基于角色的圖書館辦公室工作定位與管理

摘要：高校圖書館是服務(wù)于教學(xué)與科研，為廣大師生提供文獻(xiàn)檢閱服務(wù)的窗口。圖書館辦公室是圖書館黨政工作管理的助手，是圖書館日常管理執(zhí)行的中樞，在圖書館的建設(shè)和發(fā)展中起著舉足輕重的作用，扮演著特殊的角色。提高辦公室工作人員的認(rèn)知水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，發(fā)揮好辦公室人員工作角色定位功能，對提高圖書館的工作效率和質(zhì)量起著積極的作用。

關(guān)鍵詞：高校圖書館；辦公室；角色定位；工作管理

中圖分類號：G637 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2012）09-0010-02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，圖書館已逐步從傳統(tǒng)型向自動化圖書館或數(shù)字圖書館進(jìn)行過渡和發(fā)展，高校圖書館辦公室的特殊地位更加顯現(xiàn)出來。圖書館辦公室集行政、后勤、管理于一身，作為圖書館的職能部門承擔(dān)著全館的組織、管理、協(xié)調(diào)等工作，不僅是圖書館黨政工作的得力助手，更是承上啟下、聯(lián)絡(luò)內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的立體聯(lián)絡(luò)中心，其工作內(nèi)容和管理模式也隨著時代的發(fā)展而變化。

一、高校圖書館辦公室的性質(zhì)與基本任務(wù)

高校圖書館辦公室（以下簡稱館辦），與其他企事業(yè)單位、部門的辦公室一樣，是一個綜合的辦事機(jī)構(gòu)。在圖書館黨政的統(tǒng)一指揮領(lǐng)導(dǎo)下，在協(xié)調(diào)和促進(jìn)各業(yè)務(wù)職能部門積極開展好本職工作的同時，肩負(fù)著圖書館領(lǐng)導(dǎo)的對外工作聯(lián)系、對內(nèi)任務(wù)布置和下達(dá)等方方面面的工作，起著上下、內(nèi)外等各環(huán)節(jié)的紐帶和橋梁作用。辦公室的管理水平、工作效率和服務(wù)質(zhì)量對圖書館各項工作的開展及其所取得的成效尤為重要。館辦的基本任務(wù)是進(jìn)行館辦日常的事務(wù)工作，主要為三大塊：一是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作。負(fù)責(zé)收集全館的各類教學(xué)、科研、業(yè)務(wù)等數(shù)據(jù)信息并進(jìn)行統(tǒng)計匯總；二是文件檔案管理工作。負(fù)責(zé)全館的來文和發(fā)文等文件檔案、人事信息檔案、科研信息檔案、綜合業(yè)務(wù)檔案等信息的收集、分類、整理工作，做好保密文件的保管工作；三是提供日常服務(wù)工作。館辦既要做好對內(nèi)的服務(wù)，如會議的組織安排、來人的接待工作等，還要做好對外的服務(wù)工作，如與外界的溝通聯(lián)系、活動的開展等?！白x者第一，服務(wù)至上”是圖書館的服務(wù)宗旨，一切以學(xué)生的成長為主，一切服務(wù)于教師的教學(xué)與科研。圖書館工作必須圍繞服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于科研的工作重心，進(jìn)行深入的調(diào)查研究，為館領(lǐng)導(dǎo)提供各方面的信息參考，對收集的材料進(jìn)行整理匯總上報館領(lǐng)導(dǎo)，并提出初步的建議、擬出初步的方案；協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)出主意、想辦法；協(xié)調(diào)館內(nèi)各業(yè)務(wù)職能部門活動工作的開展；在館領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一計劃部署下，安排組織館內(nèi)的各類會議和公共活動，協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)和各部門制定計劃外用工計劃及勤工儉學(xué)學(xué)生的管理，做好省內(nèi)通用圖書證的管理工作，積極做好對外溝通、接待工作，做好后勤服務(wù)保障工作等。

二、高校圖書館辦公室承擔(dān)的角色類型

高校圖書館辦公室的角色按工作性質(zhì)分為四種類型：

一是內(nèi)務(wù)管理角色。負(fù)責(zé)圖書館館長室及館辦的內(nèi)務(wù)事務(wù)的處理，履行文件、信息的上傳下達(dá)，工作事務(wù)的外聯(lián)內(nèi)通的職責(zé)，在圖書館黨政的領(lǐng)導(dǎo)下組織安排各種會議活動。

二是咨詢參謀角色。館辦的重要職責(zé)是為館領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀助手，負(fù)責(zé)協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)做好工作計劃安排。在館領(lǐng)導(dǎo)決策前，深入進(jìn)行調(diào)查、研究和論證，廣泛收集、系統(tǒng)分析、綜合論證各方面的意見、問題和建議，進(jìn)行分類、匯總和整理，探詢問題解決的正確方法、途徑和措施。通過提供真實(shí)的材料、科學(xué)的數(shù)據(jù)、準(zhǔn)確的事實(shí)、可靠的方案，以便館領(lǐng)導(dǎo)決策參考，對重要活動和事項草擬參考建議方案和計劃。

三是協(xié)調(diào)輔助角色。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和協(xié)助圖書館與學(xué)校各管理職能部門以及館內(nèi)各業(yè)務(wù)部門工作的開展。館辦工作人員應(yīng)主動深入工作，細(xì)致深入地對圖書館的整體狀況、服務(wù)細(xì)節(jié)、館員和讀者的需求進(jìn)行了解，成為館領(lǐng)導(dǎo)、各部室、館員之間的橋梁和紐帶。

四是服務(wù)工作角色。辦公室有職責(zé)為全體館員特別是一線館員創(chuàng)造更好的工作條件及服務(wù)環(huán)境，對非事業(yè)編制的工作人員和勤工助學(xué)的學(xué)生給予更多的關(guān)心，使他（她）們能更好地服務(wù)于圖書館工作，有效保障圖書館服務(wù)職能的發(fā)揮。

三、高校圖書館辦公室的工作注意事項

一要培養(yǎng)一支精干的管辦工作人員隊伍。管辦人員的政治覺悟、思想修養(yǎng)、精神狀態(tài)、待人接物方式、處理問題態(tài)度、工作作風(fēng)及辦事效率等，直接影響著本部門的形象。辦公室工作人員首先要慎于做人，謹(jǐn)于行事，有一定的文化修養(yǎng)，熟悉圖書館業(yè)務(wù)，誠信可靠，辦事細(xì)致，服務(wù)周到，敢于開拓，與時俱進(jìn)。在職責(zé)分工明確的前提下，善于與人溝通合作，能將現(xiàn)代信息技術(shù)手段和方法應(yīng)用于工作實(shí)際中。

二要善于處理行政與業(yè)務(wù)功能之間的關(guān)系。辦公室工作可以概括為行政與業(yè)務(wù)兩個方面?？傮w上辦公室以業(yè)務(wù)工作為主，行政工作為業(yè)務(wù)活動的開展提供支撐和服務(wù)。業(yè)務(wù)管理工作的開展和落實(shí)，必須以行政工作做好為前提和基礎(chǔ)。而業(yè)務(wù)工作開展所需的人、財、物的管理內(nèi)容，又是行政工作所必須包含的重要內(nèi)容。

三要強(qiáng)化信息溝通和合作交流。信息溝通是辦公室協(xié)調(diào)上下、聯(lián)系內(nèi)外的重要工作方式和手段。（1）處理好辦公室與其他業(yè)務(wù)部門的關(guān)系。辦公室集行政、后勤、人事、信息等工作于一體，要特別注重處理好與業(yè)務(wù)職能部門之間的關(guān)系。要本著以指導(dǎo)為主、督促為輔的原則。（2）保持管辦與校內(nèi)相關(guān)各職能部門信息上傳下達(dá)的渠道。采取多種方式使相關(guān)部門清楚地了解圖書館的作用及發(fā)展中面臨的困難，以取得校內(nèi)相關(guān)各職能部門的理解、支持、幫助和信任。積極配合圖書館內(nèi)部各業(yè)務(wù)職能部門開展宣傳、咨詢、服務(wù)等活動，組織開展圖書展、讀書節(jié)、文獻(xiàn)檢索論壇、科技信息前沿論壇等特色校園文化活動，使讀者更多地融入圖書館，了解圖書館。（3）加強(qiáng)與其它院校圖書館和社會化圖書館機(jī)構(gòu)的交流、溝通和互訪。通過“走出去，請進(jìn)來”積極開展館際之間的合作與交流，互相取長補(bǔ)短，共同提高，共享資源，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息社會網(wǎng)絡(luò)功能，實(shí)現(xiàn)館際之間文獻(xiàn)、信息、圖書等資源的共享。另外應(yīng)積極保持與各圖書館學(xué)會間的聯(lián)系，以經(jīng)常與他們進(jìn)行溝通和交流，獲得他們的政策指導(dǎo)與業(yè)務(wù)幫助和支持。

科技的進(jìn)步來源于創(chuàng)新，創(chuàng)新是發(fā)展的源泉、靈魂和動力，圖書館辦公室的工作同樣如此。要正確面對和處理圖書館在發(fā)展過程中出現(xiàn)的新情況、新問題、新困難，需要大膽探索，勇于創(chuàng)新，要敢于突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，開拓新思路、樹立新風(fēng)尚、創(chuàng)新新方法，創(chuàng)造性地開展工作。突出服務(wù)意識觀念，變被動工作為主動工作，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，構(gòu)建管領(lǐng)導(dǎo)、室領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、讀者四維一體的和諧環(huán)境，將圖書館的各項工作質(zhì)量和服務(wù)水平再上一個新的臺階。

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作者簡介：高凌源（1967-），女，大學(xué)本科，南通大學(xué)圖書館辦公室。