(biāo)的時間,是否留有每個參與供應(yīng)商的備用聯(lián)系電話,確保開標(biāo)現(xiàn)場澄清時聯(lián)系暢通;如需現(xiàn)場同供應(yīng)商聯(lián)系,重要的澄清內(nèi)容必須要求傳真或電子郵件的形式發(fā)到開標(biāo)現(xiàn)場,供評標(biāo)時進(jìn)行報價分析。

2把握幾項(xiàng)重點(diǎn),確保規(guī)范有序采購

2.1 與項(xiàng)目業(yè)主構(gòu)建和諧關(guān)系

EPC總承包商要求具有很高的總承包能力和風(fēng)險管理水平。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,對于設(shè)計、施工和采購全權(quán)負(fù)責(zé),指揮和協(xié)調(diào)各分包商,處于核心地位。項(xiàng)目業(yè)主是投資主體,有權(quán)對EPC總承包商項(xiàng)目管理進(jìn)行監(jiān)督。在XX擴(kuò)能改造項(xiàng)目中,業(yè)主要求對每個商務(wù)標(biāo)段的中標(biāo)進(jìn)行確認(rèn),項(xiàng)目采購進(jìn)行初期,最終確認(rèn)的中標(biāo)結(jié)果經(jīng)常被業(yè)主方改動,理由也很簡單,多是考慮到售后服務(wù)的便利或是保證與原有系統(tǒng)的一致性等原因。這主要還是溝通不夠或溝通滯后,如果業(yè)主的這些想法能在商務(wù)開標(biāo)前都收集到,經(jīng)評委們討論商定就更合規(guī)。對于業(yè)主的特殊要求一定要有書面的材料,內(nèi)容必須書面化。一字千金,而非一諾千金。能向業(yè)主追加費(fèi)用的一些依據(jù)應(yīng)及時固定下來,獲得相應(yīng)的收益。積極與業(yè)主建立和諧關(guān)系,在履行合同的過程中就會得到業(yè)主更多更好的支持與配合,合同爭執(zhí)減少了,項(xiàng)目實(shí)施過程會變得更加順利,良好的溝通與相互協(xié)作,也是嬴得項(xiàng)目業(yè)主后續(xù)項(xiàng)目合同的前提和基礎(chǔ)。

2.2 與供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系

尋找、培養(yǎng)和管理適合企業(yè)戰(zhàn)略需要的供應(yīng)商已成為采購管理的重要職責(zé)。良好的供應(yīng)商關(guān)系,不僅能夠正確調(diào)整項(xiàng)目的采購策略,達(dá)成項(xiàng)目的采購目標(biāo),還可以優(yōu)化供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,使供應(yīng)商不斷配合EPC項(xiàng)目的發(fā)展策略,建立供應(yīng)商體系的良性循環(huán)。項(xiàng)目采購若只注重談判、比價、壓價,缺乏從關(guān)注談判向建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變,從一味壓價向建立雙贏機(jī)制轉(zhuǎn)變,長此以往尋找合作伙伴的路越來越窄。合利則動,背利則滯,雙方責(zé)權(quán)利關(guān)系比較平衡,盡量減少苛刻的、單方面的約束性條款,誠信為本,才能實(shí)現(xiàn)真正的互利和雙贏。建立良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系,既要看供應(yīng)商在招投標(biāo)、詢比價中的一次性表現(xiàn),也要看以往的考核業(yè)績,兩者要充分兼顧,這樣才能防范惡性競爭,防范低價劣質(zhì),規(guī)避采購風(fēng)險。

2.3 充分利用業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)督

業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng),通過信息手段將監(jiān)督工作融入采購合同等業(yè)務(wù)管理流程,實(shí)現(xiàn)企業(yè)對外經(jīng)營業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的集中展示及一站式檢索。項(xiàng)目采購是業(yè)務(wù)公開的主要內(nèi)容,通過對各項(xiàng)目間同類采購物資數(shù)量、金額、單價、日期和結(jié)算等公開信息的比對,在巡視中摸索規(guī)律,發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn),提出問題,處理問題。按照“認(rèn)識到位、公開到位、監(jiān)督到位”的要求,規(guī)范流程,完善機(jī)制。以公開促民主、以公開促清廉、以公開促效益。對項(xiàng)目物資采購的監(jiān)督最為明顯,市場整體控制越來越嚴(yán)格,差價越來越小,違規(guī)單位越來越少,違規(guī)單子越來越少,有效遏制了業(yè)務(wù)活動中違規(guī)行為,起到了很好的震懾效力。

2.4 采購權(quán)力相互制衡,實(shí)施系統(tǒng)自動糾偏

項(xiàng)目采購專業(yè)化分工、流程化操作運(yùn)行機(jī)制,打破了“一竿子插到底”的不科學(xué)采購運(yùn)行機(jī)制,實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商選擇權(quán)、價格決定權(quán)與資金申請支付權(quán)分置,實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的監(jiān)督制衡、運(yùn)行系統(tǒng)自身的自動糾偏。物資采購權(quán)的第一體現(xiàn)是供應(yīng)商選擇權(quán);第二是價格確定權(quán);第三是付款權(quán)(誰提付款申請,權(quán)力掌握在誰手中)。供應(yīng)商選擇權(quán)和價格確定權(quán)是連為一體的,必須將貨款支付權(quán)和質(zhì)量檢驗(yàn)、過程控制權(quán)放在一起,不能與供應(yīng)商確定權(quán)、價格確定權(quán)放在同一部門,通過采購管理信息系統(tǒng)、合同管理信息系統(tǒng)及業(yè)務(wù)公開信息系統(tǒng)的互通互聯(lián)和數(shù)據(jù)共享,設(shè)置自動提示自動糾偏,從工作流程設(shè)置上起到相互監(jiān)督和權(quán)力制衡作用。

隨著EPC項(xiàng)目的日益增多,項(xiàng)目采購監(jiān)督任務(wù)日益繁重,對監(jiān)督人員提出了新的挑戰(zhàn),紀(jì)檢監(jiān)察人員不僅有監(jiān)督的職責(zé),更要有履行職責(zé)的能力。監(jiān)督人員擁有監(jiān)督權(quán)、查處權(quán),要注重學(xué)習(xí)與工作密切相關(guān)的法律、財會、施工生產(chǎn)、經(jīng)營管理等方面的知識,調(diào)整和優(yōu)化知識結(jié)構(gòu),及時捕獲專業(yè)的發(fā)展動態(tài),不斷提升專業(yè)能力與專業(yè)水準(zhǔn),提高監(jiān)督水平,抓住EPC采購監(jiān)督的源頭和關(guān)鍵點(diǎn),堅持“決策民主、操作公開、過程受控、全程在案,永久追溯”原則,為EPC項(xiàng)目的順利實(shí)施,企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。