淺談新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的整理與保管

李麗英

（長(zhǎng)春市二道區(qū)八里堡社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心,吉林 長(zhǎng)春 130032）

新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的整理與保管是醫(yī)院新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其工作實(shí)質(zhì)就是將醫(yī)院各科室處于零亂狀態(tài)的檔案文件系統(tǒng)化、條理化、秩序化，在各檔案文件之間、各案卷之間、各類(lèi)別之間建立起固定的存放順序和秩序，為檔案的日常保管和編目，檢索和利用，提供秩序基礎(chǔ)和線(xiàn)索。檔案的整理與保管是醫(yī)院檔案管理工作的一部分，是醫(yī)院工作的縮影，在醫(yī)、教、研等各項(xiàng)工作及發(fā)展建設(shè)過(guò)程中，起著不可替代的借鑒、依據(jù)、憑證作用。檔案的整理與保管既是醫(yī)療工作成果的積累，也是醫(yī)院再發(fā)展的基礎(chǔ)。

一、新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的整理在醫(yī)院的管理中具有十分重要的意義

（一）整理工作是新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的中心環(huán)節(jié)，農(nóng)民參加新農(nóng)合，形成的新農(nóng)合檔案經(jīng)過(guò)科學(xué)整理，可以發(fā)現(xiàn)短缺，便于補(bǔ)充收集，促進(jìn)收集工作水平的提高?？梢?jiàn)，整理工作在檔案管理工作中占有舉足輕重的重要環(huán)節(jié)。

（二）整理工作是優(yōu)化檔案管理工作的基礎(chǔ)，新農(nóng)合檔案只有經(jīng)過(guò)整理實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化使各類(lèi)案卷各得其所，促進(jìn)整個(gè)檔案工作系統(tǒng)各環(huán)節(jié)的良性運(yùn)動(dòng)和協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)新農(nóng)合檔案科學(xué)保管，建立多元性的新農(nóng)合檔案檢索體系，是醫(yī)院檔案管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作。

（三）整理工作是開(kāi)發(fā)利用新農(nóng)合檔案的條件，參合農(nóng)民的參合、就醫(yī)過(guò)程，經(jīng)過(guò)科學(xué)整理后，便于檔案工作者盡快的查找到所需的檔案材料，從而能夠準(zhǔn)確、迅速地提供利用。

（四）新農(nóng)合檔案的整理要充分利用原基礎(chǔ)，遵循新農(nóng)合檔案的自然規(guī)律，保持新農(nóng)合文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，建立在文件材料反映的客觀對(duì)象、新農(nóng)合工作程序、專(zhuān)業(yè)、時(shí)間、地域、來(lái)源以及文件材料的形式等方面聯(lián)系的基礎(chǔ)上的。整理后的新農(nóng)合檔案要科學(xué)的保管。

二、整理后的新農(nóng)合檔案應(yīng)按一定的規(guī)律存放、保管，這能夠有利于新農(nóng)合檔案的安全、有效的充分利用。具體內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：

（一）采取各種維護(hù)性技術(shù)措施，改善新農(nóng)合檔案的保護(hù)條件。如庫(kù)房溫濕度的調(diào)節(jié)與控制，防光、防蟲(chóng)、防塵、防污染、防火、防鼠、防盜等。

（二）根據(jù)條件和可能設(shè)置適宜保管檔案的庫(kù)房，搞好庫(kù)房的日常的管理。充分合理地利用檔案庫(kù)房和檔案裝置設(shè)備，固定整理成果，加強(qiáng)新農(nóng)合檔案的環(huán)衛(wèi)工作。

（三）督促檔案的形成者選擇耐久性的材料制作新農(nóng)合檔案。

（四）把破損的檔案材料進(jìn)行修復(fù)。

（五）新農(nóng)合檔案采取復(fù)制技術(shù)，將利用頻繁的新農(nóng)合材料復(fù)制一至若干份為副本對(duì)外提供，已解決保管延續(xù)壽命和提供利用的矛盾。

三、新農(nóng)合檔案的保管有以下要求

（一）新農(nóng)合檔案工作者的責(zé)任心要強(qiáng)。

（二）要研究分析檔案損毀的因素，鉆研保管業(yè)務(wù)。

（三）要保證保管工作所必要的物質(zhì)條件。

（四）要防重于治，防治結(jié)合。

（五）新農(nóng)合檔案的保管工作要滲透于各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作之中。

四、新農(nóng)合檔案保管的一般物質(zhì)條件

（一）要構(gòu)建保管新農(nóng)合檔案庫(kù)房。

（二）購(gòu)置保管新農(nóng)合檔案的裝置

1.新農(nóng)合檔案架。2.新農(nóng)合檔案柜。3.新農(nóng)合檔案箱

（三）選購(gòu)新農(nóng)合檔案的包裝材料。

五、新農(nóng)合檔案的保管方法

（一）新農(nóng)合檔案要進(jìn)行整體排列，即以分類(lèi)編號(hào)方案，按大小、屬類(lèi)、小類(lèi)等不同層次，依案卷順序依次排列。

（二）新農(nóng)合檔案的框架排列

1.柜架排列，應(yīng)與窗口垂直，盡可能不與窗口平行，以避陽(yáng)光直射。2.柜架要與庫(kù)房的墻壁保持一定的距離，防止冷熱傳導(dǎo)，有利通風(fēng)。3.柜架之間的通道，應(yīng)保持合理的寬度，以方便工作人員取放檔案。4.柜架排放從庫(kù)房入口處開(kāi)始應(yīng)由左至右，豎直依序排列。

六、新農(nóng)合檔案要有有效的防護(hù)措施

（一）要防止不適宜溫濕度對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

（二）要防止火災(zāi)對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

（三）要防止光線(xiàn)對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

（四）要防止有害氣體和灰塵污染物對(duì)新農(nóng)合檔案的損害。

（五）要防止霉菌對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

（六）要防止有害昆蟲(chóng)對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

（七）要防止老鼠對(duì)新農(nóng)合檔案的損壞。

總之，醫(yī)院新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案的整理與保管要結(jié)合實(shí)際，切實(shí)制定出文件材料的整理與保管的有效方法，做好各類(lèi)檔案的收集工作，對(duì)各類(lèi)文件材料還要進(jìn)行系統(tǒng)化整理與保管，使其歸檔工作制度化。要建立和嚴(yán)格執(zhí)行查閱制度，防止檔案丟失，以利于醫(yī)院的發(fā)展。

[1]劉麗.新農(nóng)合檔案的整理[J].新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理，2010，（05）.