文件歸檔卷改件后檔案接收進館問題的思考

高秋鳳

2006年12月18日，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》以國家檔案局8號令的形式發(fā)布實施，歸檔文件的整理工作更加規(guī)范、科學(xué)?！都殑t》實施雖然不到十年，但一些臨時機構(gòu)和個別單位已經(jīng)陸續(xù)向檔案館移交以件為單位的檔案。由于卷改件后檔案的實體、檢索工具等都發(fā)生了一系列變化，致使檔案接收進館中出現(xiàn)了一些新的問題，現(xiàn)就這些問題的解決辦法，提出自己的淺解。

一、卷改件后檔案實體的變化

《細則》規(guī)定“歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”。這就是說歸檔文件經(jīng)過整理后，每一份檔案是相對獨立的，檔案的保管、統(tǒng)計、移交、查閱利用，以“件”為單位，而之前歸檔文件以卷為單位整理，檔案的保管、統(tǒng)卜、移交、查閱利用以“卷”為單位，在提供利用文件時必須把該文件所在案卷整卷習(xí)出，卷內(nèi)所有文件都會受到磨損和信息泄露。

二、卷改件后檔案檢索工具的變化

歸檔文件以卷為單位整理、管理、利用時，由于歸檔程序的繁瑣，尤其按照六特征標準立卷時，各立卷人對標準理解不同，操作技能、工作經(jīng)驗不同，使歸檔文件之間的關(guān)聯(lián)性、案卷題名擬寫等出現(xiàn)較大的差異，導(dǎo)致以案卷目錄查詢查準率不高，以文件級目錄查詢工作量增大，極大地影響了工作效率和檔案館的服務(wù)功能。

而歸檔文件以件為單位進行整理后，只形成單一的歸檔文件目錄，即文件級目錄。與以卷為單位形成案卷目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄及專題目錄相比較，目錄檢索數(shù)量大為減少，極大地方便了查閱利用工作。在現(xiàn)代化辦公條件下，基于計算機文檔管理軟件的支持，還可根據(jù)需要打印出各種專題目錄，既方便了手工檢索目錄的管理，又可直接利用計算機進行檢索。

三、卷改件后檔案接收工作中會遇到的新問題

一是清點核對數(shù)量增加難度增大。對于以件為單位整理的歸檔文件，檔案館在接收時，需要對每盒中的檔案，逐件檢查是否加蓋歸檔章，歸檔章填寫是否正確，盒內(nèi)件數(shù)與與盒外標注是否一致，盒脊各項目填寫是否正確，件號編寫是否正確，歸檔文件與歸檔文件目錄是否一致等。這與接收以卷為單位檔案相比，清點核對數(shù)量增加十幾倍。如果發(fā)現(xiàn)有漏編或錯編件號，之后的所有件號，及與之相關(guān)的所有目錄和所有盒脊都必須改動，這又增加了極大的工作量。

二是“館編件號”和“斷號”問題。各立檔單位在整理歸檔文件時，在歸檔章中填寫了室編件號，并且與歸檔文件目錄中的件號一致。按《細則》附件一規(guī)定文件歸檔時會形成斷號，即斷號后又從“尸開始編號，所以斷號前后的件號就成為重號。按《細則》附件三中規(guī)定檔案接收進館時必須編寫“館編件號”，并且要逐盒逐件進行編號。當(dāng)“室編件號”斷號時，“館編件號”就會遇到相應(yīng)斷號還是續(xù)編的問題。當(dāng)立檔單位某一時段的歸檔文件移交進館后，后續(xù)產(chǎn)生的歸檔文件也會遇到同樣問題。

三是“保管期限”問題。2001年一2006年形成的歸檔文件，按照國家檔案局1988年1月1日頒布實施的《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》及《文書檔案保管期限表》，保管期限劃分為永久、長期、短期。2006年12月18日，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》(即國家檔案局8號令，簡稱“8號令”)發(fā)布實施以后，歸檔文件的保管期限劃分為永久和定期，定期又分為30年和10年。按規(guī)定國家綜合檔案館接收永久、長期(50—15年)和30年保管期限的各種檔案。這就出現(xiàn)了“8號令”實施前后永久保管期限檔案之間件號連續(xù)編寫還是斷號的問題，長期(50—15年)和30年保管期限檔案之間也會出現(xiàn)同樣問題，并且當(dāng)對到期檔案進行鑒定時會產(chǎn)生混亂。四是卷改件之后，進館“件”檔號編制問題。根據(jù)現(xiàn)行《檔號編制規(guī)則》，即1995年1月1日實施的中華人民共和國檔案行業(yè)標準，檔號通常包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號或頁號。對于以件為單位的檔案，只能選取全宗號、目錄號、件號。按照這樣的檔號結(jié)構(gòu)，必然出現(xiàn)重號，首先，永久和長期保管的檔案號就會重復(fù)，計算機檢索時會發(fā)生混亂。其次編制件號時的斷號，也會形成重復(fù)。

五是歸檔文件移交進館時是否編寫“盒號”?！都殑t》不要求編寫盒號，但是檔案移交進館時，如果不編寫盒號，清點核對就不方便。在檔案的利用工作中，如果需要查找檔案作憑證時，就得先找到存放文件的盒子，再從盒子中抽出所需要的文件提供給查檔者，利用完后再把文件放回原處。有盒號查找會更快捷。

六是“歸檔文件目錄”項目與歸檔章項目不相對應(yīng)問題。目錄中“件號”在實際操作中為“室編件號”，進館后又有了“館編件號”，而此“館編件號”在歸檔文件目錄中沒有涉及。歸檔文件移交進館后的“館編件號”如果與“室編件號”不相一致，那么歸檔文件目錄中的件號不能真實反映歸檔文件數(shù)量，也不能檢索到所需文件。

四、解決問題的方法和途徑

新時期歸檔文件整理以件代卷，是檔案事業(yè)發(fā)展史上一次里程碑式的改革，其宗旨是“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”。所以把好以件為單位檔案進館的關(guān)口，是推動檔案工作改革是否成功的關(guān)鍵。

筆者認為，解決以件為單位檔案在接收進館時遇到的問題，可以從以下幾方面著手：

首先，對于清點核對工作，可以由接交雙方共同協(xié)作，采用移交檔案單位自查和檔案館檢查、抽查相結(jié)合的辦法完成。移交前要求移交單位按照檔案整理規(guī)范要求進行自查，移交時檔案館工作人員檢查、抽查。歸檔章填寫、件號是否連貫、盒外各項目填寫等主要項確定為必查項目，核對歸檔文件與歸檔文件目錄是否一致為抽查項目。并且發(fā)現(xiàn)問題，有錯必改。對于需要改動件號的文件，在盡量不拆散文件之間聯(lián)系的情況下，可以采取前調(diào)或后移的辦法減少改動，并在目錄中備注說明。

其次，對于“館編件號”問題，按《細則》要求逐盒逐件進行編制，遇到“室編件號”斷號時“館編件號”也相應(yīng)斷號，立檔單位某一時段的歸檔文件移交進館后也可斷號。斷號前后的歸檔目錄分別裝訂，并編寫目錄號，這樣就可以避免重號。

第三，對于“保管期限”問題，“8號令”實施前后永久保管期限的檔案連續(xù)排列，件號可連續(xù)編寫也可斷號；長期(50—15年)保管期限檔案之后續(xù)接30年保管期限檔案，件號斷開編寫。

第四，解決好“件”的檔號編制問題。筆者以為，對于以件為單位的檔案，采用“全宗號+保管期限+目錄號斗件號”的檔號結(jié)構(gòu)較為合理，也能更有效解決“館編件號”、“保管期限”問題。在檔號中增加“保管期限”后，兩種期限中的件號不再重復(fù)。

第五，歸檔文件移交進館時編寫“盒號”。首先，檔案移交進館時，如果不編寫盒號，清點核對就不方便，尤其十幾年的檔案堆積在一起，，數(shù)量是相當(dāng)．可觀的d其次，在檔案的利用工作中，如果需要查找檔案作憑證時，就得先找到存放文件的盒子，再從盒子中抽出所需要的文件提供給查檔者，利用完后再把文件放回原處，有盒號查找會更快捷。

第六，同時接收紙質(zhì)和電子版目錄并做修改。各立檔單位在整理歸檔文件時都已形成電子目錄，檔案移交進館時要求移交紙質(zhì)和電子版兩套目錄。進館后，先在原目錄中增加“館編件號”和“盒號”兩項，同時修改清點核對中發(fā)現(xiàn)的錯誤，然后重新打印裝訂紙質(zhì)目錄。這樣，“歸檔文件目錄項目與歸檔章項目不相對應(yīng)問題”和“盒號”都可解決。

第七，接收紙質(zhì)檔案的同時接收電子檔案。檔案行政管理部門應(yīng)統(tǒng)一檔案管理軟件并全面推廣，對2002年以來形成和移交的檔案，要求在移交檔案實體的同時，移交電子檔案，為數(shù)字化檔案館做好基礎(chǔ)工作，避免由檔案館獨立承擔(dān)數(shù)字化工作的繁重任務(wù)。

《細則》實施的這十年，是檔案工作的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展中的一個過渡階段，隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展和政務(wù)信息公開的需要，“文檔一體化”是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位文檔工作發(fā)展的必然趨勢。在沒有實行完全自動化辦公的情況下，電子文件和紙質(zhì)文件都在發(fā)揮作用，既使實現(xiàn)了無紙化辦公，文件歸檔還是要實行雙軌制?！拔臋n一體化”能保證檔案信息收集的完整、系統(tǒng)、準確，實現(xiàn)從文件生產(chǎn)到歸檔的全程控制和數(shù)據(jù)信息的重復(fù)利用，有效提高工作效率。所以未來接收進館的電子和紙質(zhì)雙套制檔案，不但是規(guī)范標準的，對解決文中提到的具體問題，都會在“文檔一體化”管理軟件的完善中一一解決。