建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員持證上崗管理制度探討

摘要：本文指出現(xiàn)行水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中檔案管理存在的制度性缺陷，對(duì)建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)行資料員持證上崗管理制度提出建議。

關(guān)鍵詞：資料員持證上崗制度

中圖分類號(hào)：T-29文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段，在檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量、進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，起著重要的作用。然而在實(shí)際工作中，往往因工程檔案資料不完整而導(dǎo)致水利工程項(xiàng)目完成后竣工驗(yàn)收工作嚴(yán)重滯后，根據(jù)了解，許多水利工程都處于“邊建、邊管、邊運(yùn)行”狀態(tài)，有些工程建設(shè)完工后長(zhǎng)達(dá)十幾年都沒有進(jìn)行竣工驗(yàn)收，從而影響了新項(xiàng)目的申報(bào)立項(xiàng)。究其原因，筆者認(rèn)為，缺乏規(guī)范的水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員制度是導(dǎo)致工程檔案資料不完整的關(guān)鍵。在此就怎樣建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員制度進(jìn)行探討。

1 建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員持證上崗管理制度的必要性。檔案資料的收集、整理、保管與歸檔是一項(xiàng)專業(yè)性比較強(qiáng)的工作。通常，一項(xiàng)目工程從立項(xiàng)到竣工各個(gè)階段形成的管理文件、報(bào)告、批復(fù)文件、招標(biāo)、投標(biāo)文件、合同書、通知單、有關(guān)技術(shù)文件、施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范、圖集、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、施工技術(shù)交底、工程聯(lián)系單、變更簽證單、工程洽商記錄、會(huì)議紀(jì)要、工序檢查表、設(shè)備安裝檢查表、調(diào)試記錄、工程隱（預(yù)）檢記錄、設(shè)計(jì)變更等資料往往有很多，大的項(xiàng)目形成的資料是堆積如山，如沒有專人負(fù)責(zé)收集、整理、保存和歸檔，到驗(yàn)收時(shí)必然是一筆糊涂帳。水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)又具有其特定的行業(yè)特點(diǎn)，專業(yè)性強(qiáng)。在實(shí)際工作中，水利工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的建設(shè)資料管理往往是由其他工程類專業(yè)人員兼任，有的甚至是個(gè)人自行保管，一般地，工程類技術(shù)人員對(duì)種類繁多、數(shù)量巨大、來(lái)源廣泛的工程資料無(wú)法進(jìn)行科學(xué)分類；對(duì)現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的了解程度不夠，缺乏必要的工程資料管理經(jīng)驗(yàn)，工程完工后，各自散開，時(shí)間一長(zhǎng)，項(xiàng)目法人要收集完整的各階段建設(shè)檔案資料難上加難。檔案驗(yàn)收完成不了，進(jìn)而就影響了竣工驗(yàn)收。因此有必要參照質(zhì)檢員、安全員管理制度建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員持證上崗管理制度。

2 建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員管理制度必須由政府制定強(qiáng)制性文件規(guī)范執(zhí)行。

2005年，水利部印發(fā)了《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》（水辦[2005]480號(hào)），2009年，水利部又下發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)水利工程檔案工作的通知》（水辦[2009]164號(hào)），兩文件均明確要求水利工程建設(shè)項(xiàng)目的參建單位要加強(qiáng)對(duì)工程檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，重點(diǎn)解決好工程檔案工作機(jī)構(gòu)、管理人員、工作經(jīng)費(fèi)、設(shè)備設(shè)施與安全管理等基本問題，為保障工程檔案工作的依法開展創(chuàng)造條件。但未明確要有由具備檔案專業(yè)技術(shù)資格人員或經(jīng)培訓(xùn)考核合格的資料員專職負(fù)責(zé)的強(qiáng)制性條文。任何一項(xiàng)工作首先要明確責(zé)任人，水利工程項(xiàng)目建設(shè)中有關(guān)的法規(guī)及規(guī)范性文件要求項(xiàng)目質(zhì)檢員、安全員必須經(jīng)考核合格后持證上崗，但未要求資料員必須持證上崗，因而落實(shí)水利工程建設(shè)資料的收集、整理、保管與歸檔職責(zé)就成了一句空話。這就造成了水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理缺乏有效的監(jiān)管，是制度缺失造成的。

因此，必須要由省級(jí)水行政主管部門和檔案主管部門制定出臺(tái)規(guī)范性文件，明確水利工程建設(shè)項(xiàng)目各參建單位的檔案管理職責(zé)。建設(shè)單位在申報(bào)立項(xiàng)時(shí)即要明確專人負(fù)責(zé)工程建設(shè)檔案資料的收集、整理、保管與歸檔?？睖y(cè)、設(shè)計(jì)單位如未明確具有資格的項(xiàng)目專職資料員不得承攬項(xiàng)目工程的勘測(cè)、設(shè)計(jì)工作，監(jiān)理、施工單位如未明確具有資格項(xiàng)目專職資料員不得參與水利建設(shè)工程項(xiàng)目的投標(biāo)。

3 水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員的職責(zé)任務(wù)及相應(yīng)的權(quán)利。

3.1 水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員的職責(zé)任務(wù)

3.1.1 水利工程建設(shè)項(xiàng)目參建單位資料員通用職責(zé)（1）貫徹和執(zhí)行關(guān)于水利水電工程資料管理、工程建設(shè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。（2）負(fù)責(zé)所有工程合同、資料圖紙、洽商記錄、來(lái)往函件的及時(shí)接收、整理、發(fā)放、借出、保存以及工程圖紙變更等各項(xiàng)工作。（3）隨工程的開展進(jìn)行同步收集和整理有關(guān)工程項(xiàng)目資料。（4）對(duì)需要變更的文件和設(shè)計(jì)方案，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行編號(hào)登記，及時(shí)、有效地傳達(dá)到工程技術(shù)文件使用者手中。（5）收集和整理工程準(zhǔn)備階段至竣工驗(yàn)收階段形成的文件，并盡快著手進(jìn)行立卷歸檔。（6）歸檔文件必須齊全、完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。（7）歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。（8）歸檔文件必須準(zhǔn)確地反映生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。（9）嚴(yán)格執(zhí)行資料工作的要求，加強(qiáng)資料的日常管理和保護(hù)工作，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取有效措施，保證資料安全。（10）按照資料保管期限定期鑒定資料。（11）維護(hù)項(xiàng)目工程資料的完善與安全，對(duì)違反制度或不正確使用的行為，拒絕提供使用。（12）參與工程竣工驗(yàn)收檔案資料的整理和移交。

3.1.2 施工單位項(xiàng)目部各階段的專門職責(zé)

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料造成缺損或遺失的關(guān)鍵在于施工階段，因此加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目機(jī)構(gòu)在工程施工中各階段資料員的職責(zé)非常必要。3.1.2.1 ?施工前期階段（1）收集完備工程項(xiàng)目動(dòng)工建設(shè)前的所有包括規(guī)劃、可行性研究、設(shè)計(jì)、科研等在內(nèi)的工程資料與文件。（2）熟悉建設(shè)項(xiàng)目的有關(guān)資料和施工圖。（3）協(xié)助編制施工組織設(shè)計(jì)（施工技術(shù)方案），并填寫施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表給監(jiān)理機(jī)構(gòu)審批。（4） 報(bào)開工報(bào)告，填報(bào)工程開工報(bào)審表，填寫開工通知單。（5） 協(xié)助編制各工種的技術(shù)交底資料。（6）??協(xié)助制定各種規(guī)章制度。3.1.2.2? 施工階段（1） 收集整理需要進(jìn)場(chǎng)的工程材料、構(gòu)配件、成品、半成品、中間產(chǎn)品和設(shè)備的質(zhì)量保證或鑒定資料（出廠質(zhì)量證明書、生產(chǎn)許可證、準(zhǔn)用證、交易證、質(zhì)量鑒定書等），填報(bào)工程資料、構(gòu)配件、設(shè)備報(bào)審表，由監(jiān)理工程師進(jìn)行審批。（2） 與工程項(xiàng)目的開工建設(shè)同步做好有關(guān)隱蔽工程驗(yàn)收記錄及質(zhì)量檢驗(yàn)驗(yàn)收記錄的報(bào)審工作。（3） 及時(shí)整理施工試驗(yàn)記錄和測(cè)試記錄。（4） 階段性的協(xié)助整理施工日志。3.1.2.3???竣工驗(yàn)收階段（1） 協(xié)助完成工程質(zhì)量驗(yàn)收資料記錄工作。（2） 協(xié)助完成工程質(zhì)量控制資料核查記錄工作。（3） 協(xié)助完成工程安全與功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查資料記錄工作。（4） 協(xié)助完成工程施工技術(shù)管理資料記錄工作。

（5） 向項(xiàng)目法人完成施工檔案移交工作。

3.2. 水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員相應(yīng)的權(quán)利

3.2.1 跟進(jìn)參與水利工程項(xiàng)目的權(quán)利為保證資料員對(duì)所開展的水利工程項(xiàng)目進(jìn)展情況的了解，以確定所需收集資料的期限與種類，確保在工程項(xiàng)目開展過程中不會(huì)發(fā)生重要資料的遺漏、缺失或延誤，資料員有權(quán)要求參與工程項(xiàng)目開展過程中的各種重要會(huì)議，跟進(jìn)和參加項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)及向相關(guān)部門咨詢了解工程項(xiàng)目進(jìn)展情況。3.2.2 調(diào)取和查閱過往工程資料的權(quán)利對(duì)于中途加入對(duì)某工程項(xiàng)目的資料管理情況，為對(duì)工程項(xiàng)目有更為全面的了解，以便于下一步各項(xiàng)工作任務(wù)的開展，資料員應(yīng)具有調(diào)閱和查看工程項(xiàng)目以往開展過程中的各個(gè)文件、資料、檔案記錄等的權(quán)利。3.2.3 提請(qǐng)協(xié)作單位及時(shí)提交資料的權(quán)利為協(xié)同做好對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度的控制和管理，應(yīng)具有提請(qǐng)相關(guān)協(xié)作單位及時(shí)提交有關(guān)文件資料和了解彼此工作開展情況和進(jìn)度的權(quán)利。3.2.4 提請(qǐng)改善和保證資料完好保存與管理?xiàng)l件的權(quán)利在資料室客觀條件包括辦公條件、資料保存條件、資料安全保管條件等受到極大的影響或條件過于惡劣，嚴(yán)重影響正常工作的開展和今后工作的連貫性、統(tǒng)一性和安全性管理時(shí)，資料員應(yīng)有提請(qǐng)改善資料保存環(huán)境及保證資料完好保存和管理的權(quán)利。3.2.5 否定不合格協(xié)作資料的權(quán)利對(duì)于協(xié)作或分包單位的工程技術(shù)資料，如其資料內(nèi)容或質(zhì)量完全或部分不能達(dá)到協(xié)作要求和質(zhì)量要求者，資料員應(yīng)當(dāng)也應(yīng)具有相關(guān)權(quán)利拒絕接受有關(guān)材料，并提請(qǐng)對(duì)方嚴(yán)格按照協(xié)作約定或合同條款要求修改完善提交資料。3.2.6 定期參加培訓(xùn)與繼續(xù)教育的權(quán)利由于資料員的工作任務(wù)和職責(zé)涉及到工程建設(shè)程序、工程項(xiàng)目管理、合同管理、水利工程施工、監(jiān)理、文件檔案管理、原材料的市場(chǎng)情況與管理、相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范等各個(gè)方面和相關(guān)知識(shí)，因此需對(duì)資料員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷更新和調(diào)整原有的知識(shí)和結(jié)構(gòu)，提高個(gè)人素質(zhì)和相關(guān)方面的業(yè)務(wù)知識(shí)能力。4 水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員的培訓(xùn)與考核

水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員的培訓(xùn)與考核應(yīng)當(dāng)由省級(jí)水行政主管部門和檔案行政主管部門聯(lián)合或委托具有相應(yīng)資質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行專門業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后發(fā)給相應(yīng)的資料員證書，并應(yīng)當(dāng)注明一定的有效期，在有效期前三個(gè)月應(yīng)當(dāng)通過繼續(xù)教育并經(jīng)考核合格后辦理延期。

2011年，《中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于加快水利改革發(fā)展的決定》（中央一號(hào)文件）明確提出：“力爭(zhēng)通過５年到１０年努力，從根本上扭轉(zhuǎn)水利建設(shè)明顯滯后的局面”?？梢灶A(yù)見，全國(guó)水利建設(shè)將迎來(lái)新的高潮。建立健全水利工程建設(shè)項(xiàng)目資料員管理制度將會(huì)直接促進(jìn)水利工程建設(shè)檔案資料的真實(shí)、系統(tǒng)、完整，為水利工程建設(shè)管理者的決策提供真實(shí)、直接的工程信息，為水利工程新建、擴(kuò)建、維修、管理提供翔實(shí)的依據(jù)，為明確水利工程質(zhì)量責(zé)任提供準(zhǔn)確、直接的信息，促進(jìn)水利工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)范，加快水利工程建設(shè)進(jìn)程。

作者簡(jiǎn)介：張強(qiáng)民，男，安慶市花涼亭灌區(qū)管理局人事勞動(dòng)教育科科長(zhǎng)、工程師、政工師，從事人事勞動(dòng)教育管理及水利工程管理工作。