淺談信息化圖書管理的優(yōu)勢和必要性

邵霞

摘 要：在知識爆炸的信息時(shí)代,社會(huì)各界對文化與信息的需求量比以往任何一個(gè)時(shí)代都要大得多,在這樣的條件下,圖書管理應(yīng)適應(yīng)時(shí)代需求,與時(shí)俱進(jìn),借助信息時(shí)代的科技手段,更加高效地儲存各種文化信息,管理各種文化信息,提供和傳遞各種文化信息,以滿足社會(huì)各界文化信息使用者的需求。

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)管理；現(xiàn)代管理；信息化需求；功能特點(diǎn)

一、傳統(tǒng)圖書管理的特點(diǎn)

傳統(tǒng)圖書管理以保證藏書和管理藏書為重點(diǎn),主要開展館藏,對圖書進(jìn)行分類、編目、查詢、資源共享和傳遞等工作,其主要特征是:第一,圖書的管理呈封閉式，具有自我建設(shè)、自我服務(wù)的特點(diǎn)。同時(shí),也沒有聯(lián)網(wǎng)式地對社會(huì)資源進(jìn)行有效集合,沒有資源共享。作為教育機(jī)構(gòu),與現(xiàn)今信息時(shí)代的知識信息傳遞特點(diǎn)相比非常落后。第二,管理和服務(wù)被動(dòng)。圖書館通常是等待讀者自己上門,圖書館人員的工作只局限在做館內(nèi)圖書的管理和保存工作，而不做新資源宣傳與公布的工作。其實(shí)在絕大多數(shù)時(shí)候，信息使用者們不會(huì)輕易想到圖書館擁有他們需要的一些重要信息。因此圖書館也需要主動(dòng)進(jìn)行信息宣傳工作和適當(dāng)?shù)男畔⒔榻B工作,主動(dòng)尋找讀者和市場,更好地為社會(huì)服務(wù)。第三,服務(wù)層次單一。大多數(shù)圖書館由于是院?；虺鞘姓墓哺綄贆C(jī)構(gòu),由于長期擁有固定的讀者群而逐漸具有行政機(jī)構(gòu)的氣質(zhì),沒有競爭,沒有主動(dòng)尋求市場的必要性,難免服務(wù)效率低下,服務(wù)層次單一。

二、圖書管理系統(tǒng)應(yīng)用需求

圖書管理系統(tǒng)需要滿足來自三方面的需求，這三個(gè)方面分別是圖書借閱者、圖書館工作人員和圖書館管理人員。圖書借閱者的需求是查詢圖書館所存的圖書、個(gè)人借閱情況及個(gè)人信息的修改；圖書館工作人員對圖書借閱者的借閱及還書要求進(jìn)行操作，形成借書或還書報(bào)表給借閱者查看確認(rèn)；圖書館管理人員的功能最為復(fù)雜，包括對工作人員、圖書借閱者、圖書進(jìn)行管理和維護(hù)，及系統(tǒng)狀態(tài)的查看、維護(hù)并生成催還圖書報(bào)表。

圖書借閱者可直接查看圖書館圖書情況，如果圖書借閱者根據(jù)本人借書證號和密碼登錄系統(tǒng)，還可以進(jìn)行本人借書情況的查詢和維護(hù)部分個(gè)人信息。一般情況下，圖書借閱者只應(yīng)該查詢和維護(hù)本人的借書情況和個(gè)人信息，若查詢和維護(hù)其他借閱者的借書情況和個(gè)人信息，就要知道其他圖書借閱者的借書證號和密碼。這些是很難得到的，特別是密碼，所以不但滿足了圖書借閱者的要求，還保護(hù)了圖書借閱者的個(gè)人隱私。

圖書館管理人員功能的信息量大，數(shù)據(jù)安全性和保密性要求最高。本功能實(shí)現(xiàn)對圖書信息、借閱者信息、總體借閱情況信息的管理和統(tǒng)計(jì)、工作人員和管理人員信息查看及維護(hù)。圖書館管理員可以瀏覽、查詢、添加、刪除、修改、統(tǒng)計(jì)圖書的基本信息，但不能添加、刪除和修改借閱信息，這部分功能應(yīng)該由圖書館工作人員執(zhí)行，但是，刪除某條圖書借閱者基本信息記錄時(shí)，應(yīng)實(shí)現(xiàn)對該圖書借閱者借閱記錄的級聯(lián)刪除，并且還應(yīng)具有生成催還圖書報(bào)表并打印輸出的功能。

三、建立信息化圖書管理系統(tǒng)的必要性

圖書館管理系統(tǒng)屬于典型的信息管理系統(tǒng),建立圖書館的信息管理系統(tǒng)能夠?qū)D書進(jìn)行合理化、信息化管理,這是現(xiàn)代圖書館管理的重要部分。為適應(yīng)信息技術(shù)高速發(fā)展和信息化建設(shè)的需要,應(yīng)率先開發(fā)與設(shè)計(jì)適合管理特征的圖書館管理系統(tǒng)。

圖書館作為一種信息資源的集散地，圖書和用戶借閱資料繁多，包含很多的信息數(shù)據(jù)的管理。現(xiàn)今，有很多的圖書館都是初步開始使用，甚至尚未使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息管理。根據(jù)調(diào)查得知，他們以前對信息管理的主要方式是基于文本、表格等紙介質(zhì)的手工處理，對于圖書借閱情況的統(tǒng)計(jì)和核實(shí)等往往采用對借書卡的人工檢查進(jìn)行，對借閱者的借閱權(quán)限以及借閱天數(shù)等用人工計(jì)算，手抄進(jìn)行。數(shù)據(jù)信息處理工作量大，容易出錯(cuò)；同時(shí)由于數(shù)據(jù)繁多，容易丟失，且不易查找。

數(shù)據(jù)處理手工操作，工作量大，出錯(cuò)率高，出錯(cuò)后不易更改。圖書館采取手工方式對圖書借閱情況進(jìn)行人工管理，由于信息比較多，圖書借閱信息的管理工作十分復(fù)雜。一般借閱情況是記錄在借書證上，圖書的數(shù)目和內(nèi)容記錄在文件中，圖書館工作人員和管理員只是當(dāng)時(shí)對它比較清楚，時(shí)間一長，如要進(jìn)行查詢，就得在眾多的資料中翻閱、查找，造成查詢費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。如要對很長時(shí)間以前的圖書進(jìn)行更改就更加困難了。

基于這些問題，有必要建立一個(gè)圖書管理系統(tǒng)，使圖書管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、程序化，避免圖書管理的隨意性，提高信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地查詢和修改圖書情況。

四、開展信息素質(zhì)教育服務(wù)

圖書館有必要圍繞信息意識、信息能力和信息道德三個(gè)維度來教導(dǎo)讀者，讓用戶認(rèn)識信息價(jià)值并最大限度地應(yīng)用信息，最終獲取信息。信息道德是讀者在獲取、利用信息的過程中要遵守的規(guī)章制度、法律規(guī)范以及倫理道德等,這部分內(nèi)容主要包括以知識產(chǎn)權(quán)為主體的法律知識,及以此培養(yǎng)讀者的信息道德。

我們一貫秉承的人文精神在不斷傳承和發(fā)展，在各個(gè)時(shí)期，詮釋著不同的人文內(nèi)涵。今天，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)的中國正朝著民主、富強(qiáng)、文明的未來高歌猛進(jìn)。社會(huì)的繁榮和開放讓公共圖書館人的心里充滿著對未來的美好憧憬，維護(hù)和保障人民群眾的知識權(quán)利無疑將進(jìn)一步體現(xiàn)在圖書館人文精神之中。時(shí)光荏苒，讓我們尊重過去，開創(chuàng)美好的明天。